Phương pháp phân tích ABC trong quản lý hàng hóa tồn kho

Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho là một trong những kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất. Vậy bạn có biết ABC analysis là gì cũng như cách ứng dụng trong quản lý hàng hóa kho không? Cùng tìm hiểu chi tiết phương pháp này cùng Efex thông qua bài viết dưới đây nhé!

Phương pháp phân tích ABC là gì?

Phân tích ABC (ABC analysis) đề cập đến một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho nhằm tìm ra giá trị của các sản phẩm tồn kho dựa trên giá trị của chúng đối với công ty. Người quản lý hàng tồn kho phân loại sản phẩm theo cách ABC ưu tiên chúng dựa trên nhu cầu, giá cả và rủi ro:

• Mặt hàng A: Hàng tồn kho của bạn có giá trị tiêu thụ hàng năm lớn nhất. Đây nên là ưu tiên hàng đầu của bạn và hầu như không bao giờ có hàng tồn kho
• Mặt hàng B: Kho thường bán nhưng không thường xuyên như mặt hàng A. Hàng hóa thường có giá cao hơn để lưu trữ so với các mặt hàng loại A.
• Mặt hàng C: Chi phí này chiếm phần lớn chi phí hàng tồn kho của bạn, có giá trị nhỏ nhất trong số hàng tồn kho và không được bán thường xuyên.

Với nguyên tắc này, 80% doanh số của công ty đến từ 20% hàng hóa loại A. Hay hàng hóa loại A đóng góp phần lớn lợi nhuận công ty. Do đó, công ty sẽ cần tập trung nguồn lực để quản lý và bán sản phẩm này 

>> Xem thêm: Cách tính hệ số vòng quay hàng tồn kho - Công thức và ví dụ

Nguyên tắc Pareto (80/20) liên quan như thế nào đến phân tích ABC

Theo Nguyên tắc Pareto, chỉ 20% nỗ lực hoặc nguyên nhân dẫn đến 80% kết quả trong mọi hệ thống. Phân tích ABC để kiểm soát hàng tồn kho xác định 20% hàng hóa cung cấp khoảng 80% giá trị theo quy tắc 80/20 của Pareto. Do đó, phần lớn các công ty có một số lượng nhỏ các mặt hàng A, một nhóm các mặt hàng B lớn hơn một chút, cũng như một nhóm C lớn, là danh mục mô tả phần lớn các sản phẩm.

Việc sử dụng nguyên tắc Pareto để xếp hạng và ưu tiên hàng tồn kho cụ thể hơn những hàng tồn kho khác là một cách nó góp phần vào phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho. Bằng cách tổ chức tất cả hàng hóa của bạn thành ba loại, nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng giúp đơn giản hóa việc phân tích hàng tồn kho và cho phép bạn đưa ra các quyết định chiến thuật hơn.

Phân tích Hàng tồn kho ABC được tính như thế nào?

Bằng cách chia chi phí của một mặt hàng cho doanh thu hàng năm của mặt hàng đó, hãy thực hiện phân tích hàng tồn kho theo phương pháp ABC. Các phát hiện giúp bạn ưu tiên sử dụng nguồn nhân lực và tài chính bằng cách cho bạn biết sản phẩm nào quan trọng nhất và sản phẩm nào mang lại lợi nhuận thấp nhất. Đối với phân tích hàng tồn kho ABC, bạn có thể sử dụng phép tính này:

Số lượng sản phẩm đã bán hàng năm x Giá thành mặt hàng = Giá trị sử dụng hàng năm trên mỗi sản phẩm

Bên cạnh đó, bạn có thể thực hiện phân tích hàng tồn kho ABC cơ bản bằng Microsoft Excel. Liệt kê từng hàng hóa hoặc dịch vụ theo thứ tự giảm dần về giá trị sử dụng sản phẩm của nó.

Ví dụ phương pháp ABC trong quản lý tồn kho

Hãy tưởng tượng rằng bạn quản lý một cửa hàng trực tuyến bán phụ kiện dành cho phụ nữ. Bạn vừa có một mùa giải thành công và bây giờ cuối cùng bạn cũng có thể kiểm tra hàng hóa của mình. Dựa trên báo cáo, những mặt hàng phổ biến nhất của bạn là hoa tai và giày, nhưng cả hai thứ đó đều không đắt, do đó chúng không mang lại nhiều doanh thu. Bạn bán được 13 chiếc ví hàng hiệu, số lượng khá khiêm tốn nhưng chúng vẫn chiếm 70% doanh thu của bạn. Rõ ràng là ví thuộc nhóm A, giày thuộc nhóm B và hoa tai thuộc nhóm C. Bạn sẽ làm gì với kết quả của báo cáo trên? Dựa vào kỹ thuật phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho, để nâng cao doanh số bán hàng, bạn có thể bắt đầu bằng cách đầu tư nhiều nỗ lực hơn vào việc tìm kiếm những chiếc ví thiết kế đẹp nhất. Bạn cũng có thể tốn rất nhiều tiền để quảng bá lựa chọn ví của mình hoặc thương lượng các điều khoản có lợi với nhà cung cấp. Bạn có thể muốn thêm nhiều thứ hơn vào hàng hóa của mình để người tiêu dùng của bạn có nhiều lựa chọn hơn.

