Mẫu nội quy kho hàng và cách triển khai cho mọi doanh nghiệp

Một tổ chức không có nội quy thì việc vận hành chắc chắn sẽ không hiệu quả. Vì thế dù đơn vị cho thuê kho bãi hay tự quản kho của chính mình cũng đều cần có nội quy. Vậy nội quy kho hàng là gì? Những mẫu nội quy điển hình được triển khai như thế nào? Những quy định an toàn về kho chứa hàng như thế nào? Tất cả sẽ được bật mí qua bài viết về nội quy kho chứa hàng: Mẫu nội quy và triển khai sau đây nhé!

Nội quy kho hàng là gì?

Nội quy kho hàng là những quy định, quy tắc chung về kho hàng cần phải tuân theo. Dựa vào hoạt động của mỗi kho hàng mà mỗi kho sẽ có những nội quy phù hợp. Để áp dụng cho tất cả đối tượng của kho hàng. Giúp vận hành và phát triển kho hàng tốt nhất có thể. 

>> Xem thêm: Hướng dẫn quản lý hàng tồn kho trên Excel 

Các quy định trong nội quy sẽ được sắp xếp, đề xuất phù hợp với toàn bộ đối tượng của kho. Vì vậy, bắt buộc các đối tượng phải tuân thủ và thực hiện theo đúng quy định đã được đề ra. Giúp tạo kỉ luật cho kho và kho hàng hoạt động ngày càng tốt đẹp hơn.

Quy định về kho chứa hàng chi tiết 

Vậy nội quy kho hàng hóa bao gồm những quy định gì? Chúng ta cần tuân theo những quy định như thế nào? Một kho hàng thực tế thì nhân viên cần tuân thủ những nội quy gì? 

Chắc nhắc tới đây bạn tò mò về nội quy kho hàng hóa rồi đúng không nào? Dưới đây là những quy định chi tiết về một bảng nội quy của kho hàng hóa. Bao gồm nội quy dành cho nhân sự trong kho và cho người ngoài kho như sau:

Nội quy áp dụng cho nhân sự làm việc tại kho

Đối với nội quy áp dụng dành cho nhân sự làm việc trong kho. Cần phải tuân thủ các quy định cơ bản về đạo đức, tác phong, công việc, an toàn, vệ sinh kho bãi…Điển hình được biểu hiện qua các thông tin dưới đây:

Quy định về đạo đức nghề nghiệp và tác phong công việc

Đạo đức nghề nghiệp luôn là điều được ưu tiên hiển nhiên trong công việc. Bởi nếu bạn có đạo đức nghề nghiệp thì tức là có ý thức, trách nhiệm làm việc. Giúp tăng khả năng làm việc hiệu quả và ngày càng được phát triển hơn. Cụ thể là:

• Bạn cần phải học cách trung thực. Bởi vì đây là đức tính tạo niềm tin, uy tín của bạn với người khác. Trong khi làm việc tại kho hàng, đức tính trung thực luôn được nêu cao. Vì những rủi ro, phát sinh mất mát trong kho thường được xảy ra.
• Bạn cần có tác phong làm việc nghiêm túc. Tức là phải ăn mặc lịch sự, quần áo theo đúng quy định của kho hàng. Luôn đi làm đúng giờ giấc theo quy định.
• Bạn cần có thái độ phục vụ với khách hàng hòa đồng, dễ mến. Nên cư xử một cách thân thiện, lịch sự với khách hàng. Vì “khách hàng là thượng đế”, bạn cư xử càng hòa nhã thì công việc của bạn sẽ càng đi lên.
• Bạn cần đảm bảo hoàn thành công việc trong kho hàng hóa đúng thời hạn. Luôn luôn có trách nhiệm với công việc kho hàng hóa. Không nên làm xao nhãng công việc đang làm và tránh tụ tập đông người tán dóc hay nhậu nhẹt.

Đó là những quy định bạn cần nên lưu ý trước khi làm việc trong kho hàng hóa. Chúng mình khuyên bạn nên biến những quy định đó thành thói quen. Để cư xử và giao tiếp với cả những việc nhỏ nhặt nhất xung quanh bạn hằng ngày.

