Thủ tục hải quan là gì? Thông tin chi tiết về thủ tục hải quan

Nếu quan quan tâm đến lĩnh vực xuất nhập khẩu, ít nhất một lần bạn đã từng nghe đến khái niệm thủ tục hải quan. Vậy thủ tục hải quan là gì? Chúng đóng vai trò gì trong việc xuất nhập khẩu hàng hoá ra khỏi viên giới Việt Nam? Hãy cùng theo dõi nội dung dưới đây của EFEX để tìm ra đáp án chuẩn xác cho những câu hỏi trên nhé!

Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan (Customs Procedures) là các thủ tục liên quan, cần thiết phải thực hiện để đảm bảo rằng hàng hoá và các phương tiện được phép xuất/nhập khẩu vào biên giới quốc gia. Mọi thủ tục hải quan do công chức hải quan và người khai khai hải quan thực hiện. Quá trình thực hiện phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về lĩnh vực xuất nhập khẩu.

>> Xem thêm: 

• Dịch vụ khai thuê hải quan là gì? Thông tin chi tiết cập nhật
• Đại lý hải quan là gì? Mẫu hợp đồng đại lý hải quan mới nhất

Vai trò, mục đích của thủ tục hải quan

Vai trò của thủ tục hải quan rất quan trọng, đặc biệt là trong hệ thống quản lý kinh tế của mỗi quốc gia. Một số vai trò chủ đạo như:

• Đóng vai trò như một công cụ quản lý, kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu vào biên giới quốc gia.
• Có vai trò như một công cụ chống buôn lậu, gian lận thương mại cũng như vận chuyển trái phép hàng hoá ra/vào lãnh thổ quốc gia.
• Hỗ trợ nhà nước quản lý và thu thuế xuất/nhập khẩu hàng hóa, phương tiện.
• Hỗ trợ kê khai hàng hoá một cách hiệu quả và chính xác.
• Giữ vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hội nhập, hợp tác giữa các quốc gia và khu vực.

Vai trò, mục đích của thủ tục hải quan

Theo Điều 5 của Nghị định 08/2015/NĐ-CP của Chính phủ, nhóm đối tượng có trách nhiệm khai báo hải quan bao gồm:

• Đại lý làm thủ tục hải quan.
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, trừ trường hợp chủ hàng hóa có yêu cầu khác.
• Chủ hàng hóa xuất nhập khẩu, và trong trường hợp chủ hàng hóa là thương nhân nước ngoài, thì thủ tục hải quan có thể được thực hiện tại đại lý chuyên làm thủ tục hải quan.
• Chủ phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh hoặc quá cảnh, cũng như cá nhân được ủy quyền bởi chủ phương tiện này.
• Những cá nhân được ủy quyền bởi chủ hàng hóa, đặc biệt là trong trường hợp hàng hóa là quà tặng cá nhân, quà biếu, hành lý gửi trước hoặc gửi sau của người xuất nhập cảnh.
• Các cá nhân cung cấp dịch vụ quá cảnh cho hàng hóa.

Các bước, quy trình làm thủ tục hải quan cập nhật 2024

Quá trình làm thủ tục hải quan được đánh giá là khá phức tạp. Bạn cần phải biết thủ tục hải quan bao gồm những gì? Và sau đó thực hiện đúng các bước trong quy trình làm thủ tục hải quan để tránh mất thời gian.

Bước 1 - Khai báo và nộp tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là bản mẫu được quy định về thủ tục hải quan trước đó. Ngày trước, người ta thường phải khai báo hải quan bằng hình thức viết tay. Tuy nhiên nhiều năm trở lại đây, tất cả các chi cục hải quan đều chuyển qua hình thức khai hải quan điện tử. Thông qua những phần mềm chuyên dụng, quá trình khai báo hải quan trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Tại Việt Nam, cơ quan chức năng đã triển khai và đưa vào sử dụng hệ thống VNACCS từ tháng 4/2014. Khi thực hiện khai báo hải quan, bạn cần cung cấp thông tin chuẩn xác và đồng nhất giữa các chứng từ. Để từ đó đảm bảo quá trình lưu trữ, tra cứu, áp mã HS code và truyền tờ khai chính xác nhất.

