Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì? Chức năng và lợi ích

Hệ thống quản lý kho hàng là một công cụ hữu ích cho những người quản lý kho hàng. Phần mềm này giúp các chủ doanh nghiệp quản lý tốt hơn, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Trong bài viết này, EFEX sẽ cho bạn biết hệ thống quản lý kho hàng là gì? Lợi ích của WMS và những điều bạn cần lưu ý khi lựa chọn hệ thống quản lý kho thông minh phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Định nghĩa hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System) là một giải pháp đa năng được phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý và vận hành kho hàng. WMS bao gồm một tập hợp các phần mềm và ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các hoạt động liên quan đến kho hàng. 

>> Xem thêm: Fulfillment là gì? Thông tin dịch vụ FULFILLMENT chi tiết

Với WMS, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các công việc như phân phối hàng hóa, kiểm kê, nhập kho, phân loại vị trí,... Hệ thống này giúp tăng cường hiệu quả quản lý kho hàng và tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng thời cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy cho việc định vị và theo dõi hàng hóa trong kho. 

Mục đích của hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng WMS đóng vai trò quan trọng trong xây dựng một môi trường kinh doanh thông minh. Cụ thể:

• WMS giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về mọi hoạt động trong kho hàng.
• Đồng thời, hệ thống này giúp tạo sự thống nhất giữa các bộ phận và đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
• Với WMS, việc xảy ra sai sót và lỗi nhỏ được hạn chế tối đa.
• Sử dụng WMS giúp doanh nghiệp vận hành kho hàng một cách mượt mà, với các hoạt động diễn ra theo một trình tự logic và chuyên nghiệp.

Tóm lại, hệ thống quản lý kho WMS đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Nó được coi là một công cụ làm việc khoa học, thông minh và đảm bảo tính chính xác cao. 

Các chức năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Phần mềm quản lý kho hàng WMS cung cấp cho doanh nghiệp một loạt các chức năng tiện ích. Dưới đây là một số tính năng đáng chú ý của WMS:

Tối ưu không gian kho hàng hóa

Phần mềm quản lý kho hàng WMS giúp bạn tối ưu hóa không gian kho hàng bằng cách thay đổi sắp xếp và bày trí hàng hóa trong kho một cách thuận tiện và hiệu quả nhất. 

Với tính năng này, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh vị trí và thứ tự của vật liệu, nguyên liệu và sản phẩm trong kho để đảm bảo quá trình hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ. Hệ thống WMS sẽ tính toán và thiết kế không gian kho hàng theo tiêu chuẩn và phù hợp với loại sản phẩm của doanh nghiệp. 

Theo dõi, kiểm kê hàng hóa tồn kho

Chức năng theo dõi và kiểm kê hàng hóa là một tính năng tiên tiến của hệ thống quản lý kho (WMS). Qua phần mềm và ứng dụng, nhà quản lý có thể giám sát tình hình sản phẩm trong kho hàng. Hệ thống WMS sẽ thường xuyên cập nhật và thu thập dữ liệu về số lượng hàng hóa, từ đó giúp doanh nghiệp xác định các mặt hàng tồn đọng nhiều.

 Điều này giúp doanh nghiệp tìm ra các giải pháp phù hợp để giải quyết tình trạng tồn đọng và tránh tình trạng thiếu chỗ chứa. Từ đó, công ty của bạn tránh được lỗ vốn và tổn thất không cần thiết.

Lưu kho, nhập hàng trong kho

Hệ thống WMS đã được thiết lập với một quy trình khoa học và các bước chi tiết để đảm bảo việc nhập hàng và lưu trữ trong kho diễn ra một cách suôn sẻ và ít gặp sai sót. Hệ thống sẽ tự động nhận diện thông tin về hàng hóa và lưu trữ vào bộ nhớ. Chức năng này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp với quy mô kinh doanh lớn. 

>> Xem thêm: Cho thuê kho bãi, kho hàng: Chi phí rẻ, địa điểm tốt 

Bốc, xếp hàng hóa trong kho

Trong hệ thống WMS, có nhiều phương pháp bốc dỡ và xếp hàng hóa để doanh nghiệp lựa chọn. Các phương pháp này bao gồm bốc dỡ/xếp theo khu vực, bốc dỡ/xếp theo lô, bốc dỡ/xếp theo đợt và nhiều hình thức khác. Tùy thuộc vào số lượng và chất liệu của hàng hóa, cũng như các yêu cầu khác, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp bốc dỡ và xếp phù hợp.

Quản lý hoạt động vận chuyển sản phẩm, hàng hóa

Khi có đối tác hoặc khách hàng đặt hàng, hệ thống WMS sẽ tự động xác nhận đơn và gửi hóa đơn vận chuyển cho đối tác vận chuyển. Đồng thời, hệ thống sẽ hiển thị cho người quản lý thông tin về số lượng hàng hóa cần chuẩn bị, bao gồm các mặt hàng cụ thể. Sau khi quá trình chuẩn bị hàng hoàn tất, phần mềm sẽ thông báo cho bộ phận vận chuyển để lấy hàng và giao đi. Tương tự, quá trình nhập hàng vào kho cũng được thực hiện cẩn thận và tỉ mỉ. 

