Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là gì? Chức năng và lợi ích

Nguyễn Viết Lộc
Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là gì? Chức năng và lợi ích
Chia sẻ ngay:

Việc nắm bắt, theo dõi và hoàn thành đơn đặt hàng trên hai hoặc nhiều kênh bán hàng là thách thức đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà bán lẻ có tốc độ tăng trưởng cao. Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) sẽ giúp quy trình bán hàng của công ty bạn ở mọi giai đoạn, từ tạo đơn hàng đến giao hàng và hoàn tiền. Bài viết hôm nay của EFEX sẽ trình bày mọi thứ bạn cần biết về OMS: ddihj nghĩa, lợi ích và cách chọn hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp với bạn. 

Order management system
 Hệ thống quản lý đơn hàng

Hệ thống Quản lý Đơn hàng (OMS) là gì?

OMS là gì? Hệ thống quản lý đơn hàng OMS là một nền tảng tập trung cho phép bạn theo dõi tất cả các đơn đặt hàng, bất kể chúng được bắt nguồn từ đâu.

Sử dụng hệ thống quản lý đơn đặt hàng giúp đảm bảo việc quản lý kho chính xác hơn, tự động nhập và cập nhật số lượng hàng mới vào hệ thống, theo dõi doanh số bán hàng thông qua các nền tảng bán hàng khác nhau, chẳng hạn như website, ứng dụng và sàn thương mại điện tử. 

Phầm mềm OMS có thể được sử dụng chung bởi toàn bộ nhân viên, từ nhân viên bán hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng, đến nhóm kế toán, nhân viên kho và chủ doanh nghiệp.

What is an OMS?
 OMS là gì?

>> Xem thêm: Hệ thống thông tin logistics là gì?

>> Xem thêm: Hệ thống quản lý kho hàng là gì?

Tại sao hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) lại quan trọng?

Bằng cách tự động hóa một số bước trước đây cần can thiệp thủ công, hiệu quả của quy trình quản lý đơn hàng của bạn sẽ được cải thiện. Hệ thống quản lý đơn hàng OMS giúp tăng trải nghiệm của khách hàng cũng như dòng tiền và lợi nhuận bằng cách cải thiện năng lực của công ty để xử lý các đơn đặt hàng một cách hiệu quả và nhanh chóng. 

Hơn nữa, hệ thống quản lý đơn hàng OMS ngày càng trở nên quan trọng vì Thương mại điện tử tiếp tục phát triển với tốc độ nhanh chóng. Điều này là do sự linh hoạt trong đặt hàng, chọn, nhận và trả đồ giúp bạn đáp ứng mong đợi của khách hàng. 

Bạn có thể sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng OMS để thực hiện đơn đặt hàng yêu cầu vận chuyển sản phẩm từ nhiều nơi, cũng như xử lý việc trả hàng qua thư hoặc tại cửa hàng, tất cả trong khi vẫn giữ chi phí thấp. Một ưu điểm khác của hệ thống quản trị đơn hàng OMS là nó có thể mở rộng quy mô khi doanh nghiệp của bạn phát triển và phát triển thêm các kênh bán hàng.

Hệ thống quản lý đơn hàng OMS làm gì?

Hệ thống quản lý đơn hàng OMS phải thực hiện các chức năng cụ thể bất kể quy mô hoặc loại hình công ty của bạn. Khó khăn của việc làm như vậy phụ thuộc vào công ty của bạn và cấp độ mà bạn làm việc. Đây là những gì bạn cần biết hệ thống quản lý đơn hàng OMS:

Theo dõi tất cả các đơn đặt hàng

Theo dõi và giám sát đơn hàng có lẽ là tính năng cơ bản nhất của bất kỳ hệ thống quản lý đơn hàng OMS nào. Hệ thống quản lý đơn hàng OMS giúp doanh nghiệp cung cấp trải nghiệm khách hàng liền mạch hơn, cũng như quản lý hàng tồn kho, hậu cần và các quy trình khác. 

Một khi một công ty bán hàng qua nhiều kênh, hệ thống quản lý đơn hàng sẽ càng trở nên quan trọng hơn. Các đơn đặt hàng từ trang web, thị trường và các nền tảng khác của bạn sẽ được hệ thống quản lý đơn hàng OMS theo dõi và ghi lại. Bằng cách này, việc tập trung và thống nhất bán hàng có thể cải thiện hiệu quả và sản xuất đồng thời giảm thiểu sai sót. 

