E-Fulfillment là gì? Quy trình hoạt động E-Fulfillment

Nắm vững khái niệm "dịch vụ E-Fulfillment" là yếu tố quan trọng đối với những ai đang quan tâm đến thương mại điện tử. Vậy E-Fulfillment là gì? Ưu điểm và quy trình hoạt động của dịch vụ này như thế nào? EFEX sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này thông qua bài viết chi tiết dưới đây. Đừng bỏ lỡ cơ hội tìm hiểu về một trong những yếu tố quan trọng của kinh doanh trực tuyến.

E-fulfillment là gì?

E-Fulfillment là thuật ngữ chuyên ngành được ghép từ "ecommerce" (thương mại điện tử) và "fulfillment" (hoàn tất đơn hàng). Về bản chất, e-Fulfillment mô tả toàn bộ quy trình hậu cần logistics diễn ra sau khi khách hàng đặt hàng trực tuyến trên các nền tảng TMĐT. Quy trình này bao gồm chuỗi hoạt động liên hoàn từ xử lý đơn hàng, quản lý tồn kho, lấy hàng, đóng gói sản phẩm, cho đến vận chuyển và giao hàng thành công đến tay người mua cuối. 

Nói cách khác, e-Fulfillment chính là dịch vụ xử lý và cung ứng đơn hàng được thiết kế chuyên biệt để hỗ trợ các doanh nghiệp kinh doanh qua internet, đảm bảo hàng hóa được luân chuyển hiệu quả và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng trong môi trường bán hàng online.

>> Xem thêm: Fulfillment Center là gì? 

Ưu điểm của dịch vụ E-Fulfillment là gì?

Chắc hẳn đã có nhiều lần bạn tự hỏi: Vì sao nên thuê dịch vụ E-fulfillment? Ưu điểm của dịch vụ E-fulfillment là gì? Dưới đây là 4 ưu điểm của các dịch vụ E-fulfillment:

• Chuyên nghiệp và chất lượng: Các nhà cung cấp E-fulfillment có kinh nghiệm và chuyên môn trong việc xử lý đơn hàng và quản lý kho hàng. Họ sử dụng cơ sở hạ tầng và công nghệ tiên tiến để đảm bảo các hoạt động như xác nhận đơn hàng, đóng gói, vận chuyển và giao hàng diễn ra một cách chính xác và chất lượng cao. Điều này giúp nâng cao sự tin cậy và hài lòng của khách hàng.
• Tiết kiệm chi phí và tài nguyên: Thuê dịch vụ E-fulfillment giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tài nguyên liên quan đến hậu cần và quản lý kho hàng. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng, nhân sự và công nghệ để thực hiện các hoạt động này. Thay vào đó, họ chỉ trả phí cho dịch vụ E-fulfillment dựa trên quy mô hoạt động của mình.
• Tăng tập trung vào phát triển kinh doanh: Bằng việc thuê dịch vụ E-fulfillment, doanh nghiệp có thể tập trung vào nhân tố quan trọng nhất của mình, như phát triển sản phẩm, quảng bá thương hiệu và tương tác với khách hàng. Việc giao phó các hoạt động hậu cần cho nhà cung cấp dịch vụ E-commerce fulfillment giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài nguyên và năng lực để phát triển lĩnh vực kinh doanh chính.
• Linh hoạt và mở rộng: Dịch vụ E-fulfillment cung cấp sự linh hoạt và mở rộng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động hoặc tiếp cận thị trường mới, họ có thể dễ dàng điều chỉnh và mở rộng dịch vụ E-fulfillment theo nhu cầu. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc thích ứng với sự biến đổi của thị trường và tăng cường khả năng cạnh

Quy trình hoạt động E-Fulfillment chi tiết

Quá trình hoạt động của dịch vụ E-Fulfillment thường bao gồm 4 bước cơ bản. Chi tiết như sau:

Bước 1: Thiết lập một trung tâm xử lý hàng hóa thông qua internet

Bước đầu tiên và quan trọng nhất khi triển khai dịch vụ e-Fulfillment là thiết lập kết nối hệ thống giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ. Giai đoạn này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ để đảm bảo dữ liệu đơn hàng được luân chuyển một cách tự động và chính xác.

