Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu 7 bước

Bất kỳ mô hình kinh doanh nào muốn hoạt động trơn tru, hiệu quả cũng cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản trong vận hành. Việc có một quy trình quản lý kho hàng chuẩn, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp vận hành chính xác, nhanh chóng và giúp các khâu vận hành trong doanh nghiệp đạt hiệu quả tối đa.

Hãy cùng EFEX tìm hiểu ngay thông tin chi tiết về quy trình chuyên nghiệp giúp quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu nhất trong bài viết này nhé!

Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho là một quy trình bao gồm các trình tự của quá trình theo dõi, giám sát và kiểm soát hàng hóa của doanh nghiệp theo một quy trình chuẩn, phù hợp với mô hình kinh doanh, đảm bảo tính bắt buộc tuân thủ cho toàn bộ doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của mình mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một quy trình quản lý kho riêng. Quy trình này sẽ được đưa vào áp dụng và toàn doanh nghiệp phải tuân theo.

>> Xem thêm: Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng WMS là gì? Thông tin chi tiết

Việc sở hữu quy trình quản lý kho hàng hóa đạt chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát kho chặt chẽ, khoa học, tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo cho các kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản hợp lý cho doanh nghiệp.

Tại sao cần có quy trình quản lý kho?

Khi có quy trình quản lý kho hàng chuẩn, doanh nghiệp sẽ tối ưu được chi phí cũng như thời gian cho việc quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng. Một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả sẽ mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích như sau:

• Nhanh chóng nắm bắt số lượng hàng tồn kho khi có biến động xuất - nhập hàng.
• Tối đa hoá không gian lưu trữ của kho hàng, hạn chế hỏng hóc, giảm thất thoát trong quá trình lưu trữ hàng hoá.
• Tối ưu thời gian nhặt hàng và đóng gói, giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng.
• Giảm tỷ lệ hoàn hàng bằng cách quản lý các nguyên nhân hoàn hàng để xử lý vấn đề tận gốc.
• Quy trình quản lý kho có chuẩn thì các báo cáo kho, báo cáo doanh thu,… cũng sẽ được tính toán kỹ lưỡng, chính xác.

>> Xem thêm: [Tips] 10 Cách sắp xếp kho hàng khoa học, hợp lý

Quy trình quản lý kho chuẩn cho các shop bán lẻ

Quy trình quản lý kho chuẩn cho các shop bán lẻ bao gồm 7 bước cơ bản là: nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói - xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng, thống kê báo cáo.

>> Xem thêm: Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho mới nhất năm 2024

Bước 1: Nhập kho

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho chính là nhập hàng hóa. Lúc này, người quản lý cần kiểm tra và nhận đúng mặt hàng, đúng số lượng và đúng thời gian. Nhập kho được xem là một bước cần sự thực hiện nghiêm túc, tỉ mỉ để không bị sai sót dẫn đến ảnh hưởng những bước sau.

Khi nhập kho, cần chú ý đến các yếu tố sau:

• Dán nhãn và các thông tin nên nằm ở vị trí tiện theo dõi nhất
• Số lượng sản phẩm trong 1 thùng, kích thước, khối lượng tối đa đóng trong 1 thùng là bao nhiêu?
• Khi nhận hàng, người giao hàng cần phải cung cấp phiếu xuất hàng có xác nhận của thủ kho bên nhà cung cấp.
• Người nhận hàng cần kiểm tra dấu niêm phong thùng hàng, kiểm tra đúng số lượng và tiến hành xếp dỡ hàng xuống.

Bước 2: Lưu kho

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho chính là là lưu kho. Để việc xuất nhập hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi thì cần sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý và khoa học.

Để làm được điều này, khi xếp dỡ hàng hóa vào các kệ trong kho thì đội ngũ nhân viên cần phân loại theo sản phẩm. Doanh nghiệp có thể triển khai sắp xếp mỗi sản phẩm lên một ngăn kệ hoặc một kệ riêng biệt để việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.

Bước 3: Nhặt hàng

Nhặt hàng là bước thu thập đủ các loại hàng hóa để thực hiện các đơn hàng cho doanh nghiệp. Nếu tối ưu được bước này, doanh nghiệp sẽ giảm được khá nhiều chi phí và tăng hiệu quả cho việc quản lý kho.

Nếu doanh nghiệp đã thực hiện việc lưu kho như đã đề cập ở trên thì việc tìm kiếm, nhặt hàng sẽ không còn quá khó khăn. Có 2 cách nhặt hàng mà bạn có thể tham khảo:

• Thu thập theo đơn hàng: Đây là cách nhặt hàng phù hợp nhất với những đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ, ít đơn. Với các mặt hàng này, người quản lý kho sẽ in đơn hàng ra và đưa cho nhân viên, nhân viên sẽ là người tìm đúng sản phẩm và đủ số lượng như quy định.
• Nhặt hàng theo cụm: Đây là cách nhặt hàng nhóm nhiều đơn hàng lại, phù hợp với những đơn vị kinh doanh có nhiều đơn hàng cùng lúc. Sau đó sẽ phân loại từng mặt hàng với số lượng cụ thể để nhân viên kho tiến hành nhặt theo. Sau khi nhặt hàng đầy đủ thì mới bắt đầu chia đơn.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Đóng gói là bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho giúp bạn gom lại các mặt hàng theo từng đơn hàng và chuẩn bị vận chuyển cho khách. Bước này rất quan trọng vì thế doanh nghiệp phải thực hiện cẩn thận, chính xác để không bị hoàn hàng trở lại.

