Trong kinh doanh, thời gian sản xuất (lead time) ảnh hưởng trực tiếp đến niềm tin, trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Đặc biệt, với xu hướng mua sắm online hiện nay, doanh nghiệp có Lead Time ngắn sẽ là một ưu điểm cạnh tranh vô cùng lớn trong ngành.
Vậy Lead time là gì, cách tính toán và làm thế nào để tối ưu hoá nó? Hãy tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây của Efex nhé.
Lead Time nghĩa là gì? Lead Time được dịch sang tiếng Việt có nghĩa là “Thời gian sản xuất”.
Bạn có thể hiểu, Lead Time đề cập đến thời gian từ khi bắt đầu một thủ tục đến khi kết thúc.
Lead Time trong quản lý hàng tồn kho là khoảng thời gian từ khi đặt hàng để nạp thêm hàng tồn kho đến khi nhận được đơn đặt hàng. Nó bao gồm việc thu mua và chuẩn bị nguyên liệu thô, sản xuất từ nguyên liệu thô đến sản phẩm cuối cùng và vận chuyển.
>> Xem thêm: Điểm đặt hàng lại (ROP) là gì?
Chắc hẳn trong quá trình tìm hiểu Production Lead Time là gì, bạn sẽ gặp phải một thuật ngữ có tên là Cycle Time. Vậy Cycle Time là gì? Cycle Time dùng để chỉ đến chu kỳ sản xuất - từ lúc bắt đầu sản xuất đến khi hàng hóa được hoàn thiện để giao tới tay người dùng.
Như vậy, Cycle time là một phần của Lead Time
Lead Time sẽ mô tả khả năng sản xuất để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, trong khi Cycle time chỉ dùng để đo lường hiệu quả năng lực làm việc và phát triển của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, Lead time và Cycle time có mối quan hệ tỉ lệ thuận. Khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng về sản phẩm được cải thiện khi Lead Time và Cycle Time được cải thiện.
Khi nói đến việc tăng sản lượng, doanh thu và niềm vui của khách hàng, bất kỳ tổ chức nào cũng phải kiểm tra một số lượng gần như vô hạn các yếu tố. Mọi thứ từ biến động chuỗi cung ứng đến các vấn đề mất mát hàng tồn kho nhỏ đều có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.
Để đạt được những mục tiêu đó, bạn phải không ngừng nâng cao hiệu quả của công ty mình. Một trong những phương pháp quan trọng nhất cần làm là thông qua tính toán, đo lường và giảm thiểu thời gian thực hiện.
>> Xem thêm: Giảm Hàng Hóa Tồn Kho: Công Thức Và Cách Làm
Lead Time là tổng số sự chậm trễ của việc cung cấp và sắp xếp lại đơn hàng. Thời gian đặt hàng có thể thay đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp. Càng nhiều nhà cung cấp trong chuỗi, Lead Time càng dài.
Bạn phải xác định sự chậm trễ trong việc sắp xếp lại và cung cấp của bạn. Chậm trễ cung ứng đề cập đến việc mất bao lâu để vận chuyển đến cho thuê kho chứa hàng của bạn, trong khi sự chậm trễ đặt hàng lại có nghĩa là mất bao lâu để nhà cung cấp chấp nhận và điền đơn đặt hàng của bạn.
Lead Time = Độ trễ cung cấp + Độ trễ sắp xếp lại
Giả sử một nhà cung cấp mất ba ngày để thực hiện giao hàng cho bạn. Nhưng ngày bạn đặt hàng có thể xác định mất bao lâu để đến nơi. Ví dụ: nếu bạn đặt hàng vào Thứ Ba và nhà cung cấp của bạn chỉ xử lý đơn hàng vào Thứ Hai, thì việc đặt hàng lại của bạn sẽ bị trì hoãn sáu ngày.
Bằng cách sử dụng công thức tính Lead Time phía trên, nó cho biết tổng thời gian giao hàng của bạn sẽ là 9 ngày so với Thời gian sản xuất, bao gồm 3 ngày chậm trễ cung cấp cộng với 6 ngày chậm trễ đặt hàng lại.
