Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

Out of Stock là gì? Công Thức Tính Và Rủi Ro

Nguyễn Viết Lộc
Out of Stock là gì? Công Thức Tính Và Rủi Ro
Chia sẻ ngay:

Tình trạng hết hàng gần như luôn nằm trong danh sách “cơn ác mộng tồi tệ nhất” của chủ cửa hàng và vì những lý do dễ hiểu. Nó không chỉ làm mất đơn đặt hàng mà còn làm giảm niềm vui và lòng trung thành của người tiêu dùng. Cùng khám phá ngay Out of Stock là gì và cách giảm thiểu tình trạng out of stock trong bài viết dưới đây nhé! 

Out of Stock là gì? Cách tính Out-stock chi tiết nhất
Out of Stock là gì? Cách tính Out-stock chi tiết nhất

Định nghĩa Out of stock là gì?

Stockout hay Out Of Stock là gì? Tình trạng Out Of Stock để chỉ khi người mua đặt hàng một mặt hàng vượt quá số lượng hàng tồn kho được duy trì trên tay, thì sẽ xảy ra tình trạng hết hàng. Điều này xảy ra khi nhu cầu vượt quá mong đợi và hàng tồn kho điển hình và kho an toàn không đủ để đáp ứng tất cả các yêu cầu. 

Out Of Stock cũng có thể xảy ra do sự chậm trễ của chuỗi cung ứng hoặc sự gián đoạn trong quy trình sản xuất của công ty. Khách hàng có xu hướng đi nơi khác để mua các nguồn cung cấp thiết yếu khi Stockout, làm tăng nguy cơ bị bỏ lỡ doanh thu. Các mối quan hệ tiêu dùng lâu dài có thể bị ảnh hưởng do điều này. 

Out of stock là gì? Tình trạng stockout ở siêu thị
Tình trạng stockout ở siêu thị

Trong một cửa hàng, điều này thường chỉ ra rằng có những khoảng trống đáng chú ý trên các kệ. Tình trạng hết hàng thậm chí còn trầm trọng hơn đối với khách hàng trực tuyến vì đôi khi không có cách nào để biết liệu hết hàng là do sự cố kỹ thuật ngắn hay do sự gián đoạn nghiêm trọng trong chuỗi cung ứng của nhà bán lẻ. 

>> Xem thêm: RMA là gì? Thông tin chi tiết bạn cần biết về RMA

Phân biệt hàng hóa out of stock với sold out và in of stock

Như đã đề cập ở phần trên về "out of stock" nghĩa là gì, không ít người tiêu dùng thường hay nhầm lẫn ý nghĩa giữa các mặt hàng đang trong tình trạng "in stock" và "sold out". Vậy sự khác biệt giữa "hàng out of stock" với các mặt hàng "in stock" và "sold out" là gì? Efex sẽ đề cập đến sự khác nhau của các loại hàng này ở phần thông tin dưới đây:

Out of stock và sold out

"out of stock" đề cập đến một sản phẩm tạm thời không có sẵn cho khách hàng mua trong cửa hàng ngay lập tức.. Còn khi một mặt hàng được dán nhãn hoặc báo là "sold out", điều đó có nghĩa rằng hàng hóa này không còn được bán nữa vì nó chỉ có sẵn trong một số lượng nhất định. Sau khi người tiêu dùng mua hết, nó sẽ không được bán thêm. 

Tóm lại, khi khách hàng bước vào cửa hàng và muốn mua một sản phẩm nhưng không có sẵn trong kho, nhưng họ có thể đặt hàng trước và nhân viên sẽ thông báo khi có hàng lại, thì được gọi là "hết hàng tạm thời" (out of stock). Còn trong trường hợp bạn không thể đặt mua sản phẩm đó nữa vì công ty không còn sản xuất, thì được gọi là "đã hết hàng" (sold out).

Out of stock và In of stock

Bạn có thể hiểu "In of stock" là từ trái nghĩa với "out of stock". "Trong kho" có nghĩa là có hàng trữ trong kho, trong khi "out of stock" có nghĩa là hết hàng tồn kho tạm thời. Hiện nay, trên các website thương mại điện tử, sau từ "in of stock", các chủ shop, doanh nghiệp bán hàng online sẽ ghi thêm một số hàng còn lại trong kho là bao nhiêu.

Ảnh hưởng Out of Stock là gì?