Bước 2 - Lấy kết quả phân luồng

Sau khi nhận kết quả phân luồng từ hệ thống, bạn cần thực hiện các bước sau tương ứng với từng kết quả.

Kết quả tờ khai luồng xanh

Theo như quy định về thủ tục hải quan, nếu kết quả tờ khai trả về thuộc luồng xanh bạn có thể xuống cảng lấy hàng sau khi đã nộp thuế. Tuy nhiên, trên thực tế lại phát sinh một số hoạt động nhằm đảm bảo tính an toàn như:

• Người khai hải quan trực tiếp xuống cảng, cùng với hải quan kiểm tra thuế đã hiển thị trong tài khoản kho bạc hải quan chưa.
• Hải quan kiểm tra tờ khai hải quan có gặp vấn đề gì hay không. Trong trường hợp phát hiện sai sót nghiêm trọng, hải quan có quyền dừng hoạt động của tờ khai và buộc chuyển luồng nếu cần.

Kết quả tờ khai luồng vàng

Khi tờ khai thuộc luồng vàng buộc người khai hải quan phải cung cấp một số chứng từ sau:

• Tờ khai hải quan được in từ hệ thống khai báo điện tử (không cần đóng dấu).
• Hoá đơn thương mại có tên, chức danh và đóng dấu tròn của giám đốc doanh nghiệp).
• Các chứng từ liên quan như: BL, D/O, giấy kiểm tra chất lượng (VD: Giấy kiểm nghiệm thực vật, giấy chứng nhận xuất xứ,...)

Kết quả tờ khai luồng đỏ

Trường hợp tờ khai của doanh nghiệp bạn thuộc luồng đỏ, buộc phải kiểm tra hàng hoá trực tiếp sau khi đã kiểm tra giấy tờ. Đây được xem là mức độ kiểm tra cao, cần thực hiện nhiều đợt kiểm tra gây mất thời gian, chi phí và công sức.

Đầu tiên, bạn cần nộp bộ giấy tờ như kho tờ khai luồng vàng. Hải quan tiếp nhận và sẽ chuyển qua bộ phận kiểm hóa. Bạn phải đăng ký kiểm hoá, phải trực tiếp xuống cảng nhận hàng và vận chuyển về khu kiểm hoá. Sau đó liên hệ với bộ phận kiểm hóa xuống và trực tiếp kiểm tra.

Hiện nay, hải quan Việt Nam đang áp dụng hai hình thức kiểm hoá chính. Đó là kiểm hóa bằng máy soi và kiểm hóa thủ công. Thông thường, hàng hóa sẽ được kiểm hóa bằng máy soi trước nếu thấy bất thường mới kiểm hóa thủ công. Hoặc những trường hợp nghi ngờ sẽ trực tiếp kiểm hóa thủ công ngay từ đầu. Sau đó quay về chi cục để hoàn tất biên bản kiểm hoá.

Bước 3 - Nộp khoản thuế hải quan

Phần mềm khai báo hải quan sẽ tự tính toán khoản thuế mà doanh nghiệp cần phải nộp. Người có trách nhiệm nộp phải thực hiện theo đúng quy định của nhà nước về thuế như: nộp ngay, ân hạn hoặc bảo lãnh ngân hàng,... Sau khi nộp thuế và hệ thống hiện đã hoàn thành thì hải quan sẽ phê duyệt thông quan hàng hóa của bạn.

Bước 4 - Thông quan hàng hóa

Thông quan hàng hoá là kết quả của việc hoàn tất thủ tục hải quan đối với hàng xuất nhập khẩu. Sau khi được hải quan chấp nhận thông quan, hàng hóa xuất khẩu được phép đưa ra bên ngoài biên giới Việt Nam. Hàng hoá nhập khẩu được quyền mua bán, trong đổi trong lãnh thổ Việt Nam.

Quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu

Quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng. Trực tiếp quản lý hàng hóa, thuế của các doanh nghiệp. Cùng tham khảo cách làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa như sau:

Quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu cập nhật

Để thực hiện các thủ tục hải quan khi xuất khẩu, bạn cần tuân theo những bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị các chứng từ liên quan để làm tờ khai hải quan:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Đây là giấy tờ quan trọng để xác minh nguồn gốc, tính hợp pháp và giá trị của giao dịch mua bán hàng hóa.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Bảng kê chi tiết thông tin về danh mục hàng hóa xuất khẩu, bao gồm cách thức đóng gói, khối lượng và kích thước.
• Giấy xác nhận đặt chỗ (Booking note): Giấy tờ do chủ hàng lập để đặt chỗ vận chuyển với đơn vị vận tải, xác nhận việc đặt chỗ cho hàng hóa xuất khẩu.
• Giấy phép xuất khẩu (Export License): Một số mặt hàng đặc biệt cần có giấy phép mới được xuất khẩu.

Bước 2: Thực hiện truyền tờ khai qua phần mềm Ecus5, kiểm tra phân luồng tờ khai. Sau đó, hãy đính kèm Invoice lên phần mềm Ecus5. Ấn vào mục “Quản lý tờ khai” để cập nhật.

Lưu ý: Những loại hàng hóa yêu cầu xuất giấy phép bạn cần xin giấy phép trước. Sau đó cần khai đầy đủ và chính xác thông tin giấy phép trên tờ khai.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ để mở tờ khai hải quan. Hồ sơ sẽ thay đổi tùy theo phân luồng của tờ khai. Một số hàng hóa yêu cầu giấy phép cần trình giấy phép. Lưu ý khi in chứng:

• Tờ khai được phân luồng xanh: Chỉ cần in mã vạch và tờ khai, không cần kèm theo con dấu và chữ ký doanh nghiệp.
• Tờ khai được phân luồng vàng và đỏ: Chỉ cần in bản khai có ký chữ ký số, không cần dấu doanh nghiệp, chứng từ và phiếu đóng gói.

Bước 4: Ra sân bay/ cảng hoặc ICD để hoàn thiện các thủ tục hải quan khi xuất khẩu

• Đối với luồng xanh: Tại bộ phận kho hàng xuất (hàng kho), bộ phận vào sổ tàu (hàng container) hay hải quan giám sát (hàng hóa sân bay); xuất trình mã vạch cùng tờ khai thông quan.
• Đối với luồng vàng: Nộp tờ khai và chứng từ thương mại cho hải quan để đăng ký tờ khai. Nếu tờ khai được thông quan thì bạn tiến hành nộp thuế, lấy mã vạch.
• Đối với luồng đỏ: Trình tờ khai hồ sơ cho hải quan như trường hợp luồng vàng. Hải quan sẽ chuyển hồ sơ của bạn đến bộ phận kiểm hóa. Bạn gặp kiểm háo mở hàng hóa theo tỷ lệ được quyết định, thực hiện theo yêu cầu để được thông quan.

Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu

Đối với quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu thông thường sẽ diễn ra như sau:

Bước 1: Chuẩn bị các chứng từ liên quan để làm tờ khai hải quan:

• Giấy phép nhập khẩu (Import License)
• Hóa đơn chứng từ thương mại
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Số vận đơn (Bill of lading): chứa thông tin về hãng tàu chở và logo hãng.
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) (Nếu có)
• Giấy kiểm dịch thực vật (Nếu có)
• Giấy chứng nhận phân tích thành phần, giấy chứng nhận chất lượng (Nếu có)

Bước 2: Tiến hành truyền tờ khai trên phần mềm Ecus5, kiểm tra phân luồng của tờ khai (xanh, vàng hay đỏ). Sau đó khai danh sách hàng hóa, sau đó đính kèm các loại chứng từ hóa đơn, B/L và C/O (nếu có). Lưu ý xuất trình bản gốc C/O để hưởng thêm ưu đãi về thuế.

Bước 3: Mở tờ khai và lấy hàng

• Đối với luồng xanh hàng miễn thuế trình tờ khai xong sẽ kèm luôn quyết định thông quan. Hàng hóa có điều kiện cần nộp thuế mới được thông quan.
• Đối với luồng vàng: Trình thủ tục hải quan tại quầy đăng ký tờ khai, nếu làm chuẩn sẽ được hải quan thông quan.
• Đối với luồng đỏ: Đăng ký với hải quan để kiểm tra hồ sơ. Sau đó chờ lãnh đạo phân tỷ lệ kiểm. Cán bộ kiểm hóa sẽ thực hiện việc kiểm hóa theo tỷ lệ quy định. Sau đó hàng hóa nhập khẩu sẽ được thông quan khi kiểm tra kết thúc.

