Tồn kho an toàn là gì? Công thức và cách tính chính xác nhất

Hàng trong kho sắp hết là điều không thể tránh khỏi, nhưng nó không nhất thiết phải làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của bạn. Học cách tính toán lượng hàng tồn kho an toàn và dự trữ đủ số lượng để đảm bảo rằng chuỗi cung ứng vận hành trơn tru mặc dù hàng tồn kho bị chậm trễ và ngừng hoạt động tạm thời.

Tồn Kho An Toàn Là Gì?

Tồn kho an toàn (Safety stock) là lượng hàng hóa còn lại trong kho đủ để bù đắp nếu có bất kỳ sai lệch hoặc lỗi hàng hóa nào xảy ra trong chuỗi cung ứng. Thực tế, không người bán nào muốn hết hàng trong khi nhu cầu của người tiêu dùng cao. Điều này khiến doanh nghiệp mất khách hàng, thậm chí có khi tỷ lệ hủy/hoàn sẽ liên tục tăng cao.

Vì vậy, các nhà quản lý phải tìm mọi cách thích hợp để đảm bảo hàng tồn kho được an toàn như là việc sử dụng phần mềm cảnh báo hàng tồn kho. Theo nguyên tắc, độ không chắc chắn càng lớn thì đòi hỏi lượng tồn kho an toàn phải càng cao.

>> Xem thêm: Lưu kho là gì? Các loại chi phí và cách tính phí lưu kho

>> Xem thêm: Số ngày tồn kho (DIO) là gì, công thức tính DIO

Phân Loại Tồn Kho An Toàn

Tồn kho an toàn theo chu kì

Tồn kho an toàn chu kỳ là dạng tồn kho hình thành khi nhu cầu đặt hàng được phân chia thành các đợt nhỏ theo khoảng thời gian cố định. Loại tồn kho này thường được áp dụng khi có đơn hàng có lượng lớn và không có quá nhiều đơn hàng được đặt trong một lần.

Tồn kho an toàn theo mùa

Tồn kho an toàn tính theo mùa được hình thành khi doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất, kinh doanh theo mùa vụ. Ví dụ như các nhà máy sản xuất quần áo thiết kế theo mùa, các nhà sản xuất đồ chơi trẻ em phục vụ mùa Giáng sinh và Tết, vv.

Công Thức Tính Tồn Kho An Toàn Chính Xác

Đối với công thức tính tồn kho an toàn cơ bản này, bạn cần nắm được như sau:

• Thời gian giao hàng trung bình: Là khoảng thời gian trung bình tính từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng.
• Nhu cầu trung bình: Là nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa để cung cấp sản phẩm và kinh doanh trong một thời hạn nhất định.

Công thức tính cụ thể như sau: 

• Tồn kho an toàn = (Thời gian giao hàng tối đa x Nhu cầu tối đa) - (Thời gian giao hàng trung bình x Nhu cầu trung bình)

Ví dụ: Năm 2024, công ty sản xuất đồ gỗ B có nhu cầu nguyên liệu gỗ là 500 m3/tháng, nhưng trong năm đó công ty B đã sử dụng tới 600 m3 gỗ/tháng. Thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp gỗ cho công ty B là 3 ngày nhưng mức thời gian giao hàng tối đa có thể lên đến 7 ngày. Thời gian hoạt động sản xuất của công ty B là 25 ngày mỗi tháng. 

