Inbound Logistics và Outbound Logistics là gì? So sánh sự khác nhau

Logistics là một phần của chuỗi cung ứng, nó được hình thành nhằm hỗ trợ quá trình vận hành, lưu chuyển hàng hóa trong mọi hoạt động vận tải. Muốn hiểu rõ hơn về logistics, chúng ta cần phải biết hai thuật ngữ mới là inbound logistics và outbound logistics là gì. Efex sẽ giúp bạn đọc của mình hiểu rõ hơn về hai thuật ngữ trên thông qua bài viết dưới đây. Hãy cùng theo dõi để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích nhé! 

Inbound Logistics là gì?

Inbound Logistics là một quy trình rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất của bất cứ doanh nghiệp nào. Vậy Inbound Logistics là gì?

Khái niệm Inbound Logistics

Inbound Logistics hay còn được biết đến với những tên gọi như nguồn cung ứng nguyên vật liệu, Logistics đầu vào… chính là hoạt động kiểm soát nguồn nguyên liệu thô hoặc bán thành phẩm từ nhà cung ứng trước khi đưa vào sản xuất. Quy trình này bao gồm rất nhiều hoạt động, từ khâu xử lý nguyên liệu đầu vào, phân phối, vận chuyển, cho đến lưu trữ và quản lý tồn kho. Việc quản lý nhiều công đoạn cùng một lúc giúp quá trình đẩy nguồn nguyên liệu đến các điểm sản xuất diễn ra suôn sẻ, giúp sản xuất hàng hoá thành phẩm thuận lợi hơn. Inbound Logistics được coi là giai đoạn khởi đầu của chuỗi cung ứng, là giai đoạn quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến các giai đoạn tiếp theo. Do đó, doanh nghiệp cần quản lý quy trình này thật chặt chẽ và thực hiện chính xác ngay từ đầu. 

>> Xem thêm: Logistics là gì? Quy trình và cách thức hoạt động 

Quy trình Inbound Logistics

So với các giai đoạn khác trong chuỗi cung ứng thì quy trình Inbound Logistics lại tương đối khác biệt. Theo đó, mỗi khi có đơn hàng, nguồn hàng trong kho lưu trữ sẽ được vận chuyển đến nhà máy để thực hiện hoạt động sản xuất thành phẩm theo các bước như sau:

• Bước 1 - Tìm kiếm nguồn cung ứng nguyên vật liệu. Tại bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành tìm kiếm và xem xét nhà cung cấp, đàm phán giá cả và mua nguyên vật liệu.
• Bước 2 - Ghi nhận đơn hàng: Sau khi đặt hàng thành công, doanh nghiệp sẽ nhận biên lai đơn hàng sau khi thanh toán. Đồng thời, phía nhà cung cấp cũng sẽ tiến hành khai báo điện tử cho doanh nghiệp toàn bộ thông tin của lô hàng.
• Bước 3 - Vận chuyển hàng hóa: Hàng hóa sẽ được vận chuyển về địa chỉ đã được thỏa thuận giữa hai bên.
• Bước 4 - Tiếp nhận hàng hóa: Khi hàng hóa đã đến kho, nhân viên kho sẽ làm nhiệm vụ quét mã vạch và kiểm kê hàng hóa đảm bảo đúng chất lượng, số lượng đã đặt. Sau đó, hàng hóa sẽ được vận chuyển đến nhà máy để tiếp tục hoạt động sản xuất.
• Bước 5 - Logistics ngược: Những hàng hóa bị lỗi, không đúng với đơn đặt hàng, không đạt tiêu chuẩn sẽ được trả lại cho nhà cung ứng.

 Qua đó có thể thấy quy trình Inbound Logistics là hoạt động cơ bản, tập trung vào việc tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu, mua và lên kế hoạch sử dụng nguồn nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất. Ngoài ra, quy trình này cũng đảm nhiệm nhiệm vụ theo dõi và quản lý tồn kho, tối ưu quá trình vận chuyển hàng hóa từ địa điểm cung cấp đến nhà máy sản xuất. 