Quy định về quy trình xuất nhập kho

Bên cạnh đạo đức nghề nghiệp, bạn cần tìm hiểu kỹ về công việc xuất nhập khẩu của mình. Vậy những quy định về công việc xuất nhập khẩu trong kho hàng hóa là gì? Cùng đọc tiếp những thông tin hữu ích về nội quy kho hàng hóa chúng mình mang tới ngay dưới đây:

• Luôn luôn theo dõi, giám sát và kiểm tra tình trạng hàng hóa. Để tránh những tình trạng phát sinh xấu làm hư hỏng hàng hóa. Do những yếu tố ngẫu nhiên gây ra: ảnh hưởng thời tiết, côn trùng… để giảm chi phí xây dựng nhà kho.
• Luôn tuân theo các quy tắc cơ bản trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa trong kho. Để tránh nguy cơ bị sai lệch hay thiếu sót hàng hóa, các thủ tục cơ bản của hàng hóa.
• Luôn cung cấp đầy đủ thông tin hàng hóa. Đặc biệt trong việc ghi chép dữ liệu và làm báo cáo trình lên chủ kho hay các cấp trên khác.
• Luôn cẩn thận trong việc làm giấy tờ xuất nhập khẩu. Kể cả việc xác nhận chữ ký giữa 2 bên chủ kho và chủ hàng rất quan trọng. Lưu ý, cần rõ ràng rành mạch trong việc cung cấp thông tin và giấy tờ liên quan đến lô hàng nhé!

Công việc xuất nhập khẩu không hẳn là khó khăn. Nếu bạn chịu để tâm, cẩn thận hết sức trong mọi khâu công việc. Chúng mình tin chắc bạn sẽ hoàn thành tốt công việc xuất nhập khẩu của mình. 

>> Xem thêm: Cách tạo mã vạch trong Excel quản lý hàng tồn kho

Quy định về sự an toàn kho và mọi hàng hóa đang lưu trữ

Sự an toàn là một việc luôn được ưu tiên hàng đầu. Vì để đảm bảo hàng hóa trong kho hàng luôn đảm bảo chất lượng và không bị hư hỏng và mất mát gì. Còn kho hàng thì đảm bảo không xảy ra bất cứ vấn đề xấu nào. Quy định sự an toàn kho và hàng hóa trong kho là:

• Đối với hàng hóa trong kho: luôn được sắp xếp cẩn thận và đúng vị trí đã quy định từ trước. Hàng hóa cần được để gọn gàng, ngăn nắp. Để khi lấy hàng hoặc kiểm tra không gây nhầm lẫn, mất mát hàng hóa.
• Đội ngũ nhân viên cần tuân thủ theo những quy định về hàng hóa. Tránh đặt nhầm hay di chuyển hàng hóa khác nơi đã quy định. Việc đó sẽ khó khăn trong việc vận chuyển, theo dõi, lấy hàng hóa trong kho. Mặt khác, nếu xảy ra việc di chuyển hàng ra vị trí khác cần có sự đồng ý của chủ kho.
• Hàng hóa trong kho phải luôn luôn được kiểm soát chặt chẽ trong kho. Cần niêm phong, dán mã cẩn thận. Việc niêm phong, dán mã cần sự có mặt của chủ kho hoặc ban lãnh đạo kho hàng.
• Đối với kho hàng hóa: luôn được đảm bảo quy cách phòng cháy chữa cháy theo quy định. Lưu ý nghiêm cấm việc hút thuốc hoặc ăn uống bày bừa trong kho.Bởi việc này rất nguy hiểm tới kho hàng. Dễ gây cháy nổ hoặc sự xâm nhập của chuột, côn trùng,... ảnh hưởng không tốt đến kho hàng hóa.
• Kho hàng luôn được dọn dẹp sạch sẽ, gọn gàng 24/24. Để việc lưu giữ hàng hóa luôn đảm bảo vệ sinh cho kho. Nếu thực hiện những hoạt động liên quan đến lửa, nhiệt,... Cần để ý phòng cháy chữa cháy cho kho đầy đủ hoặc các thiết bị hỗ trợ. Và được sự giám sát chặt chẽ của chủ kho.
• Về phần cửa chính của kho cũng phải niêm phong theo quy định. Khi hàng hóa đã được vận chuyển vào kho cần được niêm phong. Dưới sự chứng kiến của chủ kho và các bên liên quan. Bên cạnh đó, cần theo dõi camera để kiểm tra tình trạng hàng hóa thường xuyên.

Việc bảo vệ tốt kho hàng và hàng hóa trong kho là một điều hiển nhiên đối với mỗi kho hàng. Bởi sự an toàn của kho hay kho hàng quyết định công tác làm việc của kho có uy tín hay không? Từ đó, tạo một niềm tin đối với khách hàng khi gửi hàng hóa cho kho hàng. 

