Chi phí hàng tồn kho là gì? Cách tính và tối ưu hiệu quả

Thuật ngữ xung quanh cụm từ “chi phí hàng tồn kho” có thể hơi khó hiểu và ý nghĩa của nó thay đổi đáng kể tùy thuộc vào nguồn và doanh nghiệp liên quan. Trong bài viết này, EFEX giải thích cho bạn về khái niệm chi phí hàng tồn kho, cách tính toán chính xác và phương pháp tối ưu hiệu quả được nhiều doanh nghiệp thành công áp dụng.

Chi phí tồn kho là gì?

Chi phí tồn kho hay Inventory cost là loại chi phí thiết yếu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải có khi lưu trữ hàng hóa. Điều này nhằm mang đến sự phục vụ khách hàng kịp thời cũng như tránh tình trạng chuỗi cung ứng bị chững lại. 

Chi phí này liên quan đến các hoạt động mua, lưu trữ cũng như quản lý hàng tồn trong chuỗi cung ứng thương mại điện tử. Bên cạnh đó còn có chi phí lưu kho, lưu trữ hàng hóa và các thành phẩm chưa bán được. Những chi phí này tỉ lệ thuận với hàng tồn kho nên khi muốn giảm, các doanh nghiệp phải chọn giữ hàng tồn kho ở mức tối thiểu. 

>> Tìm hiểu thêm: Báo cáo tồn kho là gì? Vai trò, loại hình và mẫu báo cáo tồn

Cách tính chi phí tồn kho cập nhật

Có nhiều cách tính chi phí tồn kho hiện nay, bạn có thể tham khảo ngay nội dung dưới đây.

Tính chi phí tồn kho theo pallet

Lưu trữ hàng trong pallet giúp hàng hóa lưu trữ gọn gàng, tiết kiệm không gian và thuận tiện cho doanh nghiệp khi tính chi phí tồn kho. Theo đó, công thức tính tổng chi phí tồn kho sẽ tùy theo đơn vị của pallet doanh nghiệp sử dụng, cụ thể chi phí lưu kho hàng tồn sẽ tương ứng với pallet mà doanh nghiệp sử dụng.

Tính hàng tồn kho theo thể tích

Cách này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm không gian và chi phí lưu kho bởi nếu tính theo thể tích thì hàng hóa sẽ được chất lên kệ ô đạt tiêu chuẩn.

Công thức tính chi phí tồn kho là: số m³ x đơn giá thuê kho của 1m³.

Với các tính này các doanh nghiệp sẽ được thoải mái sắp xếp hàng hóa theo ý muốn, hoạt động xuất nhập hàng cũng linh hoạt hơn.

Tính chi phí hàng tồn kho tự quản

Cách tính phí này có ý nghĩa mở rộng thuê kho theo m². Cụ thể, tùy vào từng sản phẩm và lượng hàng hóa các doanh nghiệp sẽ thuê số m² phù hợp. Chi phí sẽ được tính theo diện tích kho và thời gian lưu trữ. Ngoài ra, cần có thêm nhân viên để quản lý kho và xuất nhập hàng hóa.

Tính theo số thùng hàng

Cách tính chi phí hàng tồn kho này áp dụng cho các kiện hàng cố định và có kích thước lẫn khối lượng tương đồng. Dựa vào tổng số thùng hàng, các doanh nghiệp sẽ được báo giá hợp lý về chi phí tồn kho cho mình. 

>> Xem thêm: cách tính safety stock dễ dàng nhất

Mối quan hệ của chi phí tồn kho với các loại chi phí khác

Hàng tồn kho được giữ ở mức tối thiểu mang đến các doanh nghiệp mức chi phí tồn kho thấp nhất. Do đó, loại chi phí này sẽ có mối liên kết chặt chẽ đến rất nhiều chi phí khác nhau của doanh nghiệp. 

