Một hệ thống quản lý kho tốt có thể giúp đảm bảo quá trình sản xuất và bán hàng ổn định cũng như giảm chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Vì lý do này, hiểu biết và tuân theo một quy trình xuất nhập kho chính xác sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty của bạn.
Quy trình xuất nhập kho là một loạt các bước đã được chuẩn hóa từ trước để hoàn thiện hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, nguyên vật liệu thuộc sở hữu của các công ty. Quy trình này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và giúp các công ty dễ dàng theo dõi, kiểm soát số lượng và chất lượng tài sản của mình.
Những người làm việc tại kho phải nắm rõ về các thủ tục, quy trình khi xuất nhập hàng hóa, cũng như đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách kỹ lưỡng, chính xác và đúng thời hạn. Đồng thời, họ cần phải hạn chế tối đa những sai sót trong việc xử lý đơn hàng.
Khi có nhu cầu nhập sản phẩm (hoặc nguyên liệu), nhà máy và các bộ phận cần được thông báo ngay. Lên kế hoạch về số lượng mặt hàng và thời gian cụ thể nhập hàng là điều cần thiết.
Để người quản lý kho có thể chủ động và thực hiện tốt nhất công việc nhập kho của mình, tại những doanh nghiệp nên thông báo về kế hoạch nhập kho trước từ 1 đến 2 ngày. Sau khi người quản lý kho lại sẽ cần lên kế hoạch như sắp xếp vị trí hàng hóa nhập kho, lên kế hoạch điều động xe vận chuyển, nhân lực bốc dỡ hàng hóa và sắp xếp hàng hóa vào kho.
Sau khi người quản lý kho đã lên kế hoạch cách sắp xếp kho hàng nhập tại vị trí nào thì cần một bước kiểm tra trực tiếp vị trí đó có đủ diện tích, môi trường có thích hợp để bảo quản hàng hóa, dễ dàng vận chuyển nhập kho hay xuất kho, có thực sự phù hợp khi bảo quản hàng hóa sáp nhập về cạnh những loại hàng hóa đã có lân cận hay không….
Các điều kiện cần chú ý là địa điểm dự định bảo quản hàng hóa có diện tích đủ không, điều kiện Kiểm tra hàng hóa khi về kho.
Khi hàng hóa được giao tới kho, nếu có sự khác biệt về số lượng lô hàng nhập hoặc nếu nó bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, người quản lý kho phải báo cáo vấn đề trực tiếp với công ty vận chuyển và yêu cầu họ mở cuộc điều tra.
Nếu có vấn đề gì chưa giải quyết được thì người quản lý kho cần phải lập biên bản và phải báo với bên vận chuyển và đối tác để họ có biện pháp xử lý. Việc đã có sẵn nhà kho sẽ đảm bảo bạn tiết kiệm được chi phí xây dựng nhà kho.
Trường hợp sau khi kiểm tra không phát hiện vấn đề gì liên quan tới lượng hàng nhập kho so với các thông tin trên giấy tờ yêu cầu nhập kho, tthì người quản lý kho sẽ chuyển giấy nhập kho cần chuyển toàn bộ giấy tờ liên quan tới lô hàng nhập kho cho bộ phận kế toán để in phiếu nhập kho.
Cuối cùng là kiểm tra lại và hoàn thành việc nhập kho, người quản lý kho sẽ tiến hành việc nhập kho như những gì đã lên kế hoạch từ trước. cần sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí đã chuẩn bị, sau đó kiểm tra lại một lần và cập nhật quá trình nhập kho vào thẻ quản lý kho.
Khi có nhu cầu nhập hàng hóa về kho, người quản lý kho cần phải lập mẫu yêu cầu nhập kho. Phiếu yêu cầu nhập kho sẽ bao gồm các thông tin chi tiết về lô hàng cần nhập như số lượng hàng nhập, loại hàng nhập, ngày giờ nhập hàng hóa, lý do nhập hàng,... Sau đó người quản lý kho sẽ chuyển phiếu yêu cầu nhập kho cho bộ phận kế toán để xác nhập và xử lý.
