Quản lý hàng tồn kho là gì? 7 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho là một hệ thống để kiểm soát sự di chuyển của hàng hóa và dịch vụ trong và ngoài doanh nghiệp. Biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp ích cho doanh nghiệp một cách đáng kể như nắm được những loại mặt hàng nào đang tồn kho, mặt hàng nào còn tiềm năng, mặt hàng nào không bán chạy nhưng còn nhiều diện tích để lưu trữ. Trong bài viết hôm nay, Efex sẽ giải thích khái niểm và mách bạn 7 mẹo quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2024!

Khái niệm quản lý tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là một phần quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng, với mục tiêu chính là đảm bảo sẵn có đủ số lượng sản phẩm để bán vào mọi thời điểm. Quá trình này đóng vai trò hàng đầu trong việc tối ưu hóa doanh số bán hàng và giảm thiểu chi phí xử lý tồn kho không bán được. Ngoài ra, quản lý kho còn bao gồm việc kiểm soát tình trạng hàng từ bán chạy đến hàng tồn dư khó bán, nhằm đưa ra các biện pháp kịp thời, giải phóng không gian lưu trữ, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả tối đa.

Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?

Quản lý hàng tồn kho là nền móng cho một doanh nghiệp phát phát triển dài hạn. Khi hàng tồn kho của doanh nghiệp được sắp xếp gọn gàng sẽ giúp chuỗi cung ứng vận hành trơn tru hơn. Sau đây là 5 ưu điểm nổi bật của việc quản lý hàng tồn kho hiêu quả: 

Tránh hư hỏng

Nếu danh mục bạn đang bán là sản phẩm có thời hạn sử dụng, chẳng hạn như trái cây hoặc cà phê, thì nó chắc chắn sẽ hỏng nếu bạn không bán trước khi hết hạn. Vì vậy, quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể ngăn chặn điều này.

Tránh “deadstock”

Hàng tồn kho không tiêu thụ hay bán được không phải vì nó đã hết hạn mà có thể vì nó hết mùa, lỗi mốt hoặc đã trở nên lỗi thời. Với một kế hoạch quản lý chi tiết và tỉ mỉ, bạn có thể xử lý ổn thỏa vấn đề này, tránh thất thoát chi phí và nhân lực. 

Tiết kiệm chi phí lưu kho để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn

Chi phí lưu kho thường không cố định, có nghĩa là chúng thay đổi tùy thuộc vào số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp của bạn có trong kho. Khi bạn tích trữ quá nhiều thứ cùng một lúc hoặc gặp một sản phẩm khó bán, chi phí lưu trữ của bạn sẽ tăng lên. Vì thế, biết được điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí xây dựng nhà kho và công sức. 

>> Xem thêm: Tổng quan thị trường kho bãi Việt Nam

Cải thiện dòng tiền của bạn

Quản lý hàng tồn kho tốt không chỉ tiết kiệm tiền mà còn tăng dòng tiền theo những cách khác. Hãy nhớ rằng hàng tồn kho là một mặt hàng mà bạn mua bằng tiền mặt và sẽ bán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, nó không phải là tiền mặt khi nó nằm trong kho của bạn. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải xem xét hàng tồn kho trong khi quản lý dòng tiền của bạn. Khi bạn có một hệ thống quản lý tồn kho hoạt động ổn định, bạn sẽ luôn biết được mình hiện đang có bao nhiêu hàng trong kho. Dựa vào đó, bạn có thể dự đoán mặt hàng nào bán chạy và sẽ bổ sung trước khi hết hàng.

Cải thiện quá trình thực hiện đơn hàng

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả có khả năng cải thiện khả năng thực hiện đơn hàng của doanh nghiệp. Để đảm bảo các mặt hàng của bạn đến gần với khách hàng, bạn có thể sử dụng các phương pháp như phân phối hàng tồn kho, yêu cầu giữ hàng tồn kho ở một số địa điểm thực hiện. Điều này làm giảm chi phí vận chuyển đồng thời rút ngắn thời gian giao hàng, giúp người tiêu dùng hài lòng.

 Quản lý hàng tồn kho phù hợp cũng dẫn đến việc cung cấp trải nghiệm trả hàng suôn sẻ cho người mua trong khi đảm bảo hàng hóa có thể sử dụng được lưu thông nhanh chóng.

7 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả (update 2024)

Sắp xếp hàng tồn kho theo mức độ ưu tiên

Phân loại hàng tồn kho của bạn thành các danh mục ưu tiên (phân tích ABC) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Các chuyên gia khuyên bạn nên phân loại hàng tồn kho thành các nhóm A, B và C cụ thể như:

• Những thứ trong danh mục A thường sẽ là những mặt hàng có giá cao hơn với mức độ cần thiết thấp hơn.
• Các mặt hàng thuộc nhóm C là những mặt hàng có giá thành thấp nhưng nhu cầu về những mặt hàng này lại cao.
• Loại B là những mặt hàng nằm giữa những mặt hàng có giá tương đối và tỷ lệ bán hàng thấp hơn mặt hàng C nhưng cao hơn mặt hàng A.

