Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)
Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho đơn giản, hiệu quả

Nguyễn Viết Lộc
Quy trình kiểm soát hàng tồn kho đơn giản, hiệu quả
Chia sẻ ngay:

Theo dõi hàng tồn kho với tư cách là nhà bán lẻ đa kênh, nhà bán buôn hoặc công ty thương mại điện tử có thể là một thách thức. Bài viết này sẽ giải thích kiểm soát tồn kho là gì, cũng như những ưu điểm của nó. Nó cũng sẽ khám phá các quy trình kiểm soát hàng tồn kho và kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho nhất định, cũng như đưa ra các ý tưởng để cải thiện hệ thống quản lý hàng tồn kho.

Một số khái niệm về quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho đề cập đến quá trình quản lý mức độ tồn kho của một công ty trong kho hàng của chính họ hay trên nhiều địa điểm. Nó bao gồm quản lý sản phẩm từ thời điểm chúng còn trong kho chung thông qua mục tiêu cuối cùng (khách hàng) hoặc thải bỏ. Hệ thống quản lý hàng tồn kho cũng theo dõi việc sử dụng, di chuyển và lưu trữ của chúng. Kiểm soát tồn kho đề cập đến việc duy trì theo dõi lượng hàng trong kho của bạn để đảm bảo rằng bạn có sẵn số lượng phù hợp của từng sản phẩm. Quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn theo dõi các đơn đặt hàng và duy trì chuỗi cung ứng hiệu quả. Hệ thống dự báo có thể được thực hiện, cũng như khả năng xác định các điểm đặt hàng lại. 

kỹ thuật và lợi ích của quy trình kiểm soát hàng tồn kho
kỹ thuật và lợi ích của quy trình kiểm soát hàng tồn kho

 Kiểm soát hàng tồn kho bao gồm:

  • Tích hợp máy quét mã vạch
  • Hoàn thành số lượng hàng tồn kho
  • Theo dõi lượng hàng tồn kho bằng các đơn đặt hàng bán và mua
  • Thông tin chi tiết về sản phẩm, địa điểm và lịch sử
  • Điều chỉnh và báo cáo

Vậy, mục đích của kiểm soát tồn kho là gì? Mục đích tổng thể là tối đa hóa lợi nhuận trong khi giữ được ít hàng tồn kho nhất có thể. Điều này phải được thực hiện mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Mặc dù có thể kiểm soát hàng tồn kho thủ công, nhưng có những phương pháp tự động có thể quản lý lượng hàng tồn kho cho bạn và giúp bạn tránh những sai lầm do con người gây ra. 

>> Xem thêm: Quy trình quản lý hàng tồn kho đơn giản và dễ kiểm kê

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là một phần quan trọng không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh và sản xuất một cách bền vững và ổn định. Dựa vào quy trình này, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả và năng suất cung ứng sản phẩm của mình. Ngoài ra, nó cũng giúp đảm bảo sự cân đối giữa cung và cầu, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa không cần thiết. Quản lý hàng tồn kho đòi hỏi phải tạo và thực hiện một bộ thủ tục cơ bản. Khi đã được thực hiện, các thủ tục này làm giảm khả năng quản lý hàng tồn kho không phù hợp. Bên cạnh đó, chúng cũng nên được đưa vào bất kỳ công việc nào của người quản lý kho.

Lợi ích của quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho mang lại một số lợi thế, bao gồm tiết kiệm chi phí và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Nó cũng giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tài nguyên. Công ty của bạn có thể thấy doanh số bán hàng tăng lên đáng kể, nhưng nếu không kiểm soát hàng tồn kho, lợi nhuận của bạn có thể bị ảnh hưởng. Dưới đây là cách doanh nghiệp của bạn hưởng lợi từ việc kiểm soát hàng tồn kho:

  • Có thể kiểm soát chất lượng tốt hơn với hệ thống quản lý hàng tồn kho. Bạn có thể kiểm soát chất lượng tốt hơn nếu bạn có thể theo dõi và quản lý tất cả các khía cạnh của nguồn cung cấp của mình.
  • Kiểm soát tổ chức: Kiểm soát tồn kho, về mặt tổ chức hàng hóa của bạn, là rất quan trọng đối với hoạt động liền mạch của doanh nghiệp bạn. Nó sẽ đảm bảo rằng bạn có đủ đơn vị trong tay để đáp ứng các đơn đặt hàng và duy trì dự phòng.
  • Tính chính xác của kiểm toán: Giữ một hồ sơ kiểm kê chính xác là rất quan trọng đối với việc quản lý tài sản. Nó cũng sẽ hỗ trợ bạn nếu bạn được kiểm toán. Biết được tài sản của mình giúp bạn hiểu được toàn bộ sự hư hỏng và giá trị của doanh nghiệp.

Quy trình kiểm hàng tồn kho trong 8 bước tối ưu nhất

process of inventory management
quy trình quản lý hàng tồn kho

 Sau đây là 8 bước quy trình kiểm soát hàng tồn kho: 

Bước 1: Hàng đến địa điểm của bạn

  • Đây là nơi những thứ đầu tiên được thêm vào kho của bạn.

Bước 2: Hàng hóa được kiểm tra, phân loại và bảo quản

  • Sản phẩm được kiểm tra, phân loại và giữ trong kho. Tùy thuộc vào lượng phòng bạn có, bạn có thể sử dụng phương pháp vận chuyển thả, ghép chéo hoặc một phương pháp khác.

Bước 3: Mức độ tồn kho được theo dõi

  • Việc theo dõi mức tồn kho có thể được thực hiện thông qua đếm chu kỳ hàng tồn kho, kiểm kê thực tế hoặc phần mềm để kiểm kê vĩnh viễn.

