Hàng trong kho sắp hết là điều không thể tránh khỏi, nhưng nó không nhất thiết phải làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của bạn. Học cách tính toán lượng hàng tồn kho an toàn và dự trữ đủ số lượng để đảm bảo rằng chuỗi cung ứng vận hành trơn tru mặc dù hàng tồn kho bị chậm trễ và ngừng hoạt động tạm thời.
Tồn kho an toàn là lượng hàng hóa còn lại trong kho đủ để bù đắp nếu có bất kỳ sai lệch hoặc lỗi hàng hóa nào xảy ra trong chuỗi cung ứng. Đây là một yếu tố và kỹ thuật cơ bản trong quản lý hàng hóa.
>> Xem thêm: Lưu kho là gì? Các loại chi phí và cách tính phí lưu kho
>> Xem thêm: Số ngày tồn kho (DIO) là gì, công thức tính DIO
Thực tế, không người bán nào muốn hết hàng trong khi nhu cầu của người tiêu dùng cao. Điều này khiến doanh nghiệp mất khách hàng, thậm chí có khi tỷ lệ hủy/hoàn sẽ liên tục tăng cao.
Vì vậy, các nhà quản lý phải tìm mọi cách thích hợp để đảm bảo hàng tồn kho được an toàn như là việc sử dụng phần mềm cảnh báo hàng tồn kho. Theo nguyên tắc, độ không chắc chắn càng lớn thì đòi hỏi lượng tồn kho an toàn phải càng cao.
Người quản trị liên tục “vật lộn” với những vấn đề giữ mức tồn kho an toàn. Vì lượng hàng hóa này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho kinh doanh công ty, sau đây là một số lợi ích khi giữ mức tồn kho an toàn:
Mọi nhà quản lý đều biết rằng sự thiếu hụt sản phẩm sẽ làm giảm chất lượng dịch vụ và danh tiếng của công ty. Việc kệ trống để lại tại các nơi bán hàng sẽ để lại ấn tượng xấu cho khách hàng và dẫn đến doanh số bán hàng giảm sút. Nhưng nếu bạn có lượng tồn kho dự trữ an toàn, chúng sẽ giúp giảm sốc cho công ty khi vẫn còn hàng dự trữ để cung ứng ra thị trường.
Việc duy trì hàng tồn kho ở mức quá cao có khả năng làm tăng chi phí cơ hội và giảm tốc độ quay vòng vốn. Do đó, bằng cách xác định mức tồn kho an toàn, chủ doanh nghiệp sẽ tránh được những chi phí không cần thiết.
Lượng hàng tồn đầy đủ, hợp lý giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê kho. Ngoài ra, nếu các mặt hàng là thực phẩm có thời hạn sử dụng nhất định thì việc tồn kho quá lâu mà không dự báo chính xác về nhu cầu của khách hàng sẽ rất nguy hiểm.
Có nhiều cách tính tồn kho an toàn nhưng chúng ta sẽ tìm hiểu 5 cách thường gặp sau đây:
Đối với công thức cơ bản này, bạn cần nắm được như sau:
Ngay cả với công thức dễ dàng này, bạn nên biết:
Công thức số 1: Đây là cách dễ nhất để xác định hàng tồn kho an toàn, nhưng lại không chính xác nhất. Để sử dụng công thức này, bạn cần thiết lập trước số ngày an toàn cần thiết để đáp ứng nhu cầu tăng đột biến hoặc chênh lệch nguồn cung.
Công thức số 2: Phương pháp này còn được gọi là giá trị trung bình - tối đa. Để tính toán lượng hàng dự trữ an toàn, đòi hỏi bạn nắm được chi tiết về thời gian giao hàng tối đa và nhu cầu tối đa của mình.
Các công thức này phức tạp hơn, nhưng chúng cho kết quả tốt nhất và chính xác nhất, tùy thuộc vào sự biến động.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý tồn kho bằng Excel hiệu quả nhất
Công thức này phù hợp nhất với thời gian giao hàng ngắn vì nó không tính đến các biến số trong thời gian giao hàng dài. Nó tính toán số đơn vị tối đa trung bình cần thiết tại bất kỳ thời điểm nào.
Tồn kho an toàn với công thức nhu cầu thay đổi là tốt nhất cho các tình huống trong đó thời gian giao hàng là đáng tin cậy, nhưng nhu cầu thay đổi.
Cũng giống như độ lệch chuẩn, có các công cụ trực tuyến có thể tính toán chính xác giá trị trung bình của một tập hợp số và tính căn bậc hai của một hình. Để tìm độ trễ trung bình, hãy lấy các đơn đặt hàng của nhà cung cấp mất nhiều thời gian hơn để đến nơi, cộng các số liệu đó lại với nhau, sau đó chia tổng kết quả cho số lượng đơn đặt hàng mất nhiều thời gian hơn để đến nơi.
Tính toán này dành cho các tình huống khi nhu cầu ổn định nhưng thời gian hoàn thành sản phẩm dao động, được biểu thị như sau: Z x Doanh số trung bình x σLT.
Trong đó, "Z" đại diện cho mức dịch vụ mong muốn và "σLT" đại diện cho độ lệch thời gian thực hiện.
Đây là cách tồn kho an toàn hoạt động trong thực tế: Một nhà sản xuất xẻng xúc tuyết biết rằng nhu cầu thấp trong những tháng ấm hơn nhưng có thể dao động đáng kể trong mùa đông tùy thuộc vào một số khía cạnh khó dự đoán của thời tiết. Vì lý do này, người quản lý hàng tồn kho có thể quyết định dành riêng một phần của từng loại xẻng xúc tuyết mà họ bán (ví dụ: xúc tuyết hạng nặng, xẻng kim loại để xúc đá, v.v.) để đảm bảo rằng công ty có thể đáp ứng nhu cầu trên diện rộng. .
Một ví dụ khác, một nhà sản xuất xe đạp gần đây đã được giới thiệu trên một tạp chí xe đạp nổi tiếng và có lượng đơn đặt hàng tăng mạnh. Khi nhà sản xuất hoàn thành các đơn đặt hàng, hàng tồn kho sẽ cạn kiệt nhanh hơn thời gian giao hàng trung bình, làm tăng nguy cơ hết hàng. Nếu không có hàng dự trữ an toàn, công ty không thể thực hiện các đơn đặt hàng một khi hàng tồn kho thông thường đã hết, dẫn đến doanh số bán hàng bị giảm sút.
>> Xem thêm: 10 cách đẩy hàng tồn kho nhanh và hiệu quả
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về tồn kho an toàn và cách tính hàng tồn kho an toàn. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về những vấn đề có liên quan tới quản lý hàng tồn kho, hãy liên hệ với Efex để được hỗ trợ giải đáp nhanh chóng nhất nhé.
Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
[email protected]
