Mã vạch UPC là gì? Lợi ích, phân loại và cách tạo mã UPC

Các sản phẩm bán lẻ thường sử dụng mã vạch UPC (Universal Product Code) như một phương pháp xác định mặt hàng. Vậy UPC là gì và làm thế nào bạn có thể đảm bảo các mặt hàng của mình được mã hóa đúng cách? Trong bài đăng này, chúng ta hãy tìm hiểu thêm về UPC, lợi ích, phân loại và cách tạo mã vạch UPC trong quản lý kho hàng.

UPC là viết tắt của gì?

Thuật ngữ “UPC” (Universal Product Code) đề cập đến một loại mã cụ thể được ghi trên bao bì hàng hóa bán lẻ để giúp xác định một mặt hàng cụ thể. UPC có hai thành phần: 

• Mã vạch có thể đọc được bằng máy (một loạt các thanh màu đen đặc biệt)
• 12 chữ số phân biệt bên dưới nó. 

>> Xem thêm: SKU là gì? Ví dụ và lợi ích 

Khi một sản phẩm được quét tại quầy thu ngân, mã vạch UPC nhằm mục đích giúp dễ dàng nhận ra thông tin sản phẩm như tên thương hiệu, danh mục, kích thước hoặc màu sắc. Trên thực tế, việc hợp lý hóa trải nghiệm thanh toán tại cửa hàng tạp hóa là lý do chính khiến chúng được phát triển ban đầu. 

UPC có thể được sử dụng để theo dõi hàng trong kho hoặc cửa hàng. Doanh nghiệp phải nộp đơn đăng ký tham gia hệ thống trước khi nhận được mã vạch UPC để sử dụng cho một mặt hàng. 

Tại Hoa Kỳ, Việc phân bổ UPC ở Hoa Kỳ được quy định bởi GS1 (Tổ chức Tiêu chuẩn Toàn cầu), trước đây được gọi là Hội đồng Mã thống nhất.

>> Xem thêm: RMA là gì? Thông tin chi tiết bạn cần biết về RMA

Lợi ích của mã vạch UPC

Cả công ty và cá nhân đều có thể hưởng lợi từ UPC theo nhiều cách. UPC tăng tốc độ vì chúng cho phép máy quét mã vạch nhận ra ngay sản phẩm và giá cả liên quan của sản phẩm. 

Bằng cách loại bỏ sự cần thiết của việc nhập chi tiết sản phẩm thủ công, họ sẽ tăng năng suất và hiệu quả. UPC cũng làm cho việc theo dõi hàng tồn kho trở nên khả thi hơn nhiều so với việc đếm thủ công, cho phép bạn xác định khi nào bạn cần bổ sung thêm hàng vào kho hoặc cửa hàng bán lẻ. 

UPC cũng cho phép các mặt hàng được theo dõi từ sản xuất thông qua phân phối đến các cửa hàng bán lẻ và thậm chí đến nhà khách hàng bất cứ khi nào có vấn đề với một mặt hàng cụ thể và người mua đã mua nó cần được thông báo hoặc ban hành lệnh thu hồi.

>> Xem thêm: Out Of Stock là gì? Công Thức Tính Và Rủi Ro

Các loại mã vạch UPC

Mã vạch UPC có hai loại:

UPC-A

Đây là phiên bản của mã vạch UPC thường được sử dụng cho các giao dịch POS bán lẻ. 12 chữ số của nó đại diện cho một dạng dữ liệu được gọi là “Mã số thương phẩm toàn cầu” (GTIN-12). Nó được sử dụng rộng rãi cho hàng hóa bán lẻ, đặc biệt là hàng hóa tư nhân chỉ được cung cấp tại các cửa hàng của một người bán

UPC-E

UPC-E là một dạng cô đọng có 8 chữ số. Nó mã hóa dữ liệu GTIN-12 tương tự như UPC-A; tuy nhiên, nó thường được áp dụng nếu không có đủ dung lượng để áp dụng mã 12 chữ số. Do đó, bạn thường sẽ tìm thấy nó trên các sản phẩm bán lẻ nhỏ như thuốc lá, kẹo cao su và mỹ phẩm. 

>> Xem thêm: Backorder là gì? Công thức và cách tính Backorder Cost

Cấu tạo mã UPC 

Mã UPC được sử dụng chủ yếu trong lĩnh vực bán lẻ và thường có 12 chữ số. Cấu trúc cơ bản của mã UPC gồm: 

• Mã tiền tố (Company Prefix): Gồm từ 6 đến 10 chữ số đầu, được cấp bởi tổ chức GS1 để nhận diện công ty hoặc nhà sản xuất. Số lượng chữ số của mã tiền tố tùy thuộc vào số lượng mã sản phẩm mà công ty cần sử dụng.
• Mã sản phẩm (Item Reference): Gồm từ 2 đến 5 chữ số kế tiếp và mã này do công ty tự định nghĩa để nhận diện các sản phẩm riêng lẻ.
• Chữ số kiểm tra (Check Digit): Là chữ số cuối cùng (thứ 12), được tính toán từ 11 chữ số trước đó. Số này là để kiểm tra tính chính xác của mã khi quét hoặc nhập liệu.