Theo dõi tất cả các chi tiết sản phẩm

Ghi chú thông tin sản phẩm cho từng mặt hàng trong kho của bạn. Tất cả các mặt hàng phải bao gồm SKU, nhà cung cấp, dữ liệu mã vạch và quốc gia xuất xứ. Bạn cũng nên theo dõi giá của từng mặt hàng trong từng thời điểm để xem có những yếu tố nào khác ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm như sự khan hiếm hay tính thời vụ của sản phẩm hay không.

Kiểm tra hoạt động của nhà cung cấp

Một nhà cung cấp không đáng tin cậy có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hàng tồn kho của công ty bạn. Nếu bạn có một nhà cung cấp thường xuyên trễ giao hàng hoặc giao hàng dưới mức theo đơn đặt hàng, thì đã đến lúc bạn phải hành động. Bạn có thể xác định nguyên nhân của vấn đề bằng cách thảo luận về mối quan tâm của công ty với nhà cung cấp. Chuẩn bị thay đổi đối tác hoặc đối phó với mức cung không xác định. xây dựng hệ thống quản lý kho tốt hơn. 

>> Xem thêm: Hướng dẫn quy trình xuất nhập kho đơn giản, chi tiết

Duy trì sự đồng bộ trong cách nhận, quản lý hàng tồn kho

Đảm bảo hàng hóa đến kho được xử lý là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng thực hiện. Tuy nhiên, hiệu quả của nó còn tùy thuộc vào việc bạn đưa ra chiến lược cụ thể để nhân viên làm theo hay mỗi đơn vị thực hiện theo cách khác nhau. Những thay đổi nhỏ về cách nhận hàng sẽ khiến bạn những ngày cuối tháng khó kiểm tra sổ sách, không hiểu sao số tiền hiện tại không khớp với tổng số tiền đã mua. Vì thế bạn nên đảm bảo rằng tất cả người nhận hàng đều tuân theo cùng một quy trình cụ thể và tất cả các container đều được xác minh, nhận và dỡ hàng cùng nhau để kiểm tra độ chính xác.

Theo dõi doanh số bán hàng

Bạn nên biết bạn đã bán những gì hoặc số lượng bạn đã bán hàng ngày và bạn nên cập nhật tổng hàng tồn kho của mình. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ cần phải kiểm tra dữ liệu này. Bạn có để ý khi nào những thứ cụ thể bán hết hoặc giảm giá không? Sản phẩm này có phải là sản phẩm theo mùa không? Có một ngày nhất định trong tuần khi bạn bán các mặt hàng cụ thể không? Có đúng là một số thứ thường được bán cùng nhau không? Không chỉ biết tổng doanh số bán hàng của bạn, mà còn biết bức tranh toàn cảnh hơn về cách hàng hóa đang bán là điều quan trọng để giữ cho hàng tồn kho của bạn được kiểm soát. 

Đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho

Nếu công ty của bạn mở rộng, bạn sẽ cần dành nhiều thời gian hơn cho hàng tồn kho so với các khía cạnh khác của tổ chức hoặc có nguy cơ khiến hàng tồn kho vượt ngoài tầm kiểm soát. Tất cả các thao tác này đều được thực hiện đơn giản hơn với phần mềm quản lý hàng tồn kho. Trước khi bạn chọn một giải pháp phần mềm, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu những gì bạn muốn, nó cung cấp thông tin quan trọng đối với tổ chức của bạn và nó đơn giản để sử dụng.

Sử dụng tốt công nghệ tích hợp

Phần mềm quản lý hàng tồn kho không phải là công nghệ duy nhất có thể giúp bạn quản lý hàng tồn kho của mình. Ví dụ, hệ thống POS và máy quét di động có thể giúp hoạt động kinh doanh của bạn theo đúng tiến độ. Bạn nên ưu tiên các hệ thống có thể hoạt động cùng nhau một khi đã  đầu tư vào công nghệ. 

>> Xem thêm: Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng WMS là gì? Thông tin chi tiết 

Đừng quá lo lắng nếu hệ thống POS không thể tương tác với phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn ngay, bởi nó có thể mất thêm thời gian để di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau và làm cho hàng tồn kho của bạn được tính và tránh có nguy cơ bị sai sót. 

>> Xem thêm: Vendor managed inventory là gì? Thông tin cần biết về VMI 

>> Xem thêm: Cho thuê kho hàng tại Hà Nội giá tốt, chất lượng!

Kết luận

Biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả là điều quan trọng đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình hoạt động của công ty từ doanh thu đến thời gian làm việc của nhân viên.Vì thế, chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong việc quản lý hàng tồn kho. Nếu bạn thấy bài viết này rất hữu ích? Đừng quên theo dõi Fanpage và website Efex của chúng tôi để nhận được nhiều bài viết hay hơn nữa nhé!