Khi hàng tồn kho tăng, các chi phí tăng lên gồm có:

• Chi phí lưu trữ: Đây là khoản chi phí phát sinh bởi hàng tồn trong kho của doanh nghiệp.
• Chi phí đáp ứng nhu cầu khách hàng: Khi sản phẩm tồn kho quá nhiều khiến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp cần phải chậm lại.
• Chi phí phối hợp các hoạt động sản xuất.: Hàng tồn kho nhiều cần thêm nhân công để giải quyết các vấn đề liên quan về hàng hóa như lưu thông, lưu trữ.
• Chi phí bảo quản: Sản xuất hàng nhiều, tồn kho lớn thì doanh nghiệp cần phải chú trọng đến việc bảo quản hàng hóa. Ngược lại, hàng tồn kho thấp thì mới có thể giảm tỷ lệ hư hỏng hàng hóa khi lưu kho.

Khi hàng tồn kho tăng, các chi phí giảm gồm có:

• Chi phí đặt hàng: Khi hàng tồn kho tăng, các doanh nghiệp không phải đặt thêm nguyên vật liệu để sản xuất. Nên để tối ưu mức chi phí này, các doanh nghiệp nên đặt hàng với số lượng lớn định kỳ.
• Chi phí khi thiếu hụt tồn kho: Tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu khiến quy trình sản xuất bị gián đoạn, ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín doanh nghiệp. Thế nến chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp dự trữ bổ sung nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất.
• Chi phí mua hàng: Mua nguyên vật liệu nhiều làm tăng chi phí hàng tồn kho, tuy nhiên chi phí mua số lượng lớn sẽ thấp nhờ các chiết khấu và vận chuyển giảm.
• Chi phí chất lượng khởi động: Doanh nghiệp sản xuất nhiều hàng hóa thì chi phí cho việc khởi động sản xuất sẽ thấp, tuy nhiên làm số lượng sản phẩm tăng.

Cách tối ưu chi phí tồn kho hiệu quả

Chi phí tồn kho quyết định đến lợi nhuận của các doanh nghiệp. Do đó làm thế nào để tối ưu loại chi phí nào là điều mà doanh nghiệp nào cũng quan tâm hiện nay. Một số biện pháp để tối ưu phí tồn kho mà bạn có thể tham khảo như sau:

Sắp xếp kho hàng

Chọn cách sắp xếp kho hàng hợp lý giúp các doanh nghiệp dự trữ hàng hóa tối đa và tiết kiệm không gian. Vì thế, hãy đảm bảo rằng bạn không đặt nhiều hàng hay ít hàng tránh chi phí tăng cao khi dự trữ nguyên vật liệu cũng như hàng tồn kho quá nhiều. 

Bỏ đi những hàng hóa không bán được

Quá trình hàng tồn kho chưa bán được trở thành doanh thu thì doanh nghiệp bạn sẽ phải mất nhiều khoản chi phí vận chuyển, lưu kho nếu hàng nằm kho quá lâu. Vì thế, hãy luôn chủ động theo dõi cũng như loại bỏ hàng tồn kho tích lũy để giải pháp cho không gian kho hàng, giúp giữ vị trí cho những mặt hàng bán chạy khác.

Để ý các chương trình khuyến mãi khi quản lý tồn kho

Các chương trình khuyến mãi thường được sử dụng để loại bỏ hàng tồn kho đã giữ trong thời gian dài. Điều này ban đầu tuy hấp dẫn nhưng có thể làm tăng thêm các chi phí tồn kho, cụ thể phí ghi sổ sẽ tăng lên. Do đó, bạn nên tránh dự trữ quá nhiều hàng hóa và tuân theo các chiến lược quản lý tồn kho ban đầu. 

 >> Xem thêm: 

• 15 mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel tốt nhất
• Hướng dẫn cách quản lý tồn kho bằng Excel hiệu quả nhất 

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý chi phí hàng tồn kho, hãy lựa chọn EFEX. Sử dụng dịch vụ order fulfillment của EFEX, chúng tôi sẽ thay bạn thực hiện toàn bộ các công đoạn phực tạp trong chuỗi logistics: nhận hàng, kiểm tra, sắp xếp, đóng gói,... EFEX cam kết có thể cắt giảm chi phí tồn kho nói riêng và logistics nói chung lên đến 40%! 

Thông tin liên hệ:

• Website: https://efex.vn/vi
• Địa chỉ: Tầng 5, The Nine Tower, số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
• Mail: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/efex.asia