Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải xử lý việc trả lại hàng hóa nếu bạn có ý định kinh doanh dù thông qua công ty B2B hay trực tiếp đến tay người tiêu dùng. Do đó, bạn phải hiểu RMA là gì và nó được sử dụng như thế nào trong quá trình xử lý trả về. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ giúp bạn cung cấp thông tin chi tiết về Return Merchandise Authorization.
RMA là gì? Được viết tắt của cụm từ "ủy quyền trả lại hàng hóa", RMA là một hệ thống xử lý việc trả lại sản phẩm. Nhận lại hàng hóa từ người mua cho người bán thường là một trong những bước đầu tiên của quy trình hậu cần ngược.
Trong giai đoạn này, công ty và khách hàng sẽ cùng giải quyết và quyết định xem vấn đề đó có hợp lệ hay không. RMA rất quan trọng đối với quá trình thực hiện hoàn hàng. Chúng cho phép công ty hiểu rõ vấn đề của khách hàng với mặt hàng và quyết định kế hoạch hành động thích hợp. Nó cũng ảnh hưởng đến việc tổ chức kho bằng cách cho nhà kho biết khi nào những thứ sẽ được trả lại.
>> Xem thêm: Backflush là gì? Lợi Ích Và Quy Trình
Số mà một công ty chỉ định cho một đơn đặt hàng cụ thể để cho phép trả lại hàng được gọi là số RMA. Sản phẩm được theo dõi bằng cách sử dụng số khi nó được xử lý. Khi khách hàng quét số khi họ đến, nó cho phép nhà kho cập nhật liên tục phần mềm quản lý hàng tồn kho hoặc hệ thống ERP. Các số RMA này rất hữu ích cho các công ty cung cấp dịch vụ bảo dưỡng và sửa chữa cho hàng hóa bị trả lại. Lợi nhuận mà các doanh nghiệp này xử lý cần được giải quyết cả khi họ đến và khi họ xuất cảnh. Do đó, theo dõi là điều cần thiết để đảm bảo rằng không có gì bị thất lạc và các lô hàng mới không chứa sản phẩm.
Để trả lại hàng hóa cho doanh nghiệp, bạn cần có mẫu ủy quyền trả hàng. Biểu mẫu sẽ liệt kê các nguyên nhân của sự trở lại cũng như kế hoạch hành động dự kiến. Nó có thể được cung cấp cho khách hàng theo yêu cầu hoặc được đóng gói cùng với sản phẩm bên trong bao bì thương mại điện tử. Các thông tin chính phải có trên biểu mẫu RMA bao gồm:
Người tiêu dùng sẽ cung cấp tất cả thông tin liên quan về bản thân trong nhóm trường đầu tiên. Bạn nên bao gồm các trường cho danh tính, địa chỉ và số điện thoại của họ, ít nhất. Nó sẽ cho phép bạn tìm kiếm những thông tin này trong cơ sở dữ liệu của mình để xác định vị trí đặt hàng ban đầu của họ và gửi chúng thay thế nếu cần. Bên cạnh đó, bạn có thể chắc chắn rằng, những thông tin này vẫn sẽ nằm trong khung thời gian trả hàng định trước của công ty.
Khách hàng của bạn nên viết tên sản phẩm và số tiền họ sẽ trả lại ở đây. Kiến thức này cực kỳ hữu ích vì nó thông báo cho nhân viên kho về những sản phẩm họ sẽ cần giữ. Số lượng đặc biệt quan trọng bởi vì người mua có thể đã mua nhiều mặt hàng nhưng chỉ lấy lại một mặt hàng. Số lượng nhập không đúng vào hệ thống của bạn sẽ khiến việc kiểm soát hàng tồn kho trở nên khó khăn hơn. Vì bạn sẽ không nhận được đúng số lượng mặt hàng có sẵn, các vấn đề về thực hiện có thể trở nên tồi tệ hơn.
