Trong thời đại thương mại điện tử bùng nổ mạnh mẽ, việc quản lý và hoàn thiện đơn hàng trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành công của nhiều doanh nghiệp. Vậy Fulfillment chính là giải pháp cho vấn đề kho vận, tiết kiệm chi phí và giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Vậy dịch vụ Fulfillment là gì và quy trình ra sao? Bài viết này, EFEX sẽ giải thích chi tiết khái niệm fulfillment và các chủ đề liên quan bao gồm:
Fulfillment là quá trình hoàn tất đơn hàng, bắt đầu từ bước hàng hóa được nhập vào kho cho đến lúc người mua hàng nhận sản phẩm, bao gồm mọi công đoạn từ quá trình lấy hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng, đóng gói và vận chuyển đến tay khách hàng.
Các nhà kinh doanh có thể hiểu dịch vụ fulfillment thay người bán hàng làm tất cả công việc liên quan đến quản lý tồn kho, đơn hàng và vận chuyển. Ngoài cái tên fulfillment còn được biết đến với nhiều khái niệm như “dịch vụ hoàn thiện đơn hàng”, “dịch vụ hoàn tất đơn hàng”, “dịch vụ kho vận”, “dịch vụ hậu cần kho vận”, “trung tâm phân phối sản phẩm”.
Khái niệm Fulfillment thực sử bùng nổ vào đầu thế kỷ 21 với cuộc cách mạng thương mại điện tử do Amazon dẫn đầu. Bằng hệ thống kho Fulfillment by Amazon xử lý hàng trung bình 35 đơn hàng mỗi giây đã thúc đẩy quá trình tự động hóa trong các trung tâm xử lý đơn hàng. Các robot, hệ thống băng chuyền thông minh và phần mềm quản lý đơn hàng tiên tiến xuất hiện đã nâng cao đáng kể tốc độ và độ chính xác trong việc xử lý đơn hàng.
Kho hàng truyền thống thường phục vụ theo mô hình B2B, cung cấp hàng hóa cho các đối tác kinh doanh khác như nhà phân phối, bán buôn hay bán lẻ. Trong khi đó, kho fulfillment TMĐT lại hoạt động theo mô hình B2C, đóng vai trò cuối cùng trong chuỗi cung ứng để giao trực tiếp sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối.
Điểm khác biệt cơ bản là Kho hàng chủ yếu cung ứng hàng hóa cho các đối tác kinh doanh như nhà phân phối, bán buôn hoặc bán lẻ. Trong khi đó, kho fulfillment đóng vai trò là điểm cuối cùng trong chuỗi cung ứng, đảm nhiệm việc giao hàng đến tận tay người tiêu dùng.
Mục tiêu chính của kho fulfillment là tăng tốc vòng quay luân chuyển hàng tồn kho. Điều này đòi hỏi việc xử lý đơn hàng và vận chuyển phải diễn ra nhanh chóng để tối ưu hóa chi phí lưu kho. Mặc dù diện tích thường nhỏ hơn kho phân phối, nhưng kho fulfillment cần trang bị hệ thống quản lý tinh vi và chi tiết hơn để vận hành hiệu quả.
Các nhà cung cấp/bán lẻ thường chủ động dự trữ lượng hàng tồn kho lớn tại kho fulfillment, nhằm đảm bảo luôn có đủ hàng để giao cho khách trong các đợt khuyến mãi lớn. Tình trạng hết hàng giữa chừng khi đang diễn ra chương trình "Flash Sale" sẽ khiến khách hàng không hài lòng, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Không giống như kho phân phối thông thường chỉ quản lý số lượng ít loại mã hàng hóa (SKU), kho fulfillment phải quản lý danh mục sản phẩm đa dạng với số lượng SKU phức tạp hơn nhiều. Điều này dẫn đến dòng chảy luân chuyển hàng hóa tại kho fulfillment liên tục, đòi hỏi nhiều hoạt động xử lý phức tạp.
