Quản lý hàng hóa là rất quan trọng đối với bất kỳ công ty nào đang tìm cách cải thiện quy trình bán hàng của mình. Có hệ thống thích hợp tại chỗ cho phép theo dõi sản phẩm tốt hơn, tổ chức hơn, dữ liệu và báo cáo chính xác hơn, đồng thời nâng cao hiệu quả kho hàng, góp phần tăng thu nhập. Bài viết này của Efex sẽ cung cấp 15 cách quản lý hàng hóa hiệu quả, tốt nhất mà bạn nên kiểm tra và áp dụng cho hàng hóa của mình để cải thiện việc quản lý hàng hóa.
Quản lý hàng hóa là quá trình quản lý và điều hành việc nhập, xuất, lưu kho và vận chuyển các loại hàng hóa của doanh nghiệp. Nó bao gồm các hoạt động như đặt hàng, kiểm tra hàng hóa, lưu trữ, quản lý số lượng tồn kho và xử lý các thủ tục pháp lý liên quan đến hàng hóa. Một hệ thống quản lý hàng hóa tốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
>> Xem thêm: OMS là gì? Chức năng và lợi ích của hệ thống quản lý đơn hàng
Các công ty nhỏ đang gặp khó khăn khi xử lý một số lượng lớn dữ liệu một cách hiệu quả. Các phương pháp tốt nhất hiện nay xoay quanh việc thu thập, tổng hợp dữ liệu và thông tin chi tiết từ nguồn dữ liệu của bạn.
>> Xem thêm: 15 cách kiểm soát hàng tồn kho bạn cần biết
Phần mềm quản lý hàng hóa đã thay đổi lĩnh vực này bằng cách cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhanh chóng tạo ra nguồn dữ liệu chuẩn và đem tới sự linh hoạt, chính xác cho hoạt động của doanh nghiệp. Cho dù bạn là một tập đoàn lớn hay một công ty vừa và nhỏ, việc ra quyết định dựa trên dữ liệu có thể giúp bạn đạt được kết quả có lợi cho công ty và cuối cùng là lợi nhuận của bạn.
Để tối ưu hóa doanh thu, trước tiên bạn phải xác định ưu tiên hàng hóa nào. Tất cả các sản phẩm không được tạo ra như nhau. Kỹ thuật ABC phân loại các mặt hàng tùy thuộc vào giá trị của chúng đối với công ty của bạn. Đó là một bước ngoặt của nguyên tắc Pareto: chỉ 20% trong số tất cả các lý do dẫn đến 80% tất cả các kết quả. Khi áp dụng cho quản lý hàng hóa, bạn sẽ nhận được:
Điều chỉnh giá trị phù hợp với mục tiêu của công ty bạn khi chỉ định các mặt hàng cho từng danh mục. Khả năng sinh lời thường là mục tiêu. Tuy nhiên, tăng thị phần thông qua tổng doanh thu cũng có thể là một mục tiêu.
>> Xem thêm: 20 KPI quản lý kho hiệu quả không thể thiếu trong năm 2023
Do không có định mức thống nhất cùng với sự biến động của nhu cầu luôn ở mức cao nhất mọi thời đại, đó là lý do khiến việc lập kế hoạch nhu cầu và quản lý hàng hóa gặp nhiều khó khăn. Các dòng sản phẩm mở rộng, các kênh bán hàng khác nhau, cơ hội khuyến mại, biến động giá và các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như tính thời vụ, khiến việc dự đoán tăng trưởng trong tương lai trở nên khó khăn, đặc biệt khi bạn phụ thuộc vào bảng tính và xem qua lượng lớn dữ liệu trong quá khứ. Tuy nhiên, dự báo nhu cầu tự động hiện có sẵn cho các công ty thuộc mọi quy mô do hệ thống quản lý hàng hóa thông minh.
