[Update] Mẫu Nội Quy Kho Hàng Cho Mọi Doanh Nghiệp

Một tổ chức không có nội quy thì việc vận hành chắc chắn sẽ không hiệu quả. Vì thế dù đơn vị cho thuê kho bãi hay tự quản kho của chính mình cũng đều cần có nội quy. Vậy nội quy kho hàng là gì? Những mẫu nội quy điển hình được triển khai như thế nào? Những quy định an toàn về kho chứa hàng như thế nào? Tất cả sẽ được bật mí qua bài viết về nội quy kho chứa hàng của EFEX!

Nội Quy Kho Hàng Là Gì?

Nội quy kho hàng là những quy định, quy tắc chung về kho hàng cần phải tuân theo. Dựa vào hoạt động của mỗi kho hàng mà mỗi kho sẽ có những nội quy phù hợp. Để áp dụng cho tất cả đối tượng của kho hàng. Giúp vận hành và phát triển kho hàng tốt nhất có thể. 

Các quy định trong nội quy sẽ được sắp xếp, đề xuất phù hợp với toàn bộ đối tượng của kho. Vì vậy, bắt buộc các đối tượng phải tuân thủ và thực hiện theo đúng quy định đã được đề ra. Giúp tạo kỉ luật cho kho và kho hàng hoạt động ngày càng tốt đẹp hơn.

Quy Định Về Kho Chứa Hàng Chi Tiết 

Vậy nội quy kho hàng hóa bao gồm những quy định gì? Chúng ta cần tuân theo những quy định như thế nào? Một kho hàng thực tế thì nhân viên cần tuân thủ những nội quy gì? 

Chắc nhắc tới đây bạn tò mò về nội quy kho hàng hóa rồi đúng không nào? Dưới đây là những quy định chi tiết về một bảng nội quy của kho hàng hóa. Bao gồm nội quy dành cho nhân sự trong kho và cho người ngoài kho như sau:

Nội quy áp dụng cho nhân sự làm việc tại kho

Đối với nội quy áp dụng dành cho nhân sự làm việc trong kho. Cần phải tuân thủ các quy định cơ bản về đạo đức, tác phong, công việc, an toàn, vệ sinh kho bãi…Điển hình được biểu hiện qua các thông tin dưới đây:

Quy định về đạo đức nghề nghiệp và tác phong công việc

Đạo đức nghề nghiệp luôn là điều được ưu tiên hiển nhiên trong công việc. Bởi nếu bạn có đạo đức nghề nghiệp thì tức là có ý thức, trách nhiệm làm việc. Giúp tăng khả năng làm việc hiệu quả và ngày càng được phát triển hơn. Cụ thể là:

• Trung thực: Luôn đặt tính trung thực lên hàng đầu, xây dựng niềm tin và uy tín trong công việc, đặc biệt trong môi trường kho hàng có nhiều rủi ro về mất mát.
• Nghiêm túc: Duy trì tác phong làm việc nghiêm túc, ăn mặc lịch sự, đúng quy định, đảm bảo giờ giấc.
• Thân thiện: Có thái độ phục vụ hòa đồng, thân thiện, lịch sự với khách hàng, tạo ấn tượng tốt và thúc đẩy sự phát triển công việc.
• Trách nhiệm: Hoàn thành công việc đúng thời hạn, có trách nhiệm với nhiệm vụ được giao, tránh xao nhãng công việc, tụ tập nói chuyện hoặc sử dụng chất kích thích trong giờ làm.

Quy định về quy trình xuất nhập kho

Bên cạnh đạo đức nghề nghiệp, bạn cần tìm hiểu kỹ về công việc xuất nhập khẩu của mình. Vậy những quy định về công việc xuất nhập khẩu trong kho hàng hóa là gì? Cùng đọc tiếp những thông tin hữu ích về nội quy kho hàng hóa chúng mình mang tới ngay dưới đây:

• Giám sát và kiểm tra thường xuyên: Theo dõi sát sao tình trạng hàng hóa, kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh do thời tiết, côn trùng hoặc các yếu tố khác.
• Tuân thủ quy trình xuất nhập kho: Thực hiện đúng các quy tắc và thủ tục cơ bản để tránh sai lệch, thiếu sót hàng hóa.
• Cung cấp thông tin chính xác: Ghi chép đầy đủ, rõ ràng thông tin hàng hóa, đặc biệt trong các báo cáo gửi lên cấp trên.
• Cẩn trọng trong giấy tờ: Rà soát kỹ lưỡng các giấy tờ xuất nhập kho, đảm bảo tính chính xác, đặc biệt là chữ ký xác nhận giữa các bên.

