Xem thêm nội dung
Sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử đặt ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp trong việc quản lý kho vận và hoàn tất đơn hàng. Để giải quyết bài toán này và nâng cao trải nghiệm khách hàng, Fulfillment đã trở thành một giải pháp logistics thiết yếu.
Bài viết hôm nay của EFEX sẽ làm rõ Fulfillment là gì, đối tượng nào nên sử dụng, các hình thức phổ biến, quy trình hoạt động và những lợi ích thiết thực mà dịch vụ này mang lại, giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò quan trọng của dịch vụ Fulfillment trong chuỗi cung ứng toàn cầu hiện đại.
Fulfillment là quy trình xử lý đơn hàng trọn gói, từ khi hàng hóa nhập kho đến khi giao tận tay khách hàng. Dịch vụ này bao gồm toàn bộ các công đoạn: tiếp nhận và lưu trữ hàng hóa, xử lý đơn hàng, chọn hàng, đóng gói và vận chuyển. Nói cách khác, Fulfillment giúp người bán hàng tự động hóa toàn bộ quy trình hậu cần, từ quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng đến vận chuyển, cho phép họ tập trung vào các hoạt động cốt lõi khác như marketing và phát triển sản phẩm.
Ngoài cái tên "Fulfillment", bạn có thể bắt gặp các thuật ngữ được sử dụng tương tự như "dịch vụ hoàn tất đơn hàng", "trung tâm phân phối sản phẩm", hay "dịch vụ hậu cần kho vận".
Kho hàng truyền thống thường phục vụ theo mô hình B2B, cung cấp hàng hóa cho các đối tác kinh doanh khác như nhà phân phối, bán buôn hay bán lẻ. Trong khi đó, kho fulfillment TMĐT lại hoạt động theo mô hình B2C, đóng vai trò cuối cùng trong chuỗi cung ứng để giao trực tiếp sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối.
Điểm khác biệt cơ bản là Kho hàng chủ yếu cung ứng hàng hóa cho các đối tác kinh doanh như nhà phân phối, bán buôn hoặc bán lẻ. Trong khi đó, kho fulfillment đóng vai trò là điểm cuối cùng trong chuỗi cung ứng, đảm nhiệm việc giao hàng đến tận tay người tiêu dùng.
Mục tiêu chính của kho fulfillment là tăng tốc vòng quay luân chuyển hàng tồn kho. Điều này đòi hỏi việc xử lý đơn hàng và vận chuyển phải diễn ra nhanh chóng để tối ưu hóa chi phí lưu kho. Mặc dù diện tích thường nhỏ hơn kho phân phối, nhưng kho fulfillment cần trang bị hệ thống quản lý tinh vi và chi tiết hơn để vận hành hiệu quả.
Các nhà cung cấp/bán lẻ thường chủ động dự trữ lượng hàng tồn kho lớn tại kho fulfillment, nhằm đảm bảo luôn có đủ hàng để giao cho khách trong các đợt khuyến mãi lớn. Tình trạng hết hàng giữa chừng khi đang diễn ra chương trình "Flash Sale" sẽ khiến khách hàng không hài lòng, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Không giống như kho phân phối thông thường chỉ quản lý số lượng ít loại mã hàng hóa (SKU), kho fulfillment phải quản lý danh mục sản phẩm đa dạng với số lượng SKU phức tạp hơn nhiều. Điều này dẫn đến dòng chảy luân chuyển hàng hóa tại kho fulfillment liên tục, đòi hỏi nhiều hoạt động xử lý phức tạp.
Trong khi đó, kho hàng lưu trữ truyền thống chủ yếu tập trung vào việc duy trì hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu và phân phối các lô hàng lớn theo mô hình B2B giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng.
Vậy là bạn đã hiểu fulfillment là gì. Thế nhưng bạn có biết fulfillment phù hợp với doanh nghiệp nào không?
Dịch vụ Fulfillment mang lại lợi ích cho hầu hết các ngành nghề cần vận chuyển hàng hoá, đóng gói hàng hoá, dán nhãn hàng hoá, làm hoá đơn hàng hoá, nhưng đặc biệt quan trọng đối với lĩnh vực thương mại điện tử.
Cụ thể, các đối tượng phù hợp sau đây thường xuyên tìm đến giải pháp Fulfillment:
Tùy theo quy mô, nguồn nhân lực của doanh nghiệp và chiến lược, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức Fulfillment khác nhau. Dưới đây là 4 loại hình fulfillment phổ biến nhất
Self-fulfillment nơi doanh nghiệp tự đầu tư kho bãi riêng, nhân sự và công nghệ để quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng, và hoàn tất đơn hàng.
