quy trình xử lý đơn hàng thường được coi là phức tạp với nhiều bộ phận hoạt động bên trong. Để nhanh chóng đưa sản phẩm phù hợp đến tay khách hàng của bạn là một công việc khá khó khăn và cần rất nhiều chiến lược, công nghệ cũng như lao động.
Hôm nay, EFEX sẽ hướng dẫn bạn 5 bước trong quy trình xử lý đơn hàng. Mỗi bước trong quy trình làm việc đều quan trọng và chúng sẽ tiết kiệm tiền cho tổ chức của bạn vì chúng giảm tỷ lệ đơn đặt hàng bị thất lạc hoặc bị trả lại.
- Tìm hiểu ngay: Giải pháp hoàn thiện đơn hàng xuyên biên giới đa thị trường tốt nhất năm 2023
quy trình xử lý đơn hàng là các bước thực hiện để chuẩn bị và vận chuyển hàng hóa từ doanh nghiệp đến tay khách hàng sau khi họ đã mua hoặc đặt hàng từ online hoặc trực tiếp tại cửa hàng. Mỗi ngành sẽ có định nghĩa riêng về xử lý đơn hàng.
Mỗi người bán có thể tự mình thực hiện quy trình xử lý đơn hàng hoặc thuê ngoài quy trình này cho 3PL (công ty hậu cần bên thứ ba), đơn vị sau đó sẽ thực hiện xử lý việc tiếp nhận, lưu trữ, bố trí nhân viên và làm việc với công ty giao hàng.
>> Xem thêm: Fulfillment là gì? Thông tin dịch vụ FULFILLMENT chi tiết
Các công ty kiếm được lợi nhuận bằng cách bán hàng hóa, dịch vụ và sản phẩm của họ cho khách hàng hoặc các doanh nghiệp khác. Giả sử bạn muốn sản phẩm của mình đến tay khách hàng mà không gặp khó khăn gì. Công ty của bạn phải có một quy trình xử lý đơn hàng cụ thể với các bước chi tiết để thực hiện toàn bộ quy trình để đưa sản phẩm đến tay khách hàng.
Công ty phải minh họa quy trình trong một lưu đồ (flowchart) hoàn thiện đơn hàng để giúp nhân viên của bạn hiểu cách xử lý đơn hàng của bạn để thực hiện theo các bước này nhằm giúp công ty tốt hơn. Bởi một quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả sẽ mang lại danh tiếng, lợi nhuận và khách hàng cho công ty.
Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có các đối tác liên quan thông qua các đơn hàng hoặc tính năng nhận đơn để nhận các đơn hàng từ khách hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ phê duyệt các đơn hàng sau khi đảm bảo đã hoàn thành đầy đủ các yêu cầu về sản phẩm, bao gồm các giai đoạn như ứng tiền, thu tiền, giao hàng tận nơi, bảo quản đúng điều kiện.
Ngoài ra, để đảm bảo tính chính xác và đúng đắn của các đơn hàng, doanh nghiệp cần liên hệ với người gửi hàng để xác minh thông tin trước khi đến lấy hàng. Trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp cần tuân thủ thời gian và các quy định liên quan đến việc lấy hàng.
Trước khi xác nhận trạng thái đã lấy hàng, các công ty sẽ kiểm tra hàng hóa và các hệ thống ứng tiền, nếu có, tùy theo dịch vụ theo yêu cầu lấy hàng hoặc mua hàng dựa trên thông tin đơn hàng mà khách hàng đã đặt mua. Đồng thời, cần liên hệ với khách hàng để thống nhất thời gian đến tay người tiêu dùng.
Ngoài ra, các doanh nghiệp hay công ty cần chú ý đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của pháp luật về các sản phẩm bị cấm vận chuyển hoặc hàng hóa quá kích thước, cũng như quản lý tiền ứng phù hợp với giá trị của hàng hóa.
Trong quy trình xử lý đơn hàng, các đơn vị vận chuyển sẽ giao hàng đến địa điểm của khách hàng trong thời gian quy định và liên hệ với người đặt hàng để giao hàng và thu tiền (nếu cần). Sau khi khách hàng nhận được hàng, họ sẽ thực hiện theo các hướng dẫn và yêu cầu trên đơn hàng (mỗi sản phẩm có thể có các hướng dẫn khác nhau) và kiểm tra xem hàng có đáp ứng được nhu cầu của họ hay không.
Trạng thái của đơn hàng sẽ được cập nhật trên các ứng dụng hoặc thông qua các công ty bên thứ ba (đối với các đơn hàng yêu cầu xác thực). Nếu cần, khách hàng có thể yêu cầu quay lại điểm lấy hàng (nếu có) để xác minh trạng thái hoàn thành của đơn hàng.
Trong khoảng thời gian cho phép của các dịch vụ vận chuyển, các bên xử lý đơn hàng sẽ giao hàng đến địa chỉ khách hàng và liên hệ để thực hiện việc giao hàng và thu tiền (nếu cần).
Sau khi khách hàng đã nhận hàng và thực hiện các yêu cầu, hướng dẫn trên đơn hàng (tùy thuộc vào từng sản phẩm có các hướng dẫn riêng), khách hàng sẽ cập nhật trạng thái của đơn hàng trên các ứng dụng hoặc các công ty bên thứ ba (nếu yêu cầu xác thực).
Khách hàng cũng có thể yêu cầu quay lại điểm lấy hàng (nếu có) để xác minh trạng thái hoàn thành của đơn hàng.
Bước cuối cùng nhưng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam thường bỏ qua trong quy trình xử lý đơn hàng đó chính là hủy đơn hàng.
