logo
logo
Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

Tồn kho an toàn là gì? Công thức và cách tính

Nguyễn Ngọc Lê
EFEX

Hàng trong kho sắp hết là điều không thể tránh khỏi, nhưng nó không nhất thiết phải làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của bạn. Học cách tính toán lượng hàng tồn kho an toàn và dự trữ đủ số lượng để đảm bảo rằng chuỗi cung ứng vận hành trơn tru mặc dù hàng tồn kho bị chậm trễ và ngừng hoạt động tạm thời.

Tồn kho an toàn là gì?

Tồn kho an toàn là gì?
Tồn kho an toàn là gì?

Tồn kho an toàn là lượng hàng hóa còn lại trong kho đủ để bù đắp nếu có bất kỳ sai lệch hoặc lỗi hàng hóa nào xảy ra trong chuỗi cung ứng. Đây là một yếu tố và kỹ thuật cơ bản trong quản lý hàng hóa.

>> Xem thêm: Lưu kho là gì? Các loại chi phí và cách tính phí lưu kho

>> Xem thêm: Số ngày tồn kho (DIO) là gì, công thức tính DIO

Thực tế, không người bán nào muốn hết hàng trong khi nhu cầu của người tiêu dùng cao. Điều này khiến doanh nghiệp mất khách hàng, thậm chí có khi tỷ lệ hủy/hoàn sẽ liên tục tăng cao.

Vì vậy, các nhà quản lý phải tìm mọi cách thích hợp để đảm bảo hàng tồn kho được an toàn như là việc sử dụng phần mềm cảnh báo hàng tồn kho. Theo nguyên tắc, độ không chắc chắn càng lớn thì đòi hỏi lượng tồn kho an toàn phải càng cao.

Tại sao nên giữ mức tồn kho an toàn

Vì sao nên giữ mức tồn kho an toàn?
Vì sao nên giữ mức tồn kho an toàn?

Người quản trị liên tục “vật lộn” với những vấn đề giữ mức tồn kho an toàn. Vì lượng hàng hóa này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho kinh doanh công ty, sau đây là một số lợi ích khi giữ mức tồn kho an toàn:

Hạn chế các tình trạng thiếu hụt sản phẩm

Mọi nhà quản lý đều biết rằng sự thiếu hụt sản phẩm sẽ làm giảm chất lượng dịch vụ và danh tiếng của công ty. Việc kệ trống để lại tại các nơi bán hàng sẽ để lại ấn tượng xấu cho khách hàng và dẫn đến doanh số bán hàng giảm sút. Nhưng nếu bạn có lượng tồn kho dự trữ an toàn, chúng sẽ giúp giảm sốc cho công ty khi vẫn còn hàng dự trữ để cung ứng ra thị trường.

Tối ưu hóa hàng tồn kho

Việc duy trì hàng tồn kho ở mức quá cao có khả năng làm tăng chi phí cơ hội và giảm tốc độ quay vòng vốn. Do đó, bằng cách xác định mức tồn kho an toàn, chủ doanh nghiệp sẽ tránh được những chi phí không cần thiết.

Giảm thiểu chi phí lưu kho và bảo trì

Lượng hàng tồn đầy đủ, hợp lý giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê kho. Ngoài ra, nếu các mặt hàng là thực phẩm có thời hạn sử dụng nhất định thì việc tồn kho quá lâu mà không dự báo chính xác về nhu cầu của khách hàng sẽ rất nguy hiểm.

Công thức tính tồn kho an toàn

Làm sao để tính lượng tồn kho an toàn?
Làm sao để tính lượng tồn kho an toàn?

Có nhiều cách tính tồn kho an toàn nhưng chúng ta sẽ tìm hiểu 5 cách thường gặp sau đây:

Công thức tính tồn kho an toàn cơ bản

Đối với công thức cơ bản này, bạn cần nắm được như sau:

Ngay cả với công thức dễ dàng này, bạn nên biết:

  • Thời gian giao hàng trung bình: Là khoảng thời gian trung bình tính từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng.
  • Nhu cầu trung bình: Là nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa để cung cấp sản phẩm và kinh doanh trong một thời hạn nhất định.

Công thức số 1: Đây là cách dễ nhất để xác định hàng tồn kho an toàn, nhưng lại không chính xác nhất. Để sử dụng công thức này, bạn cần thiết lập trước số ngày an toàn cần thiết để đáp ứng nhu cầu tăng đột biến hoặc chênh lệch nguồn cung.

  • Tồn kho an toàn = Số ngày an toàn x Nhu cầu trung bình

Công thức số 2: Phương pháp này còn được gọi là giá trị trung bình - tối đa. Để tính toán lượng hàng dự trữ an toàn, đòi hỏi bạn nắm được chi tiết về thời gian giao hàng tối đa và nhu cầu tối đa của mình.

  • Tồn kho an toàn = (Thời gian giao hàng tối đa x Nhu cầu tối đa) - (Thời gian giao hàng trung bình x Nhu cầu trung bình)
  •  

Tính tồn kho an toàn theo độ lệch chuẩn

Các công thức này phức tạp hơn, nhưng chúng cho kết quả tốt nhất và chính xác nhất, tùy thuộc vào sự biến động.

