SKU là gì? Vai trò của SKU trong quản lý kho hàng

Chắc chắn bạn đã nhìn qua mã số SKU một lần trong đời. Nhưng để hiểu SKU là gì và vai trò của nó trong hoạt động quản lý kho hàng thì không phải ai cũng biết. Cùng tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây của Efex nhé!

SKU là gì?

SKU là gì? Giải thích dễ hiểu, SKU nghĩa là đơn vị dùng để phân loại hàng tồn kho bằng cách phân loại các sản phẩm có hình dạng, chức năng… tương tự nhau dựa trên chuỗi ký các tự bao gồm số và chữ, hay số hoặc chữ, hay chỉ đơn giản là mã sản phẩm. 

>> Xem thêm: Stockout Cost Là Gì? Công Thức Và Ví Dụ 

>> Xem thêm: Out Of Stock là gì? Công Thức Tính Và Rủi Ro

Ưu điểm khi sử dụng mã SKU quản lý sản phẩm

SKU là trường bắt buộc khi thêm sản phẩm vào phần mềm quản lý kho hàng. Vì nó giúp ích rất nhiều trong việc đơn giản hóa và tinh gọn hoạt động bán hàng và quản lý bán hàng.

• Quản lý sản phẩm bằng mã SKU là cách quản lý hàng hóa, sản phẩm hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.
• Đặc biệt hiệu quả đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa vì không cần hỗ trợ thêm từ các thiết bị phần cứng POS như máy quét mã vạch hay máy in hóa đơn.
• Mã SKU giúp bạn tìm kiếm sản phẩm mình cần một cách nhanh chóng và rất hiệu quả cho việc quản lý hàng tồn kho.
• Mã SKU giúp chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp nhận biết các mẫu sản phẩm khác nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
• SKU còn giúp liên kết và quản lý sản phẩm tại nhiều kho khác nhau.
• SKU cũng có thể liên kết sản phẩm giữa các kênh khi sử dụng bán hàng đa kênh.
• Đặc biệt, SKU kiểm soát và hạn chế tối đa hiện tượng thất thoát, thất thoát trong quản lý hàng tồn kho, điều vẫn là nỗi lo của các chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của SKU

Mã SKU là gì? Mã sản phẩm SKU có ý nghĩa như thế nào? SKU được đánh giá là quan trọng hơn Barcode (mã vạch) trong việc quản lý hàng tồn kho nội bộ. SKU bao gồm các ký hiệu gồm có cả chữ và số riêng biệt cho từng danh mục sản phẩm. Bạn chỉ cần nhìn vào mã SKU là có thể xác định một cách chính xác loại sản phẩm và có thể dễ dàng đọc tên chúng mà không cần quét hệ thống mã vạch. Ngoài ra, cho dù danh mục sản phẩm của bạn có phong phú đến đâu, bạn cũng không bị giới hạn bởi số lượng SKU. Tóm lại:

• Mã SKU là mã nội bộ giúp bạn xác định nhanh sản phẩm để có thể bán và quản lý chúng hiệu quả hơn.
• Các mã SKU khác nhau giúp phân biệt các phiên bản sản phẩm khác nhau.
• SKU sản phẩm giúp bạn phân biệt được cùng một mặt hàng sản phẩm giữa các kho khác nhau.
• Mã SKU giúp làm giảm tình trạng hết hàng, thất thoát sản phẩm trong quá trình quản lý hàng tồn kho.
• Khi bán hàng đa kênh, mã SKU là điểm mấu chốt liên kết các mặt hàng sản phẩm giữa các kênh bán hàng.
• Quản lý hàng hóa theo mã SKU là một cách hiệu quả, tiện lợi và vô cùng tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa vì nó không yêu cầu bất kỳ khoản đầu tư cho phần cứng nào.

Bí kíp đặt tên SKU dễ quản lý kho hàng

Một cấu trúc tên của mã SKU sẽ bao gồm những yếu tố sau:

