Kho ngoại quan là gì? 6 điều bạn phải biết về kho ngoại quan

Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đang ngày càng phổ biến và mở rộng trên toàn thế giới. Vì thế mà việc vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia càng nhiều và thuận tiện hơn. Kho ngoại quan là một trong những dịcNh vụ ra đời để đáp ứng những nhu cầu này. Vậy kho ngoại quan là gì? Cách thức gửi hàng vào kho ngoại quan diễn ra như thế nào? Có cần phải lưu ý những quy định khi thuê kho ngoại quan không? Bài viết này sẽ giải đáp thắc mắc giúp bạn.

Khái niệm kho ngoại quan là gì?

Theo khoản 10, điều 4 của Luật Hải Quan năm 2014, kho ngoại quan là nơi để tạm lưu trữ hàng hóa trên lãnh thổ Việt Nam. Nhằm tách biệt với khu vực bên ngoài khi đang chờ làm các dịch vụ hàng hóa. Nhưng vẫn được sự quan tâm, kiểm tra và giám sát chặt chẽ của cơ quan hải quan. 

Đây cũng là nơi đã được làm thủ tục hải quan nhưng đang chờ xuất/nhập khẩu. Là nơi hàng hóa được gửi từ nước ngoài vào kho chờ xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào thị trường Việt Nam. Với chức năng dùng để lưu trữ hàng hóa khi chờ hoàn thành các thủ tục hay chuẩn bị xuất khẩu đưa hàng hóa ra nước ngoài. Hoặc đưa hàng hóa nhập khẩu vào thị trường Việt Nam.

>> Xem thêm: Kho bãi là gì? Hướng dẫn cơ bản về kho bãi cho người mới bắt đầu 

Bên cạnh đó, kho ngoại quan còn lưu giữ các loại mặt hàng đã hết thời hạn tạm nhập tái xuất hay hàng hóa phải tái xuất. Do quy định pháp luật của các cơ quan có thẩm quyền. Ngoài ra, trong kho ngoại quan cũng có đầy đủ các dịch vụ, môi giới hàng hóa. Đảm bảo hàng hóa khi ở trong kho luôn được an toàn. Mọi tiện ích trong kho luôn được cải tiến giống như các kho bãi bình thường, hợp với xu thế logistics thời đại. 

Không hẳn tất cả hàng hóa đều được xuất/nhập kho ngoại quan. Các hàng hóa đều được qua kiểm duyệt tổng quát trước khi đưa ra/vào trong kho. Vì thế, sẽ có những loại hàng hóa được phép và không được phép như sau:

• Hàng hóa được phép: các hàng hóa nhập khẩu đang chờ xuất ra thị trường; hàng quá cảnh hay lưu kho đang chờ xuất khẩu sang bên nước thứ ba; hàng đã hoàn thành thủ tục hải quan chỉ chờ xuất khẩu; hàng hết thời gian tạm nhập tái xuất; hàng bắt buộc phải tái xuất…
• Hàng không được phép: Hàng không được pháp luật Việt Nam cho phép; hàng hóa nguy hiểm hoặc gây ô nhiễm môi trường; hàng bị cấm xuất/nhập khẩu ở Việt Nam…

>> Xem thêm: Top 11 danh sách các kho ngoại quan ở Việt Nam tốt nhất

Các dịch vụ được kho ngoại quan thực hiện

Chắc hẳn bạn đang tự hỏi: "Không biết các dịch vụ cơ bản thường được thực hiện trong kho ngoại quan là gì nhỉ?" Dưới đây là các dịch vụ trong kho ngoại quan chủ yếu cung cấp:

• Dịch vụ gia cố, đóng gói bao bì hàng hóa.
• Dịch vụ phân loại hàng hóa theo tính chất, loại hình, chất lượng…
• Dịch vụ bảo dưỡng hàng hóa trong kho.
• Dịch vụ lấy mẫu hàng hóa.
• Dịch vụ làm thủ tục hải quan.
• Dịch vụ đổi quyền sở hữu hàng hóa.
• Dịch vụ pha chế, chuyển đổi chủng loại hàng hóa. Đối với các mặt hàng chuyên dùng được sự cấp phép của cơ quan có thẩm quyền.