Vì nhiều lý do khác nhau, kịch bản hết hàng gây rắc rối cho cả nhà cung cấp và nhà bán lẻ. Dữ liệu dưới đây dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng về sự sụt giảm lượng hàng bán lẻ trong ngành hàng FMCG được thực hiện bởi các chuyên gia tại Đại học Colorado và Trường Kinh doanh IE Madrid. 

Đối với nhà cung cấp:

  • Tác động quảng cáo đã bị giảm.
  • Nhận thức về nhu cầu của cửa hàng đã bị bóp méo.
  • Doanh số bán hàng trực tiếp giảm sút.
  • Làm tổn hại đến danh tiếng và lòng trung thành của thương hiệu.
  • Người tiêu dùng có nhiều khả năng thử nghiệm một nhãn hiệu cạnh tranh hơn.

Đối với nhà bán lẻ:

  • Giảm độ chính xác của dự báo và đặt hàng.
  • Tăng chi hoạt động. Ví dụ: cung cấp "kiểm tra mưa", dự trữ hàng không dự kiến ​​hoặc tìm kiếm các mặt hàng trong phòng sau.
  • Giảm độ trung thành của cửa hàng.
  • Tăng khả năng mua sắm tại các cửa hàng cạnh tranh.
  • Sự không hài lòng của khách hàng đã giảm xuống.

Những rủi ro của out stock là gì?

Vì những phát hiện này đã đủ gây khó chịu cho riêng chúng, nên các số liệu về chi phí xuất kho cho thấy các sự cố OOS thảm khốc có thể gây ra cho một công ty như thế nào. 

Theo ECR Europe, có 30% người tiêu dùng cảm thấy rằng Out Of Stock gây ra tác động xấu đến trải nghiệm mua sắm của họ. Báo cáo cũng chỉ ra rằng khi người tiêu dùng biết rằng thương hiệu mà họ định mua sản phẩm đã hết hàng, 37% trong số họ đã đổi sang một thương hiệu khác, trong khi có 21% người mua đã đổi đến các địa điểm khác của thương hiệu để xem. cho sản phẩm. 17% người mua trả lại món hàng đã mua sau đó và 16% trong số họ sẽ mua một món hàng khác của cùng một thương hiệu. Cuối cùng, chỉ có 9% khách hàng quyết định không mua bất cứ thứ gì khi sản phẩm đã hết hàng. 

Phản ứng của khách hàng trước tình trạng Stockout
Phản ứng của khách hàng trước tình trạng Stockout

Yếu tố ảnh hưởng đến stockout

Mặc dù chỉ có một số tác động tiềm ẩn của việc Out Of Stock, chẳng hạn như sự không hài lòng của người tiêu dùng và doanh số bán hàng bị mất, nhưng có một số sự kiện có thể dẫn đến việc hết hàng ngay từ đầu.

Mục Đếm Chênh lệch

Sự khác biệt giữa số lượng mặt hàng và hồ sơ về số lượng của một mặt hàng nhất định mà một cửa hàng có trong cửa hàng là nguyên nhân điển hình gây ra tình trạng hết hàng (còn được gọi là tồn kho ảo). Mặc dù khó đo lường, nhưng lỗi của con người thường là nguyên nhân dẫn đến các lỗi quản lý hàng tồn kho. Trong những mùa mua sắm sôi động, đặc biệt là tại các cửa hàng bán lẻ, việc đếm nhầm sản phẩm trở nên quá đơn giản. 

Sự khác biệt giữa số lượng mặt hàng
Sự khác biệt giữa số lượng mặt hàng

Sự khác biệt về số lượng mặt hàng cũng có thể bị ảnh hưởng bởi các vấn đề kỹ thuật. Hệ thống quản lý hàng tồn kho được vi tính hóa được sử dụng trong phần lớn các nhà kho và trung tâm phân phối. Tuy nhiên, khi các chương trình đó có những thách thức về kỹ thuật, như sự cố trung tâm dữ liệu hoặc khi đồng bộ hóa giữa hai hệ thống máy tính bị trì hoãn, sự chênh lệch về số lượng mặt hàng có thể phát triển.

Dự báo và báo cáo không đầy đủ

Nhu cầu của khách hàng gia tăng bất ngờ thường xuyên tạo ra tình trạng hết hàng và tắc nghẽn hàng tồn kho nói chung. Mặt khác, hệ thống quản lý đơn hàng oms dự báo nhu cầu không đầy đủ hoặc báo cáo sai có thể dẫn đến hết hàng. 