Trong trường hợp không thể hoàn thành đơn hàng, khiến khách hàng không thể xác nhận là đã nhận hàng trên ứng dụng, nếu nguyên nhân đến từ khách hàng, bên bộ phận hoặc đối tác có thể yêu cầu khách hàng hủy đơn hàng trên các ứng dụng với lý do chính đáng.
Việc hủy đơn hàng cần được thực hiện ngay khi xác định không thể xử lý đơn hàng, để tránh kéo dài thời gian giao hàng. Trong trường hợp đơn hàng đã được xác nhận nhận bởi khách hàng, bạn sẽ phải liên hệ trực tiếp với trung tâm chăm sóc khách hàng để được hướng dẫn xử lý.
Có rất nhiều thách thức trong quy trình xử lý đơn hàng. Sau đây sẽ là 4 thách thức chính Efex tổng hợp mà các doanh nghiệp Việt Nam mắc phải:
Tích trữ một lượng lớn hàng có sẵn không phải là một ý tưởng hay và thậm chí còn gặp nhiều rủi ro. Đầu tiên, nó sẽ làm tăng chi phí lưu trữ và vận chuyển vì bạn cần có đủ không gian để lưu trữ tất cả những hàng hóa đó.
Thứ hai, nhu cầu của khách hàng biến động liên tục, vì vậy nếu công ty tích trữ quá nhiều hàng, có thể dẫn đến vấn đề là khách hàng có thể không còn cần đến chúng nữa trước khi công ty có thể bán sản phẩm của họ.
Điều quan trọng là phải dự báo và lập kế hoạch cẩn thận về mức nhu cầu để giữ một lượng hàng hóa có thể chấp nhận được trong kho mà không lưu trữ quá nhiều hoặc quá ít sản phẩm.
Nếu một doanh nghiệp không có kế hoạch hậu cần cẩn thận, nó sẽ gây ra nhiều vấn đề và làm tổn hại đến danh tiếng, doanh số bán hàng và lợi nhuận trong tương lai. Doanh nghiệp nên chuẩn bị kế hoạch hậu cần cho các tình huống khác nhau. Chúng có thể là bất kỳ vấn đề nào như bao bì ướt, đồ bị hỏng, giao hàng chậm hoặc bị thiếu, v.v. trong quá trình thực hiện đơn hàng.
Thực hiện chuỗi cung ứng đóng một vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng. Nó giúp công ty quản lý vật liệu, theo dõi trạng thái vật chất và chuyển động của hàng hóa, theo dõi nguồn cấp dữ liệu và chia sẻ dữ liệu, kiểm soát các giao dịch tài chính giữa tất cả các bên.
Việc tạo ra một chiến lược thực hiện chuỗi cung ứng đòi hỏi các công ty phải đánh giá sự cân bằng giữa chi phí và lợi ích liên quan đến các lựa chọn hoạt động.
Ví dụ, một công ty có thể chọn một nhà phân phối để đạt được mức giảm giá hoặc trạng thái ưu tiên. Nhưng rủi ro là nếu nhà cung cấp gặp khó khăn, công ty sẽ không thể thích ứng với nhu cầu của khách hàng.
Việc thực hiện đơn hàng có nhiều bước và liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty. Tuy nhiên, không có một giải pháp, quy trình xử lý đơn hàng phù hợp với mọi công ty. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ phù hợp với từng quy trình xử lý đơn hàng khác nhau:
>> Xem thêm: Sự khác nhau giữa Warehouse và Fulfillment Center là gì?
>> Xem thêm: Fulfillment By Amazon là gì? Tổng quan chi tiết dịch vụ FBA
>> Xem thêm: Decoupling point là gì? Thông tin chi tiết về điểm tách nối
Dịch vụ hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử của EFEX giúp bạn tối ưu hóa chi phí, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tập trung vào việc kinh doanh chủ lực. Với Efex, bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn sử dụng (Pay as you go). Không cần đầu tư vào kho bãi, nhân viên hay hệ thống - tiết kiệm đến 70% chi phí vận hành so với tự làm.
Efex đảm nhiệm mọi khâu trong quy trình fulfillment từ A-Z: nhận hàng, quản lý kho, lấy hàng đơn, đóng gói, dán nhãn, vận chuyển và xử lý đơn trả hàng. Với tỷ lệ đơn hàng chính xác 99,9%, Efex mang đến sự yên tâm về chất lượng dịch vụ.
Hơn thế nữa, mạng lưới kho vận rộng khắp, gần với khách hàng giúp Efex rút ngắn thời gian giao hàng, nhanh hơn 50% so với tự làm.
Điều này gia tăng sự hài lòng của khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng. Với Efex, bạn có thể tập trung nguồn lực vào những việc quan trọng: phát triển sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu và mở rộng kinh doanh. Đừng để fulfillment đơn hàng cản trở sự phát triển, hãy để Efex lo liệu hậu cần để bạn có thể tập trung vào hành trình chinh phục thị trường. Với kinh nghiệm được kiểm chứng qua hàng triệu đơn hàng, Efex sẵn sàng trở thành đối tác đáng tin cậy của bạn.
Bất kể loại sản phẩm nào bạn sẽ bán, bạn cần phải có một chiến lược nghiêm túc để biến việc hoàn thành đơn hàng trở thành một phần trong công thức chiến thắng của bạn. Thực hiện tất cả các bước của quy trình xử lý đơn hàng ở trên và suy nghĩ về cách doanh nghiệp của bạn nên tiếp cận từng giai đoạn của toàn bộ chu trình.
Biết rõ nhu cầu của công việc kinh doanh của riêng bạn và cách mỗi giải pháp sẽ phù hợp với bạn có thể là cách tốt nhất để đưa ra quyết định của bạn. Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, đừng quên theo dõi Fanpage và website của chúng tôi để nhận được nhiều thông tin hữu ích hơn nhé!
Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
[email protected]
