Quản lý kho hàng tốt có thể tăng hiệu quả hoạt động và giảm chi phí đồng thời thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng. Mục tiêu chính của hoạt động kho hàng là sử dụng hiệu quả không gian, lao động và thiết bị để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
Mặc dù đó là một mục tiêu đơn giản, con đường để đạt được đòi hỏi phải lập kế hoạch phức tạp và khả năng thích ứng với sự thay đổi liên tục. Làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả?
Dưới đây là 10 cách quản lý kho hàng tốt nhất, được các doanh nghiệp thành công lựa chọn do EFEX tổng hợp! Đọc ngay bài viết để biết 10 phương pháp đó là gì nhé!
Quản lý kho hàng là quá trình quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến việc nhập, xuất, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa trong kho hàng. Quản lý kho hàng đảm bảo rằng kho luôn được tổ chức, sắp xếp và vận hành một cách hiệu quả, các sản phẩm được bảo quản đúng cách và phân phối đúng đến khách hàng trong thời gian ngắn nhất.
Hiện nay, các cửa hàng nhỏ có thể quản lý xuất nhập tồn kho bằng file Excel do số lượng sản phẩm chưa nhiều. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh mở rộng và số lượng hàng hóa lên đến hàng nghìn sản phẩm hoặc có nhiều kho hàng khác nhau, các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý kho để tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn lực và chi phí, cũng như nâng cao hiệu quả quản lý.
>> Xem thêm: Hệ thống quản lý kho hàng là gì?
>> Xem thêm: 10 cách đẩy hàng tồn kho nhanh và hiệu quả
Quản lý kho hàng là một công việc không hề đơn giản và dễ dàng. Nó không đơn thuần chỉ là quản lý về vấn đề xuất – nhập hàng hóa, mà bạn cần biết khi nào cần nên nhập sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu. Thêm nữa, bạn cũng cần phải để ý đến tình hình hàng tồn, làm thế nào để số lượng được tối ưu nhất.
Vậy hãy cùng tham khảo 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả bên dưới nhé!
Sắp xếp vị trí kho hàng là bước đầu tiên trong quá trình quản lý kho hàng. Dù là bước khởi đầu nhưng cũng cần thực hiện chỉn chu. Tức là kho hàng của bạn nên được bố trí sao cho khoa học, thuận lợi cho việc tìm kiếm các mặt hàng. Những điều bạn cần lưu ý khi sắp xếp hàng hóa trong kho có thể kể đến như:
>> Xem thêm: Các loại kho hàng, kho bãi trong logistics
Thông thường, các hàng hóa hay được đóng trong các thùng, hộp kín. Chính vì thế, bạn cần dán nhãn thông tin sản phẩm lên giá đỡ hàng. Khi đó, công việc tìm kiếm diễn ra hiệu quả hơn, việc kiểm hàng được chính xác và nhanh chóng hơn.
Hơn nữa, hàng ngày, kho nhập về và xuất đi một lượng lớn hàng hóa, đội ngũ nhân viên không thể nào ghi nhớ hết toàn bộ, chỉ cần nhìn vào nhãn là có thể biết được đó là sản phẩm gì.
Như đã thông tin ở trên, kho hàng chứa đựng đa dạng các chủng loại sản phẩm, số lượng nhiều vô kể. Vì vậy nếu không cẩn trọng trong khâu kiểm kê sẽ dễ dẫn tới sai lệch.
Sai lệch mà các doanh nghiệp thường hay gặp phải chủ yếu xảy ra ở khâu xuất nhập kho, đặc biệt là về số lượng. Những sai sót đó có thể là do người quản lý/nhân viên đếm sai; hoặc quá trình xuất hàng, nhập hàng không được ghi chép lại. Từ đó gây ra nhiều hậu quả không đáng có cho doanh nghiệp.
Để hạn chế tối đa những sai sót đó, nhân viên trong kho phải đối chiếu, kiểm tra kỹ càng số lượng sản phẩm với bên vận chuyển trước khi nhập vào kho. Đối với việc xuất hàng cũng cần tỉ mỉ như vậy. Người trực tiếp thực hiện việc xuất - nhập hàng trong kho cần rất chú tâm vào việc kiểm tra số lượng.
>> Xem thêm: Hệ thống kho bãi ở Việt Nam: Thực trạng và giải pháp
Quá trình quản lý kho hàng có rất nhiều công việc cần thực hiện. Chưa kể có những doanh nghiệp sở hữu nhiều kho hàng và thậm chí nhiều kho hàng với diện tích rộng lớn. Chính vì thế, chủ doanh nghiệp nên phân chia đội ngũ nhân viên phụ trách từng mảng nhỏ.
