Hiện nay, việc quản lý hàng tồn kho trở thành một trong những vấn đề nan giải của các đơn vị kinh doanh. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta cần hiểu rõ cách quản lý hàng tồn kho như thế nào. Quy trình quản lý hàng tồn kho sẽ bao gồm những hoạt động cơ bản nào? Để giải đáp những thắc mắc này, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết để hiểu rõ hơn về quy trình quản lý hàng tồn kho.
Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì
Quy trình quản lý tồn kho là gì?
Không biết rằng quy trình quản lý tồn kho là gì mà lại được các doanh nghiệp quan tâm nhiều đến vậy? Sau quá trình tìm hiểu, chúng mình đã rút ra khái niệm như sau.
Quy trình quản lý tồn kho là một quy trình xuyên suốt từ lúc nguyên vật liệu được nhập vào kho cho đến khi tạo ra thành phẩm.
Đó là một quy trình có sự liên kết và được quản lý một cách nghiêm ngặt. Bởi doanh nghiệp rất quan tâm đến chất lượng hàng hóa tồn trong kho. Vì thế, đây là một trong những quy trình quản lý rất quan trọng đối với hàng hóa tồn kho và cho thuê kho chung.
Một quy trình quản lý hàng tồn kho cơ bản thường có 3 giai đoạn chính. Giai đoạn đầu tiên đó là quản lý mã hàng. Giai đoạn thứ hai đó là quản lý hoạt động nhập kho. Còn giai đoạn cuối cùng đó là quản lý hoạt động xuất kho. Dưới đây chúng mình sẽ cung cấp những thông tin liên quan cơ bản của từng giai đoạn.
Ở giai đoạn đầu tiên này, thông thường sẽ bao gồm 5 bước thực hiện cơ bản. Quy trình quản lý mã hàng cụ thể sẽ diễn ra như sau:
Bước 1: Bộ phận lên kế hoạch kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu đến bộ phận phụ trách quản lý mã hàng. Cụ thể là sẽ yêu cầu update lại mã hàng hoặc sửa những lỗi sai của mã hàng…
Bước 2: Cần kiểm tra kỹ chất lượng hàng hóa, bao bì hàng hóa. Nếu update mã hàng thì thực hiện tiếp bước 3. Còn sửa mã hàng thì thực hiện bước 4.
Bước 3: Với việc update mã hàng thì bộ phận phụ trách sẽ cung cấp thông tin của hàng hóa. Cần nắm rõ được loại hàng, đặc điểm,... Để việc cập nhật mã hàng diễn ra dễ dàng và chính xác theo quy định chung.
Bước 4: Với việc sửa mã hàng thì thường xuất hiện hai trường hợp. Trường hợp 1 là không thể sửa lại mã hàng. Thì sẽ thông báo ngay cho bên yêu cầu sửa mã hàng. Còn trường hợp 2 là sửa được mã hàng. Thì thực hiện tiếp bước 5 tiếp theo.
Bước 5: Ở bước này, bộ phận phụ trách mã hàng sẽ thực hiện sửa mã hàng theo quy định. Đảm bảo mã hàng được sửa lại chính xác và nhanh chóng theo đúng quy định đã đề ra.
Mã hàng là những dãy số có tầm quan trọng rất lớn đối với việc nhận biết hàng hóa. Với tổng hợp 5 bước cơ bản của quy trình quản lý mã hàng trên. Chắc hẳn bạn đã nắm bắt rõ về quy trình quản lý mã hàng và thuê kho hàng.
Các loại mã vạch
Quản lý những hoạt động nhập kho hàng hóa
Nhập kho đó là hoạt động đưa hàng hóa từ bên ngoài vào trong kho hàng hóa. Vì vậy, việc quản lý hoạt động nhập kho cũng đóng vai trò rất quan trọng không kém. Thông thường hoạt động nhập kho sẽ có 2 hoạt động cơ bản. Đó là hoạt động nhập kho hàng hóa nguyên vật liệu và thành phẩm.
Đối với hoạt động nhập kho hàng hóa nguyên vật liệu thì cần có sự quản lý chặt chẽ của nhân viên. Và cụ thể là thực hiện những công việc như sau:
Bộ phận kinh doanh tiến hành gửi kế hoạch cụ thể về việc nhập kho hàng hóa nguyên vật liệu cho các bộ phận khác. Các bộ phận cần chú ý đó là Bộ phận bảo vệ, kế hoạch vật tư, quản lý chất lượng, nhân sự… Để nắm rõ tình hình thực tế của lô hàng lúc này.
