Hướng dẫn quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu nhanh chóng, chính xác 

Thông quan hàng hóa xuất khẩu là một thủ tục phức tạp, tốn nhiều thời gian và gây khó hiểu cho nhiều người. Tuy nhiên, khi hiểu tất cả các đặc điểm của quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu, quy trình này sẽ trở nên tương đối dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu quy trình này bạn nhé!

Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan là các quy trình và thủ tục pháp lý mà hàng hóa phải trải qua khi đi qua biên giới và nhập khẩu hoặc xuất khẩu từ một quốc gia sang một quốc gia khác.

>> Xem thêm: Dịch vụ khai thuê hải quan là gì? Thông tin chi tiết cập nhật năm 2023

Thủ tục hải quan bao gồm các hoạt động kiểm tra, giám sát và kiểm soát hàng hóa, với mục đích đảm bảo rằng chúng tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn vệ sinh thực phẩm, môi trường và y tế công cộng của đất nước.

Thủ tục hải quan còn bao gồm các hoạt động liên quan đến khai báo, xử lý chứng từ và thanh toán thuế và phí hải quan. Quá trình này có thể ảnh hưởng đến quy trình logistics và thời gian vận chuyển của hàng hóa, do đó nó rất quan trọng đối với các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu.

Quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu

Kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế

Bạn nên nói chuyện với luật sư trước khi ký bất kỳ hợp đồng thương mại quốc tế nào. Là người bán sản phẩm của mình, vì vậy điều bạn cần đề phòng là các chính sách thương mại của chính phủ, có thể khuyến khích hoặc hạn chế một số mặt hàng nhất định. Nếu từ "Bất hợp pháp" là từ được nói, bạn chắc chắn không muốn tham gia vào bất kỳ hạn chế thương mại nào, phải không? Nếu doanh nghiệp của bạn bị hạn chế xuất khẩu do hạn ngạch hoặc giấy phép thì bạn cần nghiên cứu thủ tục xuất khẩu trước khi ký hợp đồng để có thể thực hiện đúng quy trình. 

Tất nhiên, nếu không có giấy phép hoặc hạn ngạch thì sẽ không thể làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Ngoài ra, bạn cũng cần tìm hiểu xem sản phẩm có phải chịu thuế xuất khẩu hay không. Theo chính sách khuyến khích xuất khẩu, số lượng hàng hóa phải chịu thuế xuất khẩu phải ít hơn hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, vẫn còn một số mặt hàng chịu thuế xuất khẩu (bao gồm thép và sản phẩm thép, gỗ cứng và mềm, gỗ thành phẩm), nông sản (cây trồng và lâm nghiệp) … 

Bạn có thể truy cập trang website của hải quan Việt nam để biết danh sách các mặt hàng chịu thuế xuất khẩu. Nếu bạn đã nắm được các vấn đề chính sách mà chúng tôi đã nêu ở trên, bạn sẽ dễ dàng thương lượng hợp đồng với đối tác nước ngoài hơn. Đây là thông tin cá nhân, vì vậy Efex sẽ không đi vào chi tiết ở đây.

Chuẩn bị chứng từ

Theo quy định, các tài liệu chung không yêu cầu hiệu đính nhiều. Tuy nhiên, việc xuất trình chứng chỉ cho khách hàng sống ở nước ngoài thường rất hữu ích. Các loại giấy tờ, chứng từ mà bạn cần chuẩn bị để gửi cho đối tác nước ngoài cũng như làm thủ tục Hải quan theo yêu cầu bao gồm:

• Hợp đồng mua bán (Sale Contract),
• Các loại hóa đơn giao dịch (Commercial Invoice),
• Phiếu niêm phong, đóng gói (Packing List),
• Ghi chú lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin và số chuyến của tàu, cảng xuất.
• Phiếu hạ hàng, giấy xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số hiệu container, số seal niêm phong.

