Dịch Vụ Hậu Cần Logistics
Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

Track and trace là gì? Vai trò của Track, trace trong Logistics

Nguyễn Viết Lộc
Track and trace là gì? Vai trò của Track, trace trong Logistics
Chia sẻ ngay:

Thuật ngữ track and trace khá phổ biến trong lĩnh vực logistics. Khi chuỗi cung ứng ngày càng trở nên phức tạp thì track and trace chính là giải pháp lý tưởng giúp trả lời các thắc mắc thường gặp như “Hàng của tôi đang ở đâu?”, “Mấy giờ thì tôi nhận được hàng?” hoặc “Vị trí của kho hàng thế nào, có gặp trục trặc nào không?” Vậy, trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu tất tần tận về track and trace là gì, quy trình, chức năng và ưu điểm của hệ thống này nhé.

Track and trace là gì?

Track and trace là gì? Ta có thể bóc tách thành 2 phần.

  • Track có nghĩa là “theo dõi”. Trong lĩnh vực logistics, “Track” thể hiện cho việc theo dấu suốt quá trình vận chuyển hàng hóa.
  • Trace được hiểu là “truy vấn”. Truy vấn mọi thông tin chi tiết theo thời gian thực của kho hàng.
Track and trace là gì?
Track and trace là gì?

Track and Trace là một thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực quản lý và giám sát hàng hóa, đặc biệt là trong ngành vận tải và logistics. Nó thường được áp dụng để theo dõi và ghi nhận các vị trí và hành trình của hàng hóa từ điểm khởi đầu đến điểm đích.

>> Xem thêm: Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng WMS là gì? Thông tin chi tiết 

>> Xem thêm: TMS là gì? Thông tin chi tiết hệ thống quản lý vận tải TMS

Chúng cho phép các doanh nghiệp và tổ chức theo dõi lộ trình di chuyển của hàng hóa thông qua việc sử dụng các công nghệ như mã vạch, mã QR, GPS, RFID (Radio-Frequency Identification) và hệ thống thông tin quản lý. Điều này giúp cải thiện quá trình vận chuyển, quản lý hàng tồn kho và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Track and trace hoạt động như thế nào?

Quy trình hoạt động của track and trace như thế nào?
Quy trình hoạt động của track and trace như thế nào? 

Quy trình hoạt động của hệ thống track trace thường bao gồm các bước sau:

  • Gán mã định danh: Mỗi sản phẩm hoặc lô hàng được gán một mã định danh duy nhất. Điều này có thể là mã vạch, mã QR, hoặc mã RFID, cho phép việc theo dõi hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến.
  • Ghi nhận thông tin: Thông tin về sản phẩm và lộ trình di chuyển được ghi nhận vào hệ thống theo thời gian thực hoặc định kỳ. Điều này có thể bao gồm thông tin về điểm xuất phát, các điểm trung gian, điểm đến, thời gian và người vận chuyển.
  • Truy xuất thông tin: Các bên liên quan, bao gồm nhà sản xuất, nhà vận chuyển, và khách hàng cuối cùng, có thể truy xuất thông tin về vị trí và lịch sử di chuyển của sản phẩm bằng cách quét mã định danh hoặc truy cập vào hệ thống track and trace.
  • Quản lý và theo dõi: Các tổ chức có thể sử dụng thông tin từ hệ thống track and trace để quản lý và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo tính chính xác và an toàn của chúng.
  • Phản hồi và xử lý sự cố: Trong trường hợp có vấn đề xảy ra, như mất mát hoặc hỏng hóc hàng hóa, hệ thống track and trace cung cấp cho các bên quyền lực thông tin chi tiết để xử lý tình huống một cách nhanh chóng và hiệu quả.
  • Thông qua quy trình hoạt động cụ thể, track and trace giúp cải thiện quản lý chuỗi cung ứng, tăng cường sự minh bạch và đáng tin cậy trong vận chuyển hàng hóa.

5 chức năng chính của track and trace

Track and trace cung cấp một loạt các chức năng quan trọng để quản lý và giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa. Dưới đây là năm chức năng chính của track and trace:

Track and trace có 5 chức năng nổi bật
Track and trace có 5 chức năng nổi bật 

Quản lý dòng nguyên liệu đầu vào

Hệ thống tự động thu thập thông tin về nhà cung cấp, quốc gia xuất xứ, đặc tính kỹ thuật, số lượng, vị trí của nguồn nguyên liệu. Một số nguồn nguyên liệu dễ bị khấu hao, hư hỏng… cũng sẽ được track and trace thống kê cụ thể.