Dự báo không đầy đủ dẫn đến báo cáo không chính xác
Dự báo không đầy đủ dẫn đến báo cáo không chính xác

Hầu hết các thương hiệu quan tâm khá nhiều cho SKU phổ biến nhất của họ. Tuy nhiên, nhiều người đã vô tình để hàng hóa phổ biến nhất của họ bán hết do dự báo không đầy đủ. Nếu một cửa hàng không thể dự đoán đầy đủ nhu cầu đối với một mặt hàng nhất định, thì thực tế chắc chắn rằng một số người tiêu dùng sẽ không hài lòng khi mặt hàng đó không có sẵn. Tương tự như vậy, báo cáo sai có thể dẫn đến Stockout. Các nhà bán lẻ chỉ có thể đưa ra các đánh giá kinh doanh tùy thuộc vào thông tin theo ý của họ. Việc đưa ra các phán đoán có học thức liên quan đến việc mua hàng tồn kho trở nên đặc biệt khó khăn nếu số liệu bán hàng là sai.

Rắc rối với giao hàng và hậu cần

Các nhà bán lẻ gần đây đã phải đối mặt với một số thách thức trong chuỗi cung ứng, bao gồm hàng trăm nghìn container rỗng với các sản phẩm đang chờ cập cảng trên khắp thế giới. Bên cạnh vận chuyển, dịch bệnh Covid-19 đã tàn phá chuỗi cung ứng toàn cầu, ảnh hưởng đến mọi thứ từ sản xuất đến vận chuyển và hậu cần. 

Vấn đề hậu cần và giao hàng
Vấn đề hậu cần và giao hàng

Hơn nữa, bản kê khai vận chuyển của nhà cung cấp dịch vụ hậu cần có thể ngụ ý rằng một gói hàng đang trên đường được giao trong khi trên thực tế, gói hàng vẫn đang được xử lý tại một trung tâm phân phối. Khi bạn nhân những vấn đề này với hàng triệu hàng hóa phải được gửi đến hàng trăm cửa hàng, bạn sẽ thấy rõ dữ liệu hậu cần chính xác quan trọng như thế nào. 

>> Xem thêm: Dead Stock là gì? Cách cải thiện tình trạng Dead Stock

Quản lý dòng tiền không đầy đủ

Stockout cũng có thể do các vấn đề về dòng tiền. Bạn có thể biết lượng hàng tồn kho cần thiết, nhưng nếu không có đủ tiền, bạn không thể mua được. Nếu sự thiếu hụt dòng tiền đang tạo ra các khoản dự trữ, thì việc lập kế hoạch và tài chính tốt hơn có thể hỗ trợ chi phí order fulfillment.

Các vấn đề về dòng tiền ảnh hưởng đến việc quản lý
Các vấn đề về dòng tiền ảnh hưởng đến việc quản lý

Bổ sung hàng hóa

Việc bổ sung hàng dự trữ đòi hỏi phải đảm bảo rằng bạn vẫn có đủ mặt hàng để bán vào thời điểm thích hợp. Theo nghiên cứu, các phương pháp bổ sung không đầy đủ trên kệ chiếm 70% đến 90% lượng hàng tồn kho, trong đó tình trạng thiếu hụt nhà cung cấp chỉ chiếm 10% đến 30%. Việc bổ sung hàng dự trữ ngày càng trở nên quan trọng trong thế giới bán lẻ đa kênh, trong đó bạn phải cung cấp các sản phẩm tốt nhất hiện có, cả trực tuyến và tại cửa hàng. 

Bổ sung thêm hàng hóa
Bổ sung thêm hàng hóa

Biện pháp cho tình trạng Out Stock là gì?

May mắn thay, nhiều nguyên nhân sâu xa hơn của việc Out Of Stock có thể tránh được bằng cách sử dụng các quy trình hiệu quả. Các nhà cung cấp nên làm việc để cải thiện hiệu suất bán lẻ của họ và các thủ tục chuỗi cung ứng để giảm rủi ro tồn kho. Theo hướng dẫn chung, các tổ chức nên cố gắng loại bỏ tình trạng hết hàng đối với 20% hàng hóa chiếm 80% tổng doanh thu để có tác động lớn nhất đến lợi nhuận. 

