Tổng Hợp Các Mô Hình Quản Lý Hàng Tồn Kho phổ biến nhất

Quản lý tồn kho là công việc quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chú ý để đảm bảo việc kinh doanh diễn ra hiệu quả, không bị thất thoát hàng hóa. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều mô hình khác nhau để quản lý hàng tồn kho khác nhau nên nhiều người sẽ không biết nên sử dụng mô hình nào. Do đó, trong bài viết sau, EFEX sẽ chia sẻ các mô hình quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất để các bạn tham khảo.

4 mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu được nhiều doanh nghiệp sử dụng

Sau đây là phân tích chi tiết về các mô hình quản lý hàng tồn kho phổ biến hiện nay trên thị trường:

Mô hình quản trị tồn kho ABC

Mô hình quản trị tồn kho ABC (Activity-Based Costing) là một phương pháp phân loại hàng tồn kho dựa trên mức độ quan trọng của từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp tập trung quản lý hiệu quả hơn. Theo nguyên tắc Pareto (80/20), hàng tồn kho được chia thành ba nhóm chính:

• Nhóm A: Bao gồm những mặt hàng có giá trị cao nhưng số lượng thấp, thường chiếm khoảng 20% tổng số lượng nhưng lại đóng góp đến 80% tổng giá trị hàng tồn kho. Các doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ nhóm này, áp dụng phương pháp kiểm soát định kỳ và chính sách đặt hàng hợp lý để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức.
• Nhóm B: Gồm các mặt hàng có giá trị trung bình, thường chiếm khoảng 30% tổng số lượng và đóng góp khoảng 15% giá trị hàng tồn kho. Doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách kiểm soát vừa phải, không quá chặt chẽ như nhóm A nhưng cũng không lỏng lẻo như nhóm C.
• Nhóm C: Bao gồm các mặt hàng có giá trị thấp nhưng số lượng lớn, chiếm khoảng 50% tổng số lượng nhưng chỉ đóng góp khoảng 5% giá trị hàng tồn kho. Nhóm này cần ít sự giám sát hơn, có thể sử dụng phương thức đặt hàng linh hoạt để giảm chi phí quản lý.

Trong các mô hình quản lý hàng tồn kho phổ biến, ABC sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, tập trung kiểm soát chặt chẽ các mặt hàng quan trọng, từ đó giảm chi phí tồn kho và tăng hiệu quả quản lý.

Mô hình quản lý tồn kho EOQ

Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) – Số lượng đặt hàng kinh tế là một phương pháp tối ưu hóa số lượng hàng hóa cần đặt để giảm thiểu tổng chi phí tồn kho và chi phí đặt hàng. EOQ được tính theo công thức:

Trong đó:

• D là nhu cầu hàng năm của sản phẩm.
• S là chi phí đặt hàng mỗi lần.
• H là chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị sản phẩm trong một năm.

Mô hình EOQ giúp doanh nghiệp:

• Xác định số lượng đặt hàng tối ưu nhằm giảm tổng chi phí.
• Hạn chế tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng hóa trong kho.
• Cải thiện dòng tiền và tối ưu hóa nguồn vốn lưu động.

Mặc dù EOQ là một phương pháp hiệu quả nhưng nó có một số hạn chế, chẳng hạn như giả định rằng nhu cầu và chi phí đặt hàng không thay đổi theo thời gian, điều này có thể không thực tế trong nhiều trường hợp.

Mô hình quản trị tồn kho POQ

Mô hình POQ (Periodic Order Quantity) hay mô hình đặt hàng định kỳ là phương pháp quản lý tồn kho dựa trên việc đặt hàng theo chu kỳ cố định thay vì số lượng cố định như EOQ. Trong mô hình này, doanh nghiệp sẽ xác định khoảng thời gian giữa các lần đặt hàng, sau đó đặt số lượng hàng dựa trên nhu cầu trong khoảng thời gian đó.

Công thức xác định số lượng đặt hàng trong mô hình POQ:

Trong đó:

• EOQ là số lượng đặt hàng kinh tế.
• D là nhu cầu trung bình trong một đơn vị thời gian.

Ưu điểm của mô hình POQ:

• Giảm chi phí quản lý đặt hàng do các đơn hàng được gom lại theo chu kỳ.
• Giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc điều chỉnh lượng hàng hóa theo nhu cầu thực tế.

Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình POQ là có thể dẫn đến tình trạng hết hàng nếu nhu cầu tăng đột biến giữa các chu kỳ đặt hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần dự báo chính xác để đảm bảo lượng hàng tồn kho luôn đủ đáp ứng nhu cầu.

Mô hình quản lý tồn kho QDM

Trong các mô hình quản lý hàng tồn kho thông minh không thể thiếu QDM. Mô hình này còn được gọi là chiết khấu số lượng hay phương pháp quản lý tồn kho tối ưu hóa đơn hàng dựa trên chính sách giảm giá khi mua số lượng lớn. Mô hình này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp muốn giảm chi phí mua hàng bằng cách tận dụng các mức chiết khấu từ nhà cung cấp.

Công thức của mô hình QDM tương tự EOQ nhưng có thêm yếu tố chiết khấu:

Trong đó:

• Discount là tỷ lệ chiết khấu được áp dụng khi mua số lượng lớn.

