Nhiều doanh nghiệp khi mới bắt đầu kinh doanh xác định thời điểm đặt hàng lại theo bản năng, ước lượng. Tuy nhiên, khi mở rộng kinh doanh, phương pháp này sẽ gặp phải khó khăn bởi các hoạt động và dữ liệu về sản phẩm ngày một tăng và phức tạp.
Vậy bạn có biết đên một công thức có tên là điểm đặt hàng lại (ROP) sẽ giải quyết vấn đề này không? Hãy cùng với Efex tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!
Điểm đặt hàng lại hay Reorder Point là gì? Đây là một trong những phương pháp kiểm soát hàng tồn kho phổ biến trong những năm gần đây. Hệ thống ROP theo dõi mức tồn kho và đặt hàng khi chúng xuống dưới ngưỡng được quy định.
Có rất nhiều lợi thế khi sử dụng kỹ thuật này, bao gồm hiệu quả tốt hơn và chi phí thấp hơn cho các sản phẩm đặt hàng quá nhiều hoặc thiếu. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng không có gián đoạn và sẽ tiết kiệm tiền.
Vì mỗi mặt hàng có mức độ liên quan và tỷ lệ sử dụng riêng trong quá trình sản xuất nên điểm đặt hàng lại khác nhau. Nó cũng bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố khác, chẳng hạn như chiết khấu, thời gian vận chuyển của mặt hàng, kho hàng an toàn, v.v.
>> Xem thêm: Giảm Hàng Hóa Tồn Kho: Công Thức Và Cách Làm
Bạn có thể tính toán reorder point bằng cách sử dụng công thức sau:
Công thức tính điểm đặt hàng lại là một phép tính mà các doanh nghiệp sử dụng để xác định số lượng hàng tồn kho tối thiểu cần thiết để tránh hết hàng. Hiện nay, công thức ROP tính như sau:
Điểm đặt hàng lại (ROP) = Nhu cầu trong thời gian sản xuất (Demand During Lead Time) + số hàng hóa dự trữ tiêu chuẩn (Safety Stock)
Số ngày trôi qua giữa đơn đặt hàng từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp của bạn đối với một sản phẩm và nhận được sản phẩm được gọi là thời gian sane xuất. Khi so sánh với nhà máy sản xuất trong nước hoặc trong nước, thời gian dẫn của bạn sẽ lâu hơn nếu nhà cung cấp của bạn ở nước ngoài.
Để tính toán thời gian bán hàng, hãy nhân thời gian sản xuất của sản phẩm (tính bằng ngày) với số lượng đơn vị trung bình được bán hàng ngày theo công thức dưới đây:
Nhu cầu về thời gian sản xuất = thời gian sản xuất * doanh số trung bình hàng ngày
Biết nhu cầu thông thường đối với một sản phẩm là chưa đủ vì nhu cầu có thể tăng đột biến một cách bất ngờ hoặc các vấn đề với nhà cung cấp có thể khiến bạn không thể nạp đầy kho hàng nhanh chóng như bạn muốn.
Như tên gọi, dự trữ an toàn là hàng tồn kho bổ sung "đề phòng" được giữ trong kho với mục đích dự đoán các nhu cầu hoặc thay đổi từ phía nguồn cung.
Mức độ dự trữ hàng hóa (Safety Stock) = (Đơn đặt hàng tối đa hàng ngày * thời gian giao hàng tối đa) - (đơn đặt hàng trung bình hàng ngày * thời gian giao hàng trung bình)
Các doanh nghiệp dự trữ thêm hàng dự phòng trong trường hợp không lường trước được áp dụng chiến lược này. Nhân mức sử dụng trung bình hàng ngày với thời gian thực hiện, sau đó cộng lượng dự trữ an toàn mà bạn giữ lại để có điểm đặt hàng lại (reorder point) với dự trữ an toàn.