Với sự đa dạng về dịch vụ của kho ngoại quan, chúng ta không còn lo lắng hay băn khoăn khi lựa chọn kho ngoại quan cho lô hàng của mình nữa.

Mốt số loại hình kho ngoại quan ở Việt Nam

Trong năm 2023, tại Việt Nam, hình thức kho ngoại quan có rất nhiều loại hình được cung cấp trên thị trường. Dưới đây là một số loại hình kho ngoại quan phổ biến nhất:

• Kho ngoại quan tư nhân do chủ sở hữu điều hành, dùng để lưu hàng hóa thuộc sở hữu của họ hoặc hàng ký gửi. 
• Kho ngoại quan cho thuê do chính phủ sở hữu, hoặc do tư nhân sở hữu và cho thuê, với mục đích lưu hàng nhập khẩu tạm thời trong quá trình làm thủ tục hải quan. 
• Kho ngoại quan dành riêng cho hàng quá khổ hoặc động vật. 
• Kho ngoại quan công cộng dùng để lưu trữ hàng nhập khẩu. 
• Kho ngoại quan phục vụ sản xuất xuất nhập khẩu. Kho ngoại quan dùng làm nơi gia công, tinh chế hàng nhập khẩu. 
• Kho miễn thuế dùng lưu hàng xuất khẩu. 
• Kho ngoại quan dành riêng cho hàng bán trên phương tiện vận chuyển quốc tế.

Những quy định khi thuê kho ngoại quan là gì?

Khi thuê kho ngoại quan bạn cần phải tuân thủ những quy định dưới đây. Nếu chưa nắm bắt được quy định của kho ngoại quan là gì, dưới đây là 3 quy định chính khi thuê kho ngoại quan:

Đối tượng thuê kho ngoại quan

Nếu bạn đang tò mò về việc thuê kho ngoại quan sử dụng cho doanh nghiệp mình. Không biết rằng doanh nghiệp mình có đủ điều kiện được thuê kho ngoại quan không? Thì câu trả lời về đối tượng thuê kho ngoại quan sẽ được bật mí ngay đây:

• Là những tổ chức, cá nhân công dân Việt Nam được cho phép kinh doanh xuất nhập khẩu các lĩnh vực thuộc ngành kinh tế.
• Là những tổ chức, cá nhân công dân nước ngoài (kể cả sinh sống tại Việt Nam hay không)

Ngoài ra, những đối tượng không thuộc phạm vi quy định sẽ không được phép thuê kho ngoại quan. Một số trường hợp đặc biệt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền thì mới có khả năng thuê kho. Vì thế bạn cần nghiên cứu và tìm hiểu rõ những cập nhập mới nhất để biết thêm những thông tin mới nhất, phù hợp nhất.

Hợp đồng thuê kho ngoại quan

Khi thuê kho thì cần phải có hợp đồng để có thể đảm bảo quyền lợi giữa 2 bên. Phần hợp đồng thuê kho ngoại quan sẽ có những quy định cụ thể sau:

• Được sự đồng ý giữa 2 bên và thỏa thuận theo quy định Pháp luật. Đó là chủ kho ngoại quan và chủ hàng hóa. Trừ trường hợp chủ hàng cũng là chủ kho ngoại quan thì không cần hợp đồng thuê kho.
• Thời hạn thuê kho sẽ được 2 bên thỏa thuận. Và được gia hạn, ghi rõ trên hợp đồng thuê kho ngoại quan.
• Các điều khoản về chi phí, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên cũng được quy định rõ trong hợp đồng thuê kho để tránh phát sinh những tranh chấp không đáng có.
• Nếu trường hợp vượt quá thời hạn thuê kho theo khoản 1/ điều 61 Luật Hải Quan. Thì Cục Hải quan sẽ tiến hành thanh lý hàng hóa đó theo quy định pháp luật.

