Invoice là gì? Các chứng từ hóa đơn trong XNK [2024]

Invoice là thuật ngữ thường xuyên xuất hiện trong quá trình làm thủ tục mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu. Đây là một loại chứng từ mà rất nhiều người nhầm lẫn với hóa đơn thông thường. Vậy Invoice là gì? Số Invoice là gì? Trong xuất nhập khẩu có bao nhiêu loại hóa đơn Invoice? Để giải đáp các câu hỏi này mời bạn đọc hãy cùng EFEX tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Invoice là gì?

Invoice còn được gọi là hóa đơn, một chứng từ không thể thiếu trong khi mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu. Invoice do đơn vị bán lập nên để xác nhận giao dịch với đơn mua, thể hiện rõ được giá trị thực của hàng hóa.

Để thực hiện các thủ tục hải quan, Invoice thường phát hành kèm theo một số loại chứng từ khác có liên quan (như giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hay Packing list,...) Đây cũng là các chứng cứ giúp đơn vị bán có thể giải quyết nhanh chóng các khiếu nại từ phía khách hàng liên quan đến số lượng, chất lượng, dịch vụ khác,.. của hàng hóa.

Câu hỏi Invoice trong xuất nhập khẩu là gì đã được EFEX giải đáp qua các thông tin phía trên. Sau đây sẽ là các nội dung cơ bản của một Invoice:

• Tên invoice, ngày tháng, mã số
• Thông tin của người xuất khẩu và người nhập khẩu, đơn vị trung gian (nếu có)
• Tên phương tiện, số chuyến trên booking, số seal, số container
• Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập hàng hóa
• Thông tin mô tả về hàng hóa (tên, số lượng, đơn giá, thành tiền)

>> Xem thêm: Bill là gì? Các loại bill phổ biến trong xuất nhập khẩu

Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu

Sau khi giải đáp thuật ngữ Invoice là gì, EFEX sẽ giúp bạn đọc biết được một số chức năng của hóa đơn này trong xuất nhập khẩu. Về cơ bản thì Invoice thể hiện sự ràng buộc về mặt pháp lý nhằm đảm bảo về quyền và lợi ích cho bên bán và bên mua. Bên cạnh đó, Invoice còn có một số vai trò quan trọng khác điển hình như:

• Lưu trữ hồ sơ: Invoice như một loại hồ sơ hợp pháp lưu giữ các chứng từ chứng minh về việc mua, bán hàng của cả bên bán và bên mua.
• Theo dõi thanh toán: Các thông tin trên hóa đơn Invoice giúp bên bán và bên mua có thể dễ dàng theo dõi được các khoản thanh toán và công nợ của họ.
• Đảm bảo việc khai thuế: Việc ghi chép và lưu giữ các hóa đơn bán hàng giúp các doanh nghiệp thuận lợi quản lý thu nhập và đảm bảo họ đã nộp đầy đủ thuế theo quy định của pháp luật.
• Hỗ trợ việc phân tích kinh doanh: Các hóa đơn Invoice giúp doanh nghiệp thu nhập thông tin chính xác các hình thức, xu hướng mua hàng của khách hàng đồng thời giúp họ định hướng được các thời gian mua hàng cao điểm,...
• Được pháp luật bảo vệ: Invoice hợp pháp là một bằng chứng xác nhận sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán. Đây là một chứng từ đặc biệt quan trọng để người mua và người bán nhận được quyền bảo vệ của pháp luật.

Phân loại Invoice

Proforma Invoice (PI) - Hóa đơn chiếu lệ

Proforma invoice là gì? Đây là một Hóa đơn chiếu lệ do bên bán lập nên và có nội dung như một Invoice. Proforma Invoice được lập và gửi đến khách hàng trước khi giao hàng hóa để xác nhận lại các điều khoản, điều kiện, cam kết về các thỏa thuận mà bên bán và bên mua đã thống nhất với nhau trước đó.