Theo dõi trạng thái giao hàng trong thời gian thực

Track and Trace giúp theo dõi trạng thái giao hàng ra sao? Bằng cách sử dụng các công nghệ như mã vạch, mã QR, RFID (Radio-Frequency Identification), GPS (Global Positioning System) và hệ thống thông tin quản lý, các bên liên quan có thể theo dõi vị trí và trạng thái của hàng hóa ngay lập tức. Và đây chính là chức năng chủ yếu của track.

Khi hàng hóa di chuyển qua các điểm trung gian, hệ thống track and trace tự động cập nhật thông tin mới nhất về vị trí của chúng. Điều này giúp các tổ chức và cá nhân liên quan có thể theo dõi quá trình vận chuyển và dự đoán thời gian đến nơi đích một cách chính xác.

Thông tin được cung cấp bởi hệ thống track and trace có thể bao gồm các yếu tố như thời gian vận chuyển, trạng thái của đơn hàng (như đã giao, đang vận chuyển, đang xử lý), và vị trí hiện tại của hàng hóa. Điều này giúp cải thiện quản lý và điều phối vận chuyển, đồng thời tạo ra trải nghiệm tích cực hơn cho khách hàng.

Tối ưu hóa chất lượng hoạt động logistics

Track and trace đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chất lượng hoạt động logistics. Đầu tiên, chúng giúp quản lý tồn kho cực kỳ hiệu quả. Track and trace cho phép theo dõi vị trí và trạng thái của hàng hóa trong thời gian thực, từ đó giúp quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả. Việc có thông tin chính xác về vị trí của hàng hóa giúp tránh được việc thiếu hụt hàng hoặc lỗi lầm trong việc quản lý hàng tồn kho.

Bên cạnh đó, track and trace còn tối ưu hóa lộ trình vận chuyển. Bằng cách phân tích dữ liệu từ hệ thống track and trace, các tổ chức logistics có thể tìm ra các lộ trình vận chuyển tối ưu, giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển.

Track and trace giúp giám sát và quản lý hoạt động vận chuyển. Các số liệu chi tiết về hoạt động vận chuyển, bao gồm thời gian giao nhận, thời gian đến nơi, và điều kiện vận chuyển là cơ sở để các tổ chức logistics có thể giám sát và quản lý hoạt động vận chuyển một cách hiệu quả, đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đúng hẹn và đúng cách.

Đặc biệt, bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về vị trí và trạng thái của hàng hóa, track and trace giúp cải thiện dịch vụ khách hàng. Khách hàng có thể dễ dàng theo dõi vận chuyển của đơn hàng và nhận được thông báo cập nhật về tình trạng của chúng, từ đó tạo ra trải nghiệm tích cực hơn cho họ.

Nâng cao khả năng quản lý tồn kho

Track and trace giúp tiết kiệm đáng kể thời gian kiểm tra tồn kho thủ công. Thậm chí, hệ thống còn có thể thay thế toàn bộ nhân lực con người trong quản lý tồn kho.

Track and trace giúp theo dõi vị trí của hàng hóa, dự đoán và lập kế hoạch tồn kho, phát hiện - giảm thiểu thất thoát hàng hóa. Điều này giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho và cải thiện hiệu quả của chuỗi cung ứng.

Giảm đáng kể khối lượng công việc hỗ trợ khách hàng

Bộ phận hỗ trợ khách hàng cũng được giảm bớt khối lượng công việc nhờ track and trace. Hệ thống tự động cung cấp thông tin cần thiết tới khách hàng một cách minh bạch. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa các rủi ro liên quan đến số lượng, thời gian vận chuyển hoặc các sự cố không mong muốn thông qua theo dõi trên track and trace.

Ưu điểm của track and trace là gì?

Ưu điểm vượt trội của track and trace là gì?
Ưu điểm vượt trội của track and trace là gì?

Track and trace mang lại nhiều ưu điểm quan trọng trong quản lý và vận hành chuỗi cung ứng và logistics. Cụ thể:

  • Tạo ra môi trường minh bạch: Track and trace cung cấp thông tin chi tiết về vị trí, lịch sử di chuyển và trạng thái của hàng hóa, từ đó tạo ra một môi trường minh bạch và đáng tin cậy trong chuỗi cung ứng.
  • Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: Bằng cách theo dõi vị trí và trạng thái của hàng hóa trong thời gian thực, track and trace giúp quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả.
  • Tối ưu hóa lộ trình vận chuyển: Track and trace cho phép tối ưu hóa lộ trình vận chuyển bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về lộ trình di chuyển của hàng hóa, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển.
  • Giám sát và quản lý hoạt động logistics: Track and trace giúp tổ chức logistics có thể giám sát và quản lý hoạt động vận chuyển một cách hiệu quả, đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đúng hẹn và đúng cách.
  • Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về vị trí và trạng thái của hàng hóa, track and trace giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng, từ việc theo dõi vận chuyển của đơn hàng đến nhận thông báo cập nhật về tình trạng của chúng.
  • Phản hồi nhanh chóng và xử lý sự cố: Track and trace cung cấp thông tin chi tiết để phản hồi nhanh chóng và xử lý các sự cố trong quá trình vận chuyển, như mất mát hoặc hỏng hóc hàng hóa.