Nếu được cung cấp các hóa đơn liên quan đến lô hàng hoặc phiếu xuất kho của người bán. Thì các bộ phận liên quan tiến hành kiểm tra, đối chiếu và giám sát chặt chẽ.
Sau khi đã hoàn thành tiến trình kiểm tra, bên kiểm tra hàng hóa sẽ gửi lại hóa đơn và phiếu xuất kho cho Bộ phận kế toán của kho.
Bộ phận kế toán của kho sẽ kiểm kê, đối chiếu lại một lần nữa đối với lô hàng nguyên vật liệu này. Sau đó nhận lại hóa đơn và phiếu xuất kho lô hàng từ bên kiểm tra hàng hóa.
Nếu hàng hóa nguyên vật liệu đảm bảo đúng chất lượng và số lượng như trong hóa đơn. Bộ phận quản lý chất lượng sẽ tiến hành phát phiếu kiểm tra và thử nghiệm. Sau đó vận chuyển hàng hóa nguyên vật liệu vào nhập trong kho.
Lưu ý nhỏ mà các bạn cần cân nhắc. Đó là phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu cần phải có xác nhận, chữ ký và đóng dấu của nhà cung cấp và bên quản lý chất lượng kho. Thì mới được công nhận và tiến hành nhập kho nhé!
Hàng hóa nguyên vật liệu được vận chuyển vào kho cẩn thận. Khi hoàn tất việc đưa hàng vào kho thì thủ kho sẽ kiểm tra hàng hóa. Nếu đủ số lượng như ban đầu thì sẽ tiến hành ghi thẻ kho, để nhập kho hàng nguyên vật liệu.
Đối với hoạt động nhập kho hàng hóa thành phẩm thì cũng cần có sự giám sát và theo dõi sát sao của bên kho hàng để đảm bảo chi phí xây dựng nhà kho . Và cụ thể là thực hiện những công việc như sau:
Đầu tiên, đó là bên phía thủ kho của kho hàng sẽ ký vào phiếu bàn giao thành phẩm. Phiếu bàn giao thành phẩm sẽ gồm có 2 liên. Một liên sẽ do bên kho hàng giữ, liên còn lại do Bộ phận sản xuất giữ.
Tiếp đến, thủ kho cần nắm bắt thông tin của hàng hóa thành phẩm. Để cập nhật thông tin trên các thẻ kho tiến hành quy trình nhập kho thành phẩm.
Cuối cùng, thủ kho kiểm tra và đối chiếu lại hàng hóa thành phẩm. Sau đó, thủ kho tiến hành thông báo và gửi báo cáo hàng tồn kho cho bộ phận kho hàng.
Bên cạnh quá trình thực hiện các bước quản lý hoạt động nhập kho. Thì cũng cần phải có sự quản lý về hoạt động xuất kho hàng hóa. Xuất kho hàng hóa cũng là một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng. Dưới đây sẽ là một số kho bãi điển hình với các bước quản lý hoạt động kho cơ bản:
Quản lý hoạt động xuất kho đối với kho bán hàng
Bước 1: Khi nhận được lệnh xuất kho bán hàng, bên bộ phận kế toán sẽ tiến hành check lại hàng hóa còn tồn trong kho. Xem xét và kiểm kê xem thử số lượng hàng hóa còn tồn trong kho có đủ hay không?
Và chất lượng hàng hóa kho bán hàng ra sao?... Nếu còn đủ số lượng và đảm bảo chất lượng sẽ thực hiện tiếp ở bước 2. Còn nếu thiếu hàng hoặc không đủ số lượng sẽ tiến hành bước 3.
Bước 2: Bộ phận kế toán cần nắm bắt một số thông tin của hàng hóa xuất kho. Lưu ý cần rà soát và đối chiếu với thông tin trên đơn hàng. Để tránh nhầm lẫn hàng hóa dẫn đến rủi ro. Sau đó, tiến hành lập hóa đơn cho kho bán hàng.
Bước 3: Thủ kho hàng hóa sẽ xuất kho bán hàng theo hóa đơn đã lập trước đó.
Quản lý hoạt động xuất kho đối với kho sản xuất
Bước 1: Khi có yêu cầu hoặc nhận được lệnh xuất kho hàng cần có sự phê duyệt của người có thẩm quyền trong kho. Nếu muốn yêu cầu xuất kho thì tiến hành nộp yêu cầu trực tiếp.