Khai tờ khai hải quan 

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ chứng tờ như trên, để khai tờ khai Hải quan hay tra cứu thông tin tờ khai hải quan bạn hãy vào cổng thông tin điện tử trực tuyến của Tổng cục Hải quan Việt Nam. Với những người mới lần đầu thực hiện thao tác này, thì chúng ta sẽ phải chuẩn bị thêm một số những bước sau:

• Mua chữ ký điện tử: bạn có thể dùng chung với chữ ký điện tử đang sử dụng trong tờ khai thuế, hoặc tự mua riêng cho mình một chữ ký điện tử từ các công ty cung cấp uy tín như VNPT, Viettel, BKAV,.. để sử dụng khai hải quan cho thuận tiện.
• Đăng ký chữ ký điện tử với tổng cục Hải Quan: Nếu muốn tiết kiệm chi phí thì bạn có thể tự mày mò tìm cách đăng ký chữ ký điện tử của bạn với Tổng cục Hải quan, hoặc bạn cũng có thể yêu cầu đơn vị bán chữ ký hay đơn vị dịch vụ Hải quan đăng ký, và tất nhiên là bạn phải chịu một khoản phí dịch vụ.
• Cài đặt phần mềm khai tờ khai Hải quan: Một trong những phần mềm khai hải quan điện tử tốt nhất mà bạn có thể sử dụng là phần mềm Thái Sơn. Bạn chỉ cần tải về và làm theo hướng dẫn là đã có thể khai báo hải quan thành công rồi.

Sau khi đã khai báo thành công, bạn phải in tờ khai Hải quan ra một bản cứng và mang nó tới chi cục Hải quan để làm thủ tục .

Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan

Tiếp theo để có thể làm các thủ tục xuất khẩu tại chi cục Hải quan, bạn cần dựa vào phân luồng tờ khai Hải quan của bạn mà lựa chọn làm tờ khai phù hợp. Các loại tờ khai theo phân luồng tờ khai Hải quan của bạn bao gồm:

Tờ khai luồng xanh

Tờ khai luồng xanh là loại tờ khai hải quan đã được thông quan luôn ngay khi bạn nộp tờ khai. Trường hợp này bạn chỉ cần đến chi cục Hải quan để nộp những giấy tờ liên quan bao gồm:

• Chứng nhận hạ hàng
• Tờ khai chứa mã vạch (in từ website tổng cục hải quan)
• Phí hạ tầng (Khoản phí này chỉ áp dụng khi là thủ tục cảng Hải Phòng).

Sau đó chi cục Hải quan sẽ ký nháy hoặc đóng dấu chứng nhận ở mặt sau tờ khai Hải quan của bạn. Tiếp theo bạn chỉ cần đem tờ khai nộp cho hãng tàu.

Tờ khai luồng vàng 

Trong trường hợp sở hữu tờ khai luồng vàng, bạn phải chuẩn bị các giấy tờ cần thiết theo hướng dẫn trong Thông tư 38 (Đã sửa đổi trong Thông tư 39) và mang đến Hải quan để công chức Hải quan kiểm tra. 

Gần đây, một số cơ quan hải quan đã thay đổi chính sách để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trước đây, nếu bạn gửi bản quét tài liệu ("sao y"), bạn cần gửi bản sao được quét của tài liệu gốc; bây giờ khi chuẩn bị tài liệu, bạn có thể đính kèm bản sao được quét của tệp gốc vào biểu mẫu điện tử của mình. 

Có một số tài liệu nhất định mà bạn luôn cần phải nộp bản gốc (ví dụ: các giấy phép quan trọng), và trong trường hợp này, cần phải xem bản gốc.

Tờ khai luồng đỏ 

Cuối cùng, với tờ khai hải quan luồng đỏ, quá trình khai Hải quan của bạn sẽ phức tạp hơn. Các bộ Hải quan có thể sẽ phải kiểm tra thực tế hàng hóa bằng những loại máy soi chuyên dụng hay mở thùng container để kiểm tra trực tiếp. 

Mục đích của việc kiểm tra là để xác định xem thực tế hàng hóa có đúng như những gì đã kê khai trên chứng từ hay không. 

Nếu có, giai đoạn này đã hoàn tất. 

Nếu không, bạn có thể phải thay đổi tờ khai (sai sót nhỏ), có trường hợp không được xuất khẩu (sai sót nghiêm trọng). Sau khi các thủ tục kiểm tra hàng hóa đã được thông qua, chúng ta sẽ thực hiện giống như các thủ tục của tờ khai luồng vàng nêu trên. 