Đây có thể coi là một bản thảo hay một bản nháp mà người bán phác họa, cung cấp cho khách hàng. Khi khách hàng đồng ý, xác nhận với hóa đơn chiếu lệ này thì nó sẽ trở thành một hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức. Điều này sẽ giúp cả hai bên giảm thiểu tối đa các rủi ro trong quá trình thanh toán, hạn chế các vấn đề sai sót về hàng hóa và kiện tụng xảy ra.

Để hiểu rõ hơn về Proforma bill of lading là gì? sau đây sẽ là các thông tin cơ bản của một hóa đơn chiếu lệ:

• Thông tin cơ bản về bên bán và bên mua
• Mô tả về hàng hóa
• Mã HS, giá cả của hàng hóa
• Thời hạn thanh toán
• Cách thức, chi phí, địa điểm giao hàng, đơn vị tiền tệ được sử dụng thanh toán
• Ngày hết hiệu lực báo giá về hàng hóa

Commercial Invoice (CI) - Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là gì? Hóa đơn thương mại là một hóa đơn cao cấp hơn hóa đơn thông thường, bao gồm tất cả các chi tiết về quá trình giao dịch xuất khẩu của nhà cung cấp và bên mua. Commercial Invoice mang tính chất thương mại, có nội dung cụ thể hơn so với thực tế đóng vai trò như một lời yêu cầu thanh toán đối với bên mua.

Nội dung của hóa đơn này bao gồm phương thức để vận chuyển hàng hóa, cơ sở khai báo hải quan, chức năng cơ bản trong thanh toán, tính thuế để xuất nhập khẩu hàng hóa, phương thức, thời hạn để thanh toán, tên mặt hàng,...Đây cũng là cơ sở cho cơ quan thuế hay hải quan có thể xác định được chính xác các trị giá của hóa đơn để người bán dễ dàng tiến hành nộp thuế, kê khai hải quan điện tử.

Hiện nay, Commercial Invoice sẽ được phát hành một bản gốc và hai bản sao. Mặc dù các pháp luật của các nước không hạn chế và quy định rõ ràng về số lượng bản chính. Tuy nhiên, người bán cần đặc biệt chú ý đến hóa đơn thương mại bởi nó thực sự cần thiết trong quá trình khai báo hải quan theo yêu cầu của người mua.

Provisional Invoice - Hóa đơn tạm thời

Đúng như tên gọi của nó, Provisional Invoice là loại hóa đơn được sử dụng để thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức. Sau đây là các trường hợp sử dụng loại hóa đơn tạm thời:

• Trường hợp thứ nhất: Khi người bán muốn tạm thời thu tiền ngay sau khi hoàn thành đơn hàng
• Trường hợp thứ hai: Khi đơn hàng được giao thành nhiều đợt khác nhau và bên bán, bên mua có thỏa thuận sẽ thanh toán theo từng đợt.
• Trường hợp thứ ba: Khi hai bên thỏa thuận sẽ lấy một mức giá tạm thời để giao dịch còn giá chính thức sẽ được quyết định sau.

Final Invoice - Hóa đơn chính thức

Hóa đơn chính thức (Final Invoice) hay còn gọi là hóa đơn cuối cùng, trên đó xác định tổng các giá trị đơn hàng mà bên mua phải thanh toán đầy đủ cho bên bán. Chỉ khi bên mua thanh toán số tiền được ghi trên hóa đơn Final Invoice thì giao dịch giữa hai bên mới kết thúc.

Certified Invoice - Hóa đơn xác nhận

Certified Invoice là loại hóa đơn được sử dụng để xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa và có chữ ký của Phòng thương mại và công nghiệp VCCI. Bên cạnh chức năng xác định nguồn gốc, hóa đơn xác nhận còn được dùng như một chứng từ đóng vai trò như một hóa đơn.

Neutral Invoice - Hóa đơn trung gian

Trường hợp người bán muốn tạm nhập hoặc chuyển khẩu hàng hóa mà không muốn đứng tên trên các loại giấy tờ pháp lý thì họ sử dụng hóa đơn trung gian do người khác ký. Tuy nhiên, người ký hóa đơn này không phải là người bán hàng thực tế cho khách hàng.