Tự động hóa quy trình làm việc là quá trình hệ thống hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu quả và giảm sự phụ thuộc của con người. Nó sử dụng công nghệ để quản lý tập trung một mạng lưới phức tạp gồm các yếu tố làm việc được kết nối với nhau trong khi loại bỏ nhu cầu lao động thể chất. Tự động hóa một phần hoặc toàn bộ chuỗi cung ứng mang lại những lợi ích tiềm năng to lớn, bao gồm giải phóng nhân sự của bạn trong khi nâng cao năng suất và độ chính xác. Thật vậy, theo một phân tích của McKinsey, tự động hóa có thể thúc đẩy sản lượng kinh tế toàn cầu tăng 0,8% đến 1,4% GDP toàn cầu mỗi năm. Tự động hóa quy trình làm việc có thể đạt được đối với mọi công ty với hệ thống thích hợp:
>> Xem thêm: Phương pháp phân Tích ABC trong quản lý hàng hóa kho
Một trong những thực tiễn tốt nhất để quản lý hàng hóa mà bạn không nên bỏ qua là theo dõi theo đợt và ngày hết hạn, cho phép bạn biết từng “bộ sưu tập” hàng hóa đến từ đâu, đi đâu, còn lại bao nhiêu và khi nào sẽ hết hiệu lực. Nó rất quan trọng vì nhiều lý do:
FIFO, được gọi là nhập trước, xuất trước, là một nguyên tắc kế toán nêu rõ các đối tượng đầu tiên trong kho của bạn cũng là đối tượng rời đi đầu tiên. Bạn cũng có thể hiểu rằng hàng cũ đi trước. LIFO là last-in, first-out, là nghịch đảo của FIFO, có nghĩa là các mục nhập mới nhất được ưu tiên. Nếu bạn cung cấp hàng hóa dễ hư hỏng, bạn nên sử dụng FIFO. Nếu không, bạn sẽ có hàng hóa bị hủy hoại, mà bạn sẽ phải xóa sổ như một khoản lỗ. LIFO thường được sử dụng cho các mặt hàng khó hư hỏng vì nó loại bỏ nhu cầu cải tổ lại kho hàng hoặc luân chuyển hàng loạt. Ngoại lệ duy nhất là nếu bạn cung cấp cả các mặt hàng có tính thời vụ cao và các mặt hàng thiết yếu không theo mùa, thì bạn sẽ yêu cầu một chiến lược kết hợp.
Một trong hai chiến lược an toàn trong các phương pháp hay nhất để hệ thống quản lý đơn hàng nhằm tránh tình trạng hết hàng là giữ cho đường ống của bạn hoạt động trơn tru. Kiểm kê đường ống hiển thị các sản phẩm đã được đặt hàng nhưng vẫn chưa đến điểm đến cuối cùng. Ví dụ: nếu người bán buôn mua hàng hóa từ một nhà sản xuất nước ngoài, thì hàng hóa đó được coi là đường ống, tức là nằm trong chuỗi cung ứng của công ty trong quá trình vận chuyển và nhận hàng. Quy trình hàng hóa tối ưu có thể được ước tính bằng cách nhân thời gian dẫn đầu với tỷ lệ nhu cầu. Thời gian thực hiện được hiểu là khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng, còn tỷ lệ cầu là số lượng đơn vị hàng bán được giữa các lần đặt hàng.
>> Xem thêm: Cách tính hệ số vòng quay hàng tồn kho: Công thức và ví dụ năm 2023
Tách hàng hóa, còn được gọi là kho dự trữ tách rời, đề cập đến các sản phẩm được giữ lại trong quá trình sản xuất ngừng trệ hoặc trục trặc. Hàng hóa này đôi khi được gọi là kho an toàn. Hàng hóa được tách rời hoạt động như một mạng lưới an toàn, giảm nguy cơ ngừng sản xuất hoàn toàn nếu một hoặc nhiều thành phần không có sẵn và thực hiện đơn hàng nếu xảy ra tình trạng hết hàng. Điều cần thiết là phải xem xét đường ống và hàng hóa tách rời cùng nhau để hỗ trợ bạn đạt được tỷ lệ chính xác giữa rủi ro và chi phí. Duy trì sự cân bằng đó cho phép quản lý hàng hóa hiệu quả và tăng trưởng trong dài hạn.
Bộ phận kiểm kê, thường được gọi là "gói sản phẩm", là hoạt động nhóm, đóng gói và bán các sản phẩm riêng biệt như một đơn vị duy nhất. Khi một sản phẩm đi kèm hoặc theo bộ được mua, hệ thống kiểm kê phải liên kết ngay từng mặt hàng với đợt giảm giá và chi phí order fulfillment.