Thông tin và văn bản pháp luật liên quan đến thủ tục hải quan

Dưới đây là một vài thông tin về văn bản pháp luật liên quan trực tiếp đến thủ tục hải quan. Nắm chắc những thông tin này, quá trình khai báo của bạn sẽ trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.

Địa điểm làm thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan rất quan trọng và cần được thực hiện đúng cách, đúng thời gian. Vậy có thể làm thủ tục hải quan tại những địa điểm nào? 

Bạn có thể đến những điểm sau để khai báo hải quan:

• Chi cục Hải quan cửa khẩu như cảng biển, cảng hàng không.
• Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu như cảng nội địa, khu phi thuế quan.

Ví dụ, tại một số thành phố lớn đóng vai trò chủ chốt trong ngành xuất nhập khẩu như:

• Thành phố Hải Phòng: Chi cục Đình Vũ, hải quan khu vực 1-2,...
• Thành phố Hà Nội: Điểm thông quan nội địa - ICD Mỹ Đình, ICD Gia Thuỵ, sân bay quốc tế Nội Bài.
• Thành phố Hồ Chí Minh: Chi cục hải quan cửa khẩu Sài Gòn khu vực 1, khu vực 2, sân bay quốc tế Tân Sân Nhất.

>> Xem thêm: 

• Top 12 dịch vụ hải quan tại TPHCM tốt nhất
• Top 12 dịch vụ khai báo hải quan tại Hà Nội

Thời gian làm nộp hồ sơ và làm thủ tục hải quan của cơ quan

Theo điều 25, Luật Hải quan 2014 đã quy định về thời hạn nộp hồ sơ làm thủ tục hải quan như sau:

• Hàng hóa xuất khẩu nộp chậm nhất 04 giờ trước khi phương tiện vận tải cất cánh và sau khi tập kết tại địa điểm hải quan thông báo. Hàng hóa xuất khẩu sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh thì thời gian chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải cất cánh.
• Hàng hóa nhập khẩu cần nộp tờ khai hải quan trước khi hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu.
• Tờ khai hải quan có giá trị đối với các thủ tục hải quan trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký.
• Nộp các chứng từ giấy khi hải quan đến kiểm tra thực tế hàng hóa đối với trường hợp khai hải quan điện tử. Còn trường hợp khai hải quan giấy thì phải xuất trình các chứng từ ngay khi đăng ký tờ khai hải quan.

Theo điều 23, Luật Hải quan 2014 đã quy định, thời hạn cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan cụ thể như sau:

• Người khai hải quan xuất trình hồ sơ hải quan tại cơ quan hải quan. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, hoàn tất việc kiểm tra hồ sơ chậm nhất 02 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận.
• Kiểm tra thực tế hàng hóa chậm nhất 08 giờ làm việc tính từ thời điểm người khai trình đầy đủ hàng hóa với cơ quan hải quan.
• Các trường hợp hàng hóa chuyên ngành cần kiểm định về chất lượng, y tế, kiểm dịch,... Theo quy định của pháp luật sẽ có thời gian kiểm tra tùy theo mỗi chuyên ngành.
• Đối với các lô hàng lớn và nhiều chủng loại, cơ quan hải quan gia hạn kiểm tra hàng hóa tối đa 02 ngày.

Lời kết

Bài viết trên của EFEX đã giúp bạn đọc hiểu rõ về khái niệm thủ tục hải quan là gì. Đồng thời cũng hướng dẫn chi tiết cách làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hoá. Hy vọng với những chia sẻ trên, đã phần nào giải đáp những thắc mắc của bạn đọc trong quá trình làm thủ tục hải quan. Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ khai thuê hải quan tiện lơi, giúp tiết kiệm công sức, thời gian và chi phí để làm thủ tục hải quan, hãy liên hệ ngay với EFEX để được nhận tư vấn sớm nhất!