Thời gian giao hàng thường được mô tả bằng ngày, tuy nhiên, theo thời gian biểu của nhà cung cấp của bạn và mất bao lâu để nhận được hàng của bạn, tuần hoặc tháng có thể phù hợp hơn.
Lead Time là điều cần thiết trong việc quản lý hàng tồn kho và làm hài lòng khách hàng. Nếu bạn đã kéo dài thời gian giao hàng, bạn phải dự trữ thêm hàng để hoàn thành nhanh chóng và triệt để các đơn đặt hàng của khách hàng.
Rõ ràng là bạn phải trả tiền cho việc lưu trữ này, điều này dẫn đến tăng chi phí xây dựng nhà kho và hàng tồn kho và tổn thất doanh thu nghiêm trọng. Nó thậm chí có thể ảnh hưởng đến hàng tồn kho của bạn tại nhiều điểm trong toàn bộ chuỗi cung ứng, không chỉ những gì bạn thực sự giữ trong nhà kho hoặc tại công ty của bạn.
Hơn nữa, Lead Time của bạn ảnh hưởng đến mức độ thích nghi và nhanh nhẹn của công ty bạn. Một khi bạn phải sử dụng các nguồn lực để đạt được và giữ được số lượng lớn mọi thứ, bạn sẽ không có nhiều không gian, thời gian hoặc tiền bạc để nghiên cứu các sản phẩm mới khác nhau.
Bạn thậm chí không có đủ tài nguyên để nâng cấp hàng hóa và thủ tục hiện tại của mình.
Bên cạnh đó, mọi người muốn các mặt hàng trực tuyến được giao nhanh chóng. 39% khách hàng được khảo sát cho biết việc giao hàng đúng hạn là cực kỳ quan trọng, trong khi 39% khác tin rằng điều đó khá quan trọng.
Nếu mất quá nhiều thời gian để giao sản phẩm mà khách hàng của bạn đã mua, họ có thể không đặt hàng lại từ bạn. Thay vào đó, họ có thể đặt hàng từ một trong những đối thủ cạnh tranh của bạn.
>> Xem thêm: Cách Tính Chi Phí Hàng Tồn Kho: Công Thức, Ví Dụ Tính
Bạn phải làm tất cả những gì có thể để giữ chân khách hàng và liên tục nâng cao trải nghiệm của họ với công ty của bạn, bao gồm cả việc tìm kiếm những cách mới để giảm thời gian thực hiện.
Việc nhà cung cấp không có khả năng giao đơn đặt hàng đúng lịch trình và với số lượng chính xác có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty. hệ thống quản lý kho hàng wms sẽ giúp cho các công ty nguồn dự trữ sẵn có để đáp ứng các đơn đặt hàng.
Người mua sẽ phải đối mặt với sự chậm trễ hoặc đơn đặt hàng đã hoàn thành nếu những kho dự trữ này không thể phản ứng với tùy chỉnh nhu cầu cho đến khi nguồn cung mới đến.
Độ dài của Lead Time có thể ảnh hưởng đáng kể đến trải nghiệm của khách hàng. Khách hàng có rất nhiều ý kiến theo ý của họ hiện nay, và thật đơn giản nếu họ có một trải nghiệm tồi tệ với một thương gia.
Khi đơn đặt hàng của họ bị hoãn lại hoặc người tiêu dùng không thể tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm, họ muốn tìm nơi khác.
Trong khi các dịch vụ vận chuyển và vận chuyển hàng hóa đã được cải thiện trong những năm gần đây, có những yếu tố bổ sung ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển. Theo đại dịch Covid-19, 68% thương nhân trên toàn thế giới bị gián đoạn chuỗi cung ứng nghiêm trọng hoặc trung bình do tác động của dịch bệnh.
Các đại dịch không phải là thứ duy nhất có thể làm gián đoạn đáng kể mạng lưới cung cấp. Việc vận chuyển hàng hóa và vận chuyển có thể bị trì hoãn, điều này có thể khiến nguồn cung bị giữ lại và có thể làm tăng thời gian giao hàng. Các cơ quan biên phòng và hải quan có thể tăng cường kiểm tra cảng dẫn đến việc hàng hóa đến cảng bị chậm trễ.