• Nhu cầu tối đa mỗi ngày: 600 : 25 = 24 m3 gỗ/ngày 
• Nhu cầu trung bình mỗi ngày: 500 : 25 = 20 m3 gỗ/ngày 
• Mức tồn kho an toàn = (24 x 7) - (20 x 3) = 168 m3 gỗ

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý tồn kho bằng Excel hiệu quả nhất

Tại Sao Nên Giữ Mức Tồn Kho An Toàn

Người quản trị liên tục “vật lộn” với những vấn đề giữ mức tồn kho an toàn. Vì lượng hàng hóa này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho kinh doanh công ty, sau đây là một số lợi ích khi giữ mức tồn kho an toàn:

Hạn chế các tình trạng thiếu hụt sản phẩm

Mọi nhà quản lý đều biết rằng sự thiếu hụt sản phẩm sẽ làm giảm chất lượng dịch vụ và danh tiếng của công ty. Việc kệ trống để lại tại các nơi bán hàng sẽ để lại ấn tượng xấu cho khách hàng và dẫn đến doanh số bán hàng giảm sút. Nhưng nếu bạn có lượng tồn kho dự trữ an toàn, chúng sẽ giúp giảm sốc cho công ty khi vẫn còn hàng dự trữ để cung ứng ra thị trường.

Tối ưu hóa hàng tồn kho

Việc duy trì hàng tồn kho ở mức quá cao có khả năng làm tăng chi phí cơ hội và giảm tốc độ quay vòng vốn. Do đó, bằng cách xác định mức tồn kho an toàn, chủ doanh nghiệp sẽ tránh được những chi phí không cần thiết.

Giảm thiểu chi phí lưu kho và bảo trì

Lượng hàng tồn đầy đủ, hợp lý giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê kho. Ngoài ra, nếu các mặt hàng là thực phẩm có thời hạn sử dụng nhất định thì việc tồn kho quá lâu mà không dự báo chính xác về nhu cầu của khách hàng sẽ rất nguy hiểm.

Tối Ưu Quản Lý Tồn Kho An Toàn Với Dịch Vụ Fulfillment Của EFEX

Như chúng ta đã thấy, việc xác định và duy trì mức tồn kho an toàn là vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp thương mại điện tử đang phát triển nhanh chóng, việc tự mình quản lý hàng tồn kho, tính toán và duy trì mức tồn kho an toàn có thể gặp nhiều khó khăn.

Đây là lúc dịch vụ fulfillment của EFEX trở nên hữu ích. EFEX cung cấp một giải pháp toàn diện, không chỉ giúp doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa một cách an toàn mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho, giúp bạn dễ dàng duy trì mức tồn kho an toàn lý tưởng.

EFEX có thể giúp bạn như thế nào trong việc quản lý tồn kho an toàn?

• Hệ thống kho bãi hiện đại: EFEX sở hữu hệ thống kho bãi rộng lớn, được trang bị các thiết bị hiện đại, đảm bảo hàng hóa của bạn được bảo quản trong điều kiện tốt nhất.
• Phần mềm quản lý kho thông minh (OMS): Với phần mềm OMS, bạn có thể dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, nắm bắt được tình hình nhập - xuất hàng hóa một cách chính xác. Phần mềm cũng cung cấp các báo cáo chi tiết, giúp bạn phân tích dữ liệu và đưa ra các quyết định quản lý tồn kho hiệu quả.
• Dự báo nhu cầu: EFEX có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, có thể hỗ trợ bạn trong việc dự báo nhu cầu thị trường, giúp bạn điều chỉnh mức tồn kho an toàn một cách linh hoạt và chính xác, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng hàng hóa.
• Xử lý đơn hàng nhanh chóng: EFEX không chỉ lưu trữ hàng hóa mà còn xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác, từ khâu đóng gói đến giao hàng, giúp bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời và chuyên nghiệp.
• Tiết kiệm chi phí: Bằng cách sử dụng dịch vụ fulfillment của EFEX, bạn có thể tiết kiệm chi phí thuê kho, chi phí nhân công, chi phí vận chuyển và các chi phí phát sinh khác liên quan đến quản lý kho bãi.

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về tồn kho an toàn và cách tính hàng tồn kho an toàn. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về những vấn đề có liên quan tới dịch vụ fulfillment, hãy liên hệ với EFEX để được hỗ trợ giải đáp nhanh chóng nhất nhé.