Điểm mấu chốt là tích hợp các kênh bán hàng của bạn (như website, các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, TikTok Shop, trang mạng xã hội, v.v.) với hệ thống quản lý của đơn vị e-Fulfillment. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin về các nền tảng đang sử dụng và đặc thù sản phẩm.

Mục tiêu của việc tích hợp:

• Luồng Đơn Hàng Tự Động: Khi khách hàng đặt mua trên bất kỳ kênh nào, đơn hàng sẽ tự động được chuyển đến hệ thống của nhà cung cấp e-Fulfillment để xử lý ngay lập tức, loại bỏ các bước nhập liệu thủ công.
• Quản Lý Tập Trung: Nhà cung cấp dịch vụ có thể theo dõi và quản lý tất cả đơn hàng từ mọi nền tảng tại một nơi duy nhất, đảm bảo không bỏ sót và xử lý đồng bộ.
• Đồng Bộ Tồn Kho (Tùy chọn nâng cao): Việc tích hợp sâu hơn có thể giúp đồng bộ dữ liệu tồn kho giữa kho fulfillment và các kênh bán hàng, tránh tình trạng bán quá số lượng hàng có sẵn.

Sự kết nối liền mạch giữa các nền tảng bán hàng và hệ thống fulfillment là nền tảng cho một quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ giao hàng và cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh đa kênh một cách bền vững. Việc đầu tư vào công nghệ hoặc sử dụng các giải pháp tích hợp sẵn có từ nhà cung cấp e-Fulfillment là yếu tố then chốt cho thành công.

Bước 2: Tiếp nhận và quản lý hàng hóa tồn kho

Sau khi hệ thống được tích hợp, bước tiếp theo là gửi hàng hóa của bạn đến kho của đơn vị e-Fulfillment. Đây là giai đoạn quan trọng, đòi hỏi sự phối hợp để đảm bảo hàng hóa được tiếp nhận và quản lý hiệu quả.

Quy trình tiếp nhận và quản lý tại kho Fulfillment:

• Tiếp nhận hàng hóa (Inbound): Khi hàng hóa của bạn đến trung tâm xử lý đơn hàng, đội ngũ sẽ thực hiện quy trình tiếp nhận bài bản: kiểm tra tình trạng kiện hàng, đối chiếu số lượng thực tế với phiếu gửi hàng, và ghi nhận bất kỳ hư hỏng hay thất thoát (shrinkage) nào có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển ban đầu. (Lưu ý: Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín để đưa hàng đến kho fulfillment cũng rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro này).
• Lưu kho và Sắp xếp: Hàng hóa đạt chuẩn sau đó được sắp xếp khoa học vào các vị trí lưu trữ cụ thể trong hệ thống kho bãi hiện đại. Mỗi sản phẩm (SKU) sẽ được định danh và quản lý rõ ràng.
• Cập nhật Hệ thống Quản lý Kho (WMS): Quan trọng nhất, số lượng và vị trí của hàng hóa sẽ được cập nhật chính xác vào Hệ thống Quản lý Kho (WMS - Warehouse Management System) của đơn vị fulfillment.
• Theo dõi Tồn kho Thời gian thực: Một đơn vị e-Fulfillment chuyên nghiệp sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào hệ thống để theo dõi số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực. Dữ liệu này cực kỳ quan trọng để bạn biết khi nào cần nhập hàng bổ sung (restock), tránh tình trạng hết hàng đột ngột (out-of-stock) làm gián đoạn việc kinh doanh.
• Quản lý Rủi ro: Các đơn vị uy tín thường có quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ và đôi khi có chính sách bồi hoàn rõ ràng đối với các trường hợp thâm hụt hàng hóa xảy ra trong quá trình lưu kho do lỗi của họ.

Việc quản lý tồn kho chính xác và minh bạch thông qua hệ thống WMS là nền tảng cốt lõi của dịch vụ e-Fulfillment, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng cho việc xử lý đơn hàng ở các bước tiếp theo.

Bước 3: Thực hiện hoàn thiện đơn hàng

Khi một đơn hàng mới được ghi nhận qua hệ thống đã tích hợp, quy trình xử lý và hoàn thiện đơn hàng (order fulfillment) tại trung tâm xử lý đơn hàng sẽ được kích hoạt ngay lập tức. Đây là giai đoạn cốt lõi, nơi hàng hóa được chuyển từ trạng thái lưu kho sang trạng thái sẵn sàng giao đến khách hàng.