Bạn cũng nên bao gồm một phần giải thích lý do tại sao hàng hóa được trả lại. Đối với các vấn đề phổ biến hơn, bạn có thể bao gồm một số hộp kiểm hoặc đơn thuần là một khoảng trống để nhập lời biện minh. Phần này cung cấp thông tin về độ tin cậy của đơn khiếu nại của khách hàng cũng như các vấn đề liên quan đến sản phẩm. Bạn sẽ biết rằng bạn cần phải nói chuyện với nhà cung cấp của mình nếu sản phẩm tương tự tiếp tục bị trả lại vì cùng một vấn đề. Ngoài ra, bạn có thể dựa trên KPI hàng tồn kho dựa trên số lượng mặt hàng được trả lại vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Khi bạn đạt được một số lượng lợi nhuận cụ thể, bạn có thể sử dụng nó để thông báo cho lãnh đạo.
Đảm bảo bạn cung cấp không gian để người tiêu dùng có thể yêu cầu một trong hai tùy chọn nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp cả trả hàng và hoàn lại tiền cho các lỗi sản phẩm. Bằng cách này, bạn sẽ có thể giảm bớt sự không hài lòng của khách hàng và bắt đầu ngay các giai đoạn tiếp theo. Xác suất mà một người tiêu dùng sẽ quay trở lại giảm thời gian bạn trì hoãn giải quyết vấn đề của họ.
>> Xem thêm: Dead Stock là gì? Cách cải thiện tình trạng Dead Stock
Hệ thống RMA có lợi cho các công ty thương mại điện tử cũng như khách hàng của họ. Bạn có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện nếu bạn bán hàng trực tuyến.
Ví dụ, bạn có thể thấy rằng một trong những thiết bị công nghệ của bạn luôn đi kèm với các thành phần bị lỗi. Nếu vậy, bạn có thể muốn tìm kiếm một nhà cung cấp mới để hợp tác. Nếu khách hàng đang trả lại một bộ quần áo nhất định vì họ không thích cách nó vừa vặn, thì bạn nên điều chỉnh hướng dẫn định cỡ. Bạn có thể giảm tỷ lệ lợi nhuận của mình và tăng thu nhập bằng cách xác định các điểm mạnh và điểm yếu và thực hiện các hành động thích hợp. Ngoài ra, hệ thống RMA có thể tăng tốc thủ tục trả hàng và giảm lỗi, điều này có thể gây lãng phí rất nhiều tiền và thời gian. Hệ thống RMA cung cấp sự đảm bảo và sự tự tin cũng như nâng cao trải nghiệm mua sắm của toàn bộ khách hàng. Họ sẽ có nhiều khả năng mua sắm tại cửa hàng của bạn hơn nếu họ hiểu rằng họ có thể trả lại một sản phẩm nếu sản phẩm đó không phù hợp với nhu cầu của họ. Họ có thể ngần ngại mua hàng của bạn và tìm đến đối thủ làm như vậy nếu bạn không có quy trình RMA. Việc phát triển mối quan hệ tuyệt vời với khách hàng và duy trì lòng trung thành của họ đều có thể được thực hiện bằng một hệ thống RMA đáng tin cậy. Hơn nữa, nó có thể dẫn đến giới thiệu, đánh giá nổi bật và hình ảnh tuyệt vời, tất cả đều có thể làm tăng đáng kể doanh thu của bạn với hệ thống quản lý đơn hàng.
>> Xem thêm: Excess Inventory là gì? Nhược điểm và cách xử lý
Mặc dù mỗi doanh nghiệp có một quy trình RMA khác nhau, nhưng đa số thực hiện theo các bước sau:
Một yêu cầu RMA có thể được thực hiện bởi khách hàng nếu họ không hài lòng với một sản phẩm. Đáng buồn thay, một số trang web Thương mại điện tử yêu cầu người mua phải liên lạc với họ qua điện thoại hoặc email. Một quy trình tự động trong đó người tiêu dùng hoàn thành biểu mẫu RMA trực tuyến sẽ làm giảm sự kém hiệu quả này. Bất kể khách hàng bắt đầu quay lại bằng cách nào, họ phải đưa ra lý do. Một danh sách các lý do đã được phê duyệt, chẳng hạn như một mặt hàng bị hỏng, màu sắc không chính xác, không vừa vặn, v.v. sẽ là hoàn hảo để người mua có thể nhanh chóng chọn được món đồ phù hợp nhất với nhu cầu của họ. Hơn nữa, người tiêu dùng nên có tùy chọn thêm từ ngữ của riêng họ để cung cấp lý do kỹ lưỡng hơn cho việc trả lại một mặt hàng. Ngoài ra, điều quan trọng là họ phải chỉ định trả lại, sửa chữa, hoàn lại tiền hoặc thay thế có phải là hành động mong muốn của nhà bán lẻ hay không.
