Hướng dẫn quy trình xuất nhập kho đơn giản, chi tiết

Một hệ thống quản lý kho tốt có thể giúp đảm bảo quá trình sản xuất và bán hàng ổn định cũng như giảm chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Vì lý do này, hiểu biết và tuân theo một quy trình xuất nhập kho chính xác sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty của bạn. Trong bài viết hôm nay, EFEX sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xuất nhập kho hàng các bước đơn gian, chi tiết nhất. Việc xuất - nhập hàng trong kho sẽ không còn là khó khăn với bạn nữa!

Tại sao cần có quy trình nhập xuất kho 

Quá trình xuất khẩu được ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm. Đó là các bước cơ bản để thực hiện giao dịch xuất nhập hàng hóa. Điều này phải được tuân thủ nghiêm ngặt, vì dù chỉ một bước trong quy trình này có sai sót cũng sẽ làm chậm thủ tục, gây hư hỏng lô hàng hoặc gây tổn hại cho doanh nghiệp,…

Dưới đây là 4 ưu điểm đối với một doanh nghiệp khi sở hữu một quy trình nhập xuất kho hoàn chỉnh sẽ mang tới:

Bảo quản hàng hóa tốt hơn

Nếu hàng hóa không được bảo quản cẩn thận, đặc biệt là các mặt hàng thực phẩm hoặc hàng hóa dễ hư hỏng, có thể xảy ra tổn thất đáng kể.

Một kho hàng được quản lý tốt với các nhiệm vụ như phân loại, sắp xếp lại và giữ các tab trên dữ liệu sẽ giúp chủ cửa hàng lưu trữ hàng hóa đúng cách, không bị ôi mốc và quá hạn sử dụng, giúp giảm thiểu đau đầu trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Quay vòng hàng tồn kho

Đối với nhiều nhà bán lẻ, hàng tồn kho là xương sống của doanh nghiệp. Nếu bạn gặp vấn đề với hàng tồn kho bị mất hoặc bị hư hỏng, nó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của bạn. Vì vậy, điều quan trọng là không nên để hàng tồn kho của bạn ở quá lâu trong kho.

Vòng quay hàng tồn kho được kiểm soát và quản lý sẽ giúp bạn tránh những trường hợp này. Quản lý và kiểm soát mức tồn kho của mình, chủ sở hữu công ty sẽ có thể cân đối tốt, giữ tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng tồn kho bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.

Bán hàng hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho chính xác là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru. Nếu bạn biết mình có bao nhiêu hàng hóa trong kho, bạn sẽ có thể đáp ứng nhu cầu hàng hóa của khách hàng và tránh được nguy cơ “hết hàng”, gây tổn hại đến danh tiếng của bạn. Trong khi đó, với tư cách là chủ cửa hàng, bạn có thể sử dụng thông tin về của sản phẩm để tạo các chiến dịch khuyến mại. Điều này sẽ làm cho công việc kinh doanh của bạn hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: Vendor managed inventory là gì? Thông tin cần biết về VMI

Tiết kiệm chi phí

Lợi ích của việc có một quy trình nhập xuất kho hiệu quả đó là bạn có thể biết rõ hơn về việc bán sản phẩm của mình, biết sản phẩm nào đang bán chậm và có cơ hội tốt. Với thông tin này, bạn có thể điều chỉnh mức tồn kho của mình tốt hơn để đáp ứng nhu cầu dự kiến ​​tiếp theo của bạn.

Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền lớn từ việc mua và tích trữ quá nhiều hàng tồn kho. Bạn có thể sử dụng khoản tiết kiệm này để đầu tư vào các sản phẩm tốt hơn mang lại lợi ích cho cửa hàng của bạn.

Quy trình nhập kho hàng hóa 

Bước 1: Lên kế hoạch và dự trù nhập hàng hóa 

• Thông báo nhu cầu nhập hàng cho các bộ phận liên quan.
• Lên kế hoạch số lượng, thời gian nhập hàng (thông báo cho kho trước 1-2 ngày).
• Chuẩn bị: sắp xếp vị trí kho, điều động xe vận chuyển, nhân lực bốc dỡ.

Bước 2: Kiểm tra khoảng trống và các loại hàng hóa trong kho 

• Kiểm tra vị trí dự định bảo quản: diện tích, môi trường, khả năng vận chuyển, phù hợp với hàng hóa lân cận.
• Kiểm tra hàng hóa khi về kho: số lượng, tình trạng.
• Báo cáo vấn đề (hư hỏng, thiếu hụt) cho công ty vận chuyển, lập biên bản nếu cần.

Bước 3: Quản kho lập phiếu và xác nhận số hàng hòa

• Nếu hàng hóa phù hợp với giấy tờ nhập kho, chuyển giấy tờ cho kế toán để in phiếu nhập kho.

Bước 4: Kiểm tra lại và hoàn thành việc nhập kho 

• Sắp xếp hàng hóa vào vị trí đã chuẩn bị.
• Kiểm tra lại và cập nhật thông tin vào thẻ quản lý kho.

Quy trình nhập kho vật tư, thành phẩm 

Bước 1: Người nhập hàng làm yêu cầu nhập kho 

• Người quản lý kho lập phiếu yêu cầu nhập kho (bao gồm thông tin về hàng hóa, số lượng, thời gian, lý do).
• Chuyển phiếu yêu cầu cho bộ phận kế toán để xác nhận và xử lý.

Bước 2: Lập phiếu nhập kho 

• Bộ phận kế toán xin quyết định từ lãnh đạo.
• Lập phiếu nhập kho (có thể trùng hoặc khác thông tin với phiếu yêu cầu).
• Chuyển phiếu nhập kho cho người quản lý kho và hệ thống quản lý kho.