Hệ thống quản lý đơn hàng OMS cũng sẽ ghi lại và xử lý các đơn đặt hàng được thực hiện qua điện thoại hoặc tại cửa hàng. Do đó, tất cả thông tin đặt hàng đều có sẵn ở một địa điểm. Doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái đơn đặt hàng, thực hiện các sửa đổi cần thiết và giao tiếp với khách hàng.

Track-All-Orders
 Theo dõi tất cả các đơn đặt hàng

Giám sát và quản lý hàng hóa

Nhiều khía cạnh khác của công ty bị ảnh hưởng bởi cách đặt và xử lý đơn hàng. 

Ví dụ: bất kỳ đơn hàng nào được đặt và hoàn thành đều có ảnh hưởng đến hàng hòa của bạn. 

Nhiều vấn đề có thể phát sinh nếu bạn không có số lượng hàng hóa chính xác:

  • Bán quá mức: chấp nhận đơn đặt hàng cho các mặt hàng bạn không có đủ hàng để đáp ứng. Kết quả là, những đơn đặt hàng đó bị hủy bỏ, và người mua rất thất vọng.
  • Tình trạng dư hàng: xảy ra khi bạn nghĩ rằng mình đang thiếu sản phẩm và mua quá nhiều hàng tồn kho thay thế. Điều này ngụ ý rằng bạn đang lãng phí không gian nhà kho quan trọng và có nguy cơ có hàng chết trên tay
  • Dự báo không chính xác: Bạn không có thống kê hàng tồn kho chính xác để ước tính nhu cầu của khách hàng. Do đó, rất có thể bạn sẽ bỏ qua nhu cầu tăng đột biến đối với một sản phẩm nhất định, sau đó dẫn đến việc bạn hết hàng khi bạn có thể mong đợi sự gia tăng nhu cầu.

Hệ thống quản lý đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp bạn giải quyết toàn bộ vấn đề trên với khả năng giám sát và quản lý hàng hóa theo thời gian thực chính xác nhất.

>> Xem thêm: Back order là gì? Phương pháp giảm tình trạng Backorder

Tích Hợp hậu cần ngược (reverse logistics)

Lợi nhuận là một phần không thể tránh khỏi của hoạt động kinh doanh thương mại điện tử. Tuy nhiên, khoảng 30% các mặt hàng đặt hàng trực tuyến được trả lại. Xử lý đơn hàng trả lại hay reverse logistics trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn có hệ thống quản lý đơn hàng OMS chính xác. 

Về vấn đề này, bạn sẽ có thể nhanh chóng tạo tín dụng bằng cách sao chép một đơn hàng ban đầu. Do đó, việc hoàn lại tiền, thay thế và đặt hàng lại sẽ dễ dàng hơn.

3 loại chính của hệ thống quản lý đơn hàng

Các công ty khác nhau có các yêu cầu khác nhau đối với hệ thống quản lý đơn hàng OMS. Tuy nhiên, công ty của bạn càng mở rộng, bạn sẽ càng yêu cầu hệ thống quản lý đơn hàng OMS toàn diện hơn. Sau đây là 3 lựa chọn phổ biến nhất cần xem xét:

Quản lý đơn hàng thủ công

Việc theo dõi và xử lý đơn hàng theo cách thủ công không được khuyến khích cho bất kỳ doanh nghiệp nào, trừ các doanh nghiệp nhỏ nhất. Nhưng bạn có thể theo dõi tất cả dữ liệu đơn hàng trong sổ cái hoặc sử dụng bảng tính. 

Manual order management is suitable for small firms
 Quản lý đơn hàng thủ công phù hợp với các công ty nhỏ

Thông thường, phương pháp này sẽ yêu cầu tạo một bảng tính chi tiết trong Excel hoặc một công cụ tương tự. Bằng cách này, bạn sẽ có thể giữ tất cả thông tin đơn đặt hàng của mình ở một nơi và cập nhật. 

Tuy nhiên, quản lý đơn hàng thủ công rất tốn thời gian. Chỉ cần cập nhật một hệ thống sẽ mất một lượng lớn giờ lao động. Hơn nữa, có một rủi ro đáng kể về những sai lầm của con người. Nếu bạn nhập một đơn đặt hàng không đúng cách, các vấn đề có thể nhanh chóng xoay chuyển. 