• Bao gồm 8 đến 12 ký tự, không bao giờ được sử dụng số 0 hoặc các ký tự đặc biệt như !, @ hoặc &
• Đầu tiên là thông tin cơ bản của sản phẩm, chẳng hạn như: tên nhà sản xuất, tên thương hiệu sản phẩm.
• Mô tả sản phẩm: Bạn có thể mô tả ngắn gọn về chất liệu của sản phẩm (cotton, kaki, lụa, gấm…); hình dáng (dài, ngắn, bé, to,…); màu sắc, kích thước, nhãn hiệu hoặc danh mục con khác của sản phẩm.
• Thời gian mua hàng: bạn cần nhập số ngày, tháng, năm đã mua hàng và chỉ nên sử dụng 2 số cuối.
• Kho lưu trữ sản phẩm: Nếu bạn có nhiều đơn vị lưu trữ sản phẩm, bạn có thể đặt theo những ký hiệu riêng cho từng kho của từng khu vực thành phố như: Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng… hoặc theo từng quận/huyện.
• Tình trạng của sản phẩm: hàng hóa còn mới hay đã qua sử dụng.
• Qua đó, bằng cách kết hợp các yếu tố ở trên, bạn có thể dễ dàng đặt SKU sản phẩm cho sản phẩm theo từng danh mục một cách đơn giản.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào khu vực và cách thức quản lý và tổ chức xây dựng hoạt động kinh doanh của mình mà bạn có thể thiết kế SKU cho phù hợp. Việc quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều đối với các công ty xuất nhập khẩu khi sản phẩm được mã hóa SKU. Điều này như một giải pháp được áp dụng cho nhiều công ty trong việc quản lý kho hàng.

Cách tạo mã SKU

SKU cung cấp dữ liệu về hoạt động bán hàng và hàng tồn kho có lợi cho mối quan hệ của bạn với nhà cung cấp và khách hàng. Tuy nhiên, trước khi bạn có thể truy cập dữ liệu đó, bạn phải tạo mã SKU của sản phẩm. Cách dễ nhất để tạo số SKU là thông qua hệ thống quản lý hàng tồn kho và điểm bán hàng (POS) của bạn. Các công cụ tạo SKU trực tuyến như Primaseller hoặc TradeGecko cũng có thể hỗ trợ quá trình này. Bạn cũng có thể tạo mã SKU thủ công, mặc dù điều này không phải lúc nào cũng được khuyến khích, đặc biệt là đối với các nhà bán lẻ có lượng hàng tồn kho lớn. Phần đầu của mã SKU thường là đặc điểm tiêu biểu nhất, chẳng hạn như bộ phận, danh mục sản phẩm hoặc nhà cung cấp. Một số ký tự tiếp theo biểu thị các tính năng dành riêng cho từng sản phẩm như màu sắc, kích thước, nhãn hiệu hoặc danh mục con khác của sản phẩm. Cuối cùng, hai đến ba chữ số cuối sẽ đóng vai trò là mã định danh theo trình tự, cho phép SKU của bạn cho bạn biết số lượng sản phẩm bạn có và thứ tự chúng được mua và xử lý. 

>> Xem thêm: Backflush là gì? Lợi Ích Và Quy Trình

Những điều bạn cần lưu ý khi tạo mã SKU

Đừng quá tham lam thông tin

Mã SKU đại diện cho thông tin về một sản phẩm, nhưng nó không có nghĩa là nhồi nhét tất cả các thông tin vào trong đấy. Xem xét thông tin nào là thông tin quan trọng nhất để có thể phân biệt giữa các sản phẩm với nhau. Nếu bạn không muốn tạo các dòng mã dài, hãy chọn một phương pháp tối ưu hóa số lượng ký tự trong mã SKU của bạn.

Lưu ý cách biểu thị mã SKU

Màu sắc, kích thước, loại sản phẩm và các biến thể khác là các thuộc tính phải được liên kết với SKU để nhận dạng sản phẩm. Vì vai trò quan trọng này, bạn nên tránh sử dụng các con số để biểu thị cho một ý nghĩa cụ thể nào đó. SKU là phương tiện để thu thập thông tin sản phẩm quan trọng. Cho nên, mã SKU càng đơn giản sẽ càng tốt cho mọi người và càng hiệu quả về lâu dài.

Nhất quán vị trí của các trường thông tin

Việc thiết lập SKU phân loại là gì? Thực ra tạo mã SKU rất dễ dàng và quy trình cũng giống như lúc bạn phân loại sản phẩm. Tuân thủ theo quy tắc sắp xếp danh mục từ lớn nhất đến nhỏ nhất có thể áp dụng cho các công ty có nhiều mặt hàng. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng xác định sản phẩm bằng cách nhìn vào mã SKU. Và trong các trường hợp khác, các quy tắc sau có thể được áp dụng: Đối với mỗi sản phẩm, bạn nên xác định các thuộc tính quan trọng nhất giúp phân biệt sản phẩm đó với các sản phẩm tương tự. Ví dụ: nếu công ty của bạn có nhiều áo sơ mi màu đỏ với các kích cỡ khác nhau, thì việc xác định kích cỡ có thể giúp bạn nhanh chóng thu hẹp phạm vi tìm kiếm trong bộ sưu tập. Khi bạn tìm thấy các đặc điểm chính, hãy so sánh chúng với các thuộc tính tiếp theo để tìm ra chính xác sản phẩm.