Một số các biến thể khác của mã UPC gồm: 

• UPC-E: Phiên bản rút gọn chỉ gồm 6 chữ số, dùng cho các sản phẩm có bao bì nhỏ.
• EAN-13: Là một dạng mở rộng của mã UPC với 13 chữ số, phổ biến ở các thị trường ngoài Bắc Mỹ.

Quy tắc tính số kiểm tra mã UPC 

Để đảm bảo tính chính xác của mã vạch UPC, số kiểm tra (chữ số cuối cùng) được tính theo một quy tắc nhất định, giúp phát hiện lỗi khi quét hoặc nhập mã. Dưới đây là quy trình chi tiết để tính số kiểm tra cho mã UPC-A, giúp đảm bảo mã sản phẩm hợp lệ và có thể sử dụng trong các hệ thống quản lý.

• Bước 1: Lấy tổng các chữ số nằm ở vị trí lẻ (tính từ trái qua, bao gồm cả chữ số đầu tiên).
• Bước 2: Nhân kết quả này với 3.
• Bước 3: Lấy tổng các chữ số nằm ở vị trí chẵn (không bao gồm chữ số kiểm tra).
• Bước 4: Cộng kết quả từ bước (2) và (3).
• Bước 5: Lấy số chia hết gần nhất của tổng này so với 10, rồi trừ tổng ban đầu để tìm chữ số kiểm tra.

Ví dụ: Tính số kiểm tra cho mã UPC-A "03600056943X" trong đó X là số kiểm tra cần tính:

• Bước 1: Tính tổng các chữ số ở vị trí lẻ và nhân với 3

Vị trí lẻ: Các chữ số ở vị trí 1, 3, 5, 7, 9, 11 là: 0,6,0,5,9,3.

=> Tổng các chữ số ở vị trí lẻ: 0+6+0+5+9+3=23

• Bước 2: Nhân với 3: 23×3=69
• Bước 3: Tính tổng các chữ số ở vị trí chẵn

Vị trí chẵn: Các chữ số ở vị trí 2, 4, 6, 8, 10 là: 3,0,0,6,43

=> Tổng các chữ số ở vị trí chẵn: 3+0+0+6+4=13

• Bước 4: Cộng tổng các kết quả ở bước 2 và bước 3

=> 69+13= 82

• Bước 5: Tính số kiểm tra

=> Chia 82 cho 10, phần dư là 2 (vì 82÷10=882 \div 10 = 882÷10=8 dư 2).

=> Số kiểm tra là: 10−2=8 

Kết luận: Số kiểm tra là 8. Mã UPC-A hoàn chỉnh là: "036000569438"

Cách tạo mã vạch UPC 

Để tạo mã vạch UPC, bạn làm theo các bước sau:

• Đăng ký mã tiền tố công ty: Liên hệ tổ chức GS1 để có mã tiền tố (6-10 chữ số) nhận diện công ty.
• Tạo mã sản phẩm: Dùng phần còn lại của mã để tạo mã sản phẩm (số còn lại sau mã tiền tố).
• Tính số kiểm tra (Check Digit): Dùng thuật toán Modulo 10 để tính chữ số thứ 12. Cách tính đã trình bày ở phần trên. 
• Chuyển mã số thành mã vạch: Sử dụng phần mềm tạo mã vạch như Zebra Designer hoặc Barcode Generator.
• In và kiểm tra mã vạch: In mã vạch và kiểm tra bằng máy quét.

Lưu ý: 

• Không tự tạo mã tiền tố nếu chưa được GS1 cấp, vì nó có thể gây xung đột với các mã đã đăng ký.
• Đảm bảo mã sản phẩm là duy nhất trong hệ thống công ty để tránh nhầm lẫn khi quản lý sản phẩm.

Kết luận

Đối với các doanh nghiệp muốn hiểu rõ doanh số bán hàng của mình, một mã sản phẩm được tiêu chuẩn hóa là cần thiết. Bán hàng trên thị trường internet hoặc kinh doanh quốc tế có thể làm được điều này. Mã sản phẩm chung không chỉ đơn giản là một tập hợp các con số. Thông tin về sản phẩm được liên kết với mã vạch UPC. Chúng thực tế và được kiểm soát cao. Bạn phải đăng ký tiền tố công ty GS1 để có được UPC hợp pháp. 

Mặc dù thủ tục này không dễ dàng như lần đầu xuất hiện, nhưng nó rất đáng giá. Họ có thể hỗ trợ theo dõi sản phẩm đơn giản. Nếu bạn thấy thông tin trên hữu ích, hãy theo dõi Efex để những tin tức, kiến thức mới được cập nhật liên tục nhé!