Trong khi đó, kho hàng lưu trữ truyền thống chủ yếu tập trung vào việc duy trì hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu và phân phối các lô hàng lớn theo mô hình B2B giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng.
Như EFEX đã giải thích định nghĩa phía trên, Fulfillment là dịch vụ hoàn tất đơn hàng từ lúc khách hàng đặt mua đến khi sản phẩm được giao đến tay khách hàng.
Do có những đặc điểm trên, dịch vụ fulfillment hiện nay đang được các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử sử dụng phổ biến.
Cụ thể, những nhà bán hàng online trên các sàn thương mại điện tử trong và ngoài nước như Shopee, Tiki, Lazada, Amazon, Shopify, Etsy,.. có thể sử dụng dịch vụ này để quản lý kho hàng và hoàn thành đơn hàng một cách đơn giản, hiệu quả.
Bên cạnh đó, dịch vụ fulfillment không chỉ phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, mà còn là giải pháp tuyệt vời cho các cửa hàng kinh doanh online vừa và nhỏ. Bất kỳ ai cần tối ưu hóa quy trình vận hành và quản lý đơn hàng đều có thể tận dụng lợi ích từ dịch vụ này. Tùy thuộc vào loại hình, phạm vị kinh doanh và nguồn lực, người bán hàng có thể lựa chọn hình thức fulfillment phù hợp.
Một số lĩnh vực phù hợp cho giải pháp fulfillment:
EFEX đã giải đáp cho bạn biết fulfillment là gì. Dưới đây sẽ là 4 loại hình dịch vụ Fulfillment phổ biến nhất hiện nay bạn không thể bỏ qua khi kinh doanh TMĐT năm 2024:
In-house fulfillment hay còn gọi là self - fulfillment là mô hình doanh nghiệp sử dụng nhân viên nội bộ để quản lý toàn bộ quy trình fulfillment. Điều này bao gồm việc lưu trữ, xử lý đơn hàng, đóng gói và vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng.
Bạn có thể dễ dàng nhận ra 2 nhóm công ty áp dụng loại hình Fulfillment này:
In-house fulfillment mang lại lợi thế về kiểm soát chất lượng và tối ưu hóa quy trình nội bộ, nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư mạnh vào cơ sở hạ tầng và nhân lực.
Dropship là một hình thức mà các doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến không cần phải sở hữu hàng hóa. Thay vào đó, họ tập trung vào hoạt động kinh doanh cửa hàng, marketing, và liên hệ với nhà cung cấp để thực hiện quy trình fulfillment khi phát sinh đơn hàng.
Đây là phương thức bán hàng trực tuyến "bỏ qua khâu vận chuyển", rất phù hợp cho những doanh nghiệp đang kinh doanh đa dạng mặt hàng nhưng không muốn tốn kém quá nhiều chi phí. Dropshipping còn được biết đến là mô hình kinh doanh đơn giản, dễ tiếp cận, đặc biệt dành cho những ai mới khởi nghiệp hoặc các nhà bán hàng thương mại điện tử.
Ưu điểm của Dropship Fulfillment là doanh nghiệp không cần phải quản lý hàng tồn kho và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến tồn kho và vận hành kho bãi. Tuy nhiên, rủi ro chính của mô hình này đến từ chất lượng nhà cung cấp. Nếu không lựa chọn kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể mất khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín.
Outsourced Fulfillment là một mô hình phổ biến hiện nay, đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp không đủ nguồn lực để tự thực hiện quy trình quản lý và vận chuyển hàng hóa. Việc sở hữu một hệ thống fulfillment tiêu chuẩn là vô cùng khó khăn và tốt kém. Vì vậy, các doanh nghiệp sẽ thuê ngoài (outsourced) một phần hoặc toàn bộ dịch vụ từ một bên thứ 3 có chuyên môn. Bằng cách này, công ty sẽ tiết kiệm được các nguồn chi phí kho, nhân công và mở rộng hoạt động kinh doanh.