Thủ tục hải quan với kho ngoại quan

Khi hàng hóa được vận chuyển vào hoặc ra khỏi kho cần tuân thủ những thủ tục hải quan theo quy định. Bất cứ hàng hóa nào khi đưa vào kho ngoại quan. Kể cả từ nước ngoài, nội địa hoặc khu phi thuế quan… Thì chủ hàng hóa hay người ủy quyền cần làm thủ tục hải quan ngoại quan theo đúng quy định. 

>> Xem thêm: Thủ tục xuất nhập hàng vào kho ngoại quan chi tiết 

Bên cạnh đó, hàng hóa xuất ra nước ngoài hoặc nhập vào nội địa lưu ý phải thực hiện thông báo thông tin liên quan đến hàng hóa với Chi cục Hải quan. Để đảm bảo hàng hóa được kiểm tra, giám sát và không vi phạm pháp luật. Hàng hóa nếu thuộc trường hợp tái xuất theo quy định Pháp luật. 

Đặc biệt lưu ý không được phép nhập khẩu lại thị trường Việt Nam. Nếu không được sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Đối với những trường hợp không tuân thủ các quy định cũng như thủ tục hải quan với kho ngoại quan sẽ không được phép xuất/ nhập khẩu hàng vào lưu kho. Bên cạnh đó, một số trường hợp vi phạm sẽ có chế tài xử lý cụ thể theo mức độ của từng trường hợp.

Quy định về giám sát hải quan với kho ngoại quan là gì?

Bất cứ kho bãi nào cũng cần có sự giám sát hàng hóa nhất định. Kho ngoại quan cũng cần có các quy định và nội quy kho hàng để việc giảm sát hàng hóa được đảm bảo hơn. Cụ thể các quy định về giám sát kho ngoại quan hải quan như sau:

• Tất cả các phương tiện, hàng hóa, dịch vụ của kho ngoại quan đều được giám sát và theo dõi chặt chẽ của Cục Hải quan. Tùy vào loại hình, tính chất của lô hàng sẽ tương xứng với các biện pháp bảo quản phù hợp. Nhằm bảo vệ hàng hóa tối ưu về cả chất lượng và số lượng.
• Ở tất cả các khâu công việc đều được soạn thảo văn bản và gửi lên cho Chi cục Hải quan quản lý. Điển hình như: đóng gói, phân loại, bảo dưỡng, dịch vụ gia cố hàng hóa…
• Cần thông tin trước cho bên Chi cục Hải quan. Để Chi cục dễ dàng giám sát, theo dõi và kiểm tra lô hàng một cách tốt nhất có thể. Từ đó đề xuất những biện pháp xử lý nếu xảy ra sai phạm.
• Khi vận chuyển hàng hóa tới kho ngoại quan bắt buộc đều phải làm thủ tục hải quan đầy đủ. Và đồng ý mọi quá trình kiểm tra, theo dõi, giám sát của quản lý cơ quan Hải quan. Những đối tượng có ý chống người thi hành công vụ cũng như có biểu hiện nghi ngờ sẽ bị đội ngũ hải quan kiểm tra riêng với những nguyên tắc đặc biệt. Nhằm phát hiện kịp thời những sai phạm.

Với những quy định cơ bản về việc giám sát kho ngoại quan trên đây. Chắc hẳn bạn đã nắm bắt được những quy định cơ bản về kho ngoại quan. Hy vọng bạn “take notes” lại để tuân thủ cho những lô hàng của mình sau này nhé!

Thành lập kho ngoại quan cần những điều kiện gì?

Việc thành lập một kho ngoại quan sẽ thường diễn ra như thế nào? Bao gồm những điều kiện cần và đủ ra làm sao? Thì sau đây là những điều kiện để có thể thành lập một kho ngoại quan:

Những khu vực cho phép thành lập kho ngoại quan

Không phải ở địa điểm hay vị trí nào cũng có thể thành lập một kho GSP, kho trung chuyển hay kho ngoại quan. Bởi, các nhà kho này là một nơi quan trọng có thể ảnh hưởng ít nhiều đến quá trình vận hành logistics. Dưới đây là một số khu vực được cho phép có thể thành lập kho ngoại quan cho bạn tham khảo:

• Vị trí gần cảng biển quốc tế, cảng hàng không dân dụng quốc tế, cảng nhập khẩu và xuất khẩu nội địa. Cửa khẩu đường bộ hay các ga đường sắt liên vận quốc tế.
• Vị trí được sự cho phép, đồng ý của Nhà nước: các khu công nghiệp, phi thuế quan…
• Vị trí được sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền về logistics.
• Vị trí thường tập trung để xuất/nhập khẩu hàng hóa quốc tế.