Các bước chính trong quy trình:

• Picking (Lấy hàng): Dựa trên thông tin đơn hàng, nhân viên kho (hoặc hệ thống tự động) sẽ xác định vị trí và lấy đúng sản phẩm (SKU) với số lượng yêu cầu từ khu vực lưu trữ. Hiệu quả của bước này phụ thuộc vào cách bố trí kho khoa học và công nghệ quản lý (WMS).
• Packing (Đóng gói): Sản phẩm được kiểm tra lại và đóng gói cẩn thận bằng vật liệu phù hợp (thùng carton, túi khí, băng keo, v.v.) để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Bước này cũng có thể bao gồm việc thêm tài liệu quảng cáo, hóa đơn hoặc tuân thủ các yêu cầu đóng gói đặc biệt từ doanh nghiệp.
• Shipping (Chuẩn bị Giao hàng): Đơn hàng sau khi đóng gói sẽ được cân đo, tạo nhãn vận chuyển với thông tin người nhận và mã tracking. Sau đó, đơn hàng được phân loại theo hãng vận chuyển và sẵn sàng để bàn giao.

Bước 4: Xử lý kho vận hậu cần và đổi/trả hàng

Xử lý đổi trả hàng và hoàn tiền là một phần không thể tách rời và cực kỳ quan trọng trong dịch vụ e-Fulfillment. Do đặc thù mua sắm online, khách hàng không thể trực tiếp kiểm tra sản phẩm trước khi mua, dẫn đến tỷ lệ yêu cầu đổi hoặc trả hàng thường xuyên hơn so với bán lẻ truyền thống. Một quy trình xử lý đổi trả chuyên nghiệp, nhanh chóng không chỉ giải quyết vấn đề cho khách hàng mà còn là yếu tố then chốt nâng cao trải nghiệm khách hàng, giữ chân họ và xây dựng uy tín thương hiệu.

Vì sao bạn nên lựa chọn dịch vụ eCommerce Fulfillment của EFEX?

Sau khi đã tìm hiểu E-Fulfillment là gì, chắc hẳn bạn đang quan tâm đến đơn vị e-fulfillment uy tín nhất hiện nay. Nếu bạn là một người mới kinh doanh online, chắc chắn bạn sẽ cần tới một nền tảng đồng bộ, hỗ trợ hoạt động quản lý và vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng nhanh chóng, an toàn.

Dựa trên những yêu cầu đó, EFEX – Giải pháp hoàn thiện đơn hàng quốc tế, sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho bạn!

Dưới đây là những ưu điểm nổi bật mà bạn nên lựa chọn dịch vụ E-commerce Fulfillment EFEX ngay hôm nay:

• Đội ngũ nhân viên tư vấn chuyên nghiệp: những chuyên gia chăm sóc khách hàng tận tâm và chuyên nghiệp của EFEX luôn sẵn lòng hỗ trợ giải đáp mọi vấn đề của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Hệ thống kho bãi hoàn thiện: Hệ thống kho bãi của Efex được phân bố rộng khắp các tỉnh thành trên toàn quốc, đảm bảo quản lý hàng hóa chính xác và hiệu quả. Được đồng bộ với công nghệ tiên tiến và được điều hành bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm.
• Kết nối với các hãng vận chuyển: EFEX kết nối với rất nhiều hãng vận chuyển trong và ngoài nước như Viettel Post, GHN, DHL,.. Giúp hỗ trợ tăng tỷ lệ giao hàng thành công và giảm thiểu tỷ lệ hoàn hàng, đảm bảo được chất lượng hàng hóa.
• Mức giá phù hợp: EFEX cung cấp những trải nghiệm tuyệt vời cho doanh nghiệp với mức giá vô cùng hấp dẫn và ưu đãi. Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết.

Vậy là bạn đã cùng Efex tìm hiểu E-Fulfillment là gì, Ưu điểm và quy trình hoạt động. Hiện nay, EFEX là đơn vị cung cấp giải pháp Order Fulfillment Ecommerce hàng đầu, đáp ứng tất cả các yêu cầu từ những khách hàng khắt khe nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được gói dịch vụ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://efex.vn/vi
• Địa chỉ: Tầng 5, The Nine Tower, số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/efex.asia