Bước 4: Khách hàng đặt hàng

  • Khách hàng có thể mua hàng của bạn trực tiếp hoặc trực tuyến.

Bước 5: Đơn đặt hàng của khách hàng được chấp nhận

  • Trong hệ thống POS của bạn, đây rất có thể là một hành động tự động. Nếu bạn đang sử dụng dropshipping, đây là lúc bạn gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp của mình.

Bước 6: Hàng hóa được chuyển ra khỏi kho

  • Các mặt hàng này được định vị bằng số SKU, được đóng gói và gửi hoặc giao trực tiếp cho người tiêu dùng.

Bước 7: Các mức cổ phiếu đã được cập nhật

  • Mức tồn kho sẽ được thay đổi tự động thông qua phần mềm kiểm kê vĩnh viễn. Khi thực hiện kiểm kê thực tế, bạn cũng có thể nhập từng lần bán hàng theo cách thủ công hoặc phát hiện các thay đổi.

Bước 8: Việc sắp xếp lại được kích hoạt bởi lượng hàng trong kho

  • Xác định số lượng đặt hàng của bạn cho từng mặt hàng bạn bán sẽ giúp bạn hợp lý hóa quy trình này và đảm bảo bạn có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu. Phương pháp kiểm kê JIT chủ yếu dựa vào điều này.

>> Xem thêm: Số ngày tồn kho (DIO) là gì, công thức tính DIO 

>> Xem thêm: 10 Tiêu Chuẩn Kho Chứa Hàng Bạn Cần Biết 

Các phương pháp theo dõi hàng, kiểm soát tồn kho

inventory tracking methods
phương pháp theo dõi hàng tồn kho

Theo dõi từng sản phẩm riêng lẻ là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm để quản lý và kiểm soát hàng tồn kho của mình. 3 hệ thống kiểm soát hàng tồn kho (theo dõi hàng tồn kho) là gì? Sau đây là 3 loại kiểm soát hàng tồn kho phổ biến nhất.

Kiểm đếm trực tiếp số hàng hóa từng tháng

Kỹ thuật theo dõi hàng tồn kho mất thời gian và không hiệu quả nhất là đếm hàng tồn kho thủ công. Tất cả các hoạt động phải dừng lại và các nhóm phải được thành lập để xem xét kho lưu trữ của bạn và tính tất cả hàng tồn kho. Dữ liệu này được lưu trong bảng tính hoặc trong phần mềm chuyên dụng. Mặc dù chiến lược này là một điểm khởi đầu tuyệt vời, nhưng nó có thể trở nên quá phức tạp khi hàng tồn kho của bạn tăng lên.

Đếm chu kỳ hàng tồn kho

Trong thu nhỏ, đếm chu kỳ tương tự như đếm hàng tồn kho. Thay vì tính toán thủ công tất cả những thứ của bạn hàng tháng, bạn chỉ tính những thứ có giá trị nhất vài ngày một lần. Điều trên cho phép bạn kiểm tra những điều thực sự quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn và phản hồi nhanh hơn nếu có vấn đề phát sinh. Nó cũng cho phép bạn đếm hàng tồn kho mà không cần phải dừng những gì bạn đang làm. Tuy nhiên, nó nên được sử dụng kết hợp với kỹ thuật theo dõi hàng tồn kho khác vì bạn sẽ không biết được mức hàng tồn kho đầy đủ của mình.

Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn là cách tiếp cận tốt nhất để theo dõi hàng tồn kho của bạn. Chương trình này được cập nhật tự động bất cứ lúc nào các mặt hàng được giao, bán, hoặc bị coi là bị mất hoặc bị hư hỏng. Bạn sẽ luôn có số lượng hàng tồn kho hiện tại trong tầm tay, cho phép bạn điều chỉnh quy trình và đáp ứng nhu cầu của khách hàng trước khi có bất kỳ vấn đề nào phát sinh. Nhược điểm duy nhất là có một khoản phụ phí vì có một khoản phí liên quan đến nó. 

>> Xem thêm: Cho thuê kho hàng tại Hà Nội giá tốt, chất lượng 

>> Xem thêm: Nội quy kho hàng: Mẫu nội quy và cách triển khai 

>> Xem thêm: Landed Cost là gì? Công Thức Và Cách Tính

Kết luận

Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nó giúp bạn cải thiện dòng tiền và tiết kiệm chi phí quản lý hàng tồn kho. Bạn có thể xây dựng chiến lược quy trình kiểm soát hàng tồn kho để theo dõi tài sản của mình trong thời gian thực bằng cách sử dụng phần mềm kiểm soát hàng tồn kho. Cung cấp cho bạn quyền truy cập và kiểm soát hàng tồn kho của bạn. Ngay cả khi công ty của bạn nhỏ, bạn có thể tùy chọn sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ hoặc vĩnh viễn. Mặt khác, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn rõ ràng là một giải pháp tốt hơn nếu bạn có một khối lượng hàng hóa khổng lồ hoặc các hoạt động phức tạp hơn. Phần mềm tốt giúp bạn thực hiện các hoạt động kiểm soát hàng tồn kho và hợp lý hóa quy trình. Thông tin liên hệ:

avatar
Nguyễn Viết LộcNguyễn Viết Lộc là chuyên viên Content tại EFEX. Dựa trên kinh nghiệm 2 năm trong ngành TMĐT, hậu cần và Logistics, Nguyễn Viết Lộc chia sẻ các bài viết hữu ích cho độc giả để biến hoạt động kinh doanh nhàm chán, khó khăn của doanh nghiệp SME tại Việt Nam trở nên thú vị, nhiều sắc màu và hiệu quả.