Bên cung cấp dịch vụ fulfillment sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình từ nhận hàng, lưu kho, dán nhãn, đóng gói, vận chuyển, và thu hộ tiền. Ngay cả khi có vấn đề phát sinh, các công ty này vẫn đảm bảo tất cả các hoạt động liên quan đến hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Lợi ích lớn nhất của Outsourced Fulfillment là tiết kiệm chi phí và nhân lực cho doanh nghiệp, đồng thời mở rộng hoạt động kinh doanh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Hybrid Fulfillment là mô hình kết hợp giữa tự thực hiện hoàn tất đơn hàng Fulfillment và thuê nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài (3PL - Third Party Logistics Fulfillment). Ví dụ, Công ty A kinh doanh các sản phẩm thời trang như quần áo, túi xách, giày dép. Công ty có một kho hàng tại Hà Nội để lưu trữ hàng hóa.
Đối với các đơn hàng ở khu vực phía Bắc, công ty tự vận chuyển hàng từ kho Hà Nội đi giao cho khách (In-house Fulfillment)
Đối với các đơn hàng ở khu vực phía Nam, công ty ký hợp đồng với một đơn vị logistic để vận chuyển hàng từ kho Hà Nội vào TP.HCM rồi giao hàng cho khách. Đây là 3PL fulfillment.
Công ty vẫn tự thực hiện việc nhập hàng, kiểm hàng, lưu kho và đóng gói đơn hàng tại kho Hà Nội.
Ưu điểm của Hybrid Fulfillment là tận dụng được năng lực và ưu thế của cả In-house Fulfillment và 3PL Fulfillment, giúp tối ưu hóa chi phí, nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Việc sử dụng dịch vụ fulfillment giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí đầu tư vào cơ sở vật chất, nhân sự và quản lý kho bãi. Thay vào đó, ngân sách có thể được phân bổ hiệu quả hơn cho các hoạt động marketing và phát triển sản phẩm.
Nghiên cứu từ NewVoiceMedia cung cấp một cái nhìn thuyết phục về những hậu quả của dịch vụ khách hàng kém tại Mỹ. Kết quả cho thấy, các doanh nghiệp tại Mỹ mất khoảng 62 tỷ đô la mỗi năm do những trải nghiệm khách hàng xấu.
Dịch vụ fulfillment chuyên nghiệp thường đi kèm với hỗ trợ khách hàng 24/7, đảm bảo quá trình giao hàng nhanh chóng, chính xác giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng. Kết quả là sự hài lòng cao hơn của khách hàng và uy tín doanh nghiệp được nâng cao.
Theo báo cáo của emarketer, tính đến năm 2024, số lượng người mua sắm trực tuyến là 2.71 tỷ. Với dân số toàn cầu khoảng 7.7 tỷ người, điều này tương đương với gần 25% dân số thế giới đang mua sắm trực tuyến!
Với sự hỗ trợ từ dịch vụ fulfillment, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động, không chỉ trong nước mà còn vươn ra thị trường quốc tế. Từ đó mở ra cơ hội tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn và gia tăng doanh thu.
Khi quy trình fulfillment đã được quản lý bởi bên thứ ba, doanh nghiệp có nhiều thời gian và nguồn lực hơn để tập trung vào phát triển sản phẩm và chiến lược marketing. Sử dụng dịch vụ fulfillment không chỉ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm mà còn tăng cường uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường.
Quy trình fulfillment là gì và diễn ra như thế nào luôn là câu hỏi EFEX nhận được từ các doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử vừa và nhỏ. Để hiểu rõ hơn vấn đề này, EFEX đã tổng hợp và rút gọn quy trình dịch vụ order fulfillment thành 5 bước chính:
Quá trình vận hành kho fulfillment bắt đầu với việc nhập và kiểm tra tình trạng hàng hóa. Nhân viên sẽ kiểm tra chi tiết các thông tin như tên hàng hóa, số lượng, kích thước và tình trạng (tốt/xấu) để đảm bảo mọi thứ đều đúng chuẩn.