>> Xem thêm: 

• Cách tạo mã vạch trong Excel quản lý hàng tồn kho
• 10 tiêu chuẩn kho chứa hàng quan trọng nhất năm 2024

Quy định về sự an toàn kho và mọi hàng hóa đang lưu trữ

Sự an toàn là một việc luôn được ưu tiên hàng đầu. Vì để đảm bảo hàng hóa trong kho hàng luôn đảm bảo chất lượng và không bị hư hỏng và mất mát gì. Còn kho hàng thì đảm bảo không xảy ra bất cứ vấn đề xấu nào. Quy định sự an toàn kho và hàng hóa trong kho là:

• Sắp xếp khoa học: Hàng hóa phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và đúng vị trí đã quy định. Điều này giúp dễ dàng kiểm tra, lấy hàng và tránh nhầm lẫn, mất mát.
• Tuân thủ quy định: Nhân viên kho cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về vị trí hàng hóa, tránh di chuyển hoặc đặt sai vị trí. Mọi thay đổi vị trí cần có sự đồng ý của chủ kho.
• Kiểm soát chặt chẽ: Hàng hóa trong kho phải được kiểm soát chặt chẽ, niêm phong và dán mã cẩn thận. Việc này cần được thực hiện dưới sự giám sát của chủ kho hoặc ban lãnh đạo.
• Đảm bảo PCCC: Kho hàng cần được trang bị đầy đủ hệ thống PCCC theo quy định.
• Nghiêm cấm lửa, chất dễ cháy: Tuyệt đối cấm hút thuốc, ăn uống bừa bãi trong kho, đặc biệt là các hoạt động liên quan đến lửa, nhiệt. Điều này giúp ngăn ngừa nguy cơ cháy nổ và sự xâm nhập của côn trùng, chuột bọ.
• Vệ sinh thường xuyên: Kho hàng cần được dọn dẹp thường xuyên, đảm bảo vệ sinh để ngăn chặn các yếu tố gây cháy nổ hoặc ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
• Giám sát chặt chẽ: Các hoạt động liên quan đến lửa, nhiệt cần được giám sát chặt chẽ bởi chủ kho hoặc người có trách nhiệm.
• Niêm phong cửa: Cửa chính của kho cần được niêm phong ngay sau khi hàng hóa được nhập kho, dưới sự chứng kiến của chủ kho và các bên liên quan.
• Giám sát bằng camera: Hệ thống camera giám sát cần được duy trì hoạt động liên tục để theo dõi tình trạng hàng hóa và kho hàng.

Quy định về vấn đề sử dụng kho và bảo quản tài sản

Song song với vấn đề an toàn là vấn đề sử dụng kho, bảo quản tài sản và hệ thống quản lý kho. Bởi tiết kiệm chi phí cho kho cũng là giúp tăng doanh thu cho kho hàng. Cụ thể là:

• Nhân viên cần nâng cao tinh thần trách nhiệm trong khi sử dụng các tài sản chung của kho hàng. Ví dụ như khi sử dụng điện xong cần tắt ngay sau đó. Không nên lãng phí vì nghĩ rằng đó không phải của mình. Nhưng bạn hãy nghĩ rằng việc bạn tiết kiệm đang giúp bảo vệ môi trường. Hoặc làm việc tốt với mọi người đó…”Hãy tắt khi không sử dụng các thiết bị cần thiết nhé!”
• Đối với các phương tiện trong kho: xe nâng, xe kéo, xe đẩy… nên được bảo dưỡng cẩn thận. Tránh việc sử dụng quá lâu gây mòn hoặc hư hỏng bên trong các thiết bị.
• Luôn kiểm tra cẩn thận kho hàng và tài sản trong kho. Để đảm bảo tình trạng hàng hóa, tài sản, kho hàng luôn tốt nhất.

Quy định về giữ vệ sinh kho xưởng

Giữ gìn vệ sinh kho xưởng là việc giúp hàng hóa, kho hàng luôn được sạch sẽ và an toàn. Tất cả chúng ta cần phải có ý thức dọn dẹp sạch sẽ để bảo vệ kho và hàng hóa. Cụ thể được thể hiện qua các quy định sau:

• Nhân viên cần giữ gìn vệ sinh chung theo như cam kết hợp đồng theo quy định kho hàng.
• Tuân thủ quy định 5S của kho xưởng.
• Hàng hóa, thiết bị, phương tiện trong kho cần được sắp xếp ngăn nắp và đúng nơi quy định.
• Nên thiết lập thời gian biểu vệ sinh kho xưởng. Để bảo đảm kho xưởng luôn sạch sẽ và thiết bị được bảo trì đúng cách. Thường thường là 1-2 lần/tuần.

