Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

RMA là gì? Thông tin chi tiết cập nhật từ A - Z

Nguyễn Viết Lộc
RMA là gì? Thông tin chi tiết cập nhật từ A - Z
Chia sẻ ngay:

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải xử lý việc trả lại hàng hóa nếu bạn có ý định kinh doanh dù thông qua công ty B2B hay trực tiếp đến tay người tiêu dùng. Do đó, bạn phải hiểu RMA là gì và nó được sử dụng như thế nào trong quá trình xử lý trả về. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ giúp bạn cung cấp thông tin chi tiết về Return Merchandise Authorization.

Định nghĩa RMA là gì?

RMA là gì? Được viết tắt của cụm từ "ủy quyền trả lại hàng hóa", RMA là một hệ thống xử lý việc trả lại sản phẩm. Nhận lại hàng hóa từ người mua cho người bán thường là một trong những bước đầu tiên của quy trình hậu cần ngược

Trong giai đoạn này, công ty và khách hàng sẽ cùng giải quyết và quyết định xem vấn đề đó có hợp lệ hay không. RMA rất quan trọng đối với quá trình thực hiện hoàn hàng. Chúng cho phép công ty hiểu rõ vấn đề của khách hàng với mặt hàng và quyết định kế hoạch hành động thích hợp. RMA cũng ảnh hưởng đến việc tổ chức kho bằng cách cho nhà kho biết khi nào hàng hóa sẽ được trả lại. 

Return Merchandise Authorization hay RMA là gì?
Return Merchandise Authorization hay RMA là gì?

>> Xem thêm: Dead Stock là gì? Cách cải thiện tình trạng Dead Stock

Tại sao hệ thống Return Merchandise Aithorization lại quan trọng?

Hệ thống RMA có lợi cho các công ty thương mại điện tử cũng như khách hàng của họ. Bạn có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện nếu bạn bán hàng trực tuyến.

Ví dụ, bạn có thể thấy rằng một trong những thiết bị công nghệ của bạn luôn đi kèm với các thành phần bị lỗi. Nếu vậy, bạn có thể muốn tìm kiếm một nhà cung cấp mới để hợp tác. 

Nếu khách hàng đang trả lại một bộ quần áo nhất định vì họ không thích kích cỡ, thì bạn nên điều chỉnh hướng dẫn định cỡ. Bạn có thể giảm tỷ lệ lợi nhuận của mình và tăng thu nhập bằng cách xác định các điểm mạnh, điểm yếu và thực hiện các hành động thích hợp. 

Ngoài ra, hệ thống RMA có thể tăng tốc thủ tục trả hàng và giảm lỗi, điều này có thể gây lãng phí rất nhiều tiền và thời gian. Hệ thống RMA cung cấp sự đảm bảo, niềm tin cũng như nâng cao trải nghiệm mua sắm của toàn bộ khách hàng. Người mua sẽ có nhiều khả năng mua sắm hàng của các doanh nghiệp hơn nếu họ hiểu rằng họ có thể trả lại một sản phẩm nếu sản phẩm đó không phù hợp với nhu cầu của họ. 

Việc phát triển mối quan hệ tuyệt vời với khách hàng và duy trì lòng trung thành của họ đều có thể được thực hiện bằng một hệ thống RMA đáng tin cậy. Hơn nữa, RMA có thể dẫn đến sựu giới thiệu, đánh giá nổi bật và hình ảnh tuyệt vời, tất cả đều có thể làm tăng đáng kể doanh thu của bạn với hệ thống quản lý đơn hàng. 

RMA là cách để cải thiện hoạt động kinh doanh trực tuyến
RMA là cách để cải thiện hoạt động kinh doanh trực tuyến

Hệ thống RMA hoạt động như thế nào?

Mặc dù mỗi doanh nghiệp có một quy trình RMA khác nhau, nhưng đa số thực hiện theo các bước sau:

RMA được gửi bởi khách hàng

Một yêu cầu RMA có thể được thực hiện bởi khách hàng nếu họ không hài lòng với một sản phẩm. Đáng buồn thay, một số trang web Thương mại điện tử yêu cầu người mua phải liên lạc với họ qua điện thoại hoặc email. Một quy trình tự động trong đó người tiêu dùng hoàn thành biểu mẫu RMA trực tuyến sẽ làm giảm sự kém hiệu quả này. 

Bất kể khách hàng bắt đầu quay lại bằng cách nào, họ phải đưa ra lý do. Một danh sách các lý do, chẳng hạn như một mặt hàng bị hỏng, màu sắc không chính xác, không vừa vặn, v.v. sẽ là hoàn hảo để người mua có thể nhanh chóng chọn được món đồ phù hợp nhất với nhu cầu của họ. 

