Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

Mã vạch UPC là gì? Lợi ích, chức năng và cách sử dụng hiệu quả

Nguyễn Viết Lộc
Mã vạch UPC là gì? Lợi ích, chức năng và cách sử dụng hiệu quả
Chia sẻ ngay:

Các sản phẩm bán lẻ thường sử dụng mã vạch UPC (Universal Product Code) như một phương pháp xác định mặt hàng. UPC là gì và làm thế nào bạn có thể đảm bảo các mặt hàng của mình được mã hóa đúng cách? Trong bài đăng này, chúng ta hãy tìm hiểu thêm về nó.

UPC là viết tắt của gì?

Thuật ngữ “UPC” (Universal Product Code) đề cập đến một loại mã cụ thể được ghi trên bao bì hàng hóa bán lẻ để giúp xác định một mặt hàng cụ thể. UPC có hai thành phần: 

  • Mã vạch có thể đọc được bằng máy (một loạt các thanh màu đen đặc biệt)
  • 12 chữ số phân biệt bên dưới nó. 

>> Xem thêm: SKU là gì? Ví dụ và lợi ích 

Khi một sản phẩm được quét tại quầy thu ngân, mã vạch UPC nhằm mục đích giúp dễ dàng nhận ra thông tin sản phẩm như tên thương hiệu, danh mục, kích thước hoặc màu sắc. Trên thực tế, việc hợp lý hóa trải nghiệm thanh toán tại cửa hàng tạp hóa là lý do chính khiến chúng được phát triển ban đầu. 

UPC có thể được sử dụng để theo dõi hàng trong kho hoặc cửa hàng. Doanh nghiệp phải nộp đơn đăng ký tham gia hệ thống trước khi nhận được mã vạch UPC để sử dụng cho một mặt hàng. 

Tại Hoa Kỳ, Việc phân bổ UPC ở Hoa Kỳ được quy định bởi GS1 (Tổ chức Tiêu chuẩn Toàn cầu), trước đây được gọi là Hội đồng Mã thống nhất.

>> Xem thêm: Stockout Cost Là Gì? Công Thức Và Ví Dụ

Lợi ích của mã vạch UPC

Cả công ty và cá nhân đều có thể hưởng lợi từ UPC theo nhiều cách. UPC tăng tốc độ vì chúng cho phép máy quét mã vạch nhận ra ngay sản phẩm và giá cả liên quan của sản phẩm. 

Cả công ty và khách hàng đều được hưởng lợi từ UPC
Cả công ty và khách hàng đều được hưởng lợi từ UPC

Bằng cách loại bỏ sự cần thiết của việc nhập chi tiết sản phẩm thủ công, họ sẽ tăng năng suất và hiệu quả. UPC cũng làm cho việc theo dõi hàng tồn kho trở nên khả thi hơn nhiều so với việc đếm thủ công, cho phép bạn xác định khi nào bạn cần bổ sung thêm hàng vào kho hoặc cửa hàng bán lẻ. 

UPC cũng cho phép các mặt hàng được theo dõi từ sản xuất thông qua phân phối đến các cửa hàng bán lẻ và thậm chí đến nhà khách hàng bất cứ khi nào có vấn đề với một mặt hàng cụ thể và người mua đã mua nó cần được thông báo hoặc ban hành lệnh thu hồi.

>> Xem thêm: Out Of Stock là gì? Công Thức Tính Và Rủi Ro

Các loại mã vạch UPC

Mã vạch UPC có hai loại:

UPC-A

Đây là phiên bản của mã vạch UPC thường được sử dụng cho các giao dịch POS bán lẻ. 12 chữ số của nó đại diện cho một dạng dữ liệu được gọi là “Mã số thương phẩm toàn cầu” (GTIN-12). Nó được sử dụng rộng rãi cho hàng hóa bán lẻ, đặc biệt là hàng hóa tư nhân chỉ được cung cấp tại các cửa hàng của một người bán

Mã vạch UPC-A
Mã vạch UPC-A

UPC-E

UPC-E là một dạng cô đọng có 8 chữ số. Nó mã hóa dữ liệu GTIN-12 tương tự như UPC-A; tuy nhiên, nó thường được áp dụng nếu không có đủ dung lượng để áp dụng mã 12 chữ số. Do đó, bạn thường sẽ tìm thấy nó trên các sản phẩm bán lẻ nhỏ như thuốc lá, kẹo cao su và mỹ phẩm. 