Quy định về vấn đề sử dụng kho và bảo quản tài sản

Song song với vấn đề an toàn là vấn đề sử dụng kho, bảo quản tài sản và hệ thống quản lý kho. Bởi tiết kiệm chi phí cho kho cũng là giúp tăng doanh thu cho kho hàng. Cụ thể là:

• Nhân viên cần nâng cao tinh thần trách nhiệm trong khi sử dụng các tài sản chung của kho hàng. Ví dụ như khi sử dụng điện xong cần tắt ngay sau đó. Không nên lãng phí vì nghĩ rằng đó không phải của mình. Nhưng bạn hãy nghĩ rằng việc bạn tiết kiệm đang giúp bảo vệ môi trường. Hoặc làm việc tốt với mọi người đó…”Hãy tắt khi không sử dụng các thiết bị cần thiết nhé!”
• Đối với các phương tiện trong kho: xe nâng, xe kéo, xe đẩy… nên được bảo dưỡng cẩn thận. Tránh việc sử dụng quá lâu gây mòn hoặc hư hỏng bên trong các thiết bị.
• Luôn kiểm tra cẩn thận kho hàng và tài sản trong kho. Để đảm bảo tình trạng hàng hóa, tài sản, kho hàng luôn tốt nhất.

Quy định về giữ vệ sinh kho xưởng

Giữ gìn vệ sinh kho xưởng là việc giúp hàng hóa, kho hàng luôn được sạch sẽ và an toàn. Tất cả chúng ta cần phải có ý thức dọn dẹp sạch sẽ để bảo vệ kho và hàng hóa. Cụ thể được thể hiện qua các quy định sau:

• Nhân viên cần giữ gìn vệ sinh chung theo như cam kết hợp đồng theo quy định kho hàng.
• Tuân thủ quy định 5S của kho xưởng.
• Hàng hóa, thiết bị, phương tiện trong kho cần được sắp xếp ngăn nắp và đúng nơi quy định.
• Nên thiết lập thời gian biểu vệ sinh kho xưởng. Để bảo đảm kho xưởng luôn sạch sẽ và thiết bị được bảo trì đúng cách. Thường thường là 1-2 lần/tuần.

Nội quy dành cho người ngoài công ty

Vậy người bên ngoài công ty thì sẽ có những quy định gì? Liệu có được ra vào tự nhiên như nhân viên hay không? Dưới đây là nội quy dành cho người ngoài của công ty:

• Không được phép tự tiện ra vào trong kho hàng hóa khi chưa có sự cho phép của đội ngũ trông coi.
• Nếu là người đến tham quan, cần tuân theo quy định của nhà kho. Đảm bảo nghe theo những hướng dẫn của chủ kho hay người được ủy thác. Lưu ý không nên tự ý quay phim, chụp ảnh bên trong kho hàng.
• Người tham quan cần nắm rõ các quy định nêu trên. Và chú ý các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho. Không sử dụng lửa, nhiệt,... Không vứt rác bừa bãi trong kho. Luôn giữ trật tự trong quá trình tham quan kho.
• Nếu là khách hàng cùng cần tuân theo quy định của nhà kho trên. Và lưu ý không được tự ý đi lung tung trong nhà kho. Khi chưa được sự đồng ý của người quản lý trong kho.
• Người giao hàng cần có chứng minh nhân dân/căn cước nhân dân hoặc các giấy tờ tùy thân hợp lý. Để có thể được xét duyệt giao hàng vào kho.
• Tất cả hàng hóa, tài sản khi ra khỏi công ty cần được khám xét rõ ràng và có giấy tờ hợp lý.

Đây là những quy định dành riêng cho người ngoài công ty. Nếu bạn đang tìm hiểu hay muốn tham quan kho hàng. Thì nên lưu ý những nội quy mà chúng mình đã giới thiệu ở trên nhé!

Tổng hợp mẫu nội quy kho hàng mới nhất năm 2024

Nội quy kho hàng tại bệnh viện

Ở bệnh viện nơi có nhiều loại hồ sơ, giấy tờ, chứng từ về bệnh nhân, nhân viên,... Vì thế việc ban hành nội quy cho kho hàng của bệnh viện là một việc cần thiết. Để giúp cho công việc luôn được vận hành theo quy trình. Đảm bảo hàng hóa và kho hàng luôn được an toàn.

