Bill là gì? Các loại bill phổ biến trong xuất nhập khẩu

Bill là gì? là câu hỏi xuất hiện khá nhiều trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây là một chứng từ không thể thiếu trong quá trình thanh toán các hợp đồng ngoại thương quốc tế. Để giải đáp rõ hơn Bill là cái gì? hãy cùng EFEX tìm hiểu qua các thông tin trong bài viết sau nhé!

Định nghĩa Bill là gì trong xuất nhập khẩu?

Về mặt bản chất thì Bill là một loại chứng từ ghi nợ và được phát hành để yêu cầu thanh toán cho một cá nhân hay một đơn vị đứng tên. Hiểu một cách đơn giản hơn thì Bill được xem là một tài liệu để ghi lại số tiền cần trả cho hàng hóa hay dịch vụ đã mua.

>> Xem thêm: Vận chuyển quốc tế là gì? Vai trò và hình thức vận chuyển

>> Xem thêm: Invoice là gì? Giải thích thuật ngữ xuất nhập khẩu

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Bill đóng vai trò quan trọng trong trong quá trình vận chuyển hàng hóa qua đường biển. Bill không chỉ đơn thuần là một văn bản thông thường, mà còn là một cơ sở pháp lý mạnh mẽ, chứng minh sự cam kết của bên gửi (người xuất khẩu) và bên nhận (người nhập khẩu) đối với việc giao nhận hàng hóa thông qua các dịch vụ vận tải đường biển. Đến đây, chắc hẳn bạn đọc đã biết Bill là gì rồi phải không nào?

Thông thường, một Bill sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Bên mua và bên bán (Địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại,...)
• Thời gian xảy ra giao dịch
• Mặt hàng, đơn giá, số lượng, thành tiền
• Các điều khoản khác có liên quan đến việc mua hàng hóa
• Lưu ý đi kèm (nếu có)

Chức năng, vai trò của Bill

Việc sử dụng Bill trong giao dịch có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất - nhập khẩu, bao gồm khía cạnh pháp lý và tài chính. Sau đây là 5 vai trò, chức năng chính của việc sử dụng Bill:

• Chứng minh giao dịch: Bill là văn bản chính thức, pháp lý xác nhận rằng giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ đã diễn ra giữa bên bán và bên mua. Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết về loại hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị giao dịch, ngày giao dịch và các điều khoản, điều kiện liên quan. Bill là bằng chứng không thể phủ nhận về việc các bên đã thực hiện giao dịch.
• Tài liệu tài chính quan trọng: Bill đóng vai trò là tài liệu tài chính chính thức, ghi lại chi tiết giá trị giao dịch và các thông tin liên quan đến việc thanh toán như phương thức, thời hạn, điều kiện thanh toán. Hóa đơn cung cấp thông tin cần thiết để xác định số tiền cần trả, thời điểm thanh toán và kiểm soát dòng tiền của cá nhân hay doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh hoặc tiêu dùng.
• Bảo vệ quyền lợi pháp lý: Bill tạo ra bằng chứng pháp lý rõ ràng về quá trình giao dịch, giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán. Trong trường hợp có tranh chấp hoặc khiếu nại phát sinh sau này, Bill sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên liên quan đến giao dịch đó.
• Hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả: Thông tin chi tiết trên Bill về chi tiêu, thu nhập từ giao dịch giúp cá nhân và doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và quản lý dòng tiền một cách chính xác và hiệu quả. Dựa trên dữ liệu từ Hóa đơn, họ có thể phân tích mẫu chi tiêu, xác định khoản chi lãng phí, tìm cơ hội tiết kiệm và lập kế hoạch tài chính phù hợp. Đồng thời, Bill cũng là tài liệu đầu vào quan trọng cho công tác kế toán, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Việc sử dụng Bill hợp pháp, hợp lệ trong giao dịch giúp các bên tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh, buôn bán và nghĩa vụ nộp thuế. Hóa đơn tạo ra môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng và giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật về thuế, kinh doanh. Đối với các cơ quan nhà nước, Bill cũng là một công cụ để kiểm soát, giám sát hoạt động kinh tế và thu thuế.

