Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)
Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

10+ cách kiểm soát hàng tồn kho bạn cần biết năm 2024

Nguyễn Viết Lộc
10+ cách kiểm soát hàng tồn kho bạn cần biết năm 2024
Chia sẻ ngay:

Không đơn giản để chọn các cách kiểm soát hàng tồn kho lý tưởng cho các công ty của bạn. Công ty của bạn mở rộng càng nhanh thì việc quản lý hàng tồn kho càng trở nên khó khăn hơn. Đó là lý do tại sao việc đặt nền móng vững chắc ngay từ đầu là rất quan trọng. Hãy cùng chúng tôi điểm qua 10+ cách kiểm soát hàng tồn kho, quy trình và các phương pháp hay nhất trong bài viết này ngay lập tức.

Lô hàng lớn

Cách kiểm kê hàng tồn kho này được xây dựng dựa trên khái niệm rằng việc mua và vận chuyển sản phẩm với số lượng lớn thường không quá tốn kém. Vận chuyển hàng hóa số lượng lớn là một trong những phương thức được sử dụng rộng rãi trong ngành, có thể áp dụng cho những mặt hàng có nhu cầu tiêu dùng cao. 

Hạn chế của cách này là bạn sẽ phải trả thêm tiền cho việc lưu trữ, nhưng số tiền này có thể được bù đắp bằng số tiền tiết kiệm bằng cách mua số lượng lớn các mặt hàng và phân phối chúng nhanh chóng. 

>> Xem thêm: 20 KPI quản lý kho hiệu quả không thể thiếu

Cách kiểm soát hàng tồn kho ABC

Quản lý hàng tồn kho ABC là hệ thống phân loại hàng hóa theo thứ tự ưu tiên với khái niệm: A là giá trị nhất và C là ít nhất. Không phải tất cả mọi thứ đều được làm bằng nhau, và nên chú ý nhiều hơn đến các mặt hàng phổ biến hơn. Mặc dù không có quy tắc chặt chẽ và nhanh chóng, phân tích ABC tập trung vào số lượng tiêu thụ hàng năm, giá trị hàng hóa, cũng như tầm quan trọng của chi phí. 

 Phân tích quản lý hàng tồn kho ABC
 Phân tích quản lý hàng tồn kho ABC

Khi cần phân bổ tài chính có chọn lọc, cách kiểm soát hàng tồn kho và nguồn nhân lực, giải pháp là vận hành từng nhóm một cách độc lập.

Kỹ thuật Back-Ordering

Kỹ thuật back-ordering đề cập đến quyết định của một doanh nghiệp trong việc xử lý các đơn đặt hàng đối với các sản phẩm hết hàng và thanh toán cho chúng. Đối với hầu hết các công ty, đây là một điều tốt, nhưng nó cũng có thể trở thành cơn ác mộng về hậu cần nếu bạn không chuẩn bị tốt. 

Nếu chỉ có một loại hàng hóa có sẵn, việc tạo đơn đặt hàng mới cho hàng hóa đó và thông báo cho người mua hàng khi sản phẩm đã đặt trước sẽ đến. Khi bạn xử lý hàng chục, nếu không phải hàng trăm, doanh số bán hàng khác nhau mỗi ngày, các vấn đề bắt đầu xảy ra. 

Mặt khác, việc kích hoạt đơn hàng hóa tạo ra lợi nhuận, vì vậy đó là một sự cân bằng tốt mà nhiều doanh nghiệp sẵn sàng làm. Dự trữ quá mức có thể không phải là một giải pháp cho các công ty nhỏ. Trong trường hợp này, nút "Mua ngay" của mặt hàng có thể được gắn nhãn "Đặt hàng trước" hoặc "Nhận hàng của bạn khi có hàng trở lại". Khách hàng sẽ có một kỳ vọng thực tế rằng sẽ mất nhiều thời gian hơn một chút để đến nơi vì điều này. 

Ngoài ra, một số công ty sử dụng phương pháp "không có hàng", trong đó họ chỉ chấp nhận các đơn đặt hàng hóa đọng cho đến khi họ đạt đủ doanh số để đặt hàng với số lượng lớn với nhà cung cấp. 

 Phương pháp Back-Ordering
 Phương pháp Back-Ordering

cách Just-in-Time (JIT)

Quản lý JIT (Just In Time) làm giảm số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp đang duy trì. Vì bạn chỉ mua hàng vài ngày trước khi cần để giao hoặc bán nên đây được coi là một cách tiếp cận rủi ro. Bằng cách duy trì mức hóa ở mức tối thiểu, cũng như ngăn ngừa một số tình huống trong đó deadstock (về cơ bản là lượng hàng hóa thấp nhất) nằm trên kệ hàng tháng, JIT đã giảm chi phí nắm giữ hàng hóa. 