Hơn nữa, người tiêu dùng nên có tùy chọn thêm từ ngữ của riêng họ để cung cấp lý do kỹ lưỡng hơn cho việc trả lại một mặt hàng. Ngoài ra, điều quan trọng là họ phải chỉ định trả lại, sửa chữa, hoàn lại tiền hoặc thay thế có phải là hành động mong muốn của nhà bán lẻ hay không.

Cửa hàng chấp nhận RMA

Mặc dù một số nhà bán lẻ trực tuyến cho phép trả hàng, nhưng phần lớn các yêu cầu phải được đáp ứng. Khi một cửa hàng nhận được yêu cầu trả lại, có thể họ sẽ cần phê duyệt thủ công hoặc tự động. 

Sau khi chấp nhận, nhà bán lẻ phải cung cấp cho khách hàng hướng dẫn về cách trả lại hàng của họ. Phần lớn các nhà bán lẻ sẽ cung cấp nhãn vận chuyển miễn phí với số RMA duy nhất. Ngay cả khi nó được ghi trước đó trên nhãn vận chuyển do nhà bán lẻ cung cấp, người tiêu dùng nên được thông báo về số RMA của họ tại thời điểm này và nên ghi nó vào tài liệu vận chuyển. Bằng cách này, cửa hàng có thể nhanh chóng liên kết sản phẩm với tài khoản của khách hàng và tính chi phí.

Mặt hàng được gửi trở lại cửa hàng

Nhiệm vụ của cửa hàng là xác nhận rằng sản phẩm đã được nhận đúng cách sau khi giao hàng của khách hàng được gửi đi. Nếu một hệ thống RMA có hiệu quả, cần có thể liên kết sản phẩm được phân phối với số RMA được cung cấp. Người bán có quyền thông báo cho khách hàng và dừng RMA nếu họ cung cấp mặt hàng không đúng. 

Người bán tiếp nhận đơn hàng trả lại
Người bán tiếp nhận đơn hàng trả lại

Cửa hàng kiểm tra sản phẩm

Nếu sản phẩm khớp với số RMA, nhà bán lẻ sẽ kiểm tra cẩn thận. Có thể sẽ có một danh sách những thứ cần xem qua để họ có thể thấy xu hướng với các sản phẩm cụ thể. Những mô hình này có thể hỗ trợ họ tối ưu hóa việc sản xuất và tiếp thị hàng hóa của họ, do đó giảm thiểu lợi nhuận trong tương lai. 

>> Xem thêm: Work In Process Inventory Là Gì? Công Thức Và Cách Tính

Cửa hàng và khách hàng đi đến thỏa thuận

Sau đó, khách hàng sẽ nhận được một sự thay thế, hoàn lại tiền hoặc sửa chữa từ nhà bán lẻ. Hành động càng nhanh thì càng có khả năng ngăn chặn được những lời phàn nàn và giữ chân khách hàng. Để cho người tiêu dùng biết rõ hơn khi nào họ có thể nhận được hàng thay thế hoặc hoàn lại tiền, nếu có thể, họ sẽ cung cấp thông tin về việc đổi trả hàng. 

Một cửa hàng có thể dành ít thời gian hơn cho các cuộc gọi hoặc email vô nghĩa của khách hàng bằng cách cung cấp các bản cập nhật. Họ có thể gửi yêu cầu RMA và kết thúc quy trình ngay sau khi việc thay thế, hoàn lại tiền hoặc sửa chữa đã được thực hiện. 

>> Xem thêm: Cho thuê kho bãi, kho hàng với chi phí rẻ, địa điểm tốt nhất

Tổng Kết

Cả bạn và khách hàng đều đạt được lợi ích từ hệ thống ủy quyền trả lại hàng hóa. Điều cần thiết là phải có sự hiện diện trực tuyến nếu bạn muốn cạnh tranh trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay. Hy vọng bạn đã hiểu RMA là gì và có một thời gian vui vẻ với Efex. 

Thông tin liên hệ:

avatar
Nguyễn Viết LộcNguyễn Viết Lộc là chuyên viên Content tại EFEX. Dựa trên kinh nghiệm 2 năm trong ngành TMĐT, hậu cần và Logistics, Nguyễn Viết Lộc chia sẻ các bài viết hữu ích cho độc giả để biến hoạt động kinh doanh nhàm chán, khó khăn của doanh nghiệp SME tại Việt Nam trở nên thú vị, nhiều sắc màu và hiệu quả.