Lưu kho có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vậy bạn có biết định nghĩa lưu kho là gì? Ưu, nhược điểm và cách tính chi phí lưa kho chưa? Nếu câu trả lời là chưa, đừng lo lắng! Bài viết này của Efex là câu trả lời dành cho bạn.
Lưu kho (Storage) là quá trình đặt hàng hóa vào các kho của doanh nghiệp và lưu giữ chúng trong một khoảng thời gian nhất định trước khi vận chuyển tới khách hàng. Tuy nhiên, khi số lượng hàng hóa của doanh nghiệp vượt quá diện tích kho lưu trữ có sẵn, việc thuê dịch vụ lưu kho trở thành một giải pháp tối ưu.
>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê kho mới nhất
Dịch vụ lưu kho cho phép doanh nghiệp tận dụng dung lượng lưu trữ lớn hơn so với các kho hàng của mình. Điều này giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý số lượng hàng hóa lớn một cách hiệu quả.
Dịch vụ lưu kho cung cấp linh hoạt về thời gian và không gian lưu trữ. Doanh nghiệp có thể tăng giảm lượng hàng hóa lưu trữ tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh và mùa cao điểm. Giúp linh hoạt trong việc vận hành các chiến lược kinh doanh.
Các dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp thường có các biện pháp bảo quản hàng hóa tốt như kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và điều kiện bảo quản khác. Điều này giúp đảm bảo chất lượng và tổn thất hàng hóa được giảm thiểu.
Dịch vụ lưu kho thường cung cấp hệ thống quản lý hàng hóa và theo dõi thông tin chi tiết về số lượng, vị trí và trạng thái của hàng hóa. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, kiểm tra và xử lý hàng hóa một cách hiệu quả.
Đồng thời, khi có sự thay đổi về khối lượng hàng hóa trong kho, không phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp. Thủ tục sử dụng dịch vụ lưu trữ kho cũng rất đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
>> Xem thêm: 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu chi phí
Thuê dịch vụ lưu kho thay vì xây dựng và quản lý kho hàng riêng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vốn, chi phí vận hành và chi phí bảo trì. Đồng thời, doanh nghiệp cũng không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị lưu trữ, giúp giảm rủi ro tài chính.
Chi phí lưu kho đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là tổng hợp các khoản chi liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa chưa được tiêu thụ hoặc xuất bán trên thị trường, mà cần được bảo quản trong kho.
Các khoản chi này lưu kho thường bao gồm 4 loại:
Chi phí vốn là thành phần cấu thành nên chi phí lưu kho lớn nhất mà mà một công ty phải gánh chịu. Chi phí này bao gồm tiền lãi bổ sung và chi phí vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Giá vốn luôn được thể hiện bằng phần trăm tỷ lệ của tổng giá trị hàng tồn kho đang được lưu giữ.
Chi phí vốn là thành phần quan trọng nhất trong chi phí lưu kho mà một công ty phải đối mặt. Nó bao gồm tiền lãi bổ sung và chi phí vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Giá vốn thường được biểu diễn dưới dạng phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho đang được lưu giữ.
Chi phí dịch vụ hàng tồn kho bao gồm các yếu tố như ứng dụng và phần mềm công nghệ thông tin, thuế và bảo hiểm. Trong đó, chi phí bảo hiểm của công ty phụ thuộc vào loại hàng hóa tồn kho và mức độ tồn kho.
Mức độ tồn kho liên quan đến số lượng hàng tồn kho mà công ty có sẵn để đáp ứng các đơn đặt hàng - mức tồn kho cao có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách linh hoạt hơn.
Tuy nhiên, việc có lượng hàng tồn kho cao sẽ tăng chi phí bảo hiểm và thuế, làm tăng tổng chi phí dịch vụ hàng tồn kho. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc và quản lý tồn kho một cách hiệu quả để giảm thiểu chi phí dịch vụ hàng tồn kho.
Cùng với sự tiện lợi, việc lưu kho hàng hóa cũng đi kèm với những rủi ro tiềm ẩn. Chi phí rủi ro hàng tồn kho bao gồm các yếu tố như hao hụt do các tác động từ bên ngoài, nguy cơ trộm cắp, lỗi hành chính như thất lạc hàng hóa, vấn đề vận chuyển hay sự trễ chậm trong cập nhật hệ thống.