>> Xem thêm: Quy trình logistics cơ bản: Các bước vận hành và tối ưu

Tối ưu Inbound Logistics

Thông thường, quy trình Inbound Logistics cần phải đảm bảo được sự nhanh chóng, kịp thời vì hầu hết các doanh nghiệp sản xuất luôn mong muốn nguồn nguyên liệu đầu vào được cung cấp đúng số lượng, đúng chất lượng và đúng thời gian. Nếu Inbound Logistics gặp trục trặc thì nhà máy có thể bị trì trệ, tạm dừng hoạt động. Do đó, để nhà máy sản xuất có thể hoạt động một cách trơn tru, ổn định thì nguồn nguyên vật liệu đầu vào cần phải đạt đủ 3 tiêu chí về chất lượng, số lượng và thời điểm. Nếu doanh nghiệp phải tạm ngừng hoạt động sản xuất thì chẳng những không thu về lợi nhuận mà còn phải chịu nhiều khoản phí khác như chi phí kho bãi, chi phí vận hành,... Chính vì thế, để tối ưu Inbound Logistics, doanh nghiệp có thể áp dụng các cách sau:

• Xây dựng mối quan lâu dài, bền vững với nhà cung cấp: xây dựng mối quan hệ tốt với bên cung cấp có thể giúp doanh nghiệp giảm thời gian giao hàng, tiết kiệm chi phí và có cảm giác an toàn trước những biến đổi của thị trường.
• Sử dụng hệ thống quản lý vận tải: Đây là những phần mềm tự động hoá giúp tối ưu hoạt động vận tải. Với hệ thống quản lý này, doanh nghiệp có thể so sánh báo giá và chất lượng dịch vụ giữa các đơn vị vận chuyển, lên lịch xuất - nhập kho và theo dõi quá trình vận đơn. Khi nắm bắt những hoạt động này, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả làm việc và có cái nhìn cụ thể nhất về chuỗi cung ứng của mình.
• Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng: Những phần mềm quản lý kho hàng hiện nay mang đến cho doanh nghiệp khả năng quản lý và kiểm soát kho hàng của mình một cách chặt chẽ, tránh những sai sót không mong muốn.

Hợp tác với các đơn vị hậu cần vận tải: Các lô hàng có trọng lượng nhỏ thường sẽ có phí vận chuyển cao hơn các đơn hàng có kích thước và trọng lượng lớn. Đôi khi, doanh nghiệp còn gặp phải nhiều rào cản trong khâu tổng hợp hàng hoá. Việc hợp tác với các đơn vị hậu cần vận tải sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các khó khăn này. 

Outbound logistics là gì?

Cùng với Inbound Logistics, Outbound Logistics cũng là một quy trình rất quan trọng của doanh nghiệp. Vậy Outbound Logistics là gì?

Khái niệm Outbound Logistics

Outbound Logistics hay còn được gọi là Logistics đầu ra chính là quá trình vận chuyển, lưu trữ và phân phối hàng hóa từ nhà sản xuất đến điểm tiêu thụ cuối cùng. Đây là quy trình cần có sự tối ưu hóa về mặt thời gian, địa điểm, doanh thu và cả chi phí logistics. Hiện nay, các doanh nghiệp đang có xu hướng sử dụng các dịch vụ logistics bên ngoài. Lúc này, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào công việc sản xuất, hoàn thiện sản phẩm, bán hàng, marketing còn những công việc về lưu kho, xuất kho, vận chuyển hàng hóa, phân phối sản phẩm,... đã có đơn vị cung cấp dịch vụ logistics đảm nhiệm. Nếu như Inbound Logistics cần lựa chọn nguồn cung cấp nguyên vật liệu chất lượng thì Outbound Logistics cần lựa chọn kênh phân phối phù hợp nhằm tối ưu hóa các tùy chọn giao nhận hàng. Nguồn hàng tồn kho cần được xử lý một cách hợp lý bằng cách duy trì nguồn hàng đủ cung cấp cho điểm tiêu thụ cuối cùng, hạn chế tình trạng hàng hóa bị lỗi thời, hư hỏng hay hết hạn sử dụng. 