Mã vạch UPC-E
Mã vạch UPC-E

Cách nhận biết Universal Product Code

Các tổ chức quan tâm đến việc sử dụng mã vạch UPC phải gửi đơn đăng ký đến GS1, một tổ chức phi lợi nhuận quản lý các thông số kỹ thuật quốc tế để nhận dạng sản phẩm và xử lý việc cấp và duy trì mã vạch. Mã UPC cho mỗi sản phẩm là duy nhất. Đó là lý do tại sao chỉ có một tổ chức được phép tạo ra chúng. Để có được UPC ở Mỹ, bạn thường có thể sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng:

Xác định số lượng hàng hóa yêu cầu UPC

Mỗi sản phẩm, bao gồm cả những sản phẩm có kích thước, số lượng, thị hiếu khác nhau, v.v., cần có một mã vạch UPC duy nhất. Ví dụ: chiếc váy của bạn có ba màu khác nhau - hồng, đỏ và vàng và mỗi bảng màu đều có các kích cỡ nhỏ, vừa và lớn. Sau đó, bạn sẽ cần tổng cộng 9 UPC, mỗi UPC là 3 cho trang phục màu hồng, đỏ và vàng. 

Để xác định cần bao nhiêu Số tham chiếu mặt hàng (IRN) và số IRN tối đa của bạn sẽ nhận được là bao nhiêu, bạn có thể lập danh sách tất cả các mặt hàng cần UPC. Mã vạch UPC 12 chữ số của bạn sẽ bao gồm một phần các chữ số trong IRN cao nhất của bạn. 

Sau đó, tổng các chữ số IRN có thể được trừ đi 11 để xác định số lượng chữ số mà tiền tố doanh nghiệp phải có. Số kiểm tra UPC của bạn được suy ra bằng số từ các giá trị khác, sẽ là chữ số thứ mười hai. Đối với ví dụ về Mã sản phẩm chung, IRN cao nhất của bạn sẽ là 9145 (4 số) nếu bạn có 9.145 mặt hàng yêu cầu UPC. Tiền tố doanh nghiệp của bạn sau đó sẽ được tạo thành từ 7 chữ số (11 - 4). UPC của bạn sau đó sẽ xuất hiện như sau:

Đăng ký tiền tố công ty GS1 của bạn bằng cách tham gia GS1 US

Nhà cung cấp mã UPC duy nhất được ủy quyền là GS1. GS1 US là một công ty hỗ trợ các công ty Mỹ. Bạn phải đăng ký thành viên để nhận tiền tố công ty của bạn, một chuỗi số đặc biệt chỉ định doanh nghiệp của bạn là nhà sản xuất chuỗi cung ứng sản phẩm của bạn. 

Để đăng ký tham gia và tiền tố công ty của bạn, hãy hoàn thành đơn đăng ký trực tuyến GS1 Hoa Kỳ. Trước khi thực hiện thanh toán trực tuyến, bạn phải cung cấp thông tin liên hệ của doanh nghiệp và chiến lược định giá tiền tố của bạn. Số lượng mã vạch UPC bạn yêu cầu sẽ xác định giá thành viên của bạn và số chữ số trong tiền tố công ty của bạn. Để biết bảng giá GS1 Hoa Kỳ, hãy xem bảng bên dưới.

Số Lượng Sản PhẩmPhí Ban ĐầuPhí Gian Hạn
1 – 10$250.00$50.00
11 – 100$750.00$150.00
101 – 1,000$2,500.00$500.00
1,001 – 10,000$6,500.00$1,300.00
10,001 – 100,000$10,500.00$2,100.00
NDC/NHRIC Company Prefix$2,100.00$2,100.00

Cung cấp cho mỗi sản phẩm một số duy nhất

Đối với mỗi mặt hàng của bạn, bạn phải cung cấp một số sản phẩm duy nhất. Số chữ số trong IRN của bạn sẽ xác định cách thức hoạt động của điều này. Nếu bạn có 9.145 mặt hàng, bạn sẽ bắt đầu phân bổ số sản phẩm từ 0001 đến 9145 bằng cách sử dụng ví dụ trên. Sau đó, tiền tố doanh nghiệp của bạn sẽ được kết hợp với các số sản phẩm này để tạo ra 11 trong số 12 số của UPC. 

IRN cho mỗi sản phẩm có thể được chỉ định độc lập và bạn có thể lấy chữ số thứ mười hai của UPC bằng cách sử dụng máy tính số kiểm tra miễn phí do GS1 cung cấp. Tuy nhiên, việc kiểm tra tất cả các IRN có thể khó khăn nếu bạn có nhiều lựa chọn mục. Bạn sẽ có thể truy cập Trung tâm dữ liệu trực tuyến GS1 như là một phần của đăng ký, điều này sẽ cho phép bạn tạo, giám sát và kiểm tra IRN, Chi phí order fulfillment của mình. 

>> Xem thêm: RMA là gì? Thông tin chi tiết bạn cần biết về RMA

Chọn một thiết kế mã vạch

Bạn có thể sử dụng các đường thẳng đứng màu đen trên nền trắng để xác định mã vạch tiêu chuẩn, nhưng thay vào đó, bạn có thể sử dụng các đường màu xanh lam trên nền đỏ hoặc vàng. Chọn bảng màu mà bạn muốn và phù hợp nhất cho các mặt hàng của bạn.