In-house Fulfillment thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn có ngân sách dồi dào hoặc các doanh nghiệp nhỏ/mới hoạt động kinh doanh với lượng đơn hàng ít.
Ưu điểm lớn nhất là khả năng kiểm soát hoàn toàn quy trình, điều chỉnh dịch vụ và linh hoạt phản hồi nhanh, đặc biệt với sản phẩm đặc thù/bảo quản đặc biệt. Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu và vận hành cao, cùng với sự phức tạp khi quy mô tăng trưởng là những nhược điểm đáng kể.
Với Dropship, đơn vị kinh doanh không sở hữu hàng hóa. Khi có đơn, thông tin sẽ được chuyển đến nhà cung cấp, và nhà cung cấp sẽ đóng gói, vận chuyển đến bên nhận hàng trực tiếp. Hình thức này lý tưởng cho người mới kinh doanh, doanh nghiệp kinh doanh đa dạng mặt hàng với số vốn ít, hoặc không muốn trực tiếp tham gia quản lý/vận chuyển.
Các sàn TMĐT như Amazon, Shopee, Shopify, AliExpress rất phổ biến với mô hình MMO (make money online) này. Ưu điểm là không cần chi phí kho bãi, giảm rủi ro tồn kho. Nhược điểm chính là rủi ro về uy tín nhà cung cấp, hàng hóa, khó kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ, lợi nhuận có thể thấp hơn.
Đây là hình thức doanh nghiệp thuê một bên thứ 3 là công ty chuyên về Fulfillment để thực hiện toàn bộ hoặc một phần quy trình (nhận hàng, lưu kho, dán nhãn, đóng gói, vận chuyển, thu hộ tiền). Trách nhiệm về các hoạt động liên quan đến hàng hóa sẽ do công ty cung cấp dịch vụ chịu.
Outsourced Fulfillment đặc biệt phù hợp doanh nghiệp không đủ nguồn lực, cần hỗ trợ, hoặc muốn tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Lợi ích chính là tiết kiệm chi phí đầu tư/vận hành, dễ dàng mở rộng quy mô, tận dụng hệ thống quản lý/công nghệ hiện đại và đội ngũ chuyên nghiệp của bên thứ ba. Rủi ro về hàng hóa thường do công ty cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, sẽ có sự phụ thuộc nhất định vào đối tác Fulfillment.
Hybrid Fulfillment là sự kết hợp giữa in-house Fulfillment và third-party Fulfillment, mang lại sự linh hoạt trong quản lý các kênh bán hàng. Doanh nghiệp có thể tự quản lý đơn hàng ở khu vực gần trụ sở/nhu cầu đặc biệt và giao bên thứ ba xử lý đơn hàng thông thường/lớn.
Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có nhiều kênh bán hàng, hoạt động trên phạm vi địa lý rộng, hoặc cần sự linh hoạt cao, đặc biệt khi xử lý đơn hàng lớn hoặc trong dịp săn sale. Ưu điểm là linh hoạt xử lý đơn hàng, tận dụng điểm mạnh của hai mô hình, giảm thiểu rủi ro, kiểm soát một phần.
Việc áp dụng dịch vụ Fulfillment mang đến nhiều lợi ích quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ.
Doanh nghiệp không cần bỏ ra khoản đầu tư cơ sở vật chất, nhân lực, quản lý hoạt động liên quan đến hàng hóa lớn. Chi phí Fulfillment thường linh hoạt theo mức độ sử dụng, giúp tối ưu ngân sách. Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành cho phép doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính, thay vì đầu tư vào kho chứa/đội ngũ xử lý đơn hàng riêng.
Quy trình hậu cần phức tạp và tốn nhiều công sức sẽ được chuyển giao cho các đơn vị Fulfillment chuyên nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp nhẹ gánh hơn, có thể dồn toàn lực cho việc phát triển sản phẩm, chiến lược marketing và bán hàng.
Thời gian vận chuyển được rút ngắn đáng kể nhờ các công ty Fulfillment sở hữu quy trình tối ưu, hệ thống kho/trung tâm Fulfillment ở nhiều quốc gia (nếu có) và mối quan hệ tốt với các đối tác vận chuyển uy tín. Nhờ vậy, hàng hóa đến tay khách hàng nhanh hơn.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng là yếu tố quyết định sự thành công. Fulfillment chuyên nghiệp đảm bảo đơn hàng xử lý nhanh chóng, đúng tiến độ, giao đến tay khách hàng kịp thời. Nhiều công ty Fulfillment còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 (email, chatbox, ticket issue), giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề với hàng hóa. Giúp tăng sự hài lòng với dịch vụ, tăng tỷ lệ quay lại/đánh giá 5 sao.
