Làm thế nào các công ty có thể tối ưu hóa, nâng cao hiệu quả quy trình chuỗi cung ứng? Một giải pháp hoàn hảo đó chính là triển khai hệ thống thông tin logistics (LIS). Trong bài viết này của EFEX, chúng ta sẽ khám phá những lợi ích của hệ thống thông tin logistics và cách chúng có thể giúp các công ty nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.
Hệ thống thông tin logistics là một tập hợp các công nghệ và quy trình được sử dụng để quản lý và điều phối luồng hàng hóa và dịch vụ từ điểm xuất phát đến người dùng cuối cùng.
Các hệ thống này bao gồm phần mềm, phần cứng và các công nghệ được sử dụng để thu thập, xử lý và truyền thông tin liên quan đến vận chuyển, quản lý hàng tồn kho, kho bãi và các hoạt động hậu cần logistics khác.
>> Xem thêm: Logistics là gì? Quy trình và cách thức hoạt động
Hệ thống thông tin logistics có thể khác nhau tùy thuộc vào mức độ tự động hóa trong kho. Các loại hệ thống khác nhau có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ khác nhau.
Chẳng hạn, hệ thống quản lý vận tải (TMS) được sử dụng để lập kế hoạch và tổ chức các tuyến giao hàng, trong khi hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được sử dụng để đồng bộ hóa các quy trình và dữ liệu giữa các phòng ban khác nhau, bao gồm cả logistics.
>> Xem thêm: Inbound Logistics và Outbound Logistics là gì? So sánh sự khác nhau
Nhắc đến kho hàng, hệ thống thông tin quan trọng nhất trong kho sẽ là hệ thống quản lý kho hàng (WMS), hoạt động như hệ thống điều khiển trung tâm cho cơ sở. WMS quản lý mọi thứ xảy ra trong kho hàng, từ việc nhận hàng đến vận chuyển đơn đặt hàng cho khách hàng.
Bằng cách sử dụng WMS, rủi ro xảy ra lỗi do quản lý thủ công có thể được giảm thiểu. Phần mềm giúp người vận hành quản lý các nhiệm vụ như bổ sung hàng trong kho, chọn đơn hàng và lập kế hoạch vận chuyển. Ngoài ra, phần mềm WMS còn có thể phối hợp với các thiết bị và nhiệm vụ tự động hóa, giúp tăng hiệu quả và độ an toàn trong kho.
Triển khai hệ thống thông tin logistics, doanh nghiệp bạn sẽ nhận được những lợi ích cụ thể như:
Nhìn chung, việc lập kế hoạch hậu cần được cải thiện thông qua việc triển khai các hệ thống thông tin logistics có thể giúp các công ty giảm chi phí, tăng hiệu quả và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
>> Xem thêm: Quy trình logistics cơ bản: Các bước vận hành và tối ưu
Hệ thống thông tin logistics có thể được phân loại thành hai loại dựa trên mức độ chuyên môn hóa của chúng: chương trình ngang và dọc.
Phần mềm theo chiều ngang bao gồm nhiều mô-đun với các giải pháp cho các phòng ban khác nhau trong một tổ chức, chẳng hạn như hệ thống ERP cung cấp các chức năng cơ bản để quản lý tài liệu, bán hàng và thanh toán cũng như quản lý hàng tồn kho.
Mặt khác, hệ thống thông tin dọc cung cấp các giải pháp cho các yêu cầu cụ thể, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho nâng cao, lập kế hoạch nhu cầu, chiến lược tuyến đường vận chuyển và điều phối thiết bị tự động, phù hợp với một bộ phận cụ thể của công ty.
Để cấu tạo nên hệ thống thông tin Logistics hoàn chỉnh, sẽ cần có 4 yếu tố chính sau:
Hệ thống lập kế hoạch bao gồm nhiều kỹ thuật cần thiết để thiết kế các kế hoạch tầm chiến lược, bao gồm việc thiết kế mạng lưới, dự đoán và lập kế hoạch nhu cầu, phối hợp các nguồn lực, lập kế hoạch cung ứng, sắp xếp và lên kế hoạch sản xuất, phân phối, các kế hoạch chiến thuật như quản trị dự trữ, vận tải, và các hoạt động hàng ngày trong quá trình đặt hàng và quản lý kho.
Hệ thống thực thi logistics bao gồm các kỹ thuật đảm nhận các chức năng triển khai logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày về quản lý kho hàng, vận chuyển, mua sắm, quản lý dự trữ và hiệu quả quản lý các đơn đặt hàng của khách hàng.