4 loại Bill thường gặp trong xuất nhập khẩu

Bill Original - Bill gốc

Bill Original là một loại Bill do đơn vị vận tải hoặc hãng tàu phát hành nên. Trên Bill này luôn phải có chữ ký tay của đơn vị hay cá nhân phát hành Bill. Bên cạnh đó mỗi Bill gốc cần phải được đóng dấu hoặc có ghi chữ Original và được để ở mặt trước của nó. Phía sau của Bill sẽ ghi đầy đủ các thông tin chi tiết về các điều kiện và kèm theo các điều khoản khác.

Các bản sao, photocopy, in hay đánh máy của Bill gốc vẫn giữ nguyên giá trị như vận đơn gốc trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Thông thường sẽ có 3 Bill gốc, có giá trị pháp lý ngang nhau về mặt nội dung và hình thức.

Ưu điểm: 

• Bill Original đảm bảo được tính chính xác của giao dịch hai bên.
• Thể hiện được sự tin cậy và chắc chắn. Người xuất khẩu sẽ nhận được số tiền thanh toán còn lại sau khi họ nhận được Bill gốc.

Nhược điểm: 

• Bill gốc cũng có thể làm hai bên mất rất nhiều thời gian. Bởi khi sử dụng loại Bill này thì người xuất khẩu sẽ phải gửi chứng từ đến cho người nhập khẩu.
• Trong một vài trường hợp, do yếu tố khách quan khiến người nhập khẩu không nhận được Bill gốc, chính vì vậy sẽ ảnh hưởng đến thời gian lấy hàng.

Bill Copy - Bill sao chép

Ngược lại với Bill gốc sẽ có Bill sao chép, đây đơn giản là các bản in, bản photo, bản đánh máy,.. của Bill gốc mà không có chữ ký tay. Ngoài ra trên loại Bill Copy sẽ có các dấu copy hoặc Non-negotiable (nghĩa là không thể chuyển nhượng).

Ưu điểm: 

Bill sao chép có thể dễ dàng trở thành Bill gốc bất kỳ lúc nào nếu như được người thẩm quyền ký chữ ký bằng tay hoặc có dấu “Original”.

Nhược điểm: 

Bill sao chép dễ xảy ra rủi ro, sai sót do người ký không có thẩm quyền hoặc làm giả dấu, xảy ra bất lợi đối với người nhập khẩu.

Bill Surrendered - Bill điện giao hàng

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Bill Surrendered là một loại vận đơn điện khá đặc biệt trong quá trình giao nhận hàng hóa. Đây là loại Bill có form và nội dung giống với Bill gốc để giúp quy trình nhận hàng diễn ra nhanh hơn. Thông thường, khi shipper chọn sử dụng Bill điện giao hàng, họ sẽ phải thanh toán một khoản phí vận tải biển gọi là telex release fee.

Để rút ngắn thời gian chờ đợi như Bill Original, hai bên có thể lựa chọn Bill Surrendered. Với hình thức bill này, thì bên xuất khẩu chỉ cần phát điện, yêu cầu hãng vận tải trả hàng cho người nhận mà không cần tới bill gốc. Việc này sẽ giúp cho việc lấy hàng ở đầu nhập khẩu trở nên linh hoạt, nhanh chóng hơn.

Ưu điểm:

Người xuất khẩu sẽ không cần gửi cho người nhập khẩu Bill gốc. Bởi người nhập khẩu có thể dễ dàng giải phóng hàng ngay sau khi người xuất khẩu phát điện giao hàng.

Nhược điểm: 

Bill điện giao hàng rất nhanh chóng, thuận lợi tuy nhiên chi phí phát sinh Bill khá cao giao động từ $25-$30/ Bill. Chỉ nên sử dụng loại Bill này trong xuất nhập khẩu đối với các đối tác quen thuộc vì có thể gây ra các rủi ro khi đã thanh toán mà không nhận được điện giao hàng.

Bill Seaway - Bill đường biển

Bill đường biển giống như một giải pháp toàn diện. Bill Seaway phát huy được hết các ưu điểm của các loại Bill nói trên và có thể trách được những rủi ro, khuyết điểm của các loại Bill đó. Chỉ cần làm việc qua forwarder hoặc nội bộ của website hãng tàu thì đơn hàng sẽ dễ dàng được giải phóng.