Mặc dù một số nhà bán lẻ trực tuyến cho phép trả hàng, nhưng phần lớn các yêu cầu phải được đáp ứng. Khi một cửa hàng nhận được yêu cầu trả lại, có thể họ sẽ cần phê duyệt thủ công hoặc tự động. Sau khi chấp nhận, nhà bán lẻ phải cung cấp cho khách hàng hướng dẫn về cách trả lại hàng của họ. Phần lớn các nhà bán lẻ sẽ cung cấp nhãn vận chuyển miễn phí với số RMA duy nhất. Ngay cả khi nó được ghi trước đó trên nhãn vận chuyển do nhà bán lẻ cung cấp, người tiêu dùng nên được thông báo về số RMA của họ tại thời điểm này và nên ghi nó vào tài liệu vận chuyển. Bằng cách này, cửa hàng có thể nhanh chóng liên kết sản phẩm với tài khoản của khách hàng và tính chi phí order fulfillment.
Nhiệm vụ của cửa hàng là xác nhận rằng sản phẩm đã được nhận đúng cách sau khi giao hàng của khách hàng được gửi đi. Nếu một hệ thống RMA có hiệu quả, cần có thể liên kết sản phẩm được phân phối với số RMA được cung cấp. Người bán có quyền thông báo cho khách hàng và dừng RMA nếu họ cung cấp mặt hàng không đúng.
Nếu sản phẩm khớp với số RMA, nhà bán lẻ sẽ kiểm tra cẩn thận. Có thể sẽ có một danh sách những thứ cần xem qua để họ có thể thấy xu hướng với các sản phẩm cụ thể. Những mô hình này có thể hỗ trợ họ tối ưu hóa việc sản xuất và tiếp thị hàng hóa của họ, do đó giảm thiểu lợi nhuận trong tương lai.
>> Xem thêm: Work In Process Inventory Là Gì? Công Thức Và Cách Tính
Sau đó, khách hàng sẽ nhận được một sự thay thế, hoàn lại tiền hoặc sửa chữa từ nhà bán lẻ. Họ hành động càng nhanh thì càng có khả năng ngăn chặn được những lời phàn nàn và giữ chân khách hàng. Để cho người tiêu dùng biết rõ hơn khi nào họ có thể nhận được hàng thay thế hoặc hoàn lại tiền, nếu có thể, họ sẽ cung cấp thông tin về việc đổi trả hàng. Một cửa hàng có thể dành ít thời gian hơn cho các cuộc gọi hoặc email vô nghĩa của khách hàng bằng cách cung cấp các bản cập nhật. Họ có thể gửi yêu cầu RMA và kết thúc quy trình ngay sau khi việc thay thế, hoàn lại tiền hoặc sửa chữa đã được thực hiện.
>> Xem thêm: Cho thuê kho bãi, kho hàng với chi phí rẻ, địa điểm tốt nhất [Cập nhật T10/2023]
>> Xem thêm: Cho thuê kho hàng tại Hà Nội giá tốt, chất lượng!
>> Xem thêm: Dịch vụ thuê kho chung - Ưu điểm và chi phí
Cả bạn và khách hàng của bạn đều đạt được lợi ích từ hệ thống Return Merchandse Authorization. Điều cần thiết là phải có sự hiện diện trực tuyến nếu bạn muốn cạnh tranh trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay. Hy vọng bạn đã hiểu RMA là gì và có một thời gian vui vẻ với Efex. Thông tin liên hệ:
Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
[email protected]