Lợi ích của mô hình QDM:

• Giúp doanh nghiệp tận dụng các ưu đãi về giá để giảm chi phí mua hàng.
• Giảm tần suất đặt hàng, từ đó tiết kiệm chi phí vận chuyển.

Nhược điểm của mô hình này là việc mua hàng với số lượng lớn có thể làm tăng chi phí lưu kho và rủi ro hàng tồn dư thừa. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa lợi ích chiết khấu và chi phí lưu kho để đạt hiệu quả cao nhất.

Các mô hình quản lý hàng tồn khác

Bên cạnh các mô hình phổ biến như ABC, EOQ, POQ hay QDM, nhiều doanh nghiệp còn áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho khác để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Trong đó, hệ thống số lượng đặt hàng lại cố định và hệ thống thời gian sắp xếp lại cố định là hai phương pháp quản lý hàng tồn kho quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong chuỗi cung ứng và giảm thiểu chi phí vận hành.

Hệ thống số lượng đặt hàng lại cố định

Hệ thống số lượng đặt hàng lại cố định (Fixed Order Quantity System) là một trong các mô hình quản lý hàng tồn kho mà doanh nghiệp đặt hàng với một số lượng cố định mỗi khi mức tồn kho giảm xuống dưới một ngưỡng nhất định. Ngưỡng này được gọi là mức tồn kho đặt hàng lại (Reorder Point - ROP) và được tính dựa trên mức tiêu thụ hàng hóa trung bình trong một khoảng thời gian nhất định, cùng với thời gian chờ nhận hàng từ nhà cung cấp.

Công thức tính mức đặt hàng lại:

ROP = Nhu cầu trung bình hàng ngày x Thời gian giao hàng + Mức tồn kho an toàn

Trong đó:

• Nhu cầu trung bình hàng ngày là lượng hàng hóa tiêu thụ trung bình mỗi ngày.
• Thời gian giao hàng là thời gian từ khi đặt hàng đến khi hàng hóa được giao đến kho.
• Mức tồn kho an toàn là lượng hàng dự trữ để đảm bảo doanh nghiệp không rơi vào tình trạng thiếu hụt hàng hóa trong trường hợp có sự gián đoạn từ nhà cung cấp.

Ưu điểm của hệ thống này là giúp đảm bảo nguồn cung liên tục, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tận dụng các chính sách đặt hàng số lượng lớn để giảm chi phí mua hàng.

Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là có thể gây ra sự không linh hoạt nếu nhu cầu thị trường thay đổi đột ngột, dẫn đến tình trạng tồn kho dư thừa hoặc không đủ hàng để cung cấp kịp thời.

Hệ thống thời gian sắp xếp lại cố định

Hệ thống thời gian sắp xếp lại cố định (Fixed Order Interval System) là phương pháp quản lý tồn kho trong đó doanh nghiệp đặt hàng vào các thời điểm cố định, bất kể lượng hàng tồn kho thực tế còn lại bao nhiêu.

Ví dụ, một công ty có thể quyết định đặt hàng vào ngày 1 và ngày 15 hàng tháng, thay vì chờ đến khi mức tồn kho đạt đến một ngưỡng nhất định. Số lượng hàng đặt mỗi lần sẽ phụ thuộc vào nhu cầu tiêu thụ thực tế trong khoảng thời gian đã định.

Công thức tính số lượng đặt hàng trong hệ thống này:

Số lượng đặt hàng = Nhu cầu dự báo trong chu kỳ đặt hàng + Mức tồn kho an toàn - Mức tồn kho hiện tại

Ưu điểm của hệ thống này là đơn giản hóa quy trình đặt hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính và kiểm soát ngân sách mua hàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng phối hợp với nhà cung cấp để đảm bảo thời gian giao hàng ổn định. Tuy nhiên, một trong những nhược điểm của hệ thống này là có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng nếu nhu cầu tăng đột biến trong khoảng thời gian giữa hai lần đặt hàng. Đồng thời, nếu doanh nghiệp đặt hàng quá nhiều so với nhu cầu thực tế, sẽ dẫn đến tình trạng hàng tồn kho dư thừa, làm tăng chi phí lưu kho.

Giải pháp quản lý kho hàng thông minh EFEX

WMS của EFEX là giải pháp quản lý kho hiện đại, được phát triển dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm tối ưu hoạt động lưu trữ và kiểm soát hàng hóa. Với giao diện trực quan và khả năng tích hợp đa dạng, hệ thống này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất quản lý mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng.

Phần mềm hỗ trợ theo dõi tồn kho chính xác, tối ưu không gian lưu trữ và tự động hóa quy trình nhập xuất hàng bằng công nghệ mã vạch và RFID. Hệ thống có khả năng kết nối linh hoạt với các phần mềm ERP, CRM và nền tảng bán hàng, cung cấp báo cáo chi tiết theo thời gian thực để hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng.

Bên cạnh đó, tại EFEX còn cung cấp dịch vụ fulfillment toàn trình từ lưu kho, xử lý đơn đến vận chuyển giúp việc bán hàng đơn giản, nhẹ nhàng, hiệu quả hơn. Nhà bán hàng chỉ cần tập trung vào việc tìm kiếm sản phẩm, test thị trường, còn các khâu hậu cầu sẽ do EFEX xử lý.