Điểm đặt hàng lại (ROP) = (mức sử dụng trung bình hàng ngày * thời gian sản xuất) + số hàng hóa dự trữ
Hãy xem ví dụ dưới đây để giúp bạn có thể hiểu rõ hơn:
Giả sử bạn là một cửa hàng nước hoa bán 300 chai nước hoa mỗi ngày. Mỗi lô nước hoa bạn đặt hàng sẽ mất hai tuần để người bán của bạn nhận được hàng. Trong trường hợp có sự chậm trễ ngoài ý muốn, bạn giữ lại lượng hàng thừa đủ cho 7 ngày bán hàng. Vậy điểm đặt hàng lại của bạn là bao nhiêu?
Khi bạn còn 2400 chai trong kho, bạn nên đặt hàng cho đợt nước hoa tiếp theo.
Các doanh nghiệp tuân thủ các phương pháp kiểm kê tinh gọn hoặc chiến lược quản lý hàng tồn kho đúng lúc thường không duy trì được lượng hàng dự trữ an toàn.
Trong những trường hợp như vậy, điểm đặt hàng lại có thể được xác định bằng cách nhân doanh số bán hàng trung bình hàng ngày với thời gian sản xuất của bạn. Khi bạn không có hàng dự trữ an toàn, mức độ đặt hàng lại và tần suất đặt hàng của bạn thường cao hơn.
Điểm đặt hàng lại (ROP) = doanh số trung bình hàng ngày * thời gian bán hàng.
Sử dụng ví dụ về nước hoa trước đó, không bao gồm nước hoa an toàn, ROP của bạn phải là:
ROP = 300 x 14 = 4200 chai.
Khi còn 4200 chai, bạn nên đặt hàng cho đợt nước hoa sau.
>> Xem thêm: Cách Tính Chi Phí Hàng Tồn Kho - công thức, ví dụ tính
Bạn có thể nhận được sản phẩm của mình từ nhiều nhà cung cấp khác nhau và mỗi nhà cung cấp có một thời gian giao hàng riêng biệt.
Do đó, điều quan trọng là phải xem xét điểm đặt hàng lại của bạn trên cơ sở từng mặt hàng.
Ví dụ: giả sử bạn là một nhà bán lẻ cung cấp chai nước và hộp đồ ăn nhanh. Hai mặt hàng được mua từ các nhà cung cấp khác nhau và có thời gian giao hàng khác nhau. Các hộp đồ ăn nhanh mất bốn ngày để đến nơi (thời gian giao hàng = bốn ngày) và các chai nước mất một ngày để đến nơi (thời gian giao hàng = một ngày). Ngày thường bạn bán được 5 chai nước và 10 hộp đồ ăn nhẹ.
ROP của bạn với nhà cung cấp phân phối chai nước phải là ROP = 5 x 1 = 5 chai nếu bạn không có bất kỳ nguồn cung cấp an toàn nào.
Khi bạn chỉ còn 5 chai, bạn còn một ngày bán hàng nữa trước khi hết. Bởi vì bạn có thời gian giao hàng là một ngày, nguồn cung cấp mới sẽ đến đúng lúc để bạn tiếp tục bán hàng mà không bị gián đoạn.
Theo cách tương tự, ROP (điểm đặt hàng lại) của bạn với người bán hộp đồ ăn nhanh phải là ROP = 4 x 10 = 40 hộp. Khi bạn còn 40 hộp hàng trong kho hoặc còn 4 ngày nữa là hết hàng, bạn nên đặt hàng lại. Với thời gian giao hàng là bốn ngày, nguồn cung cấp mới sẽ đến đúng lúc, cho phép bạn tiếp tục bán hàng mà không bị gián đoạn.
Để quản lý hàng tồn kho tốt, nắm được công thức và cách tính điểm đặt hàng lại là điều cần thiết. Đảm bảo liên tục có đủ sản phẩm trong kho của bạn, giảm chi phí giữ hàng và loại bỏ tình trạng tồn kho, dự trữ quá nhiều và doanh thu bị mất.