Bước 2: Đối chiếu và kiểm tra hàng hóa còn tồn trong kho. Xem xét số lượng và chất lượng hàng hóa cần xuất để sản xuất. (Nếu đủ yêu cầu thì tiến hành thực hiện bước 3. Còn không đủ yêu cầu sẽ chuyển qua bước 4)
Bước 3: Kế toán kho sẽ yêu cầu lập phiếu xuất kho hàng hóa sản xuất. Phiếu xuất kho sẽ được sự đồng ý của các bên có thẩm quyền. Và đảm bảo mọi yêu cầu của nhà kho.
Bước 4: Chủ kho tiến hành xuất kho sản xuất.
Quản lý hoạt động xuất kho đối với kho bán hàng
Quản lý hoạt động xuất kho đối với chuyển kho
Bước 1: Khi có yêu cầu hay đề xuất xuất chuyển kho hàng. Thì lưu ý rằng cần có sự đồng ý của các bên được ủy quyền hoặc sự nhất trí của giám đốc.
Bước 2: Dựa vào phiếu xuất chuyển kho đã được phê duyệt. Bên kế toán kho sẽ tiến hành in phiếu xuất chuyển kho. Sau đó lấy mã xác nhận của những bên có liên quan.
Bước 3: Xác nhận, ký đóng dấu phiếu xuất kho giữa các bên liên quan. Sau đó, thủ kho tiến hành xuất chuyển kho.
Quản lý hoạt động xuất kho đối với kho lắp ráp
Bước 1: Khi có yêu cầu hay đề xuất xuất chuyển kho lắp ráp. Thì lưu ý rằng cần có sự đồng ý của các bên được ủy quyền hoặc sự nhất trí của giám đốc.
Bước 2: Dựa vào phiếu xuất kho lắp ráp đã được phê duyệt. Bên kế toán kho sẽ tiến hành giao dịch, in phiếu xuất chuyển kho. Sau đó lấy mã xác nhận của những bên có liên quan.
Bước 3: Xác nhận, ký đóng dấu phiếu xuất kho giữa các bên liên quan. Sau đó, thủ kho tiến hành xuất kho lắp ráp.
Kệ chứa hàng lắp ráp trong kho
Quy trình quản lý hàng tồn kho có những ưu điểm gì?
Quy trình quản lý hàng kho hàng tồn đang ngày càng được biết đến nhiều hơn. Bởi việc quản lý hàng tồn kho không phải là điều đơn giản. Nhờ xây dựng hệ thống quản lý kho đã giúp các doanh nghiệp làm việc ngày càng hiệu quả hơn. Cụ thể, được thể hiện với những ưu điểm như sau:
Giúp việc vận hành các hoạt động trong kho sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Bởi vì đã có một quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng.
Giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, theo dõi được tình hình hàng tồn trong kho. Bên cạnh đó cũng giám sát được chất lượng của hàng hóa.
Giúp tiết kiệm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp khi sử dụng quy trình quản lý hàng tồn kho này. Bởi có quy trình quản lý chuyên nghiệp và chiến lược phát triển phù hợp.
Giúp tạo niềm tin cho khách hàng đối với hàng hóa của doanh nghiệp. Từ đó, giúp việc kinh doanh hàng hóa trở nên thuận lợi hơn rất nhiều.
Giúp quản lý tốt kho bãi, hàng tồn kho cũng như đội ngũ nhân viên. Hạn chế những phát sinh không đáng có ảnh hưởng tới kho hàng.
Trên đây là toàn bộ thông tin về bài viết quy trình quản lý hàng tồn kho. Hy vọng những quy trình quản lý hàng tồn kho này sẽ giúp doanh nghiệp bạn ngày một phát triển hơn nhé!
Nguyễn Viết LộcNguyễn Viết Lộc là chuyên viên Content tại EFEX. Dựa trên kinh nghiệm 2 năm trong ngành TMĐT, hậu cần và Logistics, Nguyễn Viết Lộc chia sẻ các bài viết hữu ích cho độc giả để biến hoạt động kinh doanh nhàm chán, khó khăn của doanh nghiệp SME tại Việt Nam trở nên thú vị, nhiều sắc màu và hiệu quả.
Tầng 5, The Nine Tower, số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
[email protected]