Lưu trữ hàng hóa tại kho fulfillment là một bước quan trọng trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Giải pháp fulfillment chuyên nghiệp của EFEX sẽ tự động đề xuất vị trí lưu trữ tối ưu cho hàng TMĐT. Hệ thống WMS của EFEX theo dõi chính xác vị trí từng sản phẩm theo thời gian thực, giúp việc tìm kiếm và truy xuất hàng hóa nhanh chóng khi có đơn hàng và tối ưu hóa không gian kho, tận dụng CBM để chứa được nhiều hàng hoá nhất.
Khi nhận được đơn hàng, kho fulfillment sẽ cập nhật thông tin khách hàng, sản phẩm và ngày giao. Khi khách hàng sử dụng hệ thống fulfillment của EFEX để cung cấp vị trí chính xác của sản phẩm, tăng tốc độ tìm kiếm và giảm sai sót. Quy trình này chuẩn bị cho giai đoạn đóng gói tiếp theo, đảm bảo hiệu quả và chính xác.
Sau khi đóng gói và kiểm tra, hàng hóa sẽ được chuyển đến bộ phận vận chuyển để giao cho khách hàng. Đơn vị fulfillment sẽ cập nhật liên tục tình trạng hàng hóa từ quá trình đóng gói đến khi vận chuyển, đảm bảo trải nghiệm mua sắm tốt cho khách hàng.
Mua sắm trực tuyến thường phát sinh các vấn đề đổi trả hàng. Một quy trình vận hành kho fulfillment hoàn chỉnh sẽ bao gồm bước xử lý đổi trả và hoàn tiền, sẽ đảm bảo quyền lợi của người mua và người bán.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ fulfillment trong nước và quốc tế hoàn hảo cho hoạt động thương mại điện tử, hãy đến ngay EFEX để trải nghiệm những giải pháp tuyệt vời giúp phát triển doanh nghiệp, gia tăng doanh thu bán hàng.
Các ưu điểm nổi bật của dịch vụ lưu kho Fulfillment EFEX:
Dịch vụ Order fulfillment là quá trình hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng, từ lúc đặt hàng cho đến khi sản phẩm được giao đến tay khách hàng. Quá trình này bao gồm việc xác nhận đơn hàng, lập kế hoạch và quản lý kho, đóng gói và vận chuyển sản phẩm đến địa chỉ của khách hàng.
Mục đích của order fulfillment là đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm đúng số lượng, chất lượng và đúng thời gian đã cam kết. Dịch vụ Order Fulfillment hỗ trợ các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải phảp xử lý việc vận chuyển giúp các đơn vị tiết kiệm được một khoản chi phí.
E-fulfillment là gì? Là thuật ngữ kết hợp giữa "thương mại điện tử" và "hoàn thiện đơn hàng". Trong đó, E-fulfillment đề cập đến quá trình đáp ứng đơn hàng và cung ứng hàng hóa cho khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh trực tuyến. Đây là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng và góp phần quan trọng vào trải nghiệm mua sắm online của khách hàng.
Khi khách hàng đặt hàng trực tuyến, e-fulfillment đảm bảo rằng quá trình xử lý, hoàn tất đơn hàng diễn ra một cách mượt mà và hiệu quả. Bắt đầu từ việc xác nhận đơn hàng cho đến việc đóng gói và giao hàng, mọi khâu hậu cần được điều phối để đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm đúng số lượng, chất lượng và đúng thời gian cam kết.
Trên đây là toàn bộ thông tin về fulfillment là gì. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp Order Fulfillment toàn diện tại Việt Nam và quốc tế, hãy liên hệ với EFEX để nhận được sự tư vấn tận tình từ đội ngũ chuyên gia Fulfillment của EFEX:
Tầng 5, The Nine Tower, số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
[email protected]
