9 cách giảm hàng hóa tồn kho hiệu quả tiết kiệm chi phí

Quản lý hàng tồn kho là điều quan trọng để kinh doanh thành công và phụ thuộc. Trong những năm qua, với sự tác động mạnh của đại dịch COVID 19, nhiều doanh nghiệp đang thực hiện các chiến lược "tinh gọn", giảm hàng hóa tồn kho không cần thiết. Bạn có biết công thức và cách thực hiện giảm hàng hóa tồn lưu kho phổ biến nay không? Hãy kéo xuống và đọc những thông tin được EFEX tổng hợp nhé.

Giảm hàng hóa tồn kho là gì?

Giảm hàng tồn kho là quá trình giảm mức tồn kho đến mức đủ để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Cần giảm hàng hóa tồn kho để loại bỏ các sản phẩm thừa, tạo thêm không gian nhà kho, tiết kiệm tiền và tăng lợi nhuận. Bên cạnh đó, giảm lượng hàng tồn kho cũng là một trong những giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất. 

Hàng tồn kho dư thừa là một thực tế đáng tiếc đối với nhiều doanh nghiệp. Việc thiếu quản lý kho hàng, dự báo nhu cầu bị lỗi, kiểm soát hàng tồn kho không đầy đủ và các yếu tố khác đều có thể góp phần gây ra vấn đề này. Theo dõi mức tồn kho và thiết lập điểm sắp xếp lại hàng tốt nhất là điều cần thiết để tránh vấn đề này. 

>> Xem thêm: 

• Hàng tồn kho là gì?
• Landed cost là gì? Công thức và cách tính 

Lợi ích của việc giảm hàng hóa tồn kho

Giảm hàng tồn kho có rất nhiều lợi thế. Đây là một số trong số họ: 

Chi phí bảo dưỡng vật liệu thấp hơn

Dự trữ quá nhiều làm tăng chi phí của không gian lưu trữ bổ sung. Khi bạn giữ nhiều hàng tồn kho hơn mức cần thiết, bạn đang trả quá nhiều cho không gian lưu trữ và tài nguyên. Bạn cũng sẽ phải trả tiền thuê nhân công và vận chuyển để di dời kho. Đó là rất nhiều tiền được chi cho việc thuê, lưu kho và nhân công cho hàng tồn kho lãng phí và mất lợi nhuận. 

Bạn sẽ có nhiều không gian hơn cho hàng hóa tồn kho có nhiều khả năng bán nhanh hơn nếu bạn có thể cắt giảm lượng hàng tồn. Lượng hàng tồn kho giảm cũng đồng nghĩa với việc chi phí cho nhân viên ít hơn để giải quyết lượng hàng dư thừa. Bạn có thể tập trung năng lượng của mình ở nơi khác, trong một nhà kho có kích thước phù hợp.

Mang lại sự linh hoạt trong quản lý chuỗi cung ứng

Sẽ thật lãng phí khi đặt hàng số lượng lớn hàng hóa trong thời đại đổi mới công nghệ vĩnh viễn như hiện nay. Vì vòng đời sản phẩm ngày càng ngắn hơn mỗi năm, bạn phải linh hoạt trong số lượng hàng dự trữ. Bạn sẽ kết thúc với hàng tồn kho chưa sử dụng trong kho của mình nếu bạn đặt hàng quá nhiều một sản phẩm sẽ trở nên lỗi thời trong sáu tháng. 

Chìa khóa thành công là có ít hàng tồn kho hơn trên mỗi vòng đời sản phẩm. Hơn nữa, thói quen mua sắm của người dùng liên tục thay đổi. Bạn sẽ cần có đủ dòng tiền để xử lý sự thay đổi trong cơ sở hạ tầng, chẳng hạn như các doanh nghiệp truyền thống trở nên lỗi thời khi chỉ ủng hộ bán hàng trực tuyến. 

Điều đó có nghĩa là có đủ tiền mặt để thực hiện các nhiệm vụ như phát triển trang web và mua quảng cáo trên internet mà không hoàn toàn phụ thuộc vào hàng tồn kho. Doanh nghiệp của bạn có thể sẵn sàng cho những thay đổi trong ngành ngay lập tức với lượng hàng tồn kho giảm được đặt hàng khi cần thiết.