Mẹo để tránh tình trạng out of stock
Mẹo để tránh tình trạng out of stock

Xử lý sự chênh lệch về số lượng mặt hàng

Như đã nêu trước đây, tình trạng Out Of Stock thường xuyên xảy ra khi số lượng sản phẩm thay đổi từ hệ thống quản lý hàng tồn kho này sang hệ thống tiếp theo. Trong khi hoàn toàn giảm thiểu lỗi của con người là gần như không thể, đảm bảo rằng thông tin hàng tồn kho được cập nhật là khá đơn giản. Đồng bộ hóa dữ liệu hàng tồn kho giữa các nền tảng trực tuyến và vị trí thực tế giúp người bán quản lý thành công nguồn cung ứng của họ dễ dàng hơn rất nhiều. Nó cũng hỗ trợ các nhà bán lẻ cung cấp trải nghiệm mua sắm tốt hơn nhiều cho những khách hàng sử dụng nhiều hơn một kênh.

Đối chiếu số lượng mục chênh lệch
 Đối chiếu số lượng mục chênh lệch

Theo thống kê hiện tại, phần lớn khách hàng bắt đầu nghiên cứu sản phẩm trực tuyến và xác định xem các mặt hàng có sẵn để nhận tại cửa hàng hay không trước khi đến cửa hàng. Để phục vụ đúng cách những khách hàng này, các nhà bán lẻ phải có dữ liệu tồn kho chính xác được hiển thị trên cả cửa hàng trực tuyến và hệ thống điểm bán hàng (POS) của họ.

Dự báo nhu cầu chính xác hơn

Thực hiện phân tích ABC giúp cho một số doanh nghiệp nhất định đơn giản hơn những doanh nghiệp khác trong việc ước tính lượng hàng tồn kho là cần thiết và khi nào. Các công ty phụ thuộc nhiều vào các mặt hàng theo mùa, như dụng cụ thể thao mùa đông hoặc quần áo đi biển, có thể phát hiện ra việc dự báo nhu cầu đối với một số sản phẩm đơn giản hơn đáng kể. 

Tuy nhiên, có các chiến lược cho tất cả các loại cửa hàng để dự báo nhu cầu và ngăn chặn tình trạng hết hàng. Khi phát triển các dự báo về khoảng không quảng cáo, người bán nên bao gồm thời gian thực hiện — khoảng thời gian từ khi đặt hàng các mặt hàng mới đến khi nhận được chúng từ nhà cung cấp. Kiểm tra các đơn đặt hàng trước từ một số nhà cung cấp nhất định là một kỹ thuật để ước tính thời gian thực hiện. 

Bản thân điều này không chắc là đủ, nhưng nó có thể được sử dụng như một điểm khởi đầu để xác định thời gian dẫn đầu từ các nhà cung cấp cụ thể. Nhu cầu đối với các mặt hàng nhất định trong thời gian cần một đơn đặt hàng bổ sung đến được gọi là nhu cầu về thời gian thực hiện

Dự báo yêu cầu chính xác hơn
Dự báo yêu cầu chính xác hơn

Mặc dù việc đo lường thời gian giao hàng có thể giúp người bán lập kế hoạch cho những mùa mua sắm bận rộn, nhưng các công ty phải đối mặt với tình trạng hết hàng nếu họ không tính được nhu cầu về thời gian giao hàng. Rất may, xác định thời gian dẫn đầu cần thiết là một quá trình đơn giản. 

Các nhà bán lẻ có thể đánh giá nhu cầu thời gian bán hàng bằng cách chia thời gian bán hàng trung bình tính theo ngày cho một sản phẩm nhất định cho số lượng đơn vị bán hàng trung bình mỗi ngày. Số kết quả đại diện cho nhu cầu thời gian dẫn đầu.

Cải thiện hàng tổn kho tối thiểu

Một vấn đề khác mà các thương gia nên cân nhắc khi dự báo nhu cầu dự kiến ​​cho một số mặt hàng nhất định là “kho an toàn”, hoặc lượng hàng mà một cửa hàng có sẵn để tạo vùng đệm cho nhu cầu tăng đột biến. Mặc dù loại đệm này sẽ khác nhau giữa các cửa hàng, nhưng chủ doanh nghiệp có thể xác định nguồn cung cấp an toàn của họ bằng cách sử dụng công thức được đưa ra:

Công thức tính safety stock
Công thức tính safety stock

Các nhà bán lẻ lo lắng về dự đoán chính xác hàng tồn kho cũng có thể phụ thuộc vào các giải pháp dựa trên dữ liệu để đảm bảo rằng hàng hóa bán chạy nhất của họ không bị hết. 

