Bán Lẻ Thương Mại Điện Tử
Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)

6 file quản lý bán hàng online bằng Excel miễn phí

Nguyễn Viết Lộc
6 file quản lý bán hàng online bằng Excel miễn phí
Chia sẻ ngay:

Bạn đang đau đầu vì mỗi ngày phải thống kê hàng trăm con số, hàng chục danh mục khác nhau nhưng không đâu vào đâu. Bạn không biết phải làm thế nào để quản lý công việc kinh doanh trở nên dễ dàng hơn. Vậy bạn đã thử quản lý bán hàng online bằng excel chưa? Hôm nay Efex sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý bán hàng bằng file excel cực kỳ đơn giản và tiện lợi. Theo dõi bài viết để tải 6 mẫu file quản lý bán hàng online bằng Excel tốt nhất năm 2023 nhé.

ứng dụng quản lý bán hàng online bằng excel
Excel - ứng dụng hỗ trợ quản lý bán hàng online hiệu quả

Ưu điểm của quản lý bán hàng online bằng excel 

Tại sao chúng ta cần phải quản lý bán hàng online bằng Excel? Sử dụng Excel mang lại những lợi ích gì cho công việc bán hàng online của các bạn? Cùng mình điểm qua những lợi ích ưu việt này nhé.

  • Thống kê thông tin đầy đủ và chi tiết 

Thay vì sử dụng hình thức kê khai số liệu, thông tin trên sổ sách sẽ mất nhiều thời gian và gây ra nhiều cản trở cho quá trình tìm kiếm. Người ta đã chuyển qua sử dụng file excel để quản lý quá trình bán hàng online trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Excel là một phần mềm có thiết kế dạng bảng tính và cực kỳ dễ sử dụng. 

Sử dụng Excel sẽ giúp bạn phân chia các hạng mục, công việc và những đầu số một cách đầy đủ và chính xác nhất. Excel luôn có bảng đánh số thứ tự cố định giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin, nội dung cần thiết. Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F để mở thanh công cụ tìm kiếm, giúp tìm kiếm thông tin chính xác và nhanh chóng hơn. 

>> Xem thêm: Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS): Chức Năng Và Lợi Ích

Đối với công việc kinh doanh, bạn có thể liệt kê toàn bộ những thông tin cần kê khai và quản lý như: thời gian, mã hàng, lô hàng, số lượng sản phẩm, lượng hàng tồn kho, doanh số, lợi nhuận, chi phí, … Tất cả đều có thể thống kê vào lưu giữ trong Excel một cách đầy đủ nhất.

  • Khối lượng lưu trữ lớn 

Bạn quá chán nản với việc ghi chú hàng chục cuốn sổ thì đấy chính là lý do bạn nên sử dụng excel để thay thế. Tất cả mọi thông tin, số liệu, nội dung quan trọng đều có thể lưu giữ tại excel. Không chỉ là một doanh nghiệp mà cho dù bạn có đến 10 doanh nghiệp vẫn thoải mái lưu trữ thông tin trong ứng dụng này. Hết sức tiện lợi cho quá trình kiểm tra định kỳ. 

Excel có khả năng lưu dữ lượng data khủng
Excel có khả năng lưu dữ lượng data khủng

 

  • Hỗ trợ tính toán nhanh chóng, chính xác 

Ngoài việc lưu trữ những thông tin quan trọng, excel còn hỗ trợ người dùng tính toán doanh thu, lợi nhuận, chi phí thông qua các hàm tính toán. Thay vì phải tính tay hàng trăm con số, hàng ngàn phép tính thì chỉ với 1 hàm tính và một cú nhấp chuột, bạn đã có thể cho ra kết quả chính xác nhất. 

Lưu ý rằng nếu muốn kết quả chính xác nhất thì các đầu số thống kê phải đảm bảo chính xác tuyệt đối. Tránh tình trạng sai sót dẫn đến bảng thống kê số liệu cuối cùng bị sai lệch.