Nội quy dành cho người ngoài công ty

Vậy người bên ngoài công ty thì sẽ có những quy định gì? Liệu có được ra vào tự nhiên như nhân viên hay không? Dưới đây là nội quy dành cho người ngoài của công ty:

• Không được phép tự tiện ra vào trong kho hàng hóa khi chưa có sự cho phép của đội ngũ trông coi.
• Nếu là người đến tham quan, cần tuân theo quy định của nhà kho. Đảm bảo nghe theo những hướng dẫn của chủ kho hay người được ủy thác. Lưu ý không nên tự ý quay phim, chụp ảnh bên trong kho hàng.
• Người tham quan cần nắm rõ các quy định nêu trên. Và chú ý các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho. Không sử dụng lửa, nhiệt,... Không vứt rác bừa bãi trong kho. Luôn giữ trật tự trong quá trình tham quan kho.
• Nếu là khách hàng cùng cần tuân theo quy định của nhà kho trên. Và lưu ý không được tự ý đi lung tung trong nhà kho. Khi chưa được sự đồng ý của người quản lý trong kho.
• Người giao hàng cần có chứng minh nhân dân/căn cước nhân dân hoặc các giấy tờ tùy thân hợp lý. Để có thể được xét duyệt giao hàng vào kho.
• Tất cả hàng hóa, tài sản khi ra khỏi công ty cần được khám xét rõ ràng và có giấy tờ hợp lý.

Tổng Hợp Mẫu Nội Quy Kho Hàng Mới Nhất

Nội quy kho hàng tại bệnh viện

Ở bệnh viện nơi có nhiều loại hồ sơ, giấy tờ, chứng từ về bệnh nhân, nhân viên,... Vì thế việc ban hành nội quy cho kho hàng của bệnh viện là một việc cần thiết. Để giúp cho công việc luôn được vận hành theo quy trình. Đảm bảo hàng hóa và kho hàng luôn được an toàn.

Nội quy kho hàng tại bệnh viện bao gồm nội quy về kho thuốc, kho vật tư, hóa chất và kho lưu trữ. Để hiểu hơn về từng quy định trong mỗi kho thì xin mời bạn đọc những thông tin ngay sau đây.

Nội quy kho thuốc bệnh viện

Đối với kho thuốc ở bệnh viện việc đề ra nội quy rất quan trọng. Bởi phát hành thuốc phải luôn luôn đúng quy định và liều lượng. Nếu sơ suất trong việc phát thuốc sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường. Vì thế, yêu cầu nhân viên kho thuộc phải nắm rõ nội quy trong kho. Áp dụng nội quy vào thực tiễn một cách thiết thực nhất. Thuốc cần được bảo quản ở nhiệt độ phù hợp và hạn chế ánh nắng mặt trời. 

Lưu ý rằng để thuốc ở nơi thoáng mát. Nhân viên cần quản lý chặt chẽ số thuốc còn tồn trong kho. Để cần thông báo với bệnh viện nhập thêm đủ để sử dụng trong thời gian hiện tại. Nắm bắt kỹ những quy định về kho thuốc bệnh viện sẽ giúp ích rất nhiều cho các bệnh nhân. 

Nội quy kho vật tư

Các vật tư trong kho bệnh viện cũng cần phải được quan tâm. Vì thế nên việc hình thành nội quy kho vật tư là điều không thể thiếu. Các nhân viên y tế cần phải tuân theo những nội quy này. Giúp bảo quản tốt nhất việc vận hành các trang thiết bị vật tư trong bệnh viện. 

Để tránh hư hại các trang thiết bị vật tư thì nhân viên ý tế cần bảo quản cẩn thận. Nắm bắt được quy tắc vận hành các thiết bị để có thể sửa chữa được cơ bản các thiết bị. Cũng như phát hiện kịp thời khi xảy ra hư hỏng trong lúc sử dụng.