Bước 3: Giao hàng cho kho

• Bộ phận được yêu cầu nhập kho chuẩn bị và gửi hàng về kho theo kế hoạch.

Bước 4: Kiểm đếm hàng hóa nhập kho

• Kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa.
• Lập biên bản nếu có sai lệch về số lượng (thừa/thiếu).

>> Xem thêm: Lead Time là gì? Thông tin chi tiết về Lead Time từ A - Z

Bước 5: Ký nhận hàng hóa nhập kho

• Nhân viên kho ký nhận hàng, giữ biên lai phiếu thu và giao cho kế toán, một bản cho người gửi hàng.

Bước 6: Hoàn tất quá trình nhập kho vật tư, thành phẩm

• Người quản lý kho sắp xếp hàng hóa vào vị trí phù hợp.
• Kiểm tra lại và cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho.
• Đảm bảo an toàn và chất lượng hàng hóa trong kho.

Quy trình xuất kho hàng hóa

Bước 1: Tạo phiếu yêu cầu xuất hàng

• Bộ phận cần hàng hóa lập phiếu yêu cầu xuất kho (bao gồm thông tin về hàng hóa, số lượng, thời gian, lý do) và chuyển phiếu yêu cầu cho bộ phận kế toán.

>> Xem thêm: Chi Phí Bình Quân Gia Quyền Cho Hàng Hóa: Công thức, Ưu điểm

Bước 2: Kiểm tra lại số lượng hàng hóa trong kho

• Kế toán (hoặc nhân viên kho) kiểm tra hàng tồn kho để xác định khả năng đáp ứng yêu cầu.
• Báo cáo cho cấp trên nếu không có đủ hàng hóa.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho 

• Kế toán lập phiếu xuất kho dựa trên thông tin phiếu yêu cầu và giao phiếu xuất kho cho nhân viên kho.

Lưu ý rằng các công ty khác nhau có số lượng bản sao của các biên lai này khác nhau. Biên lai nên được sao thành 3 bản. Kế toán lưu một bản vào sổ nhật ký hàng tồn kho, một bản thủ kho lưu, một bản giao cho đơn vị nhận xuất kho.

Bước 4: Xuất kho theo yêu cầu 

• Nhân viên kho kiểm tra hàng hóa và thực hiện xuất kho.
• Người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho và nhận bản sao.
• Cập nhật thông tin xuất kho vào hệ thống quản lý kho.

Bước 5: Hoàn tất thông tin cho quá trình xuất kho 

• Người quản lý kho sẽ nhận lại Hóa đơn xuất hàng đi, bắt đầu sắp xếp lại kho hàng, sau đó trả lại Hóa đơn xuất hàng đi cho nhân viên kế toán. 
• Khi nhận được bảng kiểm kê từ kho, nhân viên kế toán sẽ ghi vào sổ cái của họ và đảm bảo rằng tất cả các thủ tục giao hàng đã được hoàn thành.

Quy trình xuất kho bán hàng chi tiết

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng 

• Bộ phận kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.
• Kiểm tra khả năng đáp ứng đơn hàng từ kho.

Bước 2: Làm phiếu đề nghị xuất kho 

• Bộ phận kinh doanh lập phiếu đề nghị xuất kho (gửi cho kho và khách hàng).

Bước 3: Kiểm tra yêu cầu xuất kho bán hàng

• Bộ phận kho kiểm tra thông tin hàng hóa, số lượng trên phiếu đề nghị.
• Kế toán xác nhận thông tin và lập phiếu xuất kho.

>> Xem thêm: Giá vốn hàng bán (COGS): Cách Tính Và Ví Dụ

>> Xem thêm: Mẫu nội quy kho hàng và cách triển khai hiệu quả

Bước 4: Ký xác nhận xuất kho bán hàng 

• Nhân viên kho chuẩn bị hàng hóa theo phiếu xuất kho.
• Giao hàng cho khách hàng và nhận ký xác nhận.

Bước 5: Ghi sổ và hoàn tất quá trình xuất kho bán hàng

• Cập nhật thông tin xuất kho vào hệ thống quản lý kho.
• Kế toán xuất hóa đơn và đóng dấu cho khách hàng.
• Lưu trữ phiếu xuất kho, hóa đơn và các giấy tờ liên quan.

Quy trình xuất nhập kho thương mại điện tử dễ dàng với EFEX

Công ty Efex là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam về lĩnh vực logistics và cung cấp các giải pháp vận chuyển, lưu trữ và quản lý chuỗi cung ứng cho khách hàng kinh doanh thương mại điện tử.

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, tận tâm và chuyên nghiệp, Efex cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ logistics chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng từ vận chuyển hàng hóa đến lưu trữ tại kho.

EFEX sở hữu một hệ thống kho hiện đại, tiện nghi và đạt tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo an toàn và bảo quản tối đa cho hàng hóa của khách hàng. Ngoài ra, EFEX còn đầu tư mạnh vào công nghệ để đem đến những giải pháp quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả và tiên tiến nhất cho khách hàng.

Tham khảo ngay dịch vụ ecommerce Order Fulfillment của chúng tôi

Trên đây là sơ lược về quy trình xuất nhập kho mà các công ty có thể tuân theo để thiết lập và vận hành. Vì mỗi công ty sẽ có những cách tổ chức, điều hành và quản lý kho lưu trữ hàng hóa khác nhau, cách xuất nhập kho hàng hóa có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Nếu gặp khó khăn trong quy trình xuất nhập kho, hãy liên hệ với EFEX được tư vấn đầy đủ và chi tiết nhất về giải pháp fulfillment nhé!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://efex.vn/vi
• Địa chỉ: Tầng 5, The Nine Tower, số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/efex.asia