5 ưu điểm của nổi bật của phương pháp phân tích ABC

Sử dụng phân tích ABC để quản lý hàng tồn kho sẽ mang lại nhiều lợi thế, bao gồm:

Tối ưu hóa hàng tồn kho hiệu quả hơn

Nghiên cứu chỉ ra những mặt hàng được ưa chuộng. Doanh nghiệp có thể sử dụng không gian nhà kho hạn chế của mình để duy trì mức tồn kho giảm đối với các mặt hàng Loại B và C trong khi dự trữ đủ các sản phẩm đó.

Dự đoán hàng hóa chính xác hơn

Dự báo bán hàng chính xác có thể được cải thiện bằng cách theo dõi và thu thập dữ liệu về các mặt hàng có nhu cầu tiêu dùng đáng kể. Để nâng cao tổng doanh thu của công ty, người quản lý có thể sử dụng dữ liệu này để xác định mức tồn kho cũng như định giá. 

>> Xem thêm: Hướng dẫn quy trình xuất nhập kho đơn giản, chi tiết

Phân bổ nguồn lực chính

Để đảm bảo rằng hàng hóa Loại A phù hợp với nhu cầu của khách hàng, việc phân bổ nguồn lực thường xuyên được đánh giá bằng cách sử dụng phân tích ABC. Phân loại lại hàng hóa khi nhu cầu giảm để sử dụng hiệu quả đội ngũ nhân viên, nguồn lực và cơ sở vật chất cho các mặt hàng Loại A mới.

Giảm chi phí lưu trữ

Bạn có thể cắt giảm chi phí liên quan đến việc duy trì thêm hàng tồn kho bằng cách mang theo tỷ lệ hàng tồn kho thích hợp tùy thuộc vào loại A, B hoặc C.

Quản lý chuỗi cung ứng hợp lý

Để giảm chi phí ghi sổ và hợp lý hóa hoạt động, hãy thực hiện phân tích ABC về dữ liệu có sẵn để quyết định xem đã đến lúc chuyển sang một nguồn cụ thể hay kết hợp các nhà cung cấp.

5 hoạt động tối ưu với ABC Analysis

Áp dụng phân tích ABC một cách nhất quán và xem xét nó thường xuyên sẽ mang lại kết quả tốt nhất. Sau đây là một số phương pháp hay nhất cần tuân theo khi thực hiện phân tích ABC trong công ty của bạn:

Phân loại các mặt hàng tồn kho một cách đơn giản

Điều cần thiết là phải giữ cho các danh mục phân tích ABC của bạn đơn giản hóa để đơn giản hóa việc quản lý hàng tồn kho của bạn. Nhóm của bạn sẽ không gặp khó khăn khi xác định hàng hóa nào thuộc một danh mục cụ thể ngay lập tức.

Các kỹ thuật phân loại phổ biến bao gồm sử dụng chi phí hoặc tần suất bán hàng của sản phẩm.

Chỉ định mức lao động dựa trên phân loại

Mức lao động, hoặc số giờ làm việc trên một loại hàng tồn kho nhất định, nên được phân bổ cho mỗi phân loại. Nói chung, các mức lao động cao hơn nên được phân loại nếu nó có giá trị hoặc ảnh hưởng lớn hơn đến công ty.

Kiểm tra từng lớp riêng biệt

Mỗi phân loại phải được đánh giá theo các hướng dẫn được thiết lập bởi phân tích ABC ban đầu. Điều này đòi hỏi một bộ KPI duy nhất, đánh giá hiệu suất và chiến lược để sắp xếp lại hoặc giảm tải bất kỳ hàng hóa dư thừa nào.

Xem lại các danh mục ban đầu

Nghiên cứu ban đầu của ABC đã xem xét một số loại sản phẩm và tình trạng hiện tại của công ty. Điều quan trọng là phải xem xét các danh mục hiện tại và nếu được yêu cầu, phân loại lại khi hàng tồn kho và thị trường thay đổi. Suy nghĩ về những thay đổi trong doanh số bán hàng theo sản phẩm và hạng, các đối thủ kinh doanh mới nổi và xu hướng tiêu dùng. 

>> Xem thêm: Tổng quan thị trường kho bãi Việt Nam năm 2023

Sử dụng dữ liệu và phần mềm

Việc theo dõi bất kỳ thay đổi nào trong doanh thu và doanh số bán sản phẩm có thể được thực hiện bằng việc sử dụng phần mềm kiểm kê. Bạn có thể đơn giản là bạn trang bị hệ thống quản lý hàng tồn kho để tự động theo dõi và cung cấp báo cáo nhằm xác định bất kỳ khu vực quan trọng nào cần cải thiện nếu bạn có một bộ quy tắc và thủ tục. 

>> Xem thêm: Cho thuê kho bãi kho hàng chi phí rẻ, địa điểm tốt 

Kết luận

Một công ty sẽ đánh giá hiệu quả giá trị hàng hóa của mình bằng cách sử dụng phân tích ABC để quản lý hàng tồn kho. Có thể quản lý khối lượng lớn hàng tồn kho với sự hỗ trợ của phương pháp đơn giản này, phương pháp này cũng xác định số lượng tài nguyên cần được cung cấp cho mỗi phân loại để tối đa hóa lợi nhuận. Sau cùng, bạn nên nghĩ đến việc sử dụng phần mềm chuyên dụng có thể hợp lý hóa hơn nữa quy trình quản lý hàng tồn kho. Hy vọng bạn có một thời gian vui vẻ với Efex.