Ưu điểm: 

• Người nhập khẩu dễ dàng lấy hàng nhanh chóng, thuận lợi.
• Ngoài ra, khi sử dụng loại Bill Seaway cũng giảm thiểu được các chi phí vận tải cho các bên như: chi phí gửi chứng từ cho người nhập khẩu; telex release hay phí surrendered B/L;...

Nhược điểm: 

• Xảy ra rủi ro, sai sót về hàng hóa bởi mục đích của loại Bill này đó là chỉ cần hàng tới tay người nhập khẩu mà không cần sự quyết định của shipper.
• Không thể dùng phương thức ký hậu chuyển nhượng để chuyển nhượng lô hàng.
• Đối với các lô hàng được mua bán theo phương thức mở thư tín dụng các Bank sẽ không chấp nhận Bill đường biển.

Dịch vụ vận chuyển xuyên biên giới EFEX

Nếu như bạn đang có nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuyên biên giới hãy đến với công ty vận chuyển quốc tế EFEX. Với kinh nghiệm lâu năm trong nghề, hợp tác với nhiều đơn vị logistic hàng đầu trên toàn thế giới, tại đây sẽ giúp bạn vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng, thuận lợi nhất.

Những lợi ích điển hình khi bạn sử dụng dịch vụ tại EFEX:

• Hệ thống kho bãi mở rộng khắp Đông Nam Á, có vị trí gần các trung tâm trên toàn thế giới dễ dàng vận chuyển hàng hóa đi bất cứ nơi đâu.
• Dịch vụ thông quan chuyên nghiệp giúp việc giao nhận hàng hóa cho khách hàng tại các cửa khẩu nhanh, gọn.
• Nhân viên chuyên nghiệp có trình độ chuyên môn cao sẽ giúp doanh nghiệp có phương án vận chuyển tối ưu cho từng lô hàng, về dịch vụ logistic.
• Giá cả phải chăng, tiết kiệm thời gian, rút ngắn tối đa thời gian khi vận chuyển.
• Luôn cập nhật các chính sách quy định của hải quan để có những giải pháp toàn diện dành cho khách hàng.

Một số câu hỏi thường gặp về Bill

Phí bill là gì?

Ngoài câu hỏi Bill là gì? một số bạn sẽ bắt gặp phí Bill trong lĩnh vực vận tải biển. Đây là một khoản phụ phí để tạo ra một tài liệu quan trong là văn bản vận chuyển do các hãng tàu thực hiện để khai báo các thông tin quan trọng. Phí Bill có các thông tin về người gửi, nhận hàng và bên được thông báo về việc tàu đến.

Trong lĩnh vực vận tải biển, Phí Bill là một tài liệu không thể thiếu và có chức năng như một chứng từ chứng minh rằng người vận chuyển đã nhận hàng từ người gửi hàng.

Bill of exchange là gì?

Thuật ngữ Bill of exchange hay còn gọi là hối phiếu. Đây là tài liệu này xuất hiện khi người nắm giữ hóa đơn đã chuyển giao trách nhiệm thanh toán số tiền được ghi trong Bill cho một bên thứ ba. Hối phiếu như mọi giấy tờ có giá có công dụng như một phương tiện thanh toán hay lưu thông bởi người sở hữu hối phiếu có thể chuyển nhượng lại có.

>> Xem thêm: Top 6 công ty vận chuyển quốc tế hàng đầu năm 2024

>> Xem thêm: Cross Docking là gì? Kỹ thuật Cross Docking trong logistics

>> Xem thêm: Bảng giá, phí gửi hàng đi Mỹ bằng đường biển cập nhật 2024

Lời kết

Hy vọng với những thông tin EFEX đã giới thiệu qua bài viết trên sẽ giúp bạn đọc có thể hiểu sâu hơn về câu hỏi Bill là gì? Đồng thời nắm bắt được các loại Bill được sử dụng phổ biến trong xuất nhập khẩu giúp quá trình mua bán hàng hóa xuyên biên giới trở nên đơn giản thuận tiện hơn.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc hay yêu cầu về dịch vụ vận chuyển hàng hóa hãy để lại thông tin và số điện thoại ở phần bình luận để được EFEX tư vấn và hỗ trợ miễn phí nhé!