Mỗi nhân viên cần làm tốt phần việc được phân công và hỗ trợ những nhân viên khác. Quản lý chỉ là người kiểm tra, giám sát những công đoạn nhỏ lẻ ấy. Như vậy, trách nhiệm của nhà quản lý sẽ không bị đè nặng, một người không phải làm quá nhiều việc, tránh được những sai sót nghiêm trọng.
>> Xem thêm: Các chức năng của kho hàng là gì? Phân loại các loại kho hàng chi tiết
Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kho định kỳ thường xuyên. Bởi hàng ngày, có rất nhiều hàng hóa được vận chuyển ra/vào kho, số lượng hàng hóa luôn thay đổi. Không chỉ vậy, còn có trường hợp như hàng hóa hỏng hóc do nhiều nguyên nhân khác nhau (va đập khi vận chuyển, hết hạn sử dụng, lỗi bao bì,...).
Do đó, việc kiểm tra cần được thực hiện liên tục để tìm ra giải pháp khắc phục trong thời gian sớm nhất.
Khi quản lý kho hàng, doanh nghiệp cần chú ý xác định mức tồn kho tối ưu. Tức là cần xác định chính xác số lượng hàng tồn cần có để duy trì được hoạt động sản xuất, cung ứng, xuất nhập hàng. Đây là định mức để quá trình kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
Nếu kiểm tra thấy số lượng hàng tồn còn quá ít hoặc chỉ đạt mức tối thiểu, doanh nghiệp cần sản xuất, nhập hàng kịp thời. Trái lại, nếu trong kho còn quá nhiều hàng tồn, doanh nghiệp cần giảm thiểu số lượng hàng hóa được sản xuất ra. Hoặc là doanh nghiệp không nhập thêm hàng hóa và tìm cách xả hàng trong thời gian nhanh nhất.
Đây là phương pháp trên dùng để hỗ trợ quá trình ghi nhớ sản phẩm hàng hóa một cách khoa học, thông minh. Cụ thể như sau:
Thông qua những mã vạch, thẻ tên, việc phân loại, tìm kiếm hàng trở nên dễ dàng, việc quản lý hàng tồn được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.
Với thời đại công nghệ phát triển như hiện tại, con người hoàn toàn có thể nhờ sự giúp đỡ từ những phần mềm, ứng dụng. Quản lý kho không còn là một vấn đề khó khăn nếu có sự trợ giúp từ phần mềm quản lý kho hàng. Nhờ có phần mềm quản lý, doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được thông tin về kho hàng.
Ví dụ, khi có giao dịch hàng hóa, số lượng sẽ được tự động cập nhật. Ngoài ra, việc tra cứu thông tin về sản phẩm cũng dễ dàng hơn. Bạn có thể trích xuất kết quả từ phần mềm để làm báo cáo kiểm kê. Ngày nay, càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phương pháp này để quản lý kho hàng.
Thị trường kinh doanh luôn có nhiều biến động, chính vì thế doanh nghiệp luôn cần có sẵn những kế hoạch dự định, các phương án dự phòng để kịp thời ứng phó với những tình huống bất chợt. Một số tình huống có thể xảy ra với doanh nghiệp:
Giải quyết được những tình huống đó, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa mức thiệt hại phải gánh chịu.
>> Xem thêm: Mẫu nội quy kho hàng và cách triển khải cho mọi doanh nghiệp
Để có thể giám sát liên tục quá trình hoạt động của kho hàng, doanh nghiệp cần lựa chọn những vị trí thuận lợi để xây dựng nhà kho. Vị trí đặt nhà kho phải là nơi thuận tiện cho xe vận chuyển hàng hóa lui tới, diện tích phải đủ rộng để chứa hàng. Hơn nữa, trong nhà kho phải bố trí những kệ hàng chắc chắn để đựng hàng, có thiết kế dễ dàng cho việc quan sát, lấy, dỡ hàng hóa.
Trong kho cũng nên bố trí các lối đi thông thoáng để việc di chuyển hàng hóa diễn ra mượt mà. Ngoài quan sát hàng hóa, nhà quản lý cũng cần quan sát được những hoạt động của nhân viên, để từ đó đưa phương pháp điều chỉnh nhân lực cho phù hợp.
>> Xem thêm: Cho thuê kho hàng tại Hà Nội giá tốt, chất lượng!
Nếu bạn có một kế hoạch tuyệt vời về cách quản lý kho hàng hiệu quả, bạn và nhân viên của bạn sẽ có được khả năng bảo mật, tăng trưởng và thành công lâu dài cho phép bạn đổi mới tốt trong tương lai. Trong trường hợp doanh nghiệp bạn vẫn gặp kho khăn trong quản lý kho hàng và thực hiện order fulfillment, EFEX chính là giải pháp tốt nhất dành cho bạn!
Thông tin liên hệ:
Tầng 5, The Nine Tower, số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
[email protected]