Bộ phận kế toán sau khi nhập được phiếu yêu cầu nhập kho sẽ cần phải xin quyết định từ nhà quản lý. khi được chấp thuận thì bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Các thông tin trên phiếu nhập kho sẽ có thể trùng hợp với phiếu yêu cầu nhập kho hoặc không, điều này sẽ phụ thuộc vào quyết định từ ban lãnh đạo doanh nghiệp. Sau đó sẽ chuyển một bản phiếu nhập kho lại cho người quản lý kho và hệ thống quản lý kho.
Sau khi nhận được phiếu nhập kho, bộ phận được yêu cầu nhập kho sẽ chuẩn bị hàng hóa và gửi hàng về kho theo dự kiến đã thỏa thuận từ trước.
Khi nhận hàng sẽ được kiểm đếm và nhập kho. (trường hợp công ty phân công thủ kho phụ trách lập phiếu nhập kho, hàng hóa sẽ được kiểm đếm trước khi điền vào mẫu nhập kho) Nếu thừa hoặc thiếu các mặt hàng tồn kho, trưởng kho sẽ lập biên bản và báo cáo với cơ quan có thẩm quyền để đưa ra phương án giải quyết.
>> Xem thêm: Lead Time là gì? Thông tin chi tiết về Lead Time từ A - Z
Sau khi nhận hàng vào kho, nhân viên kho ký xuất kho hàng sẽ ký nhận hàng, giữ lại một biên lai phiếu thu và giao liên thứ hai cho kế toán; một cái sẽ được đưa cho người gửi hàng.
Bước cuối cùng trong lưu đồ nhập kho hàng hóa sẽ là quá trình nhập kho vật tư và thành phẩm. Người quản lý kho sẽ có trách nhiệm đảm bảo cho sự an toàn và chất lượng của hàng hóa lưu kho.
Bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho là yêu cầu và đề nghị xuất hàng. Với yêu cầu của công ty quản lý, không chỉ cần đảm bảo sự sẵn có của hàng hóa một cách toàn bộ và chính xác, mà còn phải cung cấp hàng tồn kho với thời hạn và yêu cầu chính xác đối với hàng hóa.
Khi một bộ phận của doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hàng hóa, nguyên vật liệu, doanh nghiệp sẽ cần phải lập một bản yêu cầu xuất kho. Doanh nghiệp cần chuẩn bị một đơn xuất kho mẫu và phân phối nó cho tất cả các bộ phận của tổ chức.
>> Xem thêm: Chi Phí Bình Quân Gia Quyền Cho Hàng Hóa: Công thức, Ưu điểm
Yêu cầu xuất hàng sẽ được chuyển cho phòng kế toán và kho. Sau khi nhận được yêu cầu về vật tư hàng hóa, nhân viên kế toán sẽ bắt đầu kiểm tra hàng tồn kho để xác định xem hàng hóa có đáp ứng được yêu cầu hay không. (Việc này có thể do kế toán hoặc nhân viên kho thực hiện tùy theo chính sách của công ty).
Nếu vẫn còn hàng hóa thì phải xuất hóa đơn vận chuyển. Nếu không có mặt hàng để vận chuyển hoặc không đủ số lượng đáp ứng yêu cầu, Bộ phận kế toán sẽ cần phải báo cáo cấp trên để có những biện pháp thay thế.
Nếu không có vấn đề gì phát sinh và tất cả hàng hóa đạt tiêu chuẩn yêu cầu, số lượng vận chuyển và phiếu nhận hàng sẽ được chuyển cho kế toán. Tùy theo thông tin trên phiếu mua hàng hoặc hóa đơn, bộ phận kế toán sẽ lập phiếu xuất kho theo số lượng mà bạn yêu cầu.