>> Xem thêm: 15 Phương Pháp Quản Lý Hàng Hóa Tốt Nhất
Giữ nhiều hàng hơn số lượng có thể bán kịp thời không được coi là cách sử dụng tiền khôn ngoan. Điểm đặt hàng lại giúp các tổ chức tự do hơn về tài chính bằng cách cho phép họ duy trì lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu mà không bị tình trạng out of stock.
Quá nhiều hàng hóa trong kho sẽ gây tốn kém, trong khi quá ít hàng tốt có thể dẫn đến tình trạng tồn kho gây bất lợi cho doanh nghiệp của bạn: Yêu cầu đặt hàng bị hủy hoặc chậm trễ, người tiêu dùng bị mất và danh tiếng của bạn có thể bị ảnh hưởng. Điểm đặt hàng lại thứ tự các điểm hỗ trợ trong việc ngăn chặn hàng tồn kho trước hết.
Việc xác định điểm đặt hàng lại các điểm có mối liên hệ chặt chẽ với việc tìm hiểu xu hướng tiêu dùng trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn càng tính toán nhiều điểm đặt hàng lại cho mỗi sản phẩm, bạn càng dự đoán tốt hơn nhu cầu trong tương lai và đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phương pháp reorder point số lượng một cách chính xác.
Thay vì quản lý tồn kho bằng Excel, các trung tâm phân phối và nhà kho tập trung vào việc mở rộng, khả năng mở rộng và hiệu quả sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho và hệ thống quản lý kho hàng (WMS). Các hệ thống này sử dụng các thao tác thủ công dễ mắc phải sai lầm hoặc sự giám sát của con người và tự động hóa chúng. Một quy trình quan trọng có thể được tự động hóa với phần mềm chính xác là đặt hàng tồn kho.
Ví dụ, điểm đặt hàng lại chỉ hữu ích nếu các công ty sử dụng chúng. Nếu công ty của bạn biết họ cần đặt hàng lại bao nhiêu bàn phím, nhưng không có cách nào để thông báo cho nhân viên khi chỉ còn 50 bàn phím, bạn sẽ phả liên hệ với nhà cung cấp thật nhanh khi biết mình sắp hết hàng.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất đối việc tính toán điểm đặt hàng lại bằng file Excel chính là điểm này. Trước khi có thể tính toán điểm đặt hàng, bạn cần thực phải thực hiện xuất dữ liệu cập nhật. Đây là bước có thể bị lãng quên khi nhà kho bận rộn, và những khoảng thời gian bận rộn là lúc các công ty yêu cầu kiểm soát hàng tồn kho nhiều nhất.
Ngược lại, WMS có thể cảnh báo cho người giám sát hoặc quản lý khi đạt đến điểm đặt hàng lại của sản phẩm. Hơn nữa, khi một sản phẩm đạt đến mức đặt hàng lại, người quản lý kho có thể sắp xếp phần mềm của họ để gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp ngay lập tức, bỏ qua quy trình thông báo và phê duyệt.
>> Xem thêm:
Một trong những chiến lược kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng rộng rãi nhất là điểm đặt hàng lại. Dựa trên thời gian tái cung cấp mục tiêu và biên độ an toàn cần thiết, phần mềm sản xuất ước tính số lượng hàng cần đặt hàng. Việc thiết lập điểm đặt hàng lại giúp giải phóng số tiền có giá trị và đảm bảo rằng các hoạt động đầu vào và đầu ra của bạn đang chạy với hiệu quả tối ưu.
Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc tính toán điểm đặt hàng lại của mình, bạn có thể sử dụng công thức được cung cấp ở trên. Ngoài ra, bài viết này cũng chứa một số kỹ thuật hữu ích, có thể được điều chỉnh theo loại hình kinh doanh mà bạn điều hành.
Bạn thấy bài viết về điểm đặt hàng lại này rất hữu ích? Đừng quên theo dõi Fanpage và website của chúng tôi để nhận được nhiều bài viết hấp dẫn nhé!
Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
[email protected]