  • Ứng dụng hoàn toàn miễn phí 

Được thiết lập như một ứng dụng có thể sử dụng rộng rãi với nhiều mục đích khác nhau. Excel mang trong mình nhiều tính năng ưu việt hỗ trợ con người rất nhiều trong công việc và đời sống. Tuy nhiên, excel chưa bao giờ thu một loại phí nào đối với người dùng, tất cả tính năng có trong excel đều hoàn toàn miễn phí. 

Một ứng dụng thông minh, đa dạng chức năng và hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý bán hàng online thì đâu sẽ là lí do để chúng ta từ chối sử dụng?

>> Xem thêm: Muốn bán hàng online lấy hàng ở đâu? Cách lấy hàng dễ nhất

6 mẫu file quản lý bán hàng online bằng excel miễn phí 

Biết là việc quản lý bán hàng sẽ dễ dàng và tiện lợi hơn nếu như sử dụng excel. Tuy nhiên, để hỗ trợ những người kinh doanh biết cách sử dụng excel một cách khoa học nhất.  Chúng mình xin chia sẻ một số mẫu file excel quản lý bán hàng đơn giản và dễ sử dụng nhất. 

Tận dụng tối ưu các tính năng có trong Excel
Tận dụng tối ưu các tính năng có trong Excel

File excel quản lý sản phẩm

Một cửa hàng online có thể kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau vì vậy mà công việc quản lý, kiểm tra cũng rất khó khăn. Mẫu excel dưới đây có đầy đủ những thông tin cần thiết để quản lý sản phẩm như: tên sản phẩm, phân loại, số lượng hàng hoá (số lượng bán ra, số lượng tồn kho, số lượng đang trên đường vận chuyển), đơn vị tính sản phẩm,... 

>> Tải mẫu file quản lý bán hàng online bằng Excel tại đây

File excel quản lý xuất nhập tồn

Bất kỳ công việc kinh doanh nào cũng sẽ có sự chuyển biến là nhập hàng và xuất hàng. Vì vậy, có sẵn một file excel hỗ trợ quản lý quá trình xuất nhập tồn hàng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn. Mẫu excel bao gồm những thông tin cơ bản như: thời gian xuất/ nhập hàng, chứng từ hoặc hoá đơn, tên sản phẩm và mã sản phẩm, số lượng sản phẩm xuất/nhập, đơn vị tính tiền xuất/nhập, thành tiền và mục chú thích (dành cho trường hợp cần chú thích rõ ràng đính kèm). 

>> Tải mẫu file quản lý bán hàng online bằng Excel tại đây

Mẫu excel quản lý quá trình xuất hàng hoá
Mẫu excel quản lý quá trình xuất hàng hoá

File excel quản lý khách hàng

Bán hàng online là công việc cần phải tiếp xúc với nhiều đối tượng khách hàng. Để hỗ trợ quá trình tư vấn, chăm sóc khách hàng tốt hơn chúng ta nên sử dụng file excel quản lý khách hàng. File quản lý này sẽ giúp thống kê đầy đủ những khách mua hàng, khách có nhu cầu tư vấn và khách hàng đang gặp vấn đề cần giải quyết. File excel sẽ bao gồm những thông tin như: tên khách hàng, mã khách hàng, số điện thoại, địa chỉ và mục chú thích. Phần chú thích sẽ dùng để ghi chú lại những nhu cầu, tình hình riêng của khách hàng.

>> Tải mẫu file quản lý bán hàng online bằng Excel tại đây

File excel quản lý doanh thu

Doanh thu của công việc kinh doanh chắc chắn là phần chúng ta cần phải quản lý thận trọng nhất. Sử dụng file excel sau đây sẽ giúp quá trình quản lý, kiểm tra được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tiết kiệm thời gian và nhân lực. Những thông tin cần có trong file excel quản lý doanh thu như sau: tên sản phẩm, mã sản phẩm, giá nhập, giá bán, số lượng, đơn vị tính, ghi chú.

>> Tải mẫu file quản lý bán hàng online bằng Excel tại đây

File excel quản lý đơn hàng online

Điều quan trọng nhất cần quản lý chặt chẽ nhất chính là việc quản lý đơn hàng. Nếu bạn không có kinh nghiệm cũng như trải nghiệm sẽ dễ bị rơi vào tình trạng lạc mất đơn. Vì vậy, đây là vấn đề cực kỳ quan trọng và các chủ shop cần lưu tâm. Sử dụng file excel sau đâu để quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn. 