Giảm thiểu lãng phí

Hàng tồn kho mà không được sử dụng là một sự lãng phí. Bạn không chỉ mất tiền khi đặt hàng quá nhiều và hàng tồn đọng trong kho mà còn phải tìm cách loại bỏ. Khách hàng sẽ quen với việc giảm giá đó và mong đợi điều đó xảy ra trong tương lai nếu bạn hốt hoảng đánh dấu đồ xuống. Có thể khó khăn để vượt qua điều này. Nếu bạn đang xử lý các sản phẩm dễ hư hỏng, chúng sẽ trở nên lãng phí nếu bạn không sử dụng chúng ngay lập tức. Chưa kể đến tác động môi trường của việc thải bỏ một lượng lớn hàng tồn kho không bán được. Giảm chi phí tồn kho để cắt giảm lãng phí và chi phí tổng thể. Hãy chi tiêu số tiền bạn tiết kiệm được vào những việc khác để thay thế đống rác mà bạn đã tích lũy.

Giảm chi phí

• Có ít tiền đầu tư vào hàng tồn kho
• Giảm số lượng không gian nhà kho cần thiết
• Giá bảo hiểm thấp hơn vì giảm nguy cơ tổn thất
• Ít bị tổn thất hơn do sản phẩm thối rữa hoặc hết hạn sử dụng.

Tốn ít công sức hơn

• Theo dõi và xác minh hàng hóa tồn kho mất ít thời gian hơn
• Bảo trì nhà kho cần ít công việc hơn
• Các kho nhỏ hơn sẽ dễ quản lý hơn.

Bên cạnh đó, có những lo ngại về việc giảm hàng tồn kho sẽ đi quá xa. Trong số đó là những điều sau đây:

• Không có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thời hạn giao hàng.
• Chi phí sản xuất tăng khi thời gian chạy sản xuất ngắn.
• Nguồn cung chậm trễ một chút có thể khiến việc sản xuất bị đình trệ nếu không có đủ nguyên liệu thô.

Các điều kiện bên ngoài cũng có thể xác định mức tồn kho; ví dụ: một công ty tiện ích điện phải có khả năng sản xuất điện liên tục, nhưng nếu nhân viên của nhà cung cấp nhiên liệu của họ sắp đình công, thì đó là một ý kiến ​​hay để họ dự trữ nhiên liệu. Hệ thống quản lý đơn hàng sẽ giúp bạn quản lý chi phí này tốt hơn. 

Ví dụ về Giảm hàng hóa tồn kho

Hãy xem một vài ví dụ về cách giảm hàng tồn kho có thể thực hiện việc ngay hôm nay: Giả sử bạn là một nhà phân phối thực phẩm có tồn đọng thực phẩm dễ hỏng đáng kể. Dự báo nhu cầu của bạn đã tắt và khách hàng sẽ không mua với số lượng bạn dự đoán. Bạn quyết định tiến hành một giao dịch trên thị trường trực tuyến để cố gắng bán những thứ đó trước khi chúng hết hạn. 

Để lôi kéo khách hàng và cải thiện doanh số bán hàng Thương mại điện tử, tất cả những gì bạn phải làm là tính toán mức chiết khấu hợp lý và gửi một số chiến dịch tiếp thị qua email Thương mại điện tử. Ví dụ tiếp theo, hãy tưởng tượng công ty của bạn thường xuyên gặp vấn đề với quá nhiều kho an toàn cho nhiều loại sản phẩm. Vì vấn đề có vẻ dai dẳng, bạn không thể đổ lỗi cho một trường hợp duy nhất. 

Bạn đưa ra quyết định chuyển toàn bộ doanh nghiệp của mình sang mô hình hàng tồn kho kịp thời (JIT). Mô hình này cho phép bạn chỉ chấp nhận các đơn đặt hàng khi chúng cần thiết để thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Điều này không chỉ giúp giảm tắc nghẽn kho hàng mà còn hỗ trợ việc phát hiện ra các nguồn thay đổi hàng tồn kho. 

Các mô hình nhu cầu theo mùa, xử lý đơn đặt hàng không chính xác hoặc một số nguyên nhân khác có thể là nguyên nhân. Bạn có thể sử dụng thông tin có được tại đây để tạo KPI về hàng tồn kho và đưa ra các đánh giá thông minh hơn về cách hợp lý hóa quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn. 