Biên lai sẽ được giao cho một nhân viên kho để chuẩn bị xuất hàng. Biên lai này sẽ được sử dụng theo hai cách: để lưu giữ hồ sơ kế toán của công ty bạn và như một tài liệu đã đăng ký trong sổ nhật ký.
Lưu ý rằng các công ty khác nhau có số lượng bản sao của các biên lai này khác nhau. Biên lai nên được sao thành 3 bản. Kế toán lưu một bản vào sổ nhật ký hàng tồn kho, một bản thủ kho lưu, một bản giao cho đơn vị nhận xuất kho.
Sau khi nhận được phiếu kiểm kho, người quản lý kho hàng sẽ tiến hành kiểm kê theo số lượng mặt hàng yêu cầu. Người tiếp nhận hàng hóa phải ký vào phiếu xuất kho và nhận một bản sao của hàng hóa đó.
Người quản lý kho sẽ nhận lại Hóa đơn xuất hàng đi, bắt đầu sắp xếp lại kho hàng, sau đó trả lại Hóa đơn xuất hàng đi cho nhân viên kế toán. Sau khi nhận được bảng kiểm kê từ kho, nhân viên kế toán sẽ ghi vào sổ cái của họ và đảm bảo rằng tất cả các thủ tục giao hàng đã được hoàn thành.
Nếu một công ty nhận được đơn đặt hàng trực tiếp từ khách hàng, công ty sẽ ghi nhận đơn đặt hàng và liên hệ với bộ phận kiểm kê của mình để kiểm tra xem trong kho có đủ cung cấp cho đơn đặt hàng của khách hàng hay không.
Sau khi xác định được sản phẩm đạt yêu cầu, bộ phận kinh doanh lập phiếu mua hàng để gửi về kho. Đơn đặt hàng thường được lập thành ba bản: một bản nội bộ, một bản gửi kho và một bản gửi cho khách hàng.
Sau khi nhận được bản kê khai vận chuyển từ bộ phận tiếp nhận, bộ phận kiểm kê ghi đầy đủ thông tin chi tiết về hàng hóa đang gửi đi, số lượng thùng và bao nhiêu kiện ... Tất cả các chi tiết phải được ghi rõ ràng trên phiếu xuất kho theo thứ tự. để phục vụ như một tài liệu tham khảo hợp lệ sau này.
Sau khi tất cả được ghi nhận, người kiểm kê trả lại bảng kê vận chuyển cho kế toán. Dữ liệu phải nhất quán và chính xác giữa cả hai bên.
>> Xem thêm: Giá vốn hàng bán (COGS): Cách Tính Và Ví Dụ
>> Xem thêm: Mẫu nội quy kho hàng và cách triển khai hiệu quả
Doanh nghiệp sau đó làm việc với đại diện dịch khách hàng, người nhận lô hàng để ký nhận hàng hóa, trao biên nhận cho khách hàng sau khi hoàn thành các giao dịch mua của họ.
Khi nhận phiếu đóng gói từ bộ phận nhận hàng, quản lý kho phải ghi đầy đủ thông tin về sản phẩm xuất xưởng như số lô, số lượng ... Số liệu phải được ghi chi tiết vào phiếu kho để tiện tra cứu chéo sau này.
Đồng thời bộ phận kế toán cũng xuất hóa đơn và đóng dấu vào hóa đơn, phiếu thu để nhân viên giao hàng xuất trình cho khách hàng. Sau khi nó được ghi lại và gửi lại cho kế toán, nhà kho có thể tiếp tục thực hiện đơn hàng tiếp theo của mình. Thông tin phải nhất quán và chính xác giữa tất cả các bên liên quan.
>> Xem thêm: Cho thuê kho hàng tại Hà Nội giá tốt, chất lượng!