>> Xem thêm: Cách tính hệ số vòng quay hàng tồn kho

Mặt khác, các tổ chức phải cực kỳ thích ứng và có thể chấp nhận một số chu kỳ sản xuất nhanh hơn rất nhiều. Nếu bạn đang nghĩ đến việc triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho Chỉ trong thời gian, hãy kiểm tra các câu hỏi sau:

  • Các nhà cung cấp của tôi có đủ tin cậy để giao hàng đúng tiến độ mọi lúc không?
  • Tôi có nắm chắc nhu cầu của khách hàng, chu kỳ bán hàng và sự thay đổi theo mùa không?
  • Hệ thống thực hiện đơn hàng của tôi có khả năng giao đơn hàng đúng hạn cho khách hàng không?
  • Hệ thống quản lý hàng tồn kho của tôi có đủ linh hoạt để cho phép tôi quản lý và điều chỉnh lượng hàng tồn kho một cách nhanh chóng không?

Ký gửi

Người bán buôn đặt hàng hóa ký gửi với người bán lẻ nhưng vẫn giữ quyền sở hữu hàng hóa cho đến khi bán được, ở giai đoạn này người bán lẻ mua lại số hàng đã sử dụng. Theo quan điểm của công ty, việc bán hàng theo ký gửi đòi hỏi một lượng lớn nhu cầu không thể đoán trước, cũng như cảm giác tin tưởng lớn từ quan điểm của người bán buôn. 

Bán hàng ký gửi có nhiều lợi thế khác nhau cho các nhà bán lẻ, bao gồm khả năng:

  • Khách hàng sẽ được lựa chọn sản phẩm đa dạng hơn mà không phải bỏ thêm chi phí
  • Giảm thời gian nạp đầy sản phẩm
  • Trả lại bất kỳ mặt hàng chưa bán nào miễn phí.
 Phương pháp quản lý hàng hóa ký gửi
 Phương pháp quản lý hàng hóa ký gửi

Dropshipping và Cross-docking

Cách kiểm soát hàng tồn kho này loại bỏ hoàn toàn chi phí lưu trữ hàng tồn kho. Bạn có thể chuyển trực tiếp đơn đặt hàng của khách hàng và thông tin giao hàng đến nhà sản xuất hoặc nhà bán buôn của bạn, họ sẽ giao hàng sau đó nếu bạn có mối quan hệ với dropshipping. 

Cross-docking là một thủ tục tương tự như dropshipping trong đó hàng hóa được dỡ trực tiếp lên xe tải, xe đầu kéo hoặc toa xe lửa từ các phương tiện sơ mi rơ moóc hoặc toa xe lửa đang chuyển đến. Về cơ bản, nó có nghĩa là sản phẩm được chuyển ngay lập tức từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận tải khác mà không cần hoặc có ít kho bãi. 

Có thể bạn sẽ cần không gian sắp xếp nơi các mặt hàng gửi đến được sắp xếp và lưu trữ cho đến khi hoàn tất việc gửi hàng đi. Để kết nối chéo hoạt động, bạn cũng sẽ cần một đội xe và mạng lưới phương tiện vận tải lớn. 

>> Xem thêm: Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong chỉ trong 3 phút

Phương pháp lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP)

Kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP) là một chiến lược kiểm soát hàng tồn kho, trong đó người sản xuất đặt hàng dựa trên dự đoán hệ thống quản lý đơn hàng oms. 

 Hệ thống MRP
 Hệ thống MRP dựa trên dự báo bán hàng

Hệ thống MRP kết hợp dữ liệu từ nhiều khu vực của tổ chức có hàng tồn kho. Người quản lý sẽ cẩn thận đặt hàng cho hàng tồn kho mới với các nhà cung cấp nguyên vật liệu dựa trên dữ liệu và nhu cầu thị trường. MRP cho phép các công ty xem lượng hàng tồn kho mà họ cần để đáp ứng nhu cầu, cho phép họ quản lý mức tồn kho và lịch trình sản xuất. Các doanh nghiệp có khả năng hiển thị và phản hồi thấp thiếu thông tin chi tiết này, điều này có thể dẫn đến:

  • Đặt mua quá mức hàng tồn kho, tăng chi phí ghi sổ và giữ nhiều tiền hơn trong tổng chi phí hàng tồn kho có thể được sử dụng tốt hơn
  • Thiếu nguồn nguyên liệu khiến không thể đáp ứng đủ nhu cầu, dẫn đến mất doanh thu, hợp đồng bị chấm dứt và hết hàng
  • Sự gián đoạn trong chu kỳ sản xuất, dẫn đến chi phí sản xuất cao hơn và sản lượng thấp hơn, do trì hoãn việc xây dựng các cơ sở lắp ráp phụ.

Các nhà sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào MRP như một hệ thống lập kế hoạch cung ứng để lập kế hoạch và theo dõi hàng tồn kho, lên lịch và sản xuất, nhưng MRP cũng được sử dụng để cân bằng cung và cầu trong nhiều ngành khác nhau. 