Nội quy kho hàng tại bệnh viện bao gồm nội quy về kho thuốc, kho vật tư, hóa chất và kho lưu trữ. Để hiểu hơn về từng quy định trong mỗi kho thì xin mời bạn đọc những thông tin ngay sau đây.

Nội quy kho thuốc bệnh viện

Đối với kho thuốc ở bệnh viện việc đề ra nội quy rất quan trọng. Bởi phát hành thuốc phải luôn luôn đúng quy định và liều lượng. Nếu sơ suất trong việc phát thuốc sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường. Vì thế, yêu cầu nhân viên kho thuộc phải nắm rõ nội quy trong kho. Áp dụng nội quy vào thực tiễn một cách thiết thực nhất. Thuốc cần được bảo quản ở nhiệt độ phù hợp và hạn chế ánh nắng mặt trời. Lưu ý rằng để thuốc ở nơi thoáng mát. Nhân viên cần quản lý chặt chẽ số thuốc còn tồn trong kho. Để cần thông báo với bệnh viện nhập thêm đủ để sử dụng trong thời gian hiện tại. Nắm bắt kỹ những quy định về kho thuốc bệnh viện sẽ giúp ích rất nhiều cho các bệnh nhân. 

Nội quy kho vật tư

Các vật tư trong kho bệnh viện cũng cần phải được quan tâm. Vì thế nên việc hình thành nội quy kho vật tư là điều không thể thiếu. Các nhân viên y tế cần phải tuân theo những nội quy này. Giúp bảo quản tốt nhất việc vận hành các trang thiết bị vật tư trong bệnh viện. Để tránh hư hại các trang thiết bị vật tư thì nhân viên ý tế cần bảo quản cẩn thận. Nắm bắt được quy tắc vận hành các thiết bị để có thể sửa chữa được cơ bản các thiết bị. Cũng như phát hiện kịp thời khi xảy ra hư hỏng trong lúc sử dụng.

Nội quy kho hóa chất

Kho hóa chất nếu không nắm bắt được các quy định cơ bản dễ dẫn đến thiệt hại nguy hiểm. Vì thế nội quy kho hóa chất xuất hiện để nhân viên có thể hiểu và bảo vệ được bản thân mình. Để tránh việc cháy nổ hoặc bị thương khi sử dụng hóa chất. Bạn cần lưu ý trong việc sử dụng hóa chất. Và cần tuân theo quy định về hóa chất đã được đề ra trước đó. Bất cứ ai ra vào kho chứa hóa chất cũng cần phải có sự cho phép của đội ngũ quản lý. Đặc biệt, khi ra vào kho hóa chất phải khử khuẩn toàn thân. Bên cạnh đó việc mặc đồ bảo hộ trong suốt quá trình ra vào là yếu tố bắt buộc phải thực hiện nghiêm túc. Tránh xảy ra những trường hợp bất cẩn gây thiệt hại về người và hàng hóa.

Nội quy kho lưu trữ

Khi lưu trữ hàng hóa, sản phẩm trong bệnh viện thì cũng cần tuân thủ những quy định riêng đã được đề ra. Việc tuân theo quy định sẽ giúp dễ dàng hơn cho việc tra cứu, tìm kiếm hồ sơ của bệnh nhân. Vì thế, các quy định được đề ra của kho lưu trữ sẽ thuận lợi hơn đối với nhân viên y tế. Khi kiểm tra kho lưu trữ, nên hạn chế xê dịch vị trí của hàng hóa. Điều này có thể sẽ làm quá trình kiểm tra, rà soát bị sai lệch, ảnh hưởng đến uy tín của dịch vụ. Hàng hóa trong kho cũng phải được phân loại cũng như sắp xếp theo trình tự, theo lô, theo mã hàng để thuận tiện cho việc tìm kiếm và xếp dỡ. 

Bạn có thể tham khảo các mẫu nội quy kho hàng chi tiết, cập nhật mới nhất năm 2024 tại đây

>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê kho hàng tại Hà Nội giá tốt tháng 08/2023 

>> Xem thêm: Cách quản lý kho bằng QR code đơn giản, dễ dàng 

Bài viết về nội quy kho hàng hy vọng sẽ hữu ích với bạn. Mong rằng, bạn luôn tuân thủ và thực hiện đúng theo nội quy kho hàng đã được đề ra nhé!