15 Mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel tốt nhất năm 2023

Sở hữu mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel chuẩn giúp cho việc thống kê hàng hóa được dễ dàng, thuận tiện cũng như tránh được nhiều sai sót. Vậy những mẫu kiểm kê hàng hóa tồn kho tốt là những thế nào, bao gồm những số liệu gì? Cùng tham khảo mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel tốt nhất năm 2023 ngay dưới đây nhé?

Vì sao phải kiểm kê hàng hóa tồn kho?

Mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel chuẩn hiện nay được tìm kiếm khá nhiều trên các nguồn internet. Bởi kiểm kê hàng tồn kho là công việc định kỳ mà các kế toán kho phải thực hiện vào mỗi cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp.

Và hàng tồn kho là những tài sản có hình thái, vật chất cụ thể được dự trữ để tiêu thụ trong các hoạt động kinh doanh hay sản xuất. Việc kiểm kê tại chỗ hàng tồn kho nhằm xác định chính xác số hàng hóa thực tại, để đối chiếu với số liệu trên sổ sách.

>> Xem thêm: Tồn kho an toàn là gì? Công thức và cách tính chính xác nhất

Những mục đích của việc kiểm kê hàng hóa tồn kho có thể kể đến như sau:

• Khắc phục vấn đề số liệu trên sổ sách và số liệu trên thực tế có chênh lệch do nhiều nguyên nhân: hư hao, nhầm lẫn, tính toán ghi chép sai sót…
• Kiểm kê hàng tồn kho để chốt sổ tồn nguyên liệu hàng hóa, tài sản tại thời điểm kiểm kê và tính giá thành sản phẩm.
• Nắm được thực trạng nguồn lực của công ty, doanh nghiệp mỗi cuối kỳ kế toán sau khi kiểm kê hàng tồn kho.
• Việc kiểm kê hàng tồn kho quan trọng là vì giúp ban lãnh đạo nắm chính xác số lượng, chất lượng tài sản hiện có của doanh nghiệp.
• Nếu có các tài sản ứ đọng sẽ kịp thời đưa ra các biện pháp giải quyết hợp lý, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn doanh nghiệp.
• Kiểm kê hàng tồn kho còn để phục vụ hoạt động mua bán, sáp nhập hay chia tay công ty hoặc khi có yêu cầu đặc biệt quả lãnh đạo, Ban Giám đốc.
• Mỗi khi có sự chuyển giao nhân sự kho hàng, kế toán cũng cần phải kiểm kê kho để bàn giao công việc và các số liệu.
• Mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel chuẩn giúp việc kiểm kê được hiệu quả hơn, từ đó ngăn ngừa tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản.

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho excel

Mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel chuẩn, tốt còn tùy thuộc vào mỗi phương pháp kiểm kê được lựa chọn. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiện nay gồm có:

Kiểm kê thường xuyên

Kiểm kê thường xuyên nghĩa là việc kiểm hàng tồn kho có thể diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt nhập hàng hóa. Phương pháp kiểm kê này thường dành cho các doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm thiết bị, máy móc, hàng hóa có giá trị cao hay các đơn vị xây dựng, lắp đặt.

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên có ưu điểm có thể xác định chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào. Từ đó hạn chế tối đa các vấn đề thất thoát, sai lệch. Điều này cũng giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tình trạng hàng hóa trong kho để có kế hoạch kinh doanh và sản xuất hiệu quả nhất.

Dù có tính chính xác cao, tuy nhiên phương pháp này sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, khối lượng công việc của kế toán cũng nhiều hơn. Các doanh nghiệp cũng cần phải đầu tư nhiều hơn cho đội ngũ nhân sự của mình.

Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê định kỳ và phương thức kiểm hàng hóa tồn kho được lên kế hoạch cụ thể. Thời gian kiểm kê có thể là hàng tháng, hàng quý, nửa năm… tùy theo mỗi doanh nghiệp. Đây là phương pháp phù hợp với nhiều doanh nghiệp kinh doanh hàng số lượng lớn, giá trị thấp hoặc trung bình, đơn vị sản xuất đa dạng sản phẩm và các ngành hàng thương mại điện tử thường xuyên xuất lẻ…

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ giúp công việc, hoạt động kiểm hàng tập trung vào một thời điểm, không mất quá nhiều thời gian như việc kiểm kê thường xuyên. Phương pháp này có thể gây nên áp lực cho nhân viên trong thời gian ngắn, tuy nhiên về lâu về dài thì vẫn tiện hơn rất nhiều.

