WMS là gì? Chức năng và lợi ích hệ thống quản lý kho hàng

WMS - hệ thống quản lý kho hàng là một công cụ hữu ích cho những người quản lý kho hàng. Phần mềm này giúp các chủ doanh nghiệp quản lý tốt hơn, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Trong bài viết này, EFEX giải thích WMS là gì, chức năng, phân loại các loại hình, lợi ích của WMS và giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả.

Định nghĩa WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System) là một giải pháp đa năng được phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý và vận hành kho hàng. WMS bao gồm một tập hợp các phần mềm và ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các hoạt động liên quan đến kho hàng. 

>> Xem thêm: Fulfillment là gì? Thông tin dịch vụ FULFILLMENT chi tiết

Với WMS, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các công việc như phân phối hàng hóa, kiểm kê, nhập kho, phân loại vị trí,... Hệ thống này giúp tăng cường hiệu quả quản lý kho hàng và tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng thời cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy cho việc định vị và theo dõi hàng hóa trong kho. 

Các chức năng trong phần mềm WMS là gì? 

Phần mềm WMS là công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng. Các chức năng cơ bản trong phần mềm WMS như sau: 

• Quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng, loại hàng hóa và tình trạng của chúng trong kho. Chức năng này giúp đảm bảo rằng thông tin tồn kho luôn chính xác và kịp thời.
• Nhập/xuất hàng: Quản lý quy trình nhập kho (nhận hàng) và xuất kho (giao hàng). Điều này bao gồm kiểm tra hàng hóa, lập phiếu nhập/xuất và đồng bộ dữ liệu với hệ thống.
• Tối ưu hóa vị trí lưu trữ: Xác định vị trí lưu trữ hàng hóa sao cho hợp lý và hiệu quả, giúp tối ưu hóa không gian kho và giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa.
• Kiểm tra tồn kho: Quản lý kiểm kê kho định kỳ hoặc theo yêu cầu, đảm bảo thông tin về số lượng và chất lượng hàng hóa luôn chính xác. Chức năng này cũng hỗ trợ việc phát hiện mất mát hoặc lỗi hàng hóa.
• Quản lý đơn hàng: Hỗ trợ việc tiếp nhận, xử lý và theo dõi các đơn hàng từ khách hàng. Phần mềm giúp tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng từ khi tiếp nhận đến khi giao hàng, đảm bảo sự chính xác và kịp thời.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động kho, từ tình hình tồn kho, doanh thu đến các chỉ số hiệu suất. Chức năng này giúp các nhà quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.
• Quản lý vận chuyển: Theo dõi và điều phối các hoạt động vận chuyển, bao gồm việc lựa chọn phương tiện vận chuyển, lịch trình giao hàng và theo dõi tình trạng giao hàng, nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Những chức năng này giúp tối ưu hóa hoạt động kho, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý kho hàng.

Các loại hệ thống quản lý kho hàng WMS

Các loại hệ thống quản lý kho hàng WMS có thể được phân chia theo nhiều tiêu chí khác nhau, chủ yếu dựa trên phương thức triển khai và tính năng tích hợp. Dưới đây là hai phân loại chính:

Hệ thống độc lập và tích hợp (Standalone vs Integrated Systems)

Hệ thống độc lập (Standalone WMS) là một phần mềm quản lý kho độc lập, không kết nối với các hệ thống khác trong doanh nghiệp. Các hệ thống này thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc kho hàng có quy mô đơn giản. Dù dễ triển khai và bảo trì, nhưng việc thiếu kết nối với các phần mềm khác như ERP, CRM hoặc các hệ thống vận hành khác có thể dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong quản lý thông tin và quy trình.

Hệ thống tích hợp (Integrated WMS) được kết nối và đồng bộ với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, như ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), và hệ thống quản lý vận tải (TMS). Hệ thống này giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp trở nên suôn sẻ, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả hoạt động. Hệ thống tích hợp phù hợp với các doanh nghiệp lớn hoặc có quy mô phức tạp.

Hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây (On-premise vs Cloud-based WMS)

Hệ thống WMS tại chỗ (On-premise WMS) được cài đặt và vận hành trực tiếp trên các máy chủ và cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Các hệ thống này yêu cầu đầu tư ban đầu lớn cho phần cứng và phần mềm, cũng như chi phí duy trì và bảo trì. Tuy nhiên, chúng mang lại sự kiểm soát đầy đủ về dữ liệu và an ninh, phù hợp với các doanh nghiệp yêu cầu mức độ bảo mật cao hoặc có quy trình hoạt động đặc thù.

Hệ thống WMS trên đám mây (Cloud-based WMS) được lưu trữ và vận hành trên nền tảng đám mây, nơi người dùng có thể truy cập và quản lý kho hàng từ xa thông qua internet. Các hệ thống này có chi phí triển khai ban đầu thấp hơn, dễ dàng mở rộng và cập nhật tự động. Tuy nhiên, sự phụ thuộc vào kết nối internet và các vấn đề bảo mật trên nền tảng đám mây có thể là một yếu tố cần xem xét đối với một số doanh nghiệp. Hệ thống trên đám mây phù hợp với các doanh nghiệp muốn giảm thiểu chi phí đầu tư phần cứng và tăng tính linh hoạt.

Mỗi loại hệ thống quản lý kho đều có những ưu và nhược điểm riêng, và sự lựa chọn giữa các hệ thống này phụ thuộc vào nhu cầu, quy mô và chiến lược của doanh nghiệp.

Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS 

Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng cường hiệu quả quản lý kho: WMS giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hay thừa mứa hàng hóa. Việc quản lý tồn kho trở nên dễ dàng và chính xác hơn, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ.
• Giảm thiểu sai sót và lỗi trong quá trình xử lý: Hệ thống WMS tự động hóa nhiều quy trình như nhập/xuất kho, kiểm kê, và theo dõi đơn hàng, giúp giảm thiểu sai sót do yếu tố con người và đảm bảo tính chính xác cao trong mọi hoạt động.
• Tối ưu hóa quy trình vận hành: WMS hỗ trợ tối ưu hóa vị trí lưu trữ hàng hóa trong kho, giúp nhân viên kho dễ dàng tìm kiếm và di chuyển hàng hóa, giảm thiểu thời gian và chi phí vận hành.
• Cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng: Hệ thống giúp tăng tốc quá trình xử lý đơn hàng từ khi nhận cho đến khi giao, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng và cải thiện trải nghiệm của họ.
• Tiết kiệm chi phí: WMS giúp giảm chi phí lao động, chi phí vận hành kho và chi phí sai sót do quản lý không chính xác. Ngoài ra, việc tối ưu hóa quy trình lưu trữ và vận chuyển cũng giúp tiết kiệm chi phí vận hành chung.
• Tăng cường khả năng phân tích và báo cáo: Các hệ thống WMS cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu về tình hình kho, hiệu quả vận hành và dự báo nhu cầu, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực: WMS giúp theo dõi tồn kho theo thời gian thực, giảm thiểu sự chậm trễ trong việc cập nhật thông tin và cung cấp cái nhìn chính xác về tình trạng kho hàng, từ đó nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Tăng tính linh hoạt và mở rộng quy mô: Với khả năng tùy chỉnh cao và tính linh hoạt, hệ thống WMS cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động mà không gặp phải khó khăn trong việc quản lý kho khi tăng trưởng.

Những lợi ích này giúp doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu quả quản lý kho mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh, giảm chi phí và tối ưu hóa các quy trình hoạt động tổng thể.

Top 3 phần mềm quản lý kho WMS tốt nhất 

Có rất nhiều phần mềm quản lý kho WMS, dưới dây là gợi ý 3 phần mềm được sử dụng và đánh giá trải nghiệm hàng đầu từ các cá nhân, doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý kho NetSuite

NetSuite là một phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, bao gồm hệ thống quản lý kho (WMS), giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc lưu trữ, theo dõi, và quản lý hàng hóa. Với công nghệ dựa trên đám mây, NetSuite cho phép doanh nghiệp kiểm soát kho hàng theo thời gian thực, từ đó cải thiện hiệu suất vận hành và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. Phần mềm này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt là các tổ chức hoạt động đa quốc gia.

Hệ thống quản lý kho WMS SAP 

Hệ thống quản lý kho WMS SAP là một phần của giải pháp SAP (Systems, Applications, and Products), được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động kho hàng. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ vào hệ thống SAP ERP, WMS SAP cung cấp các công cụ hiện đại giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và các quy trình vận hành trong kho. Hệ thống này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn, có nhu cầu quản lý phức tạp và hoạt động trên phạm vi toàn cầu.

Hệ thống quản lý kho Ichiba WMS 

Ichiba WMS là một giải pháp quản lý kho hiện đại, được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm tối ưu hóa hoạt động lưu trữ và quản lý hàng hóa. Với giao diện thân thiện và khả năng tích hợp linh hoạt, đây là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả quản lý mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng. 

Ichiba WMS hỗ trợ quản lý tồn kho chính xác, tối ưu hóa bố trí kho, và tự động hóa quy trình nhập xuất hàng hóa với mã vạch và RFID. Hệ thống tích hợp linh hoạt với các phần mềm ERP, CRM, và bán hàng, cung cấp báo cáo chi tiết và thời gian thực để hỗ trợ ra quyết định. Với thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, Ichiba WMS giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu với giải pháp Fulfillment by EFEX

Quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu với giải pháp Fulfillment by EFEX mang đến một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kho bãi và cải thiện trải nghiệm khách hàng. 

Tham khảo Fulfillment by EFEX để trải nghiệm các ưu điểm tuyệt vời như sau: 

• Tối ưu hóa kho và quản lý tồn kho: Hệ thống quản lý kho (WMS) của EFEX giúp phân loại và lưu trữ hàng hóa thông minh, theo dõi tồn kho theo thời gian thực và dự báo nhu cầu, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc thừa mứa hàng hóa.
• Đóng gói và vận chuyển hiệu quả: EFEX cung cấp giải pháp đóng gói tùy chỉnh và tối ưu hóa vận chuyển, giúp giảm chi phí và thời gian giao hàng.
• Công nghệ và tích hợp hệ thống: Hệ thống WMS tích hợp với ERP và các phần mềm khác của doanh nghiệp, đảm bảo tính đồng bộ và chính xác trong quy trình quản lý kho.
• Giảm chi phí và tăng hiệu quả: Với dịch vụ Fulfillment từ EFEX, doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào kho bãi, hạ tầng mà vẫn quản lý kho và giao hàng chính xác, tăng hiệu quả làm việc.
• Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ 24/7: EFEX cung cấp dịch vụ hỗ trợ liên tục và quản lý đơn hàng dễ dàng, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và giảm chi phí.

Giải pháp Fulfillment by EFEX là sự lựa chọn lý tưởng, tối ưu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kho bãi, tăng hiệu quả hoạt động và đem đến dịch vụ chăm sóc khách hàng chỉn chu nhất. 

Hiểu được hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì và những ảnh hưởng của nó đối với hoạt động kinh doanh của bạn sẽ là bước đệm để bạn đưa ra những quyết định đúng đắn nhằm nâng cao chất lượng làm việc trong kho của mình. Bạn nên dành thời gian nghiên cứu phần mềm này và lựa chọn những hệ thống quản lý nhà kho WMS phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh và ngân sách của mình. Có như vậy công ty mới ngày càng phát triển về chất lượng công việc. Hy vọng bạn đã có thời gian bổ ích với EFEX. Thông tin liên hệ:

• Website: https://efex.vn/vi
• Địa chỉ: Tầng 5, The Nine Tower, số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
• Mail: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/efex.asia