Thiết kế mã vạch UPC
Thiết kế mã vạch UPC

Chọn một phương pháp hiển thị cho mã vạch

Bạn có thể mua mã vạch kỹ thuật số có thể được bao gồm trong thiết kế bao bì hoặc nhãn nếu bạn chưa tạo hộp hoặc nhãn cho các mặt hàng của mình. Mã vạch kỹ thuật số phải được đặt trên hộp hoặc dán nhãn trên một khu vực phẳng, không có nếp nhăn để hỗ trợ quét. Ngoài ra, bạn nên xác nhận kích thước bạn yêu cầu vì việc sửa đổi kích thước mã vạch có thể cản trở quá trình quét. 

Ở mặt sau của bao bì, mã vạch kỹ thuật số thường được đặt ở góc dưới cùng bên phải. Nếu hộp hoặc nhãn cho các mặt hàng của bạn đã được in, bạn có thể lấy số in ở dạng que tính y nhãn và dán vật lý chúng vào hộp hoặc nhãn. Trên tất cả các mặt hàng của bạn, các nhãn mã vạch nên được đặt ở cùng một vị trí. 

>> Xem thêm: Backorder là gì? Công thức và cách tính Backorder Cost

Mua mã vạch UPC

Trên trang web GS1, bạn có thể mua mã vạch kỹ thuật số bao gồm các UPC của riêng bạn. Mã vạch UPC của bạn sẽ được gửi cho bạn ở định dạng tệp (eps.), Bạn có thể đưa vào kiểu nhãn hoặc gói của mình bằng một công cụ như Adobe Photoshop. Trên trang web GS1, bạn cũng có thể nhận được các mã vạch thực tế bao gồm các UPC của riêng bạn. 

Các mã vạch in trên nhãn dính mà bạn nhận được có thể bị dính thực tế vào tất cả các mặt hàng của bạn. Tùy thuộc vào số lượng mã vạch UPC bạn mua, chi phí của mã vạch UPC trong mỗi đợt có thể thay đổi từ $ 400 đến $ 13,000. Phí thành viên của bạn đã được bao gồm trong giá này.

Kiểm tra mã vạch đã in

Bạn nên xác thực mã vạch đã in để đảm bảo chúng có thể quét sau khi bạn đặt mua mã vạch và thêm chúng vào bao bì của bạn. Bạn có hai tùy chọn để xác minh mã vạch: bạn có thể trả tiền cho một dịch vụ được chứng nhận để thực hiện việc đó cho bạn hoặc bạn có thể mua thiết bị của riêng mình từ GS1.

Kiểm tra mã vạch đã in
 Kiểm tra mã vạch UPC đã in

Giá của mã vạch UPC phổ thông là bao nhiêu?

Tùy thuộc vào tùy chọn mã vạch bạn chọn và số lượng bạn cần, GS1 US sẽ tính phí từ $400,00 đến $ 13,000,00 mỗi lô cho mã vạch in hoặc kỹ thuật số. Phí thành viên GS1 của bạn được bao gồm trong giá này. Ngoài ra, người bán lại bên thứ ba cung cấp giá thấp hơn cho các UPC số lượng lớn hoặc đã ngừng hoạt động. 

>> Xem thêm: Cho thuê kho bãi chi phí rẻ, địa điểm tốt nhất năm 2023 

>> Xem thêm: Cho thuê kho hàng tại Hà Nội giá tốt, chất lượng! 

>> Xem thêm: Dịch vụ thuê kho chung - Ưu điểm và chi phí

Kết luận

Đối với các doanh nghiệp muốn hiểu rõ doanh số bán hàng của mình, một mã sản phẩm được tiêu chuẩn hóa là cần thiết. Bán hàng trên thị trường internet hoặc kinh doanh quốc tế có thể làm được điều này. Mã sản phẩm chung không chỉ đơn giản là một tập hợp các con số. Thông tin về sản phẩm được liên kết với mã vạch UPC. Chúng thực tế và được kiểm soát cao. Bạn phải đăng ký tiền tố công ty GS1 để có được UPC hợp pháp. 

Mặc dù thủ tục này không dễ dàng như lần đầu xuất hiện, nhưng nó rất đáng giá. Họ có thể hỗ trợ theo dõi sản phẩm đơn giản. Nếu bạn thấy thông tin trên hữu ích, hãy theo dõi Efex để những tin tức, kiến thức mới được cập nhật liên tục nhé!

avatar
Nguyễn Viết LộcNguyễn Viết Lộc là chuyên viên Content tại EFEX. Dựa trên kinh nghiệm 2 năm trong ngành TMĐT, hậu cần và Logistics, Nguyễn Viết Lộc chia sẻ các bài viết hữu ích cho độc giả để biến hoạt động kinh doanh nhàm chán, khó khăn của doanh nghiệp SME tại Việt Nam trở nên thú vị, nhiều sắc màu và hiệu quả.