Chi tiết quy trình hoạt động Outbound logistics

Nếu như Inbound Logistics thực hiện việc tìm kiếm, mua nguyên vật liệu và lên kế hoạch sử dụng thì Outbound Logistics lại chú trọng đến việc lựa chọn kênh phân phối và vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng. Theo đó, quy trình Outbound Logistics sẽ được thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1 - Tiếp nhận đơn đặt hàng: Doanh nghiệp sẽ tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách thông qua các kênh bán hàng của mình.
• Bước 2 - Xử lý đơn hàng: Tại bước này, doanh nghiệp cần làm các công việc như xác nhận đơn hàng và kiểm tra tồn kho của mình xem có đủ để đáp ứng đơn hàng của khách hay không.
• Bước 3 - Bổ sung đơn hàng: Tại giai đoạn này, nguồn hàng từ kho dự trữ sẽ được chuyển đến kho chính để thay thế sản phẩm khách hàng đã mua. Quá trình này có thể kích thích nhà máy sản xuất nhiều hàng hóa hơn để duy trì mức tồn kho ổn định.
• Bước 4 - Nhặt hàng và đóng gói: Nhân viên kho sẽ tiến hành tổng hợp những mặt hàng mà khách hàng đã đặt, đóng gói, dán nhãn và lập hồ sơ theo yêu cầu nội bộ. Sau đó, nhân viên tiến hành chất hàng lên xe để vận chuyển.
• Bước 5 - Vận chuyển hàng hóa: Đơn hàng sau khi rời khỏi kho sẽ được chuyển đến nhà phân phối hoặc đối tác vận chuyển. Lúc này, trên hệ thống sẽ hiển thị chi tiết về quá trình giao vận đơn để khách hàng theo dõi.
• Bước 6 - Giao hàng: Đơn hàng sẽ được vận chuyển đến địa chỉ mà khách hàng yêu cầu.

Để quy trình Outbound Logistics hoạt động hiệu quả thì doanh nghiệp cần lựa chọn đúng kênh phân phối và duy trì hệ thống dự trữ hàng tồn kho thiết thực, đồng thời tối ưu hóa các phương án phân phối.

Tối ưu Outbound Logistic

Để đảm bảo quá trình Outbound Logistics diễn ra trơn tru thì doanh nghiệp cần sở hữu hệ thống kho lưu trữ chất lượng và kiểm kê hàng hóa chặt chẽ. Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng hóa cần được thực hiện một cách hiệu quả, phù hợp để tránh gặp phải các trường hợp sau:

• Lượng hàng tồn kho tồn đọng nhiều, không bán hết, dẫn đến giảm chất lượng sản phẩm, hàng hóa hư hỏng, lỗi thời,...
• Lượng hàng trong kho không đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, dẫn đến mất khách.

Chính vì thế, để tối ưu Outbound Logistics, doanh nghiệp cần:

Lựa chọn kênh phân phối phù hợp

Lựa chọn kênh phân phối phù hợp là một trong những cách tối ưu Outbound Logistics hiệu quả. Việc tiếp cận với khách hàng thông qua các kênh phân phối chính là cách đơn giản giúp doanh nghiệp rút ngắn khoảng cách với người tiêu dùng. Theo đó, doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh phân phối là các công ty, đơn vị cung cấp sản phẩm cho người tiêu dùng cuối cùng.

Tối ưu hóa hoạt động giao hàng

Hoạt động giao hàng chính là một phần cực kỳ quan trọng của Outbound Logistics. Chính vì thế, việc tối ưu được quy trình vận chuyển sẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, đặc biệt là về mặt kinh tế. Theo đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp giao hàng phù hợp với từng loại sản phẩm và từng yêu cầu cụ thể của mỗi đơn hàng. Cho dù lựa chọn cách giao hàng nào thì doanh nghiệp cũng cần đảm bảo tiết kiệm chi phí, đơn hàng được giao nhận nhanh chóng, an toàn.

So sánh sự khác nhau giữa inbound logistics và outbound logistics

Cả inbound logistics và outbound logistics đều là công tác hậu cần của quá trình logistics trong đời sống hàng ngày. 

Những giữ chúng, luôn tồn tại những điểm khác biệt nhất định. Điểm khác biệt ấy xuất hiện dựa trên nhiều yếu tố khác nhau. Cùng Efex điểm qua những điểm khác nhau trên những yếu tố sau nhé:

>> Xem thêm: Hợp đồng dịch vụ logistics: Khái niệm, phân loại và những điều cần lưu ý 

Trên đây là những điểm khác biệt giữa inbound logistics và outbound logistics. Biết và hiểu những thông tin trên sẽ giúp bạn sẽ giúp bạn dễ dàng so sánh, nhận biết đặc điểm cũng như phân biệt được hai loại hậu cần trong quá trình logistics hiện nay. Logistics luôn là một hoạt động cần thiết trong quá trình thực hiện chuỗi cung ứng. Sử dụng kết hợp inbound logistics và outbound logistics liền mạch trong quy trình logistics sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng hoạt động, hoạt động thuận tiện và nhanh chóng hơn. Chính vì vậy, nếu bạn là một nhà quản trị, tuyệt đối đừng bỏ qua việc tìm hiểu inbound logistics và outbound logistics là gì. Hy vọng những thông tin mà Efex mang lại sẽ giúp bạn hiểu hơn về logistics và là hành trang để bắt đầu hoạt động kinh doanh.