Mẫu excel quản lý đơn hàng online bao gồm: thời gian đặt hàng, thời gian vận chuyển đơn hàng, tên sản phẩm, số lượng, trạng thái đơn hàng (chờ vận chuyển, đang vận chuyển, đã giao thành công), thanh toán (đã thanh toán, chưa thanh toán). 

Mẫu excel quản lý đơn hàng online
Mẫu excel quản lý đơn hàng online

>> Tải mẫu file quản lý bán hàng online bằng Excel tại đây

File excel quản lý công nợ

Bên cạnh việc quản lý doanh thu, lợi nhuận, công nợ cũng là một danh mục chủ shop cần quản lý rõ ràng. Nếu không quản lý tốt công nợ, rất có thể bạn sẽ vô tình rơi vào trạng thái “lãi ảo”. Có nghĩa là dù báo cáo cho thấy doanh nghiệp đang lãi tuy nhiên thực tế lại đang gánh lỗ. Tình trạng này không được xử lý kịp thời sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh. File excel quản lý công nợ sẽ bao gồm: doanh thu, chi phí, lãi/lỗ. 

Lưu ý, hoạt động kinh doanh lãi/lỗ được xác định dựa trên tổng số doanh thu - tổng số chi phí. Kết quả cho ra là số dương là doanh nghiệp lãi và ngược lại, số âm là doanh nghiệp lỗ. 

>> Tải mẫu file quản lý bán hàng online bằng Excel tại đây

>> Xem thêm: Bán hàng online nên chọn nhà vận chuyển nào?

Kinh nghiệm khi quản lý bán hàng online excel

Tuy nhiên, để sử dụng thành thành excel hỗ trợ quản lý bán hàng online hiệu quả cần phải có một số kinh nghiệm nhất định như:

  • Hiểu và biết cách sử dụng thành thạo các hàm trong excel. Hàm cơ bản phải biết là hàm tính tổng (SUM).
  • Để việc quản lý trở nên nhanh chóng, thuận tiện thì bắt buộc bạn phải nhập dữ liệu (bao gồm nội dung và số liệu) chính xác.
  • Một số trường hợp mất điện, mất wifi sẽ làm mất hết những nội dung bạn đang nhập vào file quản lý. Vì thế trước khi sử dụng excel, bạn nên bật chế độ vừa làm vừa sao lưu để lỡ có gặp phải trường hợp trên thì dữ liệu cũng vẫn được lưu lại trong máy.
  • Không để máy rơi vào tình trạng dung lượng đầy vì điều này có thể khiến việc sử dụng excel của bạn gặp khó khăn do load chậm.
  • Lưu ý quy trình bảo mật vì nếu sơ ý, bạn có thể bị “đánh cắp” toàn bộ thông tin kinh doanh
  • Không nên lưu quá nhiều dữ liệu vào 1 trang. Nên thiết kế mỗi hạng mục quản lý vào 1 trang tính để dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin.

>> Xem thêm: 

Với những kinh nghiệm trên, chúng mình hy vọng sẽ giúp các bạn có thêm nhiều kiến thức để dễ dàng quản lý bán hàng online bằng excel. Đặc biệt là những mẫu file excel quản lý các hạng mục sẽ giúp ích được cho các bạn rất nhiều. Nhớ lưu lại để sử dụng khi cần thiết nhé! Thông tin liên hệ:

avatar
Nguyễn Viết LộcNguyễn Viết Lộc là chuyên viên Content tại EFEX. Dựa trên kinh nghiệm 2 năm trong ngành TMĐT, hậu cần và Logistics, Nguyễn Viết Lộc chia sẻ các bài viết hữu ích cho độc giả để biến hoạt động kinh doanh nhàm chán, khó khăn của doanh nghiệp SME tại Việt Nam trở nên thú vị, nhiều sắc màu và hiệu quả.