Ngoại trừ những địa điểm trên, nếu bạn muốn lập kho ngoại quan tại các khu vực khác nhất định phải được sự cho phép của cục hải quan. Bên cạnh đó, nếu không được sự cho phép thì việc xây kho được xem là trái phép và sẽ có chế tài xử lý thích đáng. Vì thế với những thông tin về khu vực vị trí chúng mình đã nêu trên đây. Mong rằng bạn có thể chọn lựa khu vực phù hợp để thành lập một kho ngoại quan nhé!

Doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan cần tuân thủ những điều kiện gì?

Ngoài vị trí khu vực thì để thành lập kho ngoại quan còn có sự xuất hiện của điều kiện kinh doanh doanh nghiệp. Các điều kiện để doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan cụ thể là:

• Giấy phép kinh doanh hợp pháp: Bởi bất cứ ngành nghề gì khi kinh doanh cũng cần phải đăng ký kinh doanh hợp lý. Để cơ quan có thẩm quyền xác nhận và ban hành giấy phép kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp được phép thi hành kinh doanh các mặt hàng đã đăng ký của mình.
• Điều kiện về kho ngoại quan: đảm bảo có hệ thống ngăn cách với khu vực bên ngoài. Còn trong kho cần đảm bảo đầy đủ các công trình cơ bản để lưu trữ hàng hóa. Vì thế, hàng hóa luôn được an toàn và ổn định.
• Không gian kho ngoại quan: Yêu cầu về diện tích kho ngoại quan phải đạt 5000 m2. Trong kho đầy đủ các công trình cơ bản của một kho bãi lưu trữ hàng hóa bình thường. Và diện tích nơi chứa hàng hóa phải đảm bảo trên 1000 m2.
• Yêu cầu về diện tích kho ngoại quan chuyên dụng (thường là đối với loại hàng hóa riêng biệt) đạt 1000 m2. Còn thể tích để lưu giữ hàng hóa là 1000 m3.
• Yêu cầu về diện tích kho ngoại quan đặt tại cảng cần đạt 1000 m2.
• Yêu cầu về diện tích bãi của kho ngoại quan chuyên dụng là 10.000 m2.
• Đầu tư hệ thống phần mềm quản lý hàng hóa cho kho ngoại quan. Để kiểm tra chính xác lượng hàng xuất/nhập khẩu tồn kho còn lại. Bên cạnh đó, bạn dễ dàng kiểm soát được hàng hóa trong kho đang ở tình trạng như thế nào.
• Lắp đặt hệ thống camera để có thể theo dõi toàn bộ kho ngoại quan. Dễ dàng kiểm soát được bao quát kho ngoại quan. Tạo niềm tin cho khách hàng vì luôn được giám sát hàng hóa 24/24 mỗi ngày.

Hồ sơ thành lập kho ngoại quan

Khi đã xác định được kĩ khu vực thành lập kho ngoại quan và điều kiện kinh doanh của bạn. Thì việc tiếp theo sẽ tìm hiểu về hồ sơ thành lập một kho ngoại quan cơ bản. Vậy một bộ hồ sơ thành lập kho ngoại quan sẽ bao gồm những giấy tờ gì? Bao nhiêu bản sao và bản chính? Dưới đây là những giấy tờ về một hồ sơ thành lập kho ngoại quan điển hình nhất:

• 1 bản chính giấy đề nghị công nhận thành lập kho ngoại quan. Được tuân theo nghị định 68/2016/NĐ-CP.
• 1 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh kho ngoại quan.
• 1 bản sao sơ đồ thiết kế kho ngoại quan chi tiết.
• 1 bản chính tài liệu giới thiệu phần mềm quản lý.
• 1 bản sao các chứng từ về quyền sử dụng kho ngoại quan.
• 1 bản sao giấy thẩm duyệt thiết kế phòng cháy chữa cháy.
• 1 bản chính về quy chế hoạt động của kho ngoại quan.