Quản lý kho hàng linh hoạt là một lợi thế lớn. Đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment thường sử dụng hệ thống quản lý kho hàng hiện đại (WMS), giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho bằng các công cụ theo dõi, nắm bắt tình trạng hàng hóa, và lên kế hoạch nhập hàng/xả hàng hợp lý.
Với một hệ thống hậu cần chuyên nghiệp và linh hoạt từ dịch vụ Fulfillment, doanh nghiệp có thể tự tin mở rộng quy mô kinh doanh mà không gặp phải vấn đề vận hành khi nhu cầu tăng cao. Dù là thâm nhập vào các thị trường mới trong nước hay quốc tế, bên cung cấp Fulfillment đảm nhận công việc hậu cần (quản lý kho, xử lý đơn hàng, giao hàng). Điều này tạo sự hài lòng cho khách hàng và hỗ trợ mở rộng ra thị trường trong nước lẫn thị trường nước ngoài.
Một quy trình Fulfillment chuyên nghiệp thường bao gồm 5 bước cơ bản sau, đảm bảo việc xử lý/vận chuyển hàng hóa chính xác và kịp thời:
Đơn vị Fulfillment sẽ tiếp nhận sản phẩm từ doanh nghiệp. Hàng có thể được người bán chuyển đến kho, hoặc nhân viên công ty Fulfillment sẽ đến tận nơi để lấy hàng, sau đó lưu kho. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra tình trạng/chất lượng sơ bộ.
Sau khi tiếp nhận, hàng hóa được sắp xếp cẩn thận trong kho, mỗi sản phẩm được gán mã và vị trí cụ thể. Quản lý hàng hóa trong kho bao gồm việc kiểm kê, theo dõi số lượng xuất nhập liên tục bằng hệ thống quản lý tồn kho.
Khi có đơn đặt hàng mới, hệ thống sẽ xác nhận đơn hàng. Trung tâm xử lý đơn hàng Fulfillment sẽ tiến hành lấy hàng (picking), kiểm đếm, kiểm tra chất lượng và độ nguyên vẹn, sau đó đóng gói cẩn thận bằng vật liệu phù hợp và dán tem. Quy trình này được kiểm soát bằng hệ thống quản lý riêng, giúp hạn chế sai sót và đảm bảo đúng tiến độ.
Hàng hóa đã đóng gói/dán tem sau khi kiểm tra lại số lượng sẽ được xuất hàng và đưa hàng lên xe, bàn giao cho đơn vị vận chuyển hàng hoá. Hàng được giao đến khách hàng theo đúng địa chỉ, thời gian đã cam kết. Nếu có yêu cầu thu tiền (COD), đơn vị vận chuyển sẽ thu hộ khi giao hàng và đối soát lại với người bán.
Công ty Fulfillment sẽ hỗ trợ xử lý yêu cầu sau bán hàng, bao gồm các yêu cầu/thắc mắc của khách hàng như hàng hóa bị hư hỏng, vận chuyển nhầm hàng, hoặc khi khách hàng muốn đổi trả hàng hóa.
Quản lý hoàn hàng được thực hiện chuyên nghiệp: nhận lại hàng, kiểm tra, cập nhật tồn kho. Theo dõi và báo cáo chi tiết về tồn kho, đơn hàng đã xử lý, tình trạng hoàn hàng sẽ được cung cấp cho người bán.
>> Tham khảo thêm: Các công ty fulfillment hàng đầu tại Việt Nam
Nếu bạn đang tìm kiếm một công ty cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng trong nước và quốc tế hoàn hảo cho hoạt động thương mại điện tử, lựa chọn EFEX để trải nghiệm những giải pháp tuyệt vời giúp phát triển doanh nghiệp, gia tăng doanh thu bán hàng.
Các ưu điểm nổi bật của dịch vụ lưu kho Fulfillment EFEX:
Tham khảo thêm:
Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã hiểu được khái niệm fulfillment là gì, lợi ích và quy trình hoạt động. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác Fulfillment chuyên nghiệp để đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp, hãy liên hệ với EFEX. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và cung cấp các giải pháp hoàn tất đơn hàng tối ưu, được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu riêng của bạn.
Liên hệ ngay với EFEX để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm dịch vụ Fulfillment chuyên nghiệp:
Số 8 đường Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
[email protected]