Về ký tự

Bản thân điều này khá đơn giản, nhưng đó là điều bạn nên ghi nhớ và lưu ý vì chúng ta thường vô tình không nhận ra chúng. Nhớ rằng tránh xa chữ O, vì O có thể bị nhầm lẫn với 0, hoặc như I và l. Ngoài ra, tránh sử dụng '/' nếu ở dạng Excel, vì khi tra mã SKU nó có thể được định dạng là ngày tháng. Ngoài ra, các ký hiệu như >, <, @ và # cũng gây nhầm lẫn.

Ví dụ về cách tạo mã sản phẩm SKU

SKU được tạo ra với mục đích giúp việc phân loại sản phẩm trở nên dễ dàng hơn. Để hiểu cách hoạt động của mã SKU. Hãy xem ví dụ sau: Một nhà cung cấp giày sử dụng mã SKU trong quá trình kiểm kê của họ.

• Đối với giày Adidas, họ sẽ đính kèm chữ A1.
• Còn đối với giày Nike, chữ cái đầu tiên trong mã SKU sẽ là N1.
• Các chữ cái tiếp theo sẽ được đặt tên dựa trên các đặc điểm nổi bật của dòng giày như chất liệu, kích thước, màu sắc,…

Bảng mã SKU theo danh mục sản phẩm của công ty

>> Xem thêm: RMA là gì? Thông tin chi tiết bạn cần biết về RMA

Mã SKU và mã UPC có gì khác nhau

Bạn có thể đã nghe SKU và UPC được sử dụng thay thế cho nhau. Chúng giống nhau nhưng phục vụ các mục đích khác nhau cho các nhà bán lẻ tại cửa hàng và trực tuyến. UPC, hay mã sản phẩm phổ quát, là mã số gồm 12 chữ số được đính kèm với các sản phẩm ở bất cứ nơi nào chúng được bán, để sử dụng bên ngoài. (Nó thường được gọi là “mã UPC”) 

>> Xem thêm: Mã vạch upc là gì? Những điều có thể bạn không biết! 

Vì vậy, một sản phẩm có cùng một UPC bất kể nó được bán ở đâu, nhưng các cửa hàng khác nhau sẽ gán cho sản phẩm các SKU khác nhau. SKU thường là duy nhất cho một nhà bán lẻ duy nhất. Mặt khác, có rất nhiều nhà bán lẻ sử dụng UPC làm SKU. Tuy nhiên, các cửa hàng nhỏ hơn (đặc biệt là những cửa hàng tự sản xuất sản phẩm) sẽ có lợi hơn khi họ tự tạo hệ thống SKU của riêng mình. UPC và SKU được sử dụng khác nhau, nhưng cả hai đều hỗ trợ mục tiêu theo dõi sản phẩm. Bạn có thể phân biệt chúng như sau:

• UPC là một mã vạch thống nhất mô tả duy nhất một sản phẩm.
• SKU là số cụ thể được “nhúng” trong sản phẩm để thuận tiện cho việc theo dõi trong các cửa hàng bán lẻ.
• UPC là một chuỗi gồm 12 chữ số và SKU là một chuỗi chữ và số gồm 8 ký tự.
• UPC là phổ thông nên ai cũng dùng được, còn SKU là hệ thống shop.

Có thể bạn quan tâm: 

• Cho thuê kho bãi, kho hàng: Chi phí rẻ, địa điểm tốt
• Dịch vụ thuê kho chung: Ưu điểm và chi phí
• Cho thuê kho hàng tại Hà Nội giá tốt, chất lượng!

Như vậy, bài viết trên đây đã cung cấp cho các bạn thông tin về SKU, mong rằng với những chia sẻ và lưu ý ở trên, các bạn đã hiểu được mã SKU là gì. Nếu bạn có mong muốn tư vấn về những vấn đề có liên quan tới quản lý hàng tồn kho, hãy liên hệ với Efex để được giải đáp trong thời gian nhanh chóng nhất nhé. Thông tin liên hệ:

• Website: https://efex.vn/vi
• Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Hotline: (+84) 32 660 9955
• Fanpage: https://www.facebook.com/efex.asia