Tóm lại, track and trace không chỉ là một công cụ quan trọng trong việc quản lý và giám sát chuỗi cung ứng và logistics, mà còn mang lại nhiều lợi ích cho cả các tổ chức và khách hàng.

Một số ứng dụng của track and trace

Sau khi đã hiểu về ưu điểm của track & trace là gì, có thể thấy tính ứng dụng của hệ thống này rất phổ biến, đặc biệt tại 2 lĩnh vực cốt lõi đó là ngành dược và ngành đồ uống. Track & trace góp phần tạo ra chuỗi cung ứng thông minh, giúp giám sát và đảm bảo chất lượng thuốc và thức uống một cách chuẩn xác nhất.

Track and Trace trong ngành dược

Ứng dụng của track and trace trong ngành dược
Ứng dụng của track and trace trong ngành dược 

Hiện nay, tình trạng thuốc giả đáng báo động trên toàn cầu. WHO đã ước tính mỗi năm có đến 1 triệu người chết vì sử dụng thuốc giả, thuốc kém chất lượng. Một số nguyên cứu về thuốc còn cho thấy về tình trạng vắc xin hoặc một số sản phẩm dược phẩm bị ảnh hưởng về chất lượng do các nguyên nhân về chuỗi cung ứng lạnh trong quá trình vận chuyển.

Track and trace có thể làm giảm đáng kể những rủi ro không đang có đối với ngành dược phẩm. Từ khâu đánh giá chất lượng đầu vào cho đến khâu kiểm tra giám sát khi đưa sản phẩm tới điểm nhận, track and trace phát huy khả năng truy xuất thông tin thông qua quy trình tự động. Điều này có thể giúp loại bỏ hoặc thu hồi các sản phẩm thuốc không đạt tiêu chuẩn, giúp ngành dược nâng cao vị thế.

Đồng thời, track and trace khi được tích hợp với một phần mềm chat bot giúp kết nối người bệnh với các y bác sĩ để được phân tích về thành phần, hướng dẫn cách sử dụng hoặc tư vấn về dược phẩm. Điều này về lâu về dài giúp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người tiêu dùng.

>> Xem thêm: Invoice là gì? Giải thích thuật ngữ xuất nhập khẩu 

>> Xem thêm: Bill là gì? Các loại bill phổ biến trong xuất nhập khẩu 

Track and Trace trong ngành đồ uống

Ứng dụng của track and trace trong ngành đồ uống
Ứng dụng của track and trace trong ngành đồ uống

Ngành thực phẩm nói chung và đồ uống nói riêng sở hữu chuỗi cung ứng khá phức tạp. Bởi thế, trong lĩnh vực thực phẩm, track and trace sẽ đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo an toàn thực phẩm, quản lý chuỗi cung ứng và tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.

Track and trace giúp quản lý nguồn gốc và lịch sử sản xuất, phát hiện và ngăn chặn dịch bệnh và sản phẩm lỗi, quản lý hàng tồn kho và hạn sử dụng,... Nhờ vậy, các sản phẩm đến tay người tiêu dùng đảm bảo sạch sẽ, an toàn vệ sinh thực phẩm.

 >> Xem thêm: Cross Docking là gì? Kỹ thuật Cross Docking trong logistics 

Tóm lại, track and trace là gì? Lời giải đáp đầy đủ đã được tổng hợp trong bài viết này. Track and trace là một đã và đang trở thành một công cụ thiết yếu dành cho các doanh nghiệp vận tải. Hy vọng những thông tin trong bài viết đem lại nhiều sự hữu ích dành cho bạn đọc.

avatar
Nguyễn Viết LộcNguyễn Viết Lộc là chuyên viên Content tại EFEX. Dựa trên kinh nghiệm 2 năm trong ngành TMĐT, hậu cần và Logistics, Nguyễn Viết Lộc chia sẻ các bài viết hữu ích cho độc giả để biến hoạt động kinh doanh nhàm chán, khó khăn của doanh nghiệp SME tại Việt Nam trở nên thú vị, nhiều sắc màu và hiệu quả.