TMS là gì? Thông tin chi tiết hệ thống quản lý vận tải TMS

Xây dựng, phát triển chuỗi cung ứng logistics luôn là một xu hướng tất yếu, giúp nâng cao giá trị kinh tế, thương mại cho đất nước. TMS xuất hiện và góp phần tạo ra lợi thế đáng kể trong lĩnh vực vận tải. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu chi tiết về TMS là gì cũng như quy trình, ưu điểm và lý giải vì sao một số doanh nghiệp đặc thù nên đầu tư TMS trong sản xuất, kinh doanh bạn nhé.

Định nghĩa TMS là gì?

TMS (viết đầy đủ trong tiếng anh là “Transportation Management System”) là một phần mềm hoặc hệ thống thông tin được sử dụng để quản lý các hoạt động liên quan đến vận chuyển và logistics.

Hệ thống này thường bao gồm các tính năng như quản lý lộ trình, quản lý đơn hàng, theo dõi hàng hóa, quản lý kho bãi và tối ưu hóa tuyến đường. TMS giúp các doanh nghiệp vận chuyển tối ưu hóa quá trình vận hành, tăng cường hiệu suất và giảm thiểu chi phí.

>> Xem thêm: 

• Hệ thống thông tin logistics (LIS) là gì? Phân loại và ví dụ
• Track and trace là gì? Vai trò của Track, trace trong Logistics

Quy trình hoạt động hệ thống vận tải TMS

Về cơ bản, quy trình hoạt động của một hệ thống vận tải TMS có thể được tóm tắt như sau:

• Nhập dữ liệu: Quá trình bắt đầu bằng việc nhập dữ liệu cần thiết vào hệ thống, bao gồm thông tin về đơn hàng, kho hàng, vận đơn, v.v.
• Quản lý đơn hàng: Hệ thống TMS cho phép người dùng quản lý các đơn hàng từ khâu đặt hàng cho đến giao hàng, bao gồm việc tạo đơn hàng mới, chỉnh sửa thông tin, và theo dõi trạng thái của các đơn hàng.
• Lập kế hoạch vận chuyển: TMS tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch vận chuyển bằng cách tự động xác định tuyến đường tối ưu, lập lịch vận chuyển dựa trên yếu tố như thời gian, chi phí và tài nguyên có sẵn.
• Theo dõi và quản lý lộ trình: Hệ thống cho phép theo dõi lộ trình của các phương tiện vận chuyển trực tiếp từ hệ thống hoặc thông qua tích hợp với các thiết bị định vị GPS. Người dùng có thể theo dõi việc di chuyển của hàng hóa và xử lý các vấn đề nếu có.
• Giao tiếp và tương tác: TMS cung cấp các kênh giao tiếp để liên lạc với các đối tác vận chuyển, nhà cung cấp, và khách hàng. Điều này có thể bao gồm thông báo tự động về trạng thái của đơn hàng, thông tin về lịch trình, và yêu cầu hỗ trợ.
• Lưu trữ đơn hàng và hóa đơn: Hệ thống TMS cung cấp các công cụ để lưu trữ lịch sử đơn hàng và các tài liệu liên quan đến vận chuyển, bao gồm hóa đơn, biên bản giao nhận,...
• Phân tích dữ liệu: Dựa trên dữ liệu vận chuyển và phản hồi từ người dùng, hệ thống TMS có thể tối ưu hóa quy trình vận chuyển, đánh giá hiệu suất các đơn vị vận chuyển và đề xuất các cải tiến để tăng cường hiệu quả, giảm bớt chi phí.

Như vậy, có thể thấy rằng, hệ thống vận tải TMS hoạt động như một nền tảng quản lý toàn diện giúp tối ưu hóa và quản lý các quy trình vận chuyển trong doanh nghiệp.

Ưu điểm của hệ thống quản lý vận tải TMS là gì?

Hệ thống TMS là gì? Ưu điểm cụ thể của hệ thống này như thế nào? Có thể khẳng định rằng, hệ thống quản lý vận tải (TMS) mang lại nhiều lợi ích và ưu điểm cho nhiều doanh nghiệp. Dưới đây là một số ưu điểm chính của hệ thống TMS:

Ra quyết định tốt hơn

TMS tự động thu thập và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp theo dõi, phản hồi tức thì, đồng thời hệ thống còn có khả năng dự báo rủi ro trong quá trình vận chuyển. Điều này cho phép người quản lý vận chuyển có cơ sở chính xác và đưa ra các quyết định nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Đơn giản hóa quy trình

Hệ thống quản lý vận tải TMS cho phép đánh giá trực quan về hàng hóa cần gửi, hàng hóa tồn kho,... tích hợp trên cùng một nền tảng. Từ đó, hệ thống giúp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Chưa hết, TMS còn tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch vận chuyển bằng cách tự động xác định tuyến đường tối ưu, lập lịch vận chuyển dựa trên các yếu tố như thời gian, chi phí, và tài nguyên có sẵn. Quy trình này thực hiện đơn giản, nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao.