Sau khi hoàn thành hồ sơ thành lập kho ngoại quan. Thì bạn nên gửi hồ sơ đến Tổng Cục Hải Quan. Ngày nay, có rất nhiều cách giúp bạn có thể vận chuyển hồ sơ đến Cục Hải quan. 

Bạn có thể gửi trực tiếp đến Tổng Cục Hải Quan nếu bạn ở gần. Hoặc gửi qua đường bưu điện/ chuyển phát nhanh nếu bạn ở xa. Cũng có thể gửi ngay trên hệ thống điện tử của Tổng Cục Hải Quan. Quá trình vận chuyển này thường là 15 ngày để hồ sơ có thể đến tay Cục trưởng Tổng Cục Hải Quan. Khi hồ sơ thành lập kho ngoại quan được Tổng Cục Hải Quan xác nhận. Thì sẽ có văn bản phản hồi hồ sơ của bạn có được công nhận hay không.

Những quy định khác của kho ngoại quan

Bên cạnh những điều kiện cơ bản cần và đủ để thành lập một kho ngoại quan. Thì kho ngoại quan còn có những quy định khác như là:

• Kho ngoại quan sẽ được sự theo dõi của Cục trưởng cục Hải quan. Khi hàng hóa được vận chuyển trong cùng một Chi cục Hải quan.
• Mọi quyền quyết định đều phải hỏi ý kiến của Chi cục trưởng Chi cục Hải quan. Bởi vì thế nên khi hàng hóa bị nghi ngờ vi phạm pháp luật. Chi cục trưởng sẽ trực tiếp xử lý và kiểm tra hàng hóa xuất /nhập khẩu.
• Khi xảy ra việc chuyển quyền sở hữu của lô hàng thuộc kho ngoại quan. Người quản lý kho cần báo ngay cho Chi cục Hải quan để kịp thời xử lý. Về thời hạn lưu trữ lô hàng vẫn căn cứ vào bản hợp đồng đã thuê trước đó của chủ sở hữu cũ.
• Người chủ kho ngoại quan sẽ làm việc với chủ lô hàng để thông báo hàng xuất/nhập tồn trong kho. Thường thường ngày 15 tháng đầu của quý sau đó, người chủ kho ngoại quan phải thông báo tình trạng của lô hàng. Và thông báo đó được soạn thảo bằng văn bản, gửi lên Chi cục Hải quan theo mẫu.
• Theo quy định mỗi năm Cục Hải quan sẽ kiểm tra, sắp xếp lại kho ngoại quan một lần. Để chắc chắn rằng kho ngoại quan vẫn luôn được đảm bảo đầy đủ tiện ích và an toàn chất lượng với hàng hóa.
• Quan trọng là luôn luôn tuân thủ những quy định của pháp luật. Sau đó, làm bản báo cáo đầy đủ gửi về cho Tổng cục Hải quan. Để Tổng cục Hải quan đánh giá, nhận xét và cải tiến phát triển Cục Hải quan.

>> Xem thêm: Cho thuê kho hàng tại Hà Nội giá tốt, chất lượng! 

>> Xem thêm: Top 5 các kho ngoại quan tại TP HCM an toàn, tốt nhất 

>> Xem thêm: Top 6 danh sách kho ngoại quan ở Hà Nội tốt nhất 

Toàn bộ thông tin về Kho ngoại quan mà EFEX giới thiệu mong rằng sẽ hữu ích với bạn đọc. Bài viết Kho ngoại quan là gì? Cách hoạt động và những lưu ý sẽ hỗ trợ bạn tìm kiếm một kho bãi phù hợp cho doanh nghiệp. Nếu còn điều gì thắc mắc, hãy liên hệ với chúng mình qua fanpage hoặc website nhé!