Ví dụ về các nhà bán lẻ đối phó với Out Of Stock

The Fragrance World

Theo The Fragrance World, tiếp thị qua truyền hình thực tế và xã hội thường dẫn đến tình trạng hết hàng. Katie Johnson, người sáng lập công ty, nhớ lại khoảnh khắc vào tháng 6 năm 2021 khi một ngôi sao nổi tiếng của Love Island đề xuất một loại nước hoa cụ thể. “Buổi tối hôm đó, chúng tôi đã dọn dẹp hoàn toàn các kệ hàng của mình vì mọi người đều đua nhau mua nó,” cô nói thêm. “Việc tạo ra một lượng lớn đơn đặt hàng sẽ khó hơn nhiều khi đó là một mặt hàng bán ít hơn”. 

Tập Love Island đã thay đổi chiến lược của Fragrance World về quản lý hàng tồn kho. Katie cũng chuẩn bị The Fragrance World cho những dịp này bằng cách dự đoán và nhấn mạnh bất kỳ xu hướng nào có thể xảy ra để đảm bảo rằng sản phẩm có thể tiếp cận được. "Chúng tôi hiện luôn lên kế hoạch trước thời hạn." Katie giải thích: “Chúng tôi đặt hàng trước [các thứ] càng nhiều càng tốt để chúng tôi luôn có sẵn một lô hàng dự phòng.

RT1Home

RT1Home, một cửa hàng bán sản phẩm gia dụng và làm vườn cao cấp nhận được rất nhiều sự xuất hiện của báo chí từ các trang web như BuzzFeed và The Knot. Khó tránh khỏi tình trạng hết hàng trong những tình huống này, nhưng người sáng tạo Rhiannon Taylor đã phát hiện ra rằng phản hồi sớm là rất quan trọng. “Hãy bổ sung ngay khi bạn nhận thấy doanh số bán hàng tăng vọt do một câu chuyện tin tức hoặc người có ảnh hưởng.” 

Rhiannon khuyên bạn nên thực hiện kiểm tra hàng tồn kho một cách thường xuyên trong các hoạt động hàng ngày của mình để bạn thường xuyên biết về mức độ tồn kho. Điều này cho phép bạn sản xuất những thứ (nếu bạn sản xuất trong nhà) hoặc đặt hàng bán buôn từ các nhà cung cấp.

Surf Gear Lab

Out of Stock thường xảy ra đối với cửa hàng Surf Gear Lab trong các tuần lễ mua sắm lớn như Ngày Tưởng niệm, Thứ Sáu Đen và Thứ Hai Điện tử. Marc Bromhall, người sáng lập công ty, sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để tự động hóa các nhiệm vụ như quản lý hàng tồn kho, theo dõi và tối ưu hóa. Lỗi của con người là phổ biến trong những công việc này, dẫn đến Stockout. 

Theo Marc, chương trình đã “nâng cao dự báo nhu cầu của chúng tôi thêm một dặm đất nước”, cho phép nhà bán lẻ nghiên cứu hồ sơ hàng tồn kho và dữ liệu bán hàng trước đó. “Điều này cho phép chúng tôi hoạt động ở mức tồn kho tối ưu.” Vừa đủ để đáp ứng nhu cầu trong cả năm vừa giảm chi phí hàng tồn kho của chúng tôi vì chúng tôi không bao giờ bị quá tải. " 

>> Xem thêm: Cho thuê kho bãi, kho hàng: Chi phí rẻ, địa điểm tốt 

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu Out Of Stock là gì và có những phương pháp phù hợp để phòng ngừa. Theo dõi Efex ngay hôm nay để nhận được những thông tin hữu ích liên quan đến dịch vụ kho vận hậu cần.

Thông tin liên hệ:
  • Website: https://efex.vn/vi
  • Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
  • Mail: [email protected]
  • Fanpage: https://www.facebook.com/efex.asia
avatar
Nguyễn Viết LộcNguyễn Viết Lộc là chuyên viên Content tại EFEX. Dựa trên kinh nghiệm 2 năm trong ngành TMĐT, hậu cần và Logistics, Nguyễn Viết Lộc chia sẻ các bài viết hữu ích cho độc giả để biến hoạt động kinh doanh nhàm chán, khó khăn của doanh nghiệp SME tại Việt Nam trở nên thú vị, nhiều sắc màu và hiệu quả.