Hướng dẫn quản lý đơn hàng trên Shopee chi tiết 2024

Shopee - nền tảng mua sắm hàng hóa online đã quá quen thuộc với nhiều người. Đối với các nhà bán, Shopee đem đến nhiều ưu điểm trong việc quản lý, vận chuyển các đơn hàng đến tận tay người nhận. Trong bài viết này, hãy cùng EFEX tìm hiểu về tính năng quản lý đơn hàng trên Shopee mà các nhà bán hàng online rất cần phải biết rõ.

Quản lý đơn hàng Shopee là gì?

Quản lý đơn hàng Shopee được hiểu là quá trình theo dõi, xử lý và quản lý các đơn hàng mà người bán nhận được trên nền tảng thương mại điện tử Shopee. Quá trình này bao gồm nhiều bước và nhiệm vụ khác nhau để đảm bảo rằng đơn hàng được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng. Thông qua việc quản lý đơn hàng, người bán và cả người mua chủ động theo dõi được tiến trình hàng hóa từ lúc đặt hàng đến lúc hàng về tay khách.

Một số trạng thái và chức năng trên mục “Quản lý đơn hàng trên Shopee” bao gồm:

• Nhận và xác nhận đơn hàng
• Chuẩn bị hàng hóa
• Giao hàng
• Theo dõi trạng thái đơn hàng
• Xử lý phản hồi và khiếu nại
• Báo cáo tồn kho
• Báo cáo và phân tích

Quản lý đơn hàng hiệu quả không chỉ giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh của người bán trên nền tảng Shopee.

>> Xem thêm: Xử lý đơn hàng bởi Shopee (FBS) là gì? Hướng dẫn xử lý đơn hàng Shopee

Hướng dẫn quản lý đơn hàng trên Shopee

Để quản lý đơn hàng Shopee, bạn cần đăng nhập vào Shopee Seller Center (link: https://seller.shopee.vn)

• Tại thanh menu bên trái, chọn mục Đơn hàng & Vận chuyển → Quản lý đơn hàng.
• Tại đây, bạn sẽ thấy tất cả các đơn hàng đã được tạo. Shopee phân loại các trạng thái đơn hàng như: Chờ xác nhận, Chờ lấy hàng, Đang giao, Đã giao thành công, và Đã hủy.

Trạng thái chờ xác nhận

• Khi khách hàng đặt đơn, hệ thống ghi nhật shop có đơn hàng mới, đơn hàng sẽ hiển thị ở tab “Chờ xác nhận”.
• Người bán cần xác nhận đơn hàng này trong vòng 24 giờ. Sau khi xác nhận, trạng thái đơn hàng sẽ chuyển sang Chờ lấy hàng.

Lưu ý: Nếu không xác nhận trong thời gian quy định, đơn hàng sẽ tự động bị hủy. Do vậy, người bán cần liên tục kiểm tra đơn hàng mới trên mục “Quản lý đơn hàng”.

Trạng thái chờ lấy hàng

Sau khi xác nhận đơn hàng, người bán chuẩn bị hàng theo thông tin mà khách hàng đã đặt.

Người bán cần đảm bảo sản phẩm được đóng gói cẩn thận, tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Shopee khuyến nghị người bán sử dụng bao bì và nhãn dán vận chuyển của mình hoặc có thể sử dụng bao bì do đơn vị vận chuyển cung cấp. Sau khi đã đóng gói xong xuôi, hàng hóa được duyệt trong trạng thái chờ nhà vận chuyển đến lấy hàng.

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách gói hàng Shopee mới nhất 2024 

Trạng thái đang giao

Trong mục “Đang giao”, bạn có thể theo dõi tiến trình giao hàng. Tại mục này, cả người bán và người mua hàng đều có thể kiểm tra xem hàng hóa đang ở vị trí kho nào và có thể dự kiến ngày giao hàng thành công.

Trạng thái sẽ thay đổi tự động từ “Đang giao” sang “Đã giao thành công” khi đơn vị vận chuyển xác nhận rằng đơn hàng đã đến tay khách hàng.

Trạng thái đã giao

Trạng thái "Đã giao hàng" là giai đoạn cuối cùng trong quá trình xử lý - quản lý đơn hàng trên Shopee. Trạng thái này thể hiện rằng đơn hàng đã được giao thành công đến tay khách hàng. Trạng thái này được cập nhật tự động khi đơn vị vận chuyển xác nhận rằng họ đã hoàn tất việc giao hàng và khách hàng đã nhận sản phẩm.