Consular Invoice - Hóa đơn lãnh sự

Consular Invoice là một loại hóa đơn lãnh sự do Đại sứ quán của người mua đang sống và làm việc tại nước của người bán cấp. Nó có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ. Chẳng hạn như công ty bạn cần mua linh kiện của một công ty tại Nhật Bản thì hóa đơn lãnh sự sẽ do Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản ủy quyền và đóng dấu.

Customs Invoice - Hóa đơn hải quan

Customs Invoice là hóa đơn dựa trên giá trị của hàng hóa, được sử dụng để tính thuế và tính toán các khoản lệ phí khác theo yêu cầu của hải quan. Hóa đơn này có chức năng yêu cầu thanh toán và chủ yếu dùng trong khâu tính thuế nên không được lưu thông.

3 bước lập, xuất hóa đơn Invoice

Sau khi đã tìm hiểu các loại hóa đơn Invoice, EFEX sẽ hướng dẫn bạn đọc các bước để lập, xuất hóa đơn giản và thuận tiện.

• Bước 1: Xác định rõ loại Invoice bạn cần lập
• Bước 2: Điền và kiểm tra lại đầy đủ các thông tin trên Invoice. Đây là một khâu rất quan trọng bởi không phải ai cũng nắm rõ được cách thức và các quy định theo yêu cầu của các bên liên quan nên có thể dẫn đến một số lỗi sai không đáng có.
• Bước 3: Ký số và xuất hóa đơn Invoice.

>> Xem thêm: Cross Docking là gì? Kỹ thuật Cross Docking trong logistics

Dịch vụ khai thuê hải quan EFEX

Đối với các doanh nghiệp về lĩnh vực xuất nhập khẩu việc khai báo hải quan có vai trò vô cùng quan trọng nhằm quản lý và đảm bảo hàng hóa. Chính vì vậy, dịch vụ khai thuê hải quan sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc một cách nhanh chóng và thuận tiện. EFEX tự hào là một đơn vị cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Việt Nam.

Sau đây là những ưu điểm tuyệt vời bạn nhận được khi lựa chọn dịch vụ tại EFEX:

• Dễ dàng thông quan, đảm bảo an toàn hàng hóa lưu thông, tránh được các rủi ro, ngăn chặn các khoản phạt không đáng có.
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm về lĩnh vực khai thuê hải quan, dễ dàng giải quyết các vấn đề.
• Nền tảng công nghệ được áp dụng, hỗ trợ đơn giản hóa các quá trình khai thuê hải quan. Thay mặt khách hàng hoàn tất các thao tác thủ tục hải quan, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
• Tiết kiệm tối đa thời gian và các các chi phí cho doanh nghiệp.
• EFEX luôn cập nhật và theo dõi các các chính sách và quy định hải quan đầy đủ, nhằm tạo ra những giải pháp tối ưu, hỗ trợ doanh nghiệp tuyệt tối trong việc khai thuê hải quan
• Cam kết bảo mật thông tin dữ liệu doanh nghiệp 100%, tuyệt đối không để xảy ra hiện tượng khách hàng bị đánh cắp hoặc bị lộ các dữ liệu trong quá trình làm việc.

EFEX chính là dịch vụ hoàn hảo dành các doanh nghiệp khi muốn khai thuê hải quan. Đây là nơi bạn có thể dành niềm tin tuyệt đối khi muốn tìm những giải pháp liên quan đến hậu cần nhanh chóng, hiệu quả và an toàn nhất.

>> Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu thông tin tờ khai hải quan nhanh chóng, chính xác nhất

Lời kết

Hy vọng rằng qua những thông tin EFEX đã đem đến cho bạn đọc qua bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về hóa đơn Invoice là gì? Đồng thời biết thêm chi tiết về các thuật ngữ xuất nhập khẩu kèm theo các bước để lập nên một hóa đơn thương mại.

Nếu bạn đang có nhu cầu cần xuất nhập khẩu hàng hóa hay còn bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến quá trình khai thuê hải quan hãy để lại thông tin hoặc liên hệ ngay với EFEX để được hỗ trợ giải đáp tận tình nhé!