Tính toán giảm hàng hóa tồn kho

Mặc dù không có một công thức giảm hàng tồn kho đơn giản nào, nhưng có một số phép tính có thể cho phép bạn tìm ra lượng hàng tồn kho cần giữ. Để bắt đầu, hãy xác định tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho của bạn, tổng số lần bạn đã bán hết hàng tồn kho trong một khung thời gian nhất định. Đó là một số liệu hữu ích để xác định hàng hóa nào có nhu cầu cao nhất và nơi bạn nên dành thời gian và tiền bạc của mình. Công thức tính vòng quay hàng tồn kho như sau:

Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán (COGS) / Hàng tồn kho bình quân

Tiếp theo, bạn nên xác định số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) cho mỗi hàng hóa của bạn. Đó là số lượng tốt nhất của một sản phẩm để duy trì có sẵn để đáp ứng nhu cầu mà không phải giữ lại bất kỳ hàng tồn kho nào và giảm chi phí order fulfillment. Công thức để xác định EOQ của bạn như sau:

EOQ = √ (2 x Nhu cầu x Chi phí đặt hàng / Chi phí nắm giữ)

Chiến lược và chiến thuật giảm hóa tồn kho hiệu quả

May mắn thay, có một số lựa chọn cho các tổ chức có kho hàng quá tải để cắt giảm hàng hóa tồn kho mà không phải đối mặt với tổn thất đáng kể. 

Dưới đây là 5 phương pháp hiệu quả hàng đầu để giảm hàng hóa tồn kho:

Tiến hành Phân tích hàng tồn kho ABC

Phân tích hàng tồn kho ABC là một phương pháp quản lý hàng tồn kho, trong đó bạn chia sản phẩm của mình thành ba loại. Các nhóm này có thể giúp bạn xác định hàng hóa nào mang lại lợi tức đầu tư tốt nhất và có tỷ lệ bán qua cao hơn. Hơn nữa, nó sẽ xác định hàng hóa kém hiệu quả nhất của bạn, cho phép bạn tránh đặt hàng quá nhiều sản phẩm không mang lại giá trị cho lợi nhuận của bạn. 

Giảm giá hàng tồn kho

Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này trong ví dụ trước, nhưng giảm hàng hóa tồn kho là một trong những cách tốt nhất để loại bỏ hàng tồn kho sắp hết hạn. Bạn có thể thực hiện mua một, nhận một khuyến mãi miễn phí, giảm giá dựa trên số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) hoặc hoàn toàn khác. Chỉ cần đảm bảo tận dụng tất cả các nền tảng tiếp thị Thương mại điện tử có sẵn cho bạn để thu hút càng nhiều khách hàng càng tốt. 

Giảm sự thay đổi của nhu cầu

Việc chạy bán hàng quá thường xuyên có thể làm tăng sự thay đổi nhu cầu, gây ra rắc rối cho kho hàng và thậm chí tạo ra tác động tăng giá trong chuỗi cung ứng của bạn, điều này có vẻ trái ngược với lập luận ở trên. Nó cũng khiến nhiều người mua hàng phải đợi đến ưu đãi tiếp theo của bạn trước khi mua hàng. 

Thay vào đó, chỉ cung cấp các giao dịch theo mùa để duy trì tính cạnh tranh. Nếu bạn thường xuyên gặp khó khăn trong việc duy trì doanh số bán hàng để giải phóng hàng tồn kho chưa bán được, bạn nên kiểm tra các phương pháp dự báo nhu cầu và đặt hàng của mình.

Xem xét sản phẩm Kitting

Các sản phẩm riêng lẻ, nhưng có liên quan, được bao gói và bán như một gói duy nhất trong bộ sản phẩm, một phương pháp thực hiện đơn đặt hàng. Các gói này có thể tập trung vào một chủ đề hoặc bao gồm một sản phẩm phổ biến duy nhất cùng với một vài sản phẩm ít được biết đến hơn. 

Đó là một chiến lược tuyệt vời để loại bỏ nhiều hàng tồn kho trong khi duy trì tỷ suất lợi nhuận ổn định. Bạn cũng có thể sử dụng chiến lược kinh doanh hộp đăng ký để tăng cường sự tham gia của mình vào bộ sản phẩm đồng thời tạo ra doanh thu định kỳ.