Bên cạnh đó, các đơn đặt hàng có thể mất một khoảng thời gian để xem xét và cho phép bên trong công ty của bạn. Các nhà cung cấp của bạn sau đó sẽ cần phải đặt hàng của họ cho các vật liệu cần thiết để sản xuất các mặt hàng của bạn.
Tất cả các yếu tố này làm tăng thêm Lead Time của bạn. Tuy nhiên, sau khi nhà cung cấp của bạn đã quen với các đơn đặt hàng và sản phẩm của bạn, và bạn hiểu rõ hơn về các hạn chế, thì quy trình sẽ được đẩy nhanh hơn.
Khi cố gắng rút ngắn Lead Time, bước đầu tiên là hiểu rõ ràng các quy trình chuỗi cung ứng của bạn từ đầu đến cuối. Theo dõi chuyến đi trong chuỗi cung ứng của bạn và đánh dấu tất cả các vị trí dọc theo con đường mà bạn có thể đoán trước được việc chờ đợi.
Chuẩn bị cho các tình huống xấu nhất và tính thời vụ. Bạn sẽ làm gì nếu nhà cung cấp của bạn đến muộn ngay trước đợt giảm giá vào kỳ nghỉ lễ? Khi bạn đã xác định được Lead Time có thể xảy ra là bao lâu, bạn có thể làm việc lùi lại để giảm bớt thời gian đó. Bạn có thể tham khảo những cách sau để rút ngắn Lead Time của mình.
Thay vì đặt một số lượng lớn hàng hóa, hãy đặt hàng với số lượng nhỏ hơn sẽ mất ít thời gian hơn để thực hiện và vận chuyển. Do đó, hàng tồn kho của bạn được cung cấp thường xuyên và nhất quán hơn.
Bao gồm điều khoản Lead Time trong hợp đồng với nhà cung cấp của bạn. Nó có thể thuộc loại tiền thưởng nếu họ sản xuất trước thời hạn, hoặc nó có thể thuộc loại hình phạt nếu họ đến muộn. Điều này hỗ trợ trong việc đảm bảo rằng các nhà cung cấp của bạn tuân thủ thời gian thực hiện thỏa thuận.
Tự động hóa các hoạt động quản lý hàng tồn kho của bạn có thể giảm thời gian tiếp thị. Bạn có thể rút ngắn Lead Time và quản lý đơn đặt hàng, giữ liên lạc với các nhà cung cấp và theo dõi tất cả các mức tồn kho trong khi tránh được lỗi do con người và nhập dữ liệu thủ công.
Không cần phải nói rằng giao hàng của bạn từ các nhà cung cấp ở nước ngoài có thể kéo dài thời gian giao hàng của bạn.
Việc tìm kiếm các nhà cung cấp quốc tế nghe có vẻ hấp dẫn do chi phí sản xuất có khả năng thấp hơn, nhưng nó có thể khiến công ty của bạn phải trả giá cao hơn trong dài hạn nếu bạn chỉ đơn thuần đợi hàng đến. Trong khi việc tìm kiếm các nhà cung cấp địa phương có thể giảm thiểu đáng kể Lead Time của bạn.
Có một số phương pháp bạn có thể thực hiện để cải thiện Lead Time trong công ty của mình. Các chiến thuật sau đây có thể giúp bạn đạt được mục tiêu này, nhưng điều đặc biệt quan trọng là phải tìm ra những gì phù hợp nhất cho công ty của bạn.
Giảm thời gian thực hiện là một trong nhiều lý do tại sao bạn nên sử dụng hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể truy cập được.
Bằng cách tự động hóa các hoạt động quản lý hàng tồn kho, bạn có thể duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, nhận đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp này nhanh hơn và chia sẻ thông tin quan trọng với các nhà cung cấp của mình. Nó cũng có thể giúp bạn tính toán Lead Time và theo dõi dữ liệu đơn hàng và hàng tồn kho của bạn.
Mặc dù dự báo nhu cầu một cách chính xác là điều cần thiết để quản lý tốt hàng tồn kho, nhưng bạn cũng có thể chia sẻ dữ liệu này với các nhà cung cấp của mình để tối ưu hóa thời gian bán hàng.