Tiết kiệm thời gian

Nhờ vào hệ thống lưu trữ đám mây, phần mềm quản lý vận tải TMS cho phép truy cập các thông tin cần thiết mọi lúc mọi nơi. Nhờ vậy, các doanh nghiệp thay đổi kế hoạch vận chuyển và định tuyến theo nhu cầu thực tế và điều chỉnh nhanh chóng khi có sự thay đổi hoặc sự cố xảy ra.

Cải thiện dịch vụ khách hàng

Bằng cách cung cấp thông tin và theo dõi trực tuyến về lộ trình và trạng thái của hàng hóa, TMS giúp cải thiện sự trong suốt và đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu của khách hàng.

Tăng trưởng kinh doanh

TMS có thể giúp doanh nghiệp mở rộng khả năng đáp ứng bằng cách tối ưu hóa quy trình và tăng cường khả năng tích hợp với các đối tác và nhà cung cấp. Điều này có thể mở ra cơ hội để mở rộng vào các thị trường mới hoặc mở rộng dịch vụ và sản phẩm.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dụng hệ thống quản lý vận tải TMS?

Hệ thống quản lý vận tải (TMS) có thể mang lại lợi ích đáng kể cho nhiều loại doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, vận tải và giao nhận. Bên cạnh đó, một số đơn vị khác nên tích hợp sử dụng hệ thống TMS là:

• Doanh nghiệp thương mại điện tử
• Doanh nghiệp bán lẻ và phân phối
• Doanh nghiệp sản xuất
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hậu cần (3PL, 4PL,..)
• Các doanh nghiệp có chuỗi cung ứng phức tạp

Một số câu hỏi liên quan về TMS

Dưới đây là một số giải đáp cho các vấn đề mà bạn đọc có thể quan tâm về TMS.

Sự khác biệt giữa WMS và TMS là gì?

Bạn đã hiểu về phần mềm TMS là gì. Tuy nhiên khó phân biệt giữa WMS và TMS. WMS (Warehouse Management System) và TMS (Transportation Management System) là hai loại hệ thống phần mềm quản lý khác nhau, mỗi loại dành riêng cho một phần trong quy trình logistics của doanh nghiệp. Sự khác biệt giữa WMS và TMS bao gồm:

Mục tiêu chính:

• WMS: Mục tiêu chính của WMS là tối ưu hóa quản lý và vận hành hoạt động trong kho bãi, giúp tăng cường hiệu suất và sự chính xác.
• TMS: Mục tiêu chính của TMS là tối ưu hóa quy trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa, giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển, tăng cường chất lượng dịch vụ và quản lý hiệu quả lộ trình vận chuyển.

Phạm vi quản lý:

• WMS: Được thiết kế để quản lý các hoạt động trong kho bãi, bao gồm việc nhập hàng, lưu trữ, kiểm kê, đóng gói và xuất hàng.
• TMS: TMS tập trung vào việc quản lý các quy trình vận chuyển, bao gồm lập kế hoạch vận tải, định tuyến, giao nhận và theo dõi lộ trình của các phương tiện vận chuyển.

Các tính năng chính:

• WMS: Bao gồm quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, quản lý kênh đóng gói, kiểm kê hàng hóa và quản lý lao động trong kho.
• TMS: Bao gồm lập kế hoạch vận tải, quản lý địa chỉ giao hàng, định tuyến vận chuyển, giao nhận và theo dõi lộ trình của các phương tiện vận chuyển.

Khả năng tích hợp:

• WMS: Thường có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý kho bãi khác như ERP (Enterprise Resource Planning) để cung cấp một hệ thống quản lý tổng thể cho doanh nghiệp.
• TMS: Thường có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý vận tải khác như ERP hoặc WMS để tạo thành một hệ thống quản lý logistics toàn diện.

WMS và TMS đều là các hệ thống quản lý dành riêng cho một phần trong quy trình logistics của doanh nghiệp, với mục tiêu và tính năng khác nhau để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng phần trong quy trình này.

Như vậy, bài viết đã tổng kết và đưa ra các thông tin cụ thể về TMS là gì cũng như ưu điểm và đối tượng nên tích hợp sử dụng TMS. Ứng dụng TMS là giải pháp giúp doanh nghiệp xử lý toàn diện công tác quản lý, vận hành các khâu trong vận chuyển, tiết kiệm chi phí và đem lại hiệu quả tối đa.