Thời gian sản xuất thấp hơn

Không ai thích phải đợi giao hàng, đặc biệt là khi đáp ứng nhu cầu giao hàng nhanh chóng. Luôn theo dõi mất bao lâu để nhận được hàng hóa mà bạn đã mua và quan sát điều này ảnh hưởng đến khách hàng của bạn như thế nào. Hàng hóa chưa bán được có thể chất đống trong kho của bạn nếu bạn thường xuyên gặp phải các sản phẩm đặt hàng lại hoặc giảm doanh thu do không đủ số lượng thử thách. 

Thảo luận với các nhà cung cấp của bạn để xác định nguồn của việc ngắt kết nối để bạn có thể giải quyết các vấn đề về kho hàng và đáp ứng nhu cầu.

Giảm thiểu, tái sử dụng, bán lại

Giảm chi phí hàng tồn kho sẽ mở ra không gian nhà kho, giảm chi phí chung và tối ưu hóa quy trình thực hiện của bạn. Kiểm tra kỹ lưỡng các thủ tục kho hiện tại của bạn, không để sót đá. Bạn có thể sử dụng bất kỳ chiến thuật nào được liệt kê ở trên hoặc tìm kiếm mẫu kế hoạch giảm hàng hóa tồn kho. 

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng mô hình kiểm kê JIT để xác định các khu vực cần cải tiến và giảm chi phí kho hàng.

Kiểm tra hàng tồn kho

Trước khi giảm hàng hóa tồn kho, điều quan trọng là phải phân tích tất cả các sản phẩm có sẵn và xác định xem có nên chấm dứt sản phẩm nào hay không. Nhu cầu cao không thể đoán trước, chi phí sản xuất và nắm giữ gia tăng, và thời gian giao hàng kéo dài đều là những chủ đề chính của những mặt hàng này. Bằng cách loại bỏ những thứ đó, bạn sẽ có thể giảm thiểu hàng hóa tồn kho và chi phí tổng thể của mình.

Dự báo nhu cầu

Khi nói đến kiểm soát hàng tồn kho, dự báo nhu cầu chính xác là điều cần thiết. Đây là một yếu tố khó xử lý vì nhu cầu biến động thường xuyên. Các công ty muốn giảm mức tồn kho của họ nên đầu tư vào một hệ thống tích hợp cho phép dự báo nhu cầu. Bằng cách này, họ chỉ có thể mua các nguyên liệu cần thiết để tạo ra số lượng vật phẩm thích hợp.

Rút ngắn thời gian của chuỗi cung ứng

Việc giảm chi phí hàng tồn kho sẽ được cải thiện bằng cách giảm thời gian dẫn đầu trong chuỗi cung ứng như sản xuất và cung cấp. Chi phí giữ nguyên vật liệu của bạn sẽ giảm nếu bạn chọn nhà cung cấp có thời gian giao hàng ngắn hơn. Hơn nữa, để giảm thời gian sản xuất tổng thể, bạn sẽ cần lưu trữ hàng hóa WIP trong khoảng thời gian ngắn hơn.

Kết luận

Giảm hàng hóa tồn kho là cách cực kỳ tốt để tiết kiệm tiền, giảm lỗ lãi và giải phóng tiền mặt cho các hoạt động khác của công ty. mục tiêu của quản lý hàng hóa tồn kho thông minh là điều hành một tổ chức tự động và hiệu quả hơn với ít hàng tồn kho hơn để bạn có thể chuẩn bị tốt cho tương lai. Trong kinh doanh, hãy linh hoạt và chỉ đầu tư vào những gì bạn thực sự cần. 

>> Xem thêm: Cho thuê kho bãi, kho hàng - Chi phí rẻ, địa điểm tốt 

Nếu bạn đang tìm giải pháp giảm hàng hóa tồn kho hiệu quả, hãy liên hệ ngay với Efex. Với hệ thống kho vận hiện đại, tân tiến, Efex sẽ giúp hàng hóa của bạn được tối ưu ngay từ khâu nhận hàng. Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Website: https://efex.vn/vi
• Địa chỉ: Tầng 5, The Nine Tower, số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
• Mail: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/efex.asia