Sau khi hoàn thành xong công tác đóng gói doanh nghiệp sẽ giao cho đơn vị vận chuyển. Lúc này, hàng hóa sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và sẽ được trừ đi trong số lượng tồn kho.

Bước 5: Hoàn hàng

Hoàn hàng là bước không doanh nghiệp nào mong muốn nhưng vẫn phải có trong quy trình quản lý kho hàng hóa. Khi thực hiện việc hoàn hàng cần chú ý một số điều như sau:

• Hàng hoàn lại phải thực hiện đúng chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân hàng bị hoàn hàng.
• Hàng hóa hoàn lại khi nhập vào kho cần phân loại theo mục đích sử dụng sau đó như: Sửa chữa, tái chế, tiêu hủy hay trả lại cho nhà sản xuất…

Bước 6: Kiểm hàng

Đây là công việc mà nhân viên kho cần thực hiện một cách thường xuyên và chính xác để tránh sai sót và thiếu hụt hàng hóa. Nếu kho luôn được sắp xếp gọn gàng và có một quy trình kiểm kê khoa học thì việc kiểm đếm hàng hóa sẽ không còn là điều khó khăn nữa. 

Bên cạnh việc kiểm hàng thủ công thì hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng hỗ trợ bạn trong công việc này. Với công nghệ hiện đại, doanh nghiệp chỉ cần một chiếc máy quét mã vạch và kiểm đếm số lượng là đã có thể kiểm hàng một cách nhanh chóng, chính xác.

Bước 7: Thống kê báo cáo

Những bảng thống kê, báo cáo rất cần thiết để quản lý cấp cao có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Dưới đây là một số loại báo cáo kho cần phải có để bạn có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho, từ đó đưa ra kế hoạch nhập hàng, xả hàng phù hợp.

• Sổ kho: Giúp quản lý thông tin xuất, nhập và tồn kho
• Báo cáo kho: Giúp theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng.
• Báo cáo vượt định mức hoặc dưới định mức: Giúp xem các mặt hàng đang tồn có vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức hay không để có kế hoạch xả - nhập hàng phù hợp.
• Gợi ý nhập hàng: Nhập các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.
• Báo cáo kiểm hàng: Giúp quản lý số lượng hàng hóa bị hỏng hóc, thiếu hụt và lý do gây thất thoát.

>> Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng nhà kho nhỏ: chi phí và ưu điểm

Các khâu trong quy trình quản lý kho vật tư, hàng hóa

Quy trình quản lý kho vật tư, hàng hóa bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập hàng hóa, nguyên vật liệu

Bộ phận đề xuất cần thông báo với các phòng ban khác như: Kho, phòng kế hoạch vật tư, kế toán,… khi có yêu cầu nhập liệu phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin.

Bước 2: Kiểm tra hàng hóa

Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng ban đầu hoặc căn cứ vào đơn đặt hàng, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng và số lượng của chúng. Nếu có hỏng hóc hoặc phát hiện hàng kém chất lượng thì cần báo ngay cho nhà cung cấp để kịp thời khắc phục. Sau đó nhận hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng từ nhà cung cấp.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Bước tiếp theo tại quy trình quản lý kho chính là lập phiếu nhập kho. Tại doanh nghiệp, việc lưu giữ phiếu nhập kho thường sẽ do thủ kho đảm nhận. Loại phiếu này bao gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho, bên giao hàng và kế toán. Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùng trả lại cho người giao hàng.

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

Bước cuối cùng trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa đó chính là nhập kho nguyên vật liệu và sắp xếp hàng hóa vào các khu vực phù hợp sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho. Tất cả thông tin của hàng hóa sau khi nhập kho cần được cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng.

>> Xem thêm: Layout kho hàng là gì? 3 cách vẽ layout kho hàng tối ưu

Kết luận

Như vậy, có thể thấy rằng việc xây dựng và tuân thủ một quy trình quản lý kho chuẩn chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. 

Để làm được điều đó, người làm chủ cần xem xét đặc điểm kinh doanh, quy mô và năng lực của doanh nghiệp để xây dựng một quy trình phù hợp. Bên cạnh đó, việc đầu tư công nghệ, trang thiết bị hiện đại cũng góp phần quan trọng giúp quản lý kho dễ dàng và chính xác hơn. 

Hy vọng với những chia sẻ trên đây, các bạn đọc đã có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình quản lý kho cũng như vai trò quan trọng của nó đối với sự phát triển lâu dài và bền vững của doanh nghiệp.