Thông quan và thanh lý tờ khai 

Sau khi tờ khai của bạn đã được kiểm tra kỹ lưỡng và phê duyệt, bạn phải giao tờ khai của mình cùng với giấy chứng nhận vận chuyển cho hãng tàu, người sẽ đi cùng bạn đến chi cục Hải quan Việt Nam. Sau đó, họ sẽ xác nhận tính xác thực sản phẩm của bạn với nhân viên Hải quan. Trước đây, khi bạn lên tàu, công ty vận chuyển đưa cho bạn một hóa đơn với giấy tờ tùy thân trên đó. Nhưng ngày nay, họ đã ngừng thủ tục này. Bạn có thể giao hóa đơn của mình cho công ty vận chuyển sau khi họ đã kiểm tra. 

Sau khi hoàn thành 5 bước nêu trên, bạn có thể bắt đầu làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hóa của mình. Để quá trình diễn ra suôn sẻ, bạn cũng cần phải nắm rõ các quy định pháp luật liên quan đến thủ tục hải quan, sẽ được giải thích trong phần tiếp theo ... 

>> Xem thêm: Top 12 dịch vụ hải quan tại TPHCM tốt nhất

>> Xem thêm: Top 12 dịch vụ khai báo hải quan tại Hà Nội uy tín, giá rẻ

Quy định liên quan đến thủ tục hải quan xuất khẩu 

Với việc đọc và hiểu rõ các quy định của pháp luật hiện hành, công chức hải quan và người nhập khẩu có thể tránh được nhiều rắc rối, vướng mắc trong quá trình khai báo hàng hóa tại cơ quan hải quan, thông quan hàng hóa nhập khẩu. 

Trong một số trường hợp, chỉ cần nắm được nội dung của một công văn là bạn có thể tránh được vi phạm của nhà nhập khẩu hoặc thực hiện khai báo một cách chính xác. Các quy định chung liên quan đến thủ tục Hải quan xuất khẩu Việt Nam được quy định rõ tại các loại tài liệu như: Luật Hải quan 2014, Hướng dẫn về thủ tục Hải quan tại Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đổi 38/2015/TT-BTC. 

Bên cạnh đó, bạn cũng cần nắm rõ các quy tắc liên quan đến từng loại hàng hóa. Tùy thuộc vào loại hàng hóa cụ thể mà bạn lưu ý xem có cần các giấy tờ khác hay không. Bạn phải nắm rõ các quy tắc hiện hành liên quan đến sản phẩm của mình. 

Những lưu ý khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu 

Có rất nhiều điểm liên quan đến hải quan mà bạn cần lưu ý để giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến quá trình này. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu được EFEX tổng hợp:

• Thời hạn đặt hàng ở bến tàu là 10 ngày trước ngày khởi hành. Nếu nộp giấy và giao cho hãng tàu (hoặc đại lý), bạn phải hoàn thành và giao bản lược khai trước thời gian này. Nếu giao hàng trễ, hàng hóa của bạn sẽ được chuyển sang tàu tiếp theo và phải được sửa đổi.
• Nếu công việc giấy tờ của công ty bạn cần xử lý ở xa nơi bạn ở, hãy chuẩn bị và nộp trước tất cả các giấy tờ liên quan để không mất thời gian, gây ảnh hưởng xấu đến công việc kinh doanh của bạn. Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn ở Hà Nội nhưng gửi hàng qua cảng Cát Lái hoặc Hải Phòng, tốt nhất bạn nên chuyển tất cả các thủ tục giấy tờ cần thiết cho đơn vị xử lý quá trình vận chuyển trước thời hạn.
• Để tránh phải sửa các tài liệu và gửi lại, hãy cân nhắc gửi kèm theo biên lai xác nhận (một biên lai có chữ ký không ghi ngày tháng). Nếu không, khi bạn muốn sửa đổi một chứng từ, bạn sẽ phải đợi 1 ngày để có chứng từ mới và rất có thể nó sẽ làm chậm trễ việc thông quan lô hàng của bạn, điều này có thể khiến bạn có nguy cơ mất một phần hàng hóa của mình.
• Nếu bạn đang vận chuyển bằng đường biển, đừng cắt con dấu của công ty vận chuyển cho đến khi nó đến đích. Vì để cắt con dấu, và bạn sẽ phải mua con dấu mới từ công ty vận chuyển, lãng phí tiền bạc và thời gian. Thay vào đó, bạn hãy kẹp niêm phong tạm thời và mua gần cảng, giá khoảng 10-15 nghìn đồng, thời gian bạn kẹp niêm phong của hãng tàu. Khi bạn đang dỡ hàng tại nhà kho, hãy nhớ kiểm tra kỹ các thùng chứa trước khi lấy hàng từ kho của một công ty vận chuyển. Để tránh hư hỏng hàng hóa, không bao giờ sử dụng các thùng chứa có chất lượng kém.