  • Nó được biểu thị bằng: Z × σLT × D trung bình, trong đó:
  • "Z' đại diện cho số lượng đơn đặt hàng mà một công ty dự kiến ​​sẽ thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
  • "σLT" biểu thị độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành, nhưng việc tính toán nó đòi hỏi một số phép toán phức tạp. May mắn thay, máy tính độ lệch chuẩn cho phép người dùng nhập các biến của họ và xác định độ lệch chuẩn của tập dữ liệu. Đối với hàng tồn kho an toàn, các biến cần nhập là thời gian giao hàng cho mỗi đơn đặt hàng hàng tồn kho trong khoảng thời gian nhất định.
  • "D avg" thể hiện lượng nhu cầu trung bình trong một khoảng thời gian nhất định. Vì mục đích dự trữ an toàn, việc tìm nhu cầu trung bình hàng ngày là phổ biến nhất. Để làm điều này, hãy cộng số lần bán hàng được thực hiện trong khoảng thời gian nhất định rồi chia con số đó cho số ngày trong khoảng thời gian đó.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý tồn kho bằng Excel hiệu quả nhất

Trung bình - Tối đa mức tồn kho an toàn

Công thức này phù hợp nhất với thời gian giao hàng ngắn vì nó không tính đến các biến số trong thời gian giao hàng dài. Nó tính toán số đơn vị tối đa trung bình cần thiết tại bất kỳ thời điểm nào.

  • CT: (Số lượng bán tối đa x Thời gian giao hàng tối đa) – (Số lượng bán trung bình x Thời gian giao hàng trung bình)

Công thức tính theo đa dạng nhu cầu

Tồn kho an toàn với công thức nhu cầu thay đổi là tốt nhất cho các tình huống trong đó thời gian giao hàng là đáng tin cậy, nhưng nhu cầu thay đổi.

  • CT: Độ lệch chuẩn của nhu cầu x căn bậc hai của độ trễ trung bình

Cũng giống như độ lệch chuẩn, có các công cụ trực tuyến có thể tính toán chính xác giá trị trung bình của một tập hợp số và tính căn bậc hai của một hình. Để tìm độ trễ trung bình, hãy lấy các đơn đặt hàng của nhà cung cấp mất nhiều thời gian hơn để đến nơi, cộng các số liệu đó lại với nhau, sau đó chia tổng kết quả cho số lượng đơn đặt hàng mất nhiều thời gian hơn để đến nơi.

Công thức tính theo thời gian hoàn thành sản phẩm

Tính toán này dành cho các tình huống khi nhu cầu ổn định nhưng thời gian hoàn thành sản phẩm dao động, được biểu thị như sau: Z x Doanh số trung bình x σLT.

Trong đó, "Z" đại diện cho mức dịch vụ mong muốn và "σLT" đại diện cho độ lệch thời gian thực hiện.

Ví dụ về cách tính hàng tồn kho an toàn

Đây là cách tồn kho an toàn hoạt động trong thực tế: Một nhà sản xuất xẻng xúc tuyết biết rằng nhu cầu thấp trong những tháng ấm hơn nhưng có thể dao động đáng kể trong mùa đông tùy thuộc vào một số khía cạnh khó dự đoán của thời tiết. Vì lý do này, người quản lý hàng tồn kho có thể quyết định dành riêng một phần của từng loại xẻng xúc tuyết mà họ bán (ví dụ: xúc tuyết hạng nặng, xẻng kim loại để xúc đá, v.v.) để đảm bảo rằng công ty có thể đáp ứng nhu cầu trên diện rộng. .

Một ví dụ khác, một nhà sản xuất xe đạp gần đây đã được giới thiệu trên một tạp chí xe đạp nổi tiếng và có lượng đơn đặt hàng tăng mạnh. Khi nhà sản xuất hoàn thành các đơn đặt hàng, hàng tồn kho sẽ cạn kiệt nhanh hơn thời gian giao hàng trung bình, làm tăng nguy cơ hết hàng. Nếu không có hàng dự trữ an toàn, công ty không thể thực hiện các đơn đặt hàng một khi hàng tồn kho thông thường đã hết, dẫn đến doanh số bán hàng bị giảm sút.

>> Xem thêm: 10 cách đẩy hàng tồn kho nhanh và hiệu quả 

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về tồn kho an toàn và cách tính hàng tồn kho an toàn. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về những vấn đề có liên quan tới quản lý hàng tồn kho, hãy liên hệ với Efex để được hỗ trợ giải đáp nhanh chóng nhất nhé.

EFEX
Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)
Top 11 danh sách các kho ngoại quan ở Việt Nam tốt nhất
Nguyễn Ngọc Lê
EFEX
Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)
Thủ tục xuất nhập hàng vào kho ngoại quan chi tiết
Nguyễn Ngọc Lê
EFEX
Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)
Top 6 danh sách kho ngoại quan ở Hà Nội tốt nhất
Nguyễn Ngọc Lê
EFEX
Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)
Top 5 các kho ngoại quan tại TP HCM an toàn, tốt nhất
Nguyễn Ngọc Lê
EFEX
Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)
Kho hàng không kéo dài là gì? Ưu điểm và các câu hỏi thường gặp
Nguyễn Ngọc Lê