Sử dụng nền tảng thương mại điện tử

Rõ ràng là tất cả những người bán hàng trực tuyến chắc chắn sẽ cần sử dụng nền tảng Thương mại điện tử. Đây là hệ thống cho phép bạn nhận đơn đặt hàng từ những khách hàng đến với trang web của bạn. 

Các công ty vừa và nhỏ thường sử dụng nền tảng thương mại điện tử của họ để quản lý đơn đặt hàng. Trong một số trường hợp nhất định, điều này có thể hiệu quả vì các nền tảng này theo dõi chi tiết đơn đặt hàng. Thường có một công cụ cho phép bạn theo dõi trạng thái đơn đặt hàng và thậm chí điều chỉnh lượng hàng. 

Tuy nhiên, chỉ dựa vào nền tảng thương mại điện tử chỉ là một giải pháp khả thi nếu các điều kiện sau được đáp ứng:

  • Trang web của bạn là nơi tất cả các đơn đặt hàng của bạn được đặt. Không có bất kỳ sản phẩm nào có sẵn thông qua các kênh của bên thứ ba
  • Trang web và văn phòng của bạn cũng được kết nối với kho hàng của bạn, cho phép bạn theo dõi hàng tồn kho và thực hiện
  • Nền tảng Thương mại điện tử hoàn toàn có thể truy cập được vào nhóm chăm sóc khách hàng của bạn.
  • Bạn không có bất kỳ kế hoạch lớn nào để mở rộng
  • Quy trình thực hiện đơn hàng đơn giản là tất cả những gì cần thiết.

Khi nói đến quản lý đặt hàng, việc dựa vào nền tảng thương mại điện tử của bạn sẽ ít thực tế hơn nếu:

  • Bạn có nhiều kênh bán hàng
  • Hậu cần của bạn phức tạp hơn. Ví dụ: Nếu bạn có nhiều kho hàng hoặc thỉnh thoảng sử dụng dropshipping
  • Bạn muốn phát triển doanh nghiệp của mình mà không phải hy sinh trải nghiệm của khách hàng.

Phần mềm quản lý đơn hàng độc lập

Nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm quản lý đơn hàng độc lập nếu họ cần một hệ thống quản lý đơn hàng OMS hiệu quả hơn. Phần mềm này được tích hợp vào công nghệ cho công ty bán lẻ và hoạt động song song với các giải pháp khác. Điều này bao gồm nền tảng thương mại điện tử, hệ thống kế toán và các hệ thống khác của doanh nghiệp.

 Một phần mềm độc lập bao gồm tất cả các tính năng cơ bản của quản lý đơn hàng. cho phép doanh nghiệp hợp nhất và theo dõi dữ liệu đơn hàng, cũng như truy cập thông tin về khách hàng và giao dịch. Một số tùy chọn tốt hơn cũng có các tính năng bổ sung như kiểm kê và quản lý kho. 

Tuy nhiên, một điểm trừ của phần mềm độc lập là thiếu tích hợp. Trong thực tế, phần mềm phải hoạt động liên quan đến nhiều giải pháp khác nhau. Việc điều chỉnh quản lý đơn hàng của bạn với vận chuyển, kế toán, dự báo nhu cầu hàng tồn kho, POS và các hệ thống khác có thể khó khăn. Thông tin sai lệch, kho chứa dữ liệu, thách thức về khả năng mở rộng và các kết quả không mong muốn khác là những kết quả có thể xảy ra.

>> Xem thêm: Cho thuê kho bãi, kho hàng chi phí rẻ, địa điểm tốt

Lời kết

Tóm lại, hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý đơn đặt hàng và cải thiện trải nghiệm khách hàng cho các doanh nghiệp bán lẻ, đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều kênh bán hàng. OMS giúp theo dõi tất cả các đơn đặt hàng, quản lý hàng tồn kho chính xác, tích hợp hậu cần ngược và mở rộng quy mô khi công ty phát triển. Hy vọng rằng bạn đã những phút giây tuyệt vời cùng với Efex.

avatar
Nguyễn Viết LộcNguyễn Viết Lộc là chuyên viên Content tại EFEX. Dựa trên kinh nghiệm 2 năm trong ngành TMĐT, hậu cần và Logistics, Nguyễn Viết Lộc chia sẻ các bài viết hữu ích cho độc giả để biến hoạt động kinh doanh nhàm chán, khó khăn của doanh nghiệp SME tại Việt Nam trở nên thú vị, nhiều sắc màu và hiệu quả.