Gói có thể hỗ trợ cả các công ty B2B và B2C theo những cách sau:
Quy trình chọn và đóng gói là một tập hợp các quy trình và công cụ mà nhân viên của bạn sử dụng để hoàn thành các đơn đặt hàng của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Quy trình chọn và đóng gói được phân loại thành các loại sau có chứa các đơn đặt hàng rời rạc, phân loại theo lô, chọn sóng và chọn vùng. Có năm cách tiếp cận để nâng cao quy trình chọn và đóng gói để quản lý hàng hóa tốt hơn:
KPI cho hàng hóa đánh giá hiệu suất của bạn trong một lĩnh vực nhất định trong một khoảng thời gian nhất định hướng tới một mục tiêu cụ thể. Chúng hỗ trợ tránh phỏng đoán bằng cách đặt ra các mục tiêu cụ thể cho từng tuần, quý hoặc năm. Bạn sẽ có dữ liệu cần thiết để đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược thông minh với họ. Có sáu KPI hàng hóa cần chú ý:
Công thức điểm sắp xếp lại cho biết khi nào bạn nên đặt hàng thêm kho, có nghĩa là khi bạn đã đạt đến mức thấp nhất của hàng hóa, bạn có thể hỗ trợ trước khi cần thêm. Bạn có thể tránh trở thành nạn nhân của sự thăng trầm của thị trường bằng cách sử dụng một công thức toán học đã được thử nghiệm và đúng để giúp bạn luôn mua được số lượng cổ phiếu thích hợp hàng tháng. Nó được biết đến như một công thức sắp xếp lại điểm. [caption id="" align="alignnone" width="1000"]
Hàng hóa an toàn là một lượng hàng hóa dư thừa khiêm tốn mà bạn duy trì để bảo vệ khỏi những biến động của nhu cầu thị trường và thời gian dẫn. Nếu bạn không nắm giữ hàng hóa an toàn, bạn có thể gặp phải các vấn đề như mất doanh thu, mất khách hàng và mất thị phần. Dự trữ an toàn là cách quản lý hàng hóa trong kho tuyệt vời vì nó cung cấp tất cả các lợi ích sau: bảo vệ chống lại sự gia tăng nhu cầu không lường trước được, ngăn chặn hàng hóa, hoàn trả cho những dự đoán thị trường không chính xác và dự trữ trong thời gian dài hơn trong các giai đoạn dẫn đầu.
Tỷ lệ luân chuyển hàng hóa đo lường tần suất hàng hóa của bạn được bán hoặc sử dụng trong một thời gian cụ thể, thường là một năm. Việc tính toán tỷ lệ luân chuyển hàng hóa của bạn có thể hiểu rõ hơn nhu cầu thị trường đối với các mặt hàng của bạn, số lượng hàng đã hết hạn sử dụng mà bạn có thể đang giữ và những biện pháp bạn cần để bán hoặc dự trữ thêm hàng hóa dựa trên tỷ lệ luân chuyển của bạn.
Bạn có thể tham khảo bốn cách sau để tăng tỷ lệ luân chuyển hàng hóa của mình, bao gồm thử thách giá cả, xử lý hàng hóa quá cũ, ước tính nhu cầu của khách hàng và phân phối hàng hóa đến các kho khác nhau.
Hợp lý hóa việc kiểm kê hàng hóa của bạn là một trong những phương pháp tuyệt vời để quản lý hàng hóa trong kho cho doanh nghiệp của bạn. Quy trình của nó sẽ hỗ trợ bạn trong việc giảm thiểu khả năng nhóm của bạn mắc phải những sai lầm tốn kém. Một quy trình kiểm kê có cấu trúc tốt sẽ bao gồm tất cả các quy trình cần thiết để giữ cho nhân viên của bạn có động lực và sự tập trung trong khi phát hiện ra những điểm kỳ quặc và sai lầm. Đây là một vài manh mối giúp bạn sắp xếp hợp lý lượng hàng dự trữ của mình:
Hầu hết vốn lưu động của các công ty đầu tư vào hàng hóa chiếm khoảng 20% - 40%. Nếu bạn đang ở gần mốc 40%, đã đến lúc phát triển chiến lược giảm hàng hóa. Mục đích là để khám phá điểm hấp dẫn hàng hóa của bạn, nơi bạn có mức hóa tối thiểu sẵn có trong khi không bị cung cấp quá nhiều để nâng cao khả năng phát triển và lợi nhuận của doanh nghiệp bạn. Có ba kỹ thuật để giảm hàng tổn kho có thể hữu ích cho bạn:
>> Xem thêm: Cho thuê kho bãi, kho hàng: Chi phí rẻ, địa điểm tốt
>> Xem thêm: Cho thuê kho hàng tại Hà Nội giá tốt, chất lượng!
Vậy là bạn đã đi hết 15 cách quản lý hàng hóa hiệu quả nhất năm 2023. Còn 1 "phương pháp" bí mật mà mình chưa giới thiệu cho bạn: Sử dụng dịch vụ kho vận hậu cần của Efex. Hãy liên hệ với chung tôi để được tư vấn sớm nhất các dịch vụ của Efex. Thông tin liên hệ:
Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
[email protected]