Để thích nghi với các yếu tố môi trường vĩ mô, môi trường kênh và nguồn lực nội bộ của công ty, hệ thống thu thập và nghiên cứu thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc quan sát môi trường, thu thập thông tin bên ngoài, thông tin có sẵn trong lĩnh vực logistics và bên trong công ty.
Hệ thống báo cáo trong LIS đóng vai trò cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng. Nếu thông tin báo cáo và kết quả không được truyền đạt một cách hiệu quả, các giải pháp quản lý và nghiên cứu có thể sẽ không đạt được mục tiêu.
Các báo cáo hỗ trợ quyết định quản trị logistics tập trung vào 3 loại chính: báo cáo lập kế hoạch, báo cáo hoạt động và báo cáo kiểm soát chi phí.
Vào những năm cuối của thế kỉ XX, Vinamilk vẫn sử dụng các phần mềm ứng dụng cũ như Foxpro và Excel để thực hiện các hoạt động sản xuất và kinh doanh. Tuy nhiên, việc sử dụng các phần mềm này thường xuyên gây ra sai sót trong quá trình tính toán và khó khăn trong việc lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn, đặc biệt là khi quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra được thực hiện hoàn toàn thủ công.
>> Xem thêm: Chi phí Logistics là gì? Công thức tính các loại phí trong logistic
Hậu quả của việc này là lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm. Việc sử dụng máy móc và công nhân cũng chưa đạt hết công suất, gây tốn kém trong quá trình sản xuất và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Sự đồng bộ trong việc kiểm soát từ quá trình sản xuất đến xử lý đơn hàng và hạch toán cũng chưa được thực hiện, dẫn đến sự gia tăng của chi phí sản xuất, chi phí lưu kho và hàng tồn kho.
Vinamilk là một công ty có mạng lưới kinh doanh rộng khắp với hơn 220 điểm bán hàng tại 63 tỉnh thành và đang tập trung vào việc mở rộng thị trường xuất khẩu. Tuy nhiên, việc sản xuất và quản lý trong các kênh kinh doanh chính vẫn là một thách thức lớn đối với Vinamilk.
>> Xem thêm: Quản trị Logistics là gì? Chức Năng và Mục Tiêu
Do đó, để tăng cường vị thế của mình, hệ thống thông tin logistics của Vinamilk được xây dựng bao gồm nhiều thành phần như: hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin mua hàng, hệ thống kiểm soát tồn kho, hạ tầng hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý chất lượng và hệ thống thông tin giao thông vận tải. Để quản lý các hoạt động logistics, Vinamilk sử dụng phần mềm ERP, giúp tự động hóa các quy trình xử lý và hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các hoạt động quan trọng.
ERP đã giúp cho công ty quản lý các hoạt động của mình chặt chẽ hơn và tránh được rủi ro không đáng có. Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng, sản xuất đều được quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro và giữa bán hàng và phân phối cũng có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn. Hệ thống theo dõi cũng được tiến hành theo thời gian thực.
Phần mềm ERP đã tạo ra một hệ thống quản lý toàn bộ các hoạt động từ khâu sản xuất đến quản lý nguồn nhân lực và khách hàng. Kể từ khi áp dụng ERP, số lượng hàng hóa đầu vào và đầu ra được kiểm soát chặt chẽ, lượng hàng tồn kho được hạn chế, chi phí lưu kho cũng giảm xuống. Ngoài ra, nhân viên bán hàng và số lượng hàng hóa được bán ra cũng được quản lý sát sao thông qua hệ thống này.
Có thể bạn quan tâm:
Tóm lại, việc triển khai hệ thống thông tin logistics (LIS) có thể mang lại nhiều lợi ích cho các công ty đang tìm cách tối ưu hóa các quy trình chuỗi cung ứng của họ và nâng cao hiệu quả. Với khả năng hiển thị và kiểm soát thời gian thực đối với hàng tồn kho, vận chuyển và các quy trình logistics quan trọng khác, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa hoạt động, giảm chi phí và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp Fulfillment cho hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, Efex chính là câu trả lời hoàn hảo. Mọi thắc mắc hãy liên hệ với chúng tôi qua các thông tin dưới đây để được tư vấn chi tiết nhất!
Thông tin liên hệ:
Tầng 5, The Nine Tower, số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
[email protected]