>> Xem thêm: Cho thuê kho hàng tại Hà Nội giá tốt, chất lượng!

Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) liên quan đến việc xác định lượng hàng hóa mà công ty nên đặt hàng tại bất kỳ thời điểm nào và thời điểm đặt hàng. Đặt hàng quá nhiều có thể dẫn đến chi phí nắm giữ quá nhiều và chuyển nguồn lực ra khỏi các hoạt động kinh doanh khác, chẳng hạn như tiếp thị hoặc R&D. 

EOQ là một số liệu quan trọng cho tính bền vững của doanh nghiệp nhằm tăng doanh số bán hàng hoặc cắt giảm chi phí. Khi hàng hóa đạt mức tối thiểu, quản lý cửa hàng sẽ sắp xếp lại hàng. Mô hình EOQ hỗ trợ giảm chi phí đặt hàng và thực hiện phát sinh trong suốt quá trình đặt hàng. Mô hình EOQ cho phép công ty đặt đúng số lượng hàng hóa. 

>> Xem thêm: Cho thuê kho bãi, kho hàng với chi phí rẻ, địa điểm tốt

phuong-phap-eoq.jpg
 Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế EOQ (Nguồn: Investopedia)

Lượng hàng hóa dự trữ ăn toàn

Lượng hàng dự trữ an toàn tối thiểu của một công ty là số lượng hàng hóa được lưu giữ để tránh tình trạng hết hàng. Ví dụ: nếu hàng tồn kho của một tổ chức là 18.000 đơn vị, thì tổ chức đó sẽ đặt hàng mới khi hàng tồn kho đạt 15.000 đơn vị. Do đó, 3.000 đơn vị hàng hóa sẽ được tính vào mức hóa an toàn tối thiểu.

Phân tích VED (Thiết yếu và Mong muốn)

Phân tích hàng chính yếu và mong muốn (VED) hầu hết được các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi các phụ tùng thay thế hóa. Ví dụ, các bộ phận quan trọng vừa đắt tiền vừa cần thiết cho sản xuất đòi hỏi lượng hàng hóa lớn hơn. Những phụ tùng khác là những phụ tùng thay thế quan trọng mà sự vắng mặt của chúng có thể khiến quá trình sản xuất bị chậm lại. 

Kết quả là, hàng hóa đó phải được duy trì. Tương tự, một tổ chức có thể giữ một lượng hàng hóa khiêm hóa cho các mặt hàng mong muốn không được sử dụng thường xuyên trong sản xuất.

Phương pháp Nhanh, Chậm & Không di chuyển (FSN)

Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho Nhanh, Chậm & Không luân chuyển (FSN) khá hiệu quả trong việc ngăn chặn sự lỗi thời. Tất cả các mặt hàng trong kho không được sử dụng theo cùng một thứ tự; một số là cần thiết thường xuyên, trong khi những người khác thì không. 

Do đó, hàng hóa được chia thành ba loại: hàng hóa luân chuyển nhanh, hàng hóa luân chuyển chậm và hàng hóa không luân chuyển theo phương pháp này. Việc sử dụng hàng tồn kho được sử dụng để đặt hàng cho hàng tồn kho mới.

Hệ thống kiểm kê liên tục

Sau mỗi hoạt động mua, bán, rút ​​tiền hoặc hoạt động khác, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn duy trì một bản ghi liên tục và cập nhật về hàng hóa, chi phí. Hệ thống kiểm kê liên tục là hệ thống tự động cập nhật mức hóa một cách thường xuyên. Hệ thống này phụ thuộc nhiều vào tự động hóa để theo dõi mua và bán trong thời gian thực và cập nhật hồ sơ hàng hóa. Do đó, cách này cho phép các công ty duy trì số lượng hàng hóa theo thời gian thực. 

Tổng Kết

Vì hàng tồn kho là tài sản quý giá nhất của công ty bạn, bạn phải bảo vệ và nuôi dưỡng nó theo đúng hướng để tối ưu hóa chi phí và kiếm tiền. Bạn sẽ không bao giờ vượt lên được nếu bạn không sử dụng các cách kiểm soát hàng tồn kho. Do đó, các doanh nghiệp nên thực hiện tất cả các biện pháp phòng ngừa cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống quản lý và kiểm soát hàng tồn kho luôn được cập nhật. 

Thông tin liên hệ:

avatar
Nguyễn Viết LộcNguyễn Viết Lộc là chuyên viên Content tại EFEX. Dựa trên kinh nghiệm 2 năm trong ngành TMĐT, hậu cần và Logistics, Nguyễn Viết Lộc chia sẻ các bài viết hữu ích cho độc giả để biến hoạt động kinh doanh nhàm chán, khó khăn của doanh nghiệp SME tại Việt Nam trở nên thú vị, nhiều sắc màu và hiệu quả.