Quá trình xuất khẩu được ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm. Đó là các bước cơ bản để thực hiện giao dịch xuất nhập hàng hóa. Điều này phải được tuân thủ nghiêm ngặt, vì dù chỉ một bước trong quy trình này có sai sót cũng sẽ làm chậm thủ tục, gây hư hỏng lô hàng hoặc gây tổn hại cho doanh nghiệp,…
Dưới đây là 4 ưu điểm đối với một doanh nghiệp khi sở hữu một quy trình nhập xuất kho hoàn chỉnh sẽ mang tới:
Nếu hàng hóa không được bảo quản cẩn thận, đặc biệt là các mặt hàng thực phẩm hoặc hàng hóa dễ hư hỏng, có thể xảy ra tổn thất đáng kể.
Một kho hàng được quản lý tốt với các nhiệm vụ như phân loại, sắp xếp lại và giữ các tab trên dữ liệu sẽ giúp chủ cửa hàng lưu trữ hàng hóa đúng cách, không bị ôi mốc và quá hạn sử dụng, giúp giảm thiểu đau đầu trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với nhiều nhà bán lẻ, hàng tồn kho là xương sống của doanh nghiệp. Nếu bạn gặp vấn đề với hàng tồn kho bị mất hoặc bị hư hỏng, nó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của bạn. Vì vậy, điều quan trọng là không nên để hàng tồn kho của bạn ở quá lâu trong kho.
Vòng quay hàng tồn kho được kiểm soát và quản lý sẽ giúp bạn tránh những trường hợp này. Quản lý và kiểm soát mức tồn kho của mình, chủ sở hữu công ty sẽ có thể cân đối tốt, giữ tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng tồn kho bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
Quản lý hàng tồn kho chính xác là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru. Nếu bạn biết mình có bao nhiêu hàng hóa trong kho, bạn sẽ có thể đáp ứng nhu cầu hàng hóa của khách hàng và tránh được nguy cơ “hết hàng”, gây tổn hại đến danh tiếng của bạn. Trong khi đó, với tư cách là chủ cửa hàng, bạn có thể sử dụng thông tin về của sản phẩm để tạo các chiến dịch khuyến mại. Điều này sẽ làm cho công việc kinh doanh của bạn hiệu quả hơn.
>> Xem thêm: Vendor managed inventory là gì? Thông tin cần biết về VMI
Lợi ích của việc có một quy trình nhập xuất kho hiệu quả đó là bạn có thể biết rõ hơn về việc bán sản phẩm của mình, biết sản phẩm nào đang bán chậm và có cơ hội tốt. Với thông tin này, bạn có thể điều chỉnh mức tồn kho của mình tốt hơn để đáp ứng nhu cầu dự kiến tiếp theo của bạn.
Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền lớn từ việc mua và tích trữ quá nhiều hàng tồn kho. Bạn có thể sử dụng khoản tiết kiệm này để đầu tư vào các sản phẩm tốt hơn mang lại lợi ích cho cửa hàng của bạn.
Công ty Efex là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam về lĩnh vực logistics và cung cấp các giải pháp vận chuyển, lưu trữ và quản lý chuỗi cung ứng cho khách hàng kinh doanh thương mại điện tử.
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, tận tâm và chuyên nghiệp, Efex cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ logistics chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng từ vận chuyển hàng hóa đến lưu trữ tại kho.
Công ty Efex sở hữu một hệ thống kho hiện đại, tiện nghi và đạt tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo an toàn và bảo quản tối đa cho hàng hóa của khách hàng. Ngoài ra, Efex còn đầu tư mạnh vào công nghệ để đem đến những giải pháp quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả và tiên tiến nhất cho khách hàng.
Tham khảo ngay dịch vụ ecommerce Order Fulfillment của chúng tôi
Trên đây là sơ lược về quy trình xuất nhập kho mà các công ty có thể tuân theo để thiết lập và vận hành. Vì mỗi công ty sẽ có những cách tổ chức, điều hành và quản lý kho lưu trữ hàng hóa khác nhau, cách xuất nhập kho hàng hóa có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Nếu gặp khó khăn trong quy trình xuất nhập kho, hãy liên hệ với Efex để được tư vấn đầy đủ và chi tiết nhất!
Thông tin liên hệ:
Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
[email protected]