Thời hạn nhận tờ khai thông quan

1. Đối với hàng hoá xuất khẩu phải khai hải quan khi hàng hoá đã được tập kết tại địa điểm do cơ quan hải quan báo cáo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hoá xuất khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh phải khai hải quan chậm nhất 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
2. Đối với hàng hoá nhập khẩu, việc khai báo hải quan được thực hiện trước khi hàng hoá đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hoá đến cửa khẩu.
   • Trường hợp đơn vị vận tải thông báo trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan về việc hàng hóa đến cơ quan hải quan thì ngày hàng hóa đến được xác định là ngày đơn vị vận tải đến cửa khẩu hải quan theo thông báo đó.
   • Trường hợp hàng hóa được thông quan theo phương thức thủ công thì ngày giao nhận hàng hóa là ngày cơ quan hải quan đóng dấu chính thức vào tờ khai hải quan đối với hàng hóa theo phương thức thủ công (đường biển, đường hàng không, đường sắt) hoặc trên ngày nhập trên tờ khai hải quan hoặc sổ nhật ký nhập khẩu.

Cân nhắc gửi thêm giấy ký khống

Nếu hồ sơ người làm thủ tục hải quan là bản chính thì theo quy định người làm thủ tục hải quan phải nộp bản sao hoặc bản sao có công chứng các giấy tờ gốc này. Trường hợp người làm thủ tục hải quan nộp hồ sơ chậm thì được lùi thời gian nộp hồ sơ bằng cách thông báo trước thông tin về việc yêu cầu chậm nộp hồ sơ qua. Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử được hải quan sử dụng và nộp bản sao chứng từ giấy được chuyển thành văn bản điện tử (bản scan có xác nhận chữ ký số). 

Khi công chức Hải quan quét bản sao tờ khai gửi kèm theo hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thì cập nhật thông tin vào Hệ thống theo dõi E-Customs 5 theo hướng dẫn tại Thông tư số 8175 / TCHQ-GSQL ngày 31/12/2013 của Tổng cục Hải quan ... Trường hợp phát hiện đã sử dụng hết số lượng hàng ghi trên giấy phép nhập khẩu hoặc nhập khẩu không đủ số lượng thì xử lý theo quy định của pháp luật.

Kiểm tra kỹ tình trạng container

Vận chuyển container là phương thức hiện đại, an toàn và linh hoạt cho việc vận chuyển hàng hóa. Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, cần kiểm tra kỹ container trước khi sử dụng:

Bên ngoài:

• Kiểm tra dấu hiệu hư hỏng, nứt, cong vênh
• Đảm bảo chiều cao phù hợp
• Kiểm tra các góc, nóc và cạnh container
• Kiểm tra cửa: đóng mở, rò rỉ, bu lông, ốc vít

Bên trong:

• Đảm bảo sạch sẽ, khô ráo, không mùi hôi
• Kiểm tra sàn: chắc chắn, không lõm, nứt
• Kiểm tra cửa: gắn chặt, không cong vênh, gỉ sét

Kiểm tra số sê-ri:

• Đảm bảo nguyên vẹn và khớp với chứng từ
• Kiểm tra dấu hiệu cạy phá khóa cửa

Những chi tiết này tuy nhỏ nhưng quan trọng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Tóm lại, quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu được chia thành nhiều bước, bắt đầu từ việc tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, thông quan và khai báo, kiểm tra - thử nghiệm, lấy mẫu hàng hóa, thu xếp vận chuyển, lập biên bản giám định… Quá trình này đòi hỏi những người làm thủ tục thông quan, cả nhà nhập khẩu và những người làm trong ngành dịch vụ - phải sắp xếp các bước một cách hợp lý và hiệu quả để quá trình này có thể được thực hiện trong một thời gian ngắn.