Trạng thái đơn hủy

Trạng thái "Đơn hủy" trên Shopee thể hiện rằng đơn hàng đã bị hủy và sẽ không tiếp tục được xử lý. Khi đơn hàng bị hủy, cả người bán và người mua đều nhận được thông báo, và không có giao dịch nào phát sinh thêm liên quan đến đơn hàng đó.

Trạng thái hết hàng

Trạng thái "Hết hàng" trên Shopee cho biết rằng sản phẩm hiện không có sẵn để bán, và khách hàng không thể đặt hàng sản phẩm này cho đến khi người bán cập nhật lại kho.

Trạng thái "Hết hàng" sẽ được hiển thị trên trang sản phẩm trong các trường hợp sau:

• Số lượng tồn kho của sản phẩm bằng 0: Khi người bán không còn sản phẩm trong kho và chưa cập nhật số lượng mới.
• Người bán cập nhật trạng thái hết hàng: Người bán chủ động đánh dấu sản phẩm là hết hàng dù vẫn còn số lượng nhất định, ví dụ trong trường hợp muốn tạm ngừng bán.
• Shopee tự động ẩn sản phẩm: Shopee có thể ẩn sản phẩm hoặc đánh dấu là "Hết hàng" nếu người bán vi phạm các quy định hoặc có sự cố liên quan đến sản phẩm.

Giải pháp quản lý và hoàn tất đơn hàng EFEX

Quản lý đơn hàng trên Shopee tồn tại một vài nhược điểm như quy trình quá cứng nhắc, khó áp dụng cho các mô hình bán hàng đa kênh, giới hạn tính năng quản lý kho bãi và phụ thuộc vào các đơn vị vận chuyển của Shopee…

EFEX là nền tảng cung cấp dịch vụ quản lý và hoàn tất đơn hàng hiện đại, giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, khắc phục một số hạn chế từ tính năng của Shopee. Khi có đơn hàng từ bất cứ nền tảng thương mại điện từ nào, thông tin sẽ được đến 1 phần mềm quản lý kho. EFEX sau đó đi lấy hàng, đóng gói theo yêu cầu của sàn/ khách hàng. Cuối cùng sẽ gửi đến các đối tác vận chuyển để chuyển giao tới khách hàng cuối cùng.

Ưu điểm khi sử dụng giải pháp quản lý và hoàn tất đơn hàng EFEX gồm:

• Tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng: EFEX giúp doanh nghiệp tự động hóa các bước trong quy trình từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi sản phẩm được giao tận tay. Thay vì phải xác nhận đơn hàng, kiểm tra kho hàng hoặc xử lý từng đơn hàng, EFEX tự động xử lý dựa trên mức độ ưu tiên chuẩn chỉnh.
• Đa dạng phương thức giao hàng: EFEX tích hợp nhiều đối tác giao hàng uy tín và cung cấp các phương thức vận chuyển khác nhau, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc lựa chọn dịch vụ giao hàng phù hợp nhất.
• Quản lý kho bãi linh hoạt: EFEX giúp quản lý kho bãi hiệu quả. Hệ thống đề xuất cách sắp xếp hàng cũng như kiểm kê tự động trong kho dựa trên hiệu suất bán hàng, loại hàng hóa, đặc thù hàng hóa.
• Quản lý đa kênh bán (OMS): EFEX tích hợp quản lý đơn hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki… hoặc các kênh bán hàng online như Facebook, Instagram… giúp người bán dễ dàng quản lý đơn hàng tập trung.
• Tính năng tích hợp dễ dàng: EFEX dễ dàng tích hợp với nhiều hệ thống bán hàng, phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau, từ các nền tảng thương mại điện tử đến hệ thống kế toán và quản lý khách hàng (CRM). Điều này giúp cá nhân có thể quản lý đơn hàng shopee trên điện thoại hoặc bất cứ công cụ kết nối internet nào, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà không cần thay đổi hệ thống hiện tại.

Như vậy, trong bài viết này, chúng tôi đã cập nhật hướng dẫn cách quản lý đơn hàng trên Shopee - nền tảng mua sắm phổ biến hàng đầu hiện nay. Bên cạnh đó là gợi ý giải pháp quản lý, hoàn tất đơn hàng vô cùng siêu việt từ EFEX. Hy vọng thông tin bài viết hữu ích dành tới bạn đọc.