Nội quy kho hóa chất

Kho hóa chất nếu không nắm bắt được các quy định cơ bản dễ dẫn đến thiệt hại nguy hiểm. Vì thế nội quy kho hóa chất xuất hiện để nhân viên có thể hiểu và bảo vệ được bản thân mình. Để tránh việc cháy nổ hoặc bị thương khi sử dụng hóa chất. Bạn cần lưu ý trong việc sử dụng hóa chất. Và cần tuân theo quy định về hóa chất đã được đề ra trước đó. Bất cứ ai ra vào kho chứa hóa chất cũng cần phải có sự cho phép của đội ngũ quản lý.

Đặc biệt, khi ra vào kho hóa chất phải khử khuẩn toàn thân. Bên cạnh đó việc mặc đồ bảo hộ trong suốt quá trình ra vào là yếu tố bắt buộc phải thực hiện nghiêm túc. Tránh xảy ra những trường hợp bất cẩn gây thiệt hại về người và hàng hóa.

Nội quy kho lưu trữ

Khi lưu trữ hàng hóa, sản phẩm trong bệnh viện thì cũng cần tuân thủ những quy định riêng đã được đề ra. Việc tuân theo quy định sẽ giúp dễ dàng hơn cho việc tra cứu, tìm kiếm hồ sơ của bệnh nhân. Vì thế, các quy định được đề ra của kho lưu trữ sẽ thuận lợi hơn đối với nhân viên y tế. Khi kiểm tra kho lưu trữ, nên hạn chế xê dịch vị trí của hàng hóa. 

Điều này có thể sẽ làm quá trình kiểm tra, rà soát bị sai lệch, ảnh hưởng đến uy tín của dịch vụ. Hàng hóa trong kho cũng phải được phân loại cũng như sắp xếp theo trình tự, theo lô, theo mã hàng để thuận tiện cho việc tìm kiếm và xếp dỡ. 

Bạn có thể tham khảo các mẫu nội quy kho hàng chi tiết, cập nhật mới nhất năm 2025 tại đây

EFEX Fulfillment: Giải Pháp Kho Fulfillment Toàn Diện Cho Nhà Bán Hàng Online

Việc tuân thủ các nội quy kho hàng cũng là một vấn đề đau đầu. Từ việc đảm bảo an toàn hàng hóa, phòng cháy chữa cháy, đến việc quản lý nhân sự và các quy trình trong kho, tất cả đều đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và công sức.

Thấu hiểu những khó khăn mà bạn đang gặp phải, EFEX cung cấp dịch vụ Fulfillment chuyên nghiệp, giúp bạn giải quyết triệt để các vấn đề trên:

• Giao hàng đúng hẹn, tuân thủ 100% SLA: EFEX cam kết giao hàng đúng hẹn theo tiêu chuẩn của sàn TMĐT, giúp bạn tránh các hình phạt không đáng có.
• Đảm bảo độ chính xác trong đóng gói: Với quy trình đóng gói chuyên nghiệp, EFEX đảm bảo độ chính xác lên đến 99%, giúp bạn tránh những sai sót không mong muốn.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Hệ thống quản lý kho hiện đại của EFEX giúp bạn theo dõi tồn kho theo thời gian thực, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
• Quản lý đa kênh tập trung: Với dịch vụ Fulfillment của EFEX, bạn có thể quản lý đa kênh tại một nơi, cập nhật thông tin theo thời gian thực, giảm thiểu sự rời rạc.
• Tích hợp các phần mềm: EFEX hỗ trợ tích hợp với các phần mềm CRM, ERP, Kế toán, tài chính, giúp bạn quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện.
• Hàng hóa được bảo quản đúng tiêu chuẩn: EFEX đảm bảo hàng hóa của bạn được bảo quản trong điều kiện tốt nhất, tránh hư hỏng, lỗi, đảm bảo chất lượng.
• Giải pháp tùy chỉnh: EFEX cung cấp giải pháp Fulfillment linh hoạt, phù hợp với nhu cầu và đặc thù riêng của từng doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Hướng dẫn quản lý hàng tồn kho trên Excel 

>> Xem thêm: Cách quản lý kho bằng QR code đơn giản, dễ dàng 

Bài viết về nội quy kho hàng hy vọng sẽ hữu ích với bạn. Mong rằng, bạn luôn tuân thủ và thực hiện đúng theo nội quy kho hàng đã được đề ra nhé. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tự vận hành kho hàng TMĐT, hãy liên hệ với EFEX để được tư vấn giải pháp fulfillment hiệu quả và nhận ưu đãi tốt nhất nhé!