Nếu họ có thông tin chi tiết về nhu cầu của khách hàng, họ có thể ước tính tốt hơn nhu cầu của tổ chức bạn và đẩy nhanh chuỗi cung ứng, đặc biệt nếu sắp tới bạn có một đợt mua hàng đáng kể.
Có mối liên hệ thuận lợi với các nhà cung cấp của bạn là rất quan trọng để giảm thời gian giao hàng, nhưng nếu các nhà cung cấp của bạn thường không giao đơn đặt hàng của bạn đúng hạn, bạn có thể cần phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa khác.
Cân nhắc đưa ra một khoản tiền thưởng hoặc các ưu đãi khác khi họ giao đơn đặt hàng của bạn trước thời hạn hoặc hình phạt khi họ đến muộn. Nó có thể hỗ trợ các nhà cung cấp của bạn tuân thủ các điều kiện mà bạn đã đồng ý trước đó.
Kitting là quá trình kết hợp nhiều nguồn cung cấp hoặc thành phần sản phẩm thường được sử dụng với nhau nhưng thường được bán riêng lẻ thành một gói hoặc đơn đặt hàng.
Nó có thể giúp bạn tăng hiệu quả của các đơn đặt hàng của bạn. Nhân viên của bạn sẽ dành ít thời gian hơn để tìm kiếm và sắp xếp các thành phần, và bạn sẽ có thể chuyển các lô hàng đến nhanh hơn.
Tìm kiếm các nhà cung cấp địa phương hoặc các nhà cung cấp gần gũi hơn với công ty của bạn. Sẽ mất ít thời gian hơn để gửi đơn đặt hàng khi các nhà cung cấp ở gần bạn hơn.
Hơn nữa, nếu bạn chuyển từ nhà cung cấp nước ngoài sang nhà cung cấp trong nước, bạn sẽ không cần phải lo lắng về chênh lệch thời gian ảnh hưởng đến thông tin liên lạc hoặc sự chậm trễ của hải quan làm trì hoãn giao dịch của bạn.
Bạn luôn có thể thay đổi tần suất đặt hàng và số lượng hàng bạn nhận được với mỗi đơn hàng.
Đặt hàng với số lượng lớn có thể là một cách tiếp cận đơn giản để tiết kiệm tiền mua vật tư, nhưng nếu nó ảnh hưởng đến thời gian thực hiện, bạn có thể phải trả nhiều tiền hơn trong dài hạn.
So sánh các khoản chi phí này để xem tùy chọn nào ít tốn kém hơn, sau đó thử nghiệm với tần suất và khối lượng đặt hàng cho đến khi bạn phát hiện ra cách nào hiệu quả cho công ty của mình.
Thời gian thực hiện là một thước đo quan trọng để đánh giá vì nó có thể được sử dụng để ước tính doanh số bán hàng, tăng mức độ hài lòng của khách hàng và cải thiện hiệu quả của quy trình hoạt động.
>> Xem thêm: Fulfillment Là Gì? Quy Trình Và Các Dịch Vụ Fulfillment
Trên đây là toàn bộ thông tin về Lead Time là gì, cách tính và ví dụ. Việc tính toán và cải thiện Lead Time trong quản lý hàng hóa kho có thể gặp nhiều khó khăn, nhưng đây là một công việc sẽ đem tại tác động lớn đến doanh nghiệp bạn.
Nếu bạn cảm thấy việc thực hiện quản lý kho bãi, tồn kho quá kho khăn và tốn kém, hãy lựa chọn giải pháp WMS của Efex! Với hệ thống kho vận thương mại điện tử hiện đại, nằm tại các thành phố lớn trong và ngoài nước, Efex sẽ giúp bạn hoàn thiện đơn hàng từ lưu kho, đóng gói và giao hàng đến tay người dùng cuối cùng.
Sử dụng dịch vụ kho vận hậu cần của Efex, đơn hàng sẽ được hoàn thiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm mua sắm của người tiêu dùng. Liên hệ ngay với Efex để được tư vấn đẩy đủ và nhận mức giá ưu đãi nhất.
Thông tin liên hệ:
Tầng 5, The Nine Tower, số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
[email protected]