Thực hiện báo cáo định kỳ

Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, công việc làm báo cáo kho định kỳ trở nên dễ dàng hơn đối với bộ phận kế toán. Tất cả thông tin cần thiết đã được số hóa trên phần mềm WMS. Để có thông tin, chỉ cần trích xuất kết quả từ phần mềm và in ra làm báo cáo. Ngoài những chức năng chính đã được đề cập, hệ thống WMS còn cung cấp nhiều chức năng hữu ích khác để hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong quản lý và vận hành kho.

Quản lý nhân viên kho hàng

Chức năng này cho phép doanh nghiệp quan sát và đánh giá tiến trình làm việc của nhân viên. Được thiết kế nhằm đo lường hiệu suất công việc và khả năng đáp ứng của nhân viên. Nhà quản lý và doanh nghiệp có thể đánh giá năng lực làm việc của nhân viên và áp dụng các chính sách thưởng/phạt phù hợp. 

Đồng thời, điều này cũng giúp điều chỉnh đội ngũ nhân lực một cách kịp thời, nâng cao hiệu quả làm việc và đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp. 

Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng hệ thống quản lý kho hàng

Hệ thống quản lý kho hàng WMS mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp, bao gồm:

• Giảm chi phí hoạt động và tăng hiệu suất vốn lưu động.
• Lưu trữ thông tin hàng hóa và nhân viên trong kho một cách tự động và dễ dàng truy cập vào bất kỳ thời điểm nào.
• Tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý kho, dễ dàng tìm kiếm vị trí và xác định vị trí của sản phẩm.
• Cảnh báo sự cần bổ sung hàng hóa khi tồn kho gần hết và tích hợp chức năng đặt hàng với nhà sản xuất, nhà cung ứng.
• Kiểm soát kho hàng hiệu quả và giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa.
• Hỗ trợ nhân viên trong quá trình kiểm kê kho hàng và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý thanh toán nhanh chóng và chính xác.

Tổng thể, hệ thống quản lý kho hàng WMS giúp nâng cao hiệu quả và hiệu suất của hoạt động quản lý kho hàng trong doanh nghiệp.

Các thành phần cấu tạo hệ thống quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý

Các phần mềm quản lý đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống quản lý kho hàng. Trong hệ thống quản lý kho hàng WMS, phần mềm quản lý WMS là thành phần cốt lõi, cung cấp đầy đủ các chức năng chính như đã được trình bày trước đó. Ngoài ra, các thành phần bổ sung khác cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và tối ưu hóa hệ thống quản lý kho hàng. Các thành phần này giúp đảm bảo quản lý kho hàng được thực hiện một cách bài bản, hiệu quả và phù hợp với đặc thù của từng ngành nghề, lĩnh vực và doanh nghiệp.

Internet of things (IOTs)

Internet vạn vật (IoT) là khái niệm chỉ việc kết nối và truyền tải thông tin giữa các thiết bị và ứng dụng công nghệ. Trong lĩnh vực quản lý kho hàng, có một số thiết bị IoT thường được sử dụng:

• Bộ phát sóng internet (cục truyền phát Wifi): Dùng để cung cấp kết nối mạng, cho phép truy cập vào ứng dụng quản lý kho hàng.
• Thiết bị điện tử thông minh (PC, laptop, điện thoại,...): Được sử dụng để cài đặt và sử dụng hệ thống quản lý kho hàng.
• Máy in mã vạch: Dùng để tạo ra nhãn dán chứa mã vạch với các thông tin về sản phẩm như tên, kích thước, nguồn gốc, hạn sử dụng, ngày sản xuất, chất liệu...
• Máy quét mã vạch: Được sử dụng để đọc các mã vạch trên sản phẩm. Khi quét mã vạch, thông tin về sản phẩm sẽ được hiển thị trên màn hình tương tự như một chiếc camera.

Các thiết bị IoT này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp kết nối, thu thập và truyền tải thông tin quan trọng trong quá trình quản lý kho hàng.

Hiểu được hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì và những ảnh hưởng của nó đối với hoạt động kinh doanh của bạn sẽ là bước đệm để bạn đưa ra những quyết định đúng đắn nhằm nâng cao chất lượng làm việc trong kho của mình. Bạn nên dành thời gian nghiên cứu phần mềm này và lựa chọn những hệ thống quản lý nhà kho WMS phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh và ngân sách của mình. Có như vậy công ty mới ngày càng phát triển về chất lượng công việc. Hy vọng bạn đã có thời gian bổ ích với EFEX. Thông tin liên hệ:

• Website: https://efex.vn/vi
• Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Mail: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/efex.asia