>> Xem thêm: 10 cách đẩy hàng tồn kho nhanh và hiệu quả 

Dù có ưu điểm nổi bật, phương pháp kiểm kê hàng tồn kho này vẫn còn hạn chế bởi thời gian kiểm hàng cách nhau khá xa, chủ doanh nghiệp sẽ khó nắm bắt tình hình. Không những vậy. khi có các vấn đề, sai sót, việc xử lý, khắc phục cũng khó khăn và phức tạp hơn.

Vì thế, tùy theo quy mô, nguồn lực và ngành hàng của mỗi doanh nghiệp để có thể chọn những phương pháp kiểm kê hàng hóa phù hợp. Từ đó, có thể lựa chọn sử dụng biên bản kiểm kê hàng tồn kho excel hợp lý và hiệu quả.

Những số liệu phải có trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel

Mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel được biết đến như giải pháp hoàn hảo trong việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, xuất nhập hàng hóa tồn kho. Không chỉ giúp cho việc kiểm hàng được nhanh chóng, thuận tiện mà mẫu kiểm kê chuẩn còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí hơn.

Một mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho excel tốt cần phải có các số liệu sau đây:

• Sổ kho bao gồm số thứ tự, loại sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
• Báo cáo xuất nhập tồn gồm có tên hàng hóa, mã hàng hóa, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ, đơn vị tính.
• Sổ kho để in với các số liệu liên quan như: Ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, xuất nhập tồn, giá tiền.
• Sổ chi tiết hàng hóa bao gồm tài khoản đối ứng, xuất nhập hàng, hàng tồn kho, đơn giá, chứng từ, diễn giải.

Bên cạnh các số liệu yêu cầu trên, kế toán của doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến các thông tin cơ bản khi lập bảng mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel như:

• Kiểm kê đầu kỳ: Bảng thống kê số lượng hàng hóa của ngày hôm trước nếu kiểm kê theo đơn vị ngày. Nếu kiểm kê theo tháng sẽ cần bảng thống kế số lượng hàng hóa của tháng trước đó.
• Thông tin về số lượng hàng hóa nhập kho cụ thể trong ngày để dễ dàng nắm được tình hình hàng hóa nhập vào.
• Thông tin về số lượng hàng hóa xuất kho trong ngày để biết được ngày hôm đó đã xuất những gì, bao nhiêu.
• Tồn kho cuối ngày: Số lượng tồn kho cuối ngày được tính bằng bằng tổng số lượng hàng tồn đầu kỳ và lượng hàng nhập kho trong ngày trừ đi số lượng hàng hóa đã xuất kho.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý tồn kho bằng Excel hiệu quả nhất 

Mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel tốt nhất hiện nay

Những thông tin trên đã làm rõ tầm quan trọng của mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel. Khi có một mẫu kiểm hàng chuẩn xác, hoạt động kiểm kê hàng hóa trong kho dù thường xuyên hay định kỳ cũng sẽ dễ dàng hơn, chính xác hơn rất nhiều. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp sẽ thực sự hữu ích với bạn trong thực tiễn.

Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho excel, dưới đây là một số gợi ý về mẫu kiểm kê tồn kho tốt nhất năm 2023 mà bạn có thể tham khảo:

Tải ngay 15 mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel tốt nhất năm 2023 tại đây

>> Xem thêm: Cách tạo mã vạch trong Excel hiệu quả, dễ dàng từ A - Z

Trên đây là những thông tin về mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel chi tiết và chuẩn xác mà mọi người nên biết năm 2023. Nếu khách hàng muốn tham khảo các sản phẩm, dịch vụ về thiết kế, thi công kho hàng đừng ngại ngần liên hệ với Efex để được tư vấn nhiệt tình nhé!