Ngoài ra, sự giảm giá trị hàng hóa cũng là một rủi ro khác. Điều này có nghĩa là khi hàng hóa được lưu trữ quá lâu, giá trị của sản phẩm có thể giảm xuống so với giá trị ban đầu. Để giảm thiểu chi phí rủi ro hàng tồn kho, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo vệ và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả.
Trong chi phí hàng tồn kho, một phần quan trọng là chi phí không gian lưu trữ. Đây là những khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho thuê kho bãi, bao gồm cả việc sử dụng các thiết bị như máy điều hòa, hệ thống điều chỉnh nhiệt độ, ánh sáng và các yếu tố tạo môi trường lý tưởng cho hàng hóa.
Cùng với đó, chi phí vận chuyển và một số khoản phí khác liên quan đến hoạt động của nhà kho cũng được tính vào. Trong đó, chi phí không gian lưu trữ bao gồm cả thành phần cố định và biến đổi. Việc thuê kho là một chi phí cố định, trong khi chi phí xử lý vật liệu và hàng hóa thường biến đổi theo nhu cầu và lượng sản phẩm dự trữ.
Quản lý và tối ưu hóa chi phí không gian lưu trữ là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt hiệu suất tài chính tốt hơn.
Phương pháp lưu kho theo pallet (cao bản) là lựa chọn phù hợp cho các loại hàng có kích thước đồng bộ. Khách hàng tự chất hàng lên pallet, đóng gói chắc chắn và chuyển tới kho lưu trữ. Phí lưu kho được tính theo số lượng pallet, đơn giản và dễ tính toán. Hàng hóa được sắp xếp gọn gàng trên pallet, giúp việc vận chuyển và bốc dỡ hàng dễ dàng.
Phương pháp lưu kho theo thể tích (m3) giúp tiết kiệm không gian và chi phí. Hàng hóa được chất lên các ô kệ tiêu chuẩn như 10m3, 15m3, 20m3. Phí lưu trữ được tính dựa trên số mét khối và đơn giá thuê kho của mỗi mét khối. Việc cập nhật không gian phát sinh thường xuyên là cần thiết.
Lưu kho theo mét vuông (m2) là phương pháp phổ biến tại Việt Nam. Khách hàng thuê không gian theo diện tích sàn của kho. Chi phí thuê được tính dựa trên mét vuông và thường cao hơn so với thuê theo mét khối. Ưu điểm là khách hàng có tự do sắp xếp hàng hóa trong không gian đã thuê một cách linh hoạt. Tuy nhiên, cần chú ý không lãng phí không gian.
>> Xem thêm: [Tips] 10 cách sắp xếp kho hàng khoa học, hợp lý
Vậy là bạn đã cùng Efex tìm hiểu lưu kho là gì và các loại chi phí khi lưu kho. Sau đây, chúng mình sẽ hướng dẫn bạn cách giảm chi phí lưu kho hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong năm 2024:
Theo dõi một loạt các chỉ số KPI quản lý kho sẽ giúp bạn đánh giá từng mặt hàng trong kho (SKU), để xác định xem mặt hàng đó có xứng đáng sở hữu một vị trí trong cửa hàng hoặc nhà kho hay không. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thể quyết định lượng hàng hóa thích hợp để lưu kho.
Thường xuyên kiểm tra hiệu suất của tất cả các sản phẩm hàng tháng để xác định xem chúng có đạt doanh số bán hàng như mong đợi hay không. Nếu doanh số bán hàng cao hơn hoặc thấp hơn dự kiến, hãy điều chỉnh phù hợp. Dự báo chính xác giúp giảm lượng hàng tồn kho thừa, giải phóng không gian lưu trữ.
Thay đổi một cách tương đối về không gian lưu trữ trong nhà kho hoặc cửa hàng có thể giúp giảm chi phí lưu trữ. Những thay đổi này bao gồm việc sử dụng thùng chứa để lưu trữ hiệu quả hơn, thêm giá đỡ để tăng dung tích không gian hoặc đặt hàng hóa ở vị trí trung tâm. Ngoài ra, việc thiết kế lại cơ sở sản xuất hoặc nhà kho cũng giúp giảm thiểu số lượng hàng tồn kho bị thất thoát và tiết kiệm vốn.
Kho công cộng là không gian lưu trữ hàng hóa thuộc sở hữu của các dịch vụ logistics bên thứ ba, được cho thuê cho các doanh nghiệp khác để lưu trữ và phân phối hàng hóa. Kho công cộng cung cấp dịch vụ lưu trữ ngắn hạn và dài hạn, với chi phí dựa trên số lượng hàng hóa, thời gian lưu trữ và các dịch vụ bổ sung như đổi nhãn hiệu hoặc định giá lại lô hàng.
Dịch vụ cho thuê kho công cộng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và linh hoạt trong việc quản lý hàng tồn kho. Kho công cộng luôn đảm bảo an ninh và thường có vị trí thuận lợi, gần trung tâm, giúp giảm chi phí vận chuyển và nhân công.
Nếu doanh nghiệp đang cần một không gian bảo quản và lưu trữ hàng hóa khép kín, riêng tư, thì việc sử dụng dịch vụ cho thuê kho bãi tự phục vụ là lựa chọn tối ưu. Trong dịch vụ này, đơn vị cho thuê chỉ đảm nhận việc cung cấp mặt bằng, còn các hoạt động lưu trữ, bảo quản và quản lý được doanh nghiệp tự quyết định.
Dịch vụ cho thuê kho bãi tự phục vụ thường phù hợp với các loại hình kinh doanh mang tính thời vụ.
Dịch vụ kho bảo quản lạnh là loại kho hàng được thiết kế và duy trì với sự giám sát chặt chẽ về điều kiện nhiệt độ. Nó được sử dụng để lưu trữ các loại hàng hóa đòi hỏi điều kiện bảo quản lạnh như hoa, trái cây, thực phẩm đông lạnh và dược phẩm.
Trong dịch vụ kho bảo quản lạnh, môi trường lưu trữ được kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm để đảm bảo sự bảo quản tốt nhất cho hàng hóa. Các hệ thống làm lạnh và quạt thông gió được sử dụng để duy trì nhiệt độ ổn định và sự lưu thông không khí trong kho. Ngoài ra, các biện pháp an ninh và giám sát 24/7 cũng được áp dụng để đảm bảo sự an toàn và chất lượng của hàng hóa trong quá trình lưu trữ.
Các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu đảm nhận nhiệm vụ quan trọng trong việc lưu trữ và quản lý các tài liệu quan trọng như hợp đồng, tài liệu kế toán, tài liệu kỹ thuật và các loại tài liệu khác theo tệp hoặc hộp lưu trữ.
Dịch vụ này cung cấp một loạt các dịch vụ liên quan đến tài liệu, bao gồm thu thập và gửi tài liệu, xử lý các tài liệu bí mật sau thời gian lưu trữ, tư vấn về phương pháp lưu trữ và thời hạn lưu trữ, và nhiều hơn nữa.
Dịch vụ cho thuê kho hàng thương mại điện tử là một giải pháp lưu trữ hàng hóa đáng tin cậy và hiệu quả cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử.
Đơn vị cung cấp dịch vụ này sẽ cung cấp không gian lưu trữ hàng hóa, quản lý kho, và các dịch vụ liên quan như kiểm kê hàng hóa, đóng gói và bao bì, và xử lý đơn hàng. Họ thường áp dụng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp để đảm bảo việc lưu trữ và quản lý hàng hóa được thực hiện một cách hiệu quả và đáng tin cậy.
>> Xem thêm: Layout kho hàng là gì?
>> Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ kho hàng và 3 mẫu sơ đồ kho tối ưu
Như vậy, bạn đã cùng EFEX tìm hiểu về định nghĩa lưu kho là gì, ưu điểm, các loại chi phí và cách tính phổ biến. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp lưu kho hàng hóa cho hoạt động kinh doanh bán hàng online, lựa chọn dịch vụ kho thương mại điện tử EFEX là lựa chọn sáng suốt! Liên hệ ngay hôm nay để được nhận tư vấn và mức ưu đãi